如何處理財務數據可視化

已發表: 2022-03-11

七年前，當我第一次加入一家私人投資公司時，我的任務是為一個新建項目創建財務模型。財務模型的結果將提交給高管和股東——這是我第一次做這樣的事情。

來自審計背景，我創建了一個詳細的摘要頁面，顯示了幾乎所有的假設、完整的損益表、資產負債表和現金流、每個財務報表項目的圖表和各種解釋。當把它介紹給高管時，我能感覺到他們的困惑。他們試圖了解摘要頁面上顯示的每條信息背後的基本原理。事實證明，這個過程對每個人來說都是非常低效和耗時的。

那天，我了解到一個好的財務模型就像一件好的家具——即使木匠花費大量時間完善每個細節，客戶看到和欣賞的只是最終產品。只有極少數客戶願意詳細了解該過程。這些客戶也傾向於自己要求和調查這些細節。這同樣適用於財務模型。即使顧問花費大量時間創建模型和分析，我們也應該抑制展示我們為工作付出的所有努力的慾望。相反，我們應該強調過去表現和未來預測的重要亮點，以使用戶的決策過程更容易。

根據我犯錯和尋找解決方案的專業經驗，我已經確定了一些使用財務數據可視化的可訪問方法，這些方法可以使模型更易於理解。

了解模型的目的

建立健全財務模型的起點是通過回答以下問題來了解其目的：

誰將使用財務模型？受眾是誰，他們的Excel技術知識水平和學科本身等？
用戶在使用或依賴財務模型時的期望是什麼？
該模型將如何幫助定義的用戶做出所需的決定？用戶正在尋找什麼結果或 KPI（例如，IRR、NPV、銷量等）？

1) 誰？

金融模型的類型和復雜性差異很大，從“封底”計算到非常精確地計算未來業績、協同效應、規模經濟等的複雜金融模型。金融模型用戶的類型也可能完全不同——從Excel 大師分析您的財務模型，將調查結果呈現給他們的上級、其他部門沒有財務背景的同事。 Alberto Mihelcic Bazzana 在他關於高級財務建模最佳實踐的文章中提供了有關構建財務模型的技巧和詳細指導，並解釋了不同類型的模型。了解財務模型的用戶是誰將有助於使模型易於使用，這是其最終目標。

2）什麼？

財務模型可用於做出有關提供融資或投資、添加或刪除產品線、進入新市場或更簡單地使用 DCF 方法評估資產或投資的決策。在大多數情況下，模型用於做出某種財務和/或戰略決策，但有時也用於計劃短期和戰術步驟，甚至用於了解不同情況或情景下的營運資金量。準備財務模型的專家應牢記決策者試圖使用該模型實現或解決的問題。因此，財務數據可視化至關重要。

3）如何？

既然已經清楚誰將使用該模型以及用戶期望通過它實現什麼，那麼顧問應該了解該模型如何提供幫助。您應該了解什麼是關鍵假設或哪些發現正在影響決策過程。是否有對決策特別重要的特定 KPI？是否存在會影響最終結果的關鍵假設？這種理解將有助於顧問將用戶的注意力吸引到模型的正確部分，從而節省用戶的“搜索時間”並允許對項目進行嚴格的評估。

將用戶的注意力吸引到模型的部分

為了以允許用戶專注於主要假設和發現的方式總結財務模型，最佳實踐是使用一個單獨的摘要頁面或儀表板。摘要頁面應該提供一個邏輯順序，雖然不是作為報告或備忘錄提供使用句子和段落的解釋。應該應用其他技術來指導讀者並幫助他們理解原因和影響。

在她的《用數據講故事》一書中，Cole Knaflic 詳細解釋瞭如何借助視覺線索來集中觀眾的注意力。在其他技術中，Knaflic 建議使用視覺感知的格式塔原理“在識別我們的視覺中哪些元素是信號（我們想要傳達的信息）以及哪些可能是噪音（雜波）時。” 成立於 20 世紀初的格式塔心理學學院首先提出了“分組原則”——這一理論暗示人類大腦傾向於簡化其對周圍環境的感知。 外部刺激/對像被視為一個整體，而不是其組成部分的組合。在創建摘要頁面時，需要考慮以下分組原則：接近性、相似性、閉合性、共同命運、連續性。 Cameron Chapman 在她解釋完形設計原則的博客文章中對這些原則進行了很好的解釋。

格式塔原則

我們將通過幾個例子來說明這些原則（圖表中使用的數據僅用於演示目的）：

接近度和相似度

該圖表比較了目標公司與其競爭對手的銷售額。銷售額根據不同的產品類別進行分組。使用兩個原則使圖表更易於閱讀和理解：接近性和相似性。

鄰近性：“鄰近法則表明，彼此靠近的物體往往被視為一個群體。” 由於相似產品的銷售情況彼此接近，因此讀者可以理解它們是相關的。
相似性：相似性定律指出，人類傾向於“將相似的項目組合在一起”。由於目標公司的銷售額為不同類型的產品賦予了相同的企業顏色，因此很明顯它們之間存在某種聯繫並屬於一個整體。

連續性和共同命運

說明實際數字和預測數字之間的關係可能是決策者的有用工具。連續性和共同命運是有助於展示這種關係的格式塔原則。格式塔連續性原則解釋說：“通過直線或曲線連接的點以遵循最平滑路徑的方式看待。”

虛線用於顯示公司銷售額的預測並將未來預算與實際歷史數字區分開來。雖然字裡行間有空隙，但讀者還是將其視為一個整體。

共同命運原則指出“人們會將指向或正在朝著同一方向發展的事物組合在一起”。在這種情況下，公司設法將毛利率保持在 50% 到 55% 之間。因此，銷售收入和毛利潤朝著同一個方向發展。讀者更容易感知和理解這種相關性。

關閉

根據格式塔閉合原則，“如果在一個完整的圖形中缺少某些東西”，人類傾向於在心理上添加它。下面的圖表可以更容易地了解過去一個時期的總銷量、毛利和淨利潤。儘管它只顯示了毛利和淨利潤區域，但讀者可以“想像”銷售區域圖從零點開始，一直在上面。

不必總是使用圖表來說明財務模型中的預測結果或關鍵假設。有時（比您想像的更頻繁），最好使用帶有條件格式的簡單表格，甚至是單個突出顯示的單元格。

這些表格提供了酒店在穩定年份（在本例中為運營開始後的第 4 年）的銷售額的敏感性分析。敏感性分析基於兩個變量：入住率和 ADR（平均每日房價）。管理目標是實現 800 萬美元至 900 萬美元的銷售額。通過簡單地為目標銷售數據畫一條線，讀者可以輕鬆地瀏覽表格並了解該目標的主要驅動力應該是什麼。

該做什麼和不該做什麼

有幾個簡單的方框可供檢查，以使財務模型和可視化易於導航和理解：

始終包括帶有相關圖例的目錄或封面。封面有助於用戶了解財務模型的結構。他們可以很容易地了解具體信息（例如，假設、融資或其他驅動因素的詳細計算、預計財務報表、摘要頁面等）參考哪個選項卡。圖例應指定模型主要呈現的單位（千、百萬、美元、歐元等）以及使用不同字體顏色、單元格填充、邊框或其他標記的邏輯。

一旦有了圖例（即使您決定不使用它），請在整個模型中與格式、顏色、對齊方式、單位和其他細節的使用保持一致。格式規則也可以應用於模型中的圖表和圖形，但如果需要，您應該為每個圖表或圖形創建單獨的圖例。
不要濫用圖表，例如，通過刪除 0 點交叉軸或操縱軸範圍。

這些圖表代表了相同的數字——過去 10 年的酒店入住率趨勢——但右側的圖表有一個修改後的垂直軸。垂直軸顯示 45% 到 75% 之間的範圍。由於這一修改，圖表顯示從 2016 年開始急劇增長。事實上，這一時期的同比增長為 2-3%（這也是一個很好的結果！）。通過去除 0% 軸點，圖片有些失真。如果我們使用更負責任的格式，很明顯趨勢比“增加”更“穩定”。出於同樣的原因，請避免使用 3D 圖表。查看 3D 圖表，尤其是透視圖，通常很難看到幾組數據之間的真正相關性。

在圖表和圖形中謹慎而一致地使用顏色。您應該記住，圖表的目的是將用戶的注意力吸引到特定部分。嘗試將背景信息與主要信息區分開來，而不是擁有彩虹色的整個光譜。正如 Knaflic 所說，“突出重要的東西，消除乾擾，並創建清晰的信息層次結構”。為相同目的使用相同的顏色和格式並保持一致也很重要——例如，如果您決定用橙色線顯示歷史銷售額，用藍色虛線顯示預測，那麼也使用相同的顏色來說明其他數據。在創建整篇文章中使用的圖表時使用了這一原則。未來的預測用虛線表示，不重要的數據在圖表上用灰色表示，企業的藍色和綠色用於將讀者的注意力吸引到圖表的右側，而所有圖表中的文字都有相同的格式、大小和顏色。
考慮到不同的顏色在不同的文化和情況下具有不同的含義。調查好組織的文化。如果可能，請使用公司顏色。

金融模型中數據可視化最佳實踐的支柱是根據其目的製作模型和圖表。了解模型和可視化的使用對象、用途和方式。永遠記住將不相關的信息推到後台，只強調模型的重要部分。您可以創建一個強大的工具來將用戶的注意力吸引到正確的問題上，並幫助他們提出正確的問題並做出正確的決定。為過程提供正確的方向比僅僅顯示花費了多少時間和精力來準備這個工具要好得多。因此，利用財務數據可視化技術非常重要。