كيفية الاقتراب من تصور البيانات المالية

قبل سبع سنوات ، عندما انضممت لأول مرة إلى شركة استثمار خاصة ، تم تكليفي بإنشاء نموذج مالي لمشروع جديد. كان من المقرر تقديم نتائج النموذج المالي للمديرين التنفيذيين والمساهمين - وهي المرة الأولى التي أقوم فيها بشيء من هذا القبيل.

انطلاقًا من خلفية التدقيق ، قمت بإنشاء صفحة ملخص مفصلة تعرض تقريبًا جميع الافتراضات ، والأرباح والخسائر الكاملة ، والميزانية العمومية ، والتدفقات النقدية ، والمخططات والرسوم البيانية لكل بند في بيان مالي ، وجميع أنواع التفسيرات. عند تقديمه للمديرين التنفيذيين ، شعرت بارتباكهم. لقد حاولوا فهم الأساس المنطقي وراء كل معلومة معروضة في صفحة الملخص. تبين أن العملية غير فعالة للغاية وتستغرق وقتًا طويلاً للجميع.

في ذلك اليوم ، علمت أن النموذج المالي الجيد يشبه قطعة أثاث جيدة - على الرغم من أن النجار يقضي الكثير من الوقت في إتقان كل التفاصيل ، يرى العميل ويقدر المنتج النهائي فقط. عدد قليل جدًا من العملاء يرغبون في رؤية العملية بالتفصيل. يميل هؤلاء العملاء أيضًا إلى طلب هذه التفاصيل والتحقيق فيها بأنفسهم. الأمر نفسه ينطبق على النماذج المالية. حتى عندما يقضي المستشار الكثير من الوقت في إنشاء النموذج والتحليل ، يجب أن نحد من الرغبة في إظهار كل الجهود التي نبذلها في عملنا. بدلاً من ذلك ، يجب أن نؤكد على الملامح المهمة للأداء السابق والتنبؤات المستقبلية لجعل عملية صنع القرار أسهل للمستخدمين.

من خلال تجربتي المهنية في ارتكاب الأخطاء وإيجاد الحلول ، حددت بعض الطرق التي يمكن الوصول إليها لاستخدام تصور البيانات المالية التي من شأنها أن تجعل النماذج أسهل في الفهم.

فهم الغرض من النموذج

إن نقطة البداية لبناء نموذج مالي سليم هي فهم الغرض منه من خلال الإجابة على الأسئلة التالية:

1. من سيستخدم النموذج المالي؟ من هو الجمهور وما هو مستوى معرفتهم التقنية ببرنامج Excel والموضوع نفسه وما إلى ذلك؟
2. ما هو توقع المستخدم عند استخدام النموذج المالي أو الاعتماد عليه؟
3. كيف سيساعد النموذج المستخدم المحدد في اتخاذ القرار المطلوب؟ ما هي النتيجة أو KPI التي يبحث عنها المستخدم (على سبيل المثال ، IRR ، NPV ، حجم المبيعات ، إلخ)؟

1) من؟

تختلف أنواع وتعقيد النماذج المالية اختلافًا كبيرًا من حسابات "ظهر المظروف" إلى النماذج المالية المعقدة التي تحسب بدقة الأداء المستقبلي وتأثيرات التآزر ووفورات الحجم وما إلى ذلك. يمكن أن يكون نوع مستخدمي النموذج المالي مختلفًا تمامًا - عن يقوم خبير Excel بتحليل نموذجك المالي لتقديم النتائج إلى رؤسائهم والزملاء من الأقسام الأخرى الذين ليس لديهم خلفية مالية. يقدم Alberto Mihelcic Bazzana نصائح وإرشادات مفصلة حول بناء النماذج المالية في مقالته حول أفضل ممارسات النمذجة المالية المتقدمة ويشرح الأنواع المختلفة من النماذج. سيساعد فهم مستخدم النموذج المالي في جعل النموذج سهل الاستخدام ، وهو هدفه النهائي.

2) ماذا؟

يمكن استخدام النماذج المالية لاتخاذ قرارات بشأن توفير التمويل أو الاستثمار ، وإضافة خطوط الإنتاج أو إزالتها ، ودخول أسواق جديدة ، أو ببساطة أكثر ، تقييم الأصول أو الاستثمارات باستخدام طريقة التدفقات النقدية المخصومة. في معظم الحالات ، تُستخدم النماذج لاتخاذ نوع من القرارات المالية و / أو الإستراتيجية ولكن في بعض الأحيان أيضًا للتخطيط لخطوات قصيرة المدى وتكتيكية أو حتى لفهم حجم رأس المال العامل في ظل ظروف أو سيناريوهات مختلفة. يجب على المتخصص الذي يعد النموذج المالي أن يضع في اعتباره ما يحاول صانع القرار تحقيقه أو حله باستخدام النموذج. لهذا السبب ، يعد تصور البيانات المالية أمرًا بالغ الأهمية.

3) كيف؟

الآن بعد أن أصبح من الواضح من الذي سيستخدم النموذج وما يتوقع المستخدم تحقيقه بواسطته ، يجب على الاستشاري أن يفهم كيف يمكن أن يساعد النموذج. يجب أن تفهم ما هي الافتراضات الهامة أو ما هي النتائج التي تؤثر على عملية صنع القرار. هل هناك مؤشر أداء رئيسي محدد مهم بشكل خاص لصنع القرار؟ هل هناك افتراضات مهمة من شأنها أن تؤثر على النتيجة النهائية؟ سيساعد هذا الفهم المستشار في لفت انتباه المستخدم إلى الأجزاء الصحيحة من النموذج ، والذي بدوره يوفر "وقت البحث" للمستخدم ويسمح بإجراء تقييم نقدي للمشروع.

لفت انتباه المستخدم إلى كيفية جزء من النموذج

من أجل تلخيص النموذج المالي بطريقة تسمح للمستخدم بالتركيز على الافتراضات والنتائج الرئيسية ، فإن أفضل الممارسات هي استخدام صفحة أو لوحة معلومات منفصلة. يجب أن تقدم صفحة الملخص تسلسلًا منطقيًا ، ولكن ليس كتقرير أو مذكرة تقدم شرحًا باستخدام الجمل والفقرات. يجب تطبيق تقنيات أخرى لتوجيه القارئ ومساعدته على فهم الأسباب والتأثيرات.

في كتابها Storytelling with Data ، تشرح كول كنافليك بالتفصيل كيفية تركيز انتباه الجمهور بمساعدة القرائن المرئية. من بين التقنيات الأخرى ، يقترح Knaflic استخدام مبادئ Gestalt للإدراك البصري "عندما يتعلق الأمر بتحديد العناصر في مرئياتنا هي الإشارة (المعلومات التي نريد توصيلها) وأيها قد يكون ضوضاء (فوضى)." تأسست مدرسة الجشطالت لعلم النفس في أوائل القرن العشرين ، واقترحت لأول مرة "مبادئ التجميع" - وهي نظرية تشير إلى أن الدماغ البشري يميل إلى تبسيط إدراكه للبيئة المحيطة. يُنظر إلى الحافز / الكائن الخارجي ككل وليس مجموعة من مكوناته. تعتبر مبادئ التجميع التالية مفيدة في الاعتبار عند إنشاء صفحة الملخص: القرب ، والتشابه ، والإغلاق ، والمصير المشترك ، والاستمرارية. تقدم كاميرون تشابمان شرحًا جيدًا لهذه المبادئ في منشورها على المدونة الذي يشرح مبادئ تصميم الجشطالت.

مبادئ الجشطالت

سنقوم بتوضيح هذه المبادئ ببعض الأمثلة (البيانات المستخدمة في الرسوم البيانية والجداول هي لأغراض التوضيح فقط):

القرب والتشابه

يقارن الرسم البياني مبيعات الشركة المستهدفة بمنافسيها. يتم تجميع المبيعات على أساس فئات المنتجات المختلفة. تم استخدام مبدأين لتسهيل قراءة الرسم البياني وفهمه: القرب والتشابه.

• القرب : "يشير قانون القرب إلى أن الأشياء القريبة من بعضها البعض تميل إلى النظر إليها كمجموعة." نظرًا لأن مبيعات المنتجات المماثلة تظهر بالقرب من بعضها البعض ، فإن القارئ يفهم أنها مرتبطة ببعضها البعض.
• التشابه : ينص قانون التشابه على أن البشر يميلون إلى "تجميع العناصر المتشابهة معًا". نظرًا لأن مبيعات الشركة المستهدفة يتم منحها بنفس لون الشركة لأنواع مختلفة من المنتجات ، يصبح من الواضح أن هذه مرتبطة بطريقة ما وتنتمي إلى كل واحد.

الاستمرارية والمصير المشترك

يمكن أن يكون توضيح العلاقة بين الأرقام الفعلية والمتوقعة أداة مفيدة لصانعي القرار. الاستمرارية والمصير المشترك من مبادئ الجشطالت التي يمكن أن تساعد في إظهار مثل هذه العلاقة. يوضح مبدأ الاستمرارية الجشطالت أن "النقاط المتصلة بخطوط مستقيمة أو منحنية تُرى بطريقة تتبع المسار الأكثر سلاسة."

تم استخدام خط متقطع لإظهار توقعات مبيعات الشركة وتمييز الميزانيات المستقبلية عن الأرقام التاريخية الفعلية. على الرغم من وجود مسافة بين السطور ، إلا أن القارئ يدركها ككل.

ينص مبدأ المصير المشترك على أن "الناس سيجمعون الأشياء التي تشير أو تتحرك في نفس الاتجاه". في هذه الحالة ، تمكنت الشركة من الحفاظ على هامش الربح الإجمالي بين 50٪ و 55٪. وبالتالي فإن إيرادات المبيعات والربح الإجمالي يتحركان في نفس الاتجاه. يسهل على القارئ إدراك وفهم مثل هذا الارتباط.

إنهاء

وفقًا لمبدأ الجشطالت للإغلاق ، "إذا كان هناك شيء مفقود في شكل آخر كامل" ، يميل البشر إلى إضافته عقليًا. يسهل الرسم البياني أدناه فهم إجمالي حجم المبيعات وإجمالي الربح وصافي الربح للفترة الماضية. على الرغم من أنه يظهر فقط إجمالي الربح وصافي الربح ، يمكن للقارئ أن "يتخيل" أن مخطط منطقة المبيعات يبدأ من نقطة الصفر ويستمر في الأعلى.

ليس من الضروري دائمًا استخدام الرسوم البيانية والمخططات لتوضيح النتائج المتوقعة أو الافتراضات الرئيسية في النموذج المالي. في بعض الأحيان (أكثر مما تعتقد) ، من الأفضل استخدام جدول بسيط بتنسيق شرطي ، أو حتى خلية واحدة مميزة.

توفر هذه الجداول تحليل الحساسية لحجم مبيعات الفندق لسنة الاستقرار (في هذه الحالة ، السنة الرابعة منذ بدء العمليات). يعتمد تحليل الحساسية على متغيرين: الإشغال و ADR (متوسط ​​السعر اليومي). هدف الإدارة هو تحقيق مبيعات تتراوح بين 8 و 9 ملايين دولار. بمجرد رسم خط لأرقام المبيعات المستهدفة ، يمكن للقارئ التنقل بسهولة عبر الجدول وفهم الدوافع الرئيسية لهذا الهدف.

ما يجب فعله و ما لا يجب فعله

هناك عدد قليل من المربعات البسيطة التي يجب التحقق منها لجعل النموذج المالي والتصور سهل التنقل والفهم:

• قم دائمًا بتضمين جدول المحتويات أو صفحة الغلاف مع وسيلة الإيضاح ذات الصلة. تساعد صفحة الغلاف المستخدم على فهم هيكل النموذج المالي. يمكنهم بسهولة فهم علامة التبويب التي يجب الرجوع إليها للحصول على معلومات محددة (على سبيل المثال ، الافتراضات والحسابات التفصيلية للتمويل أو العوامل الأخرى ، والبيانات المالية المتوقعة ، وصفحة الملخص ، وما إلى ذلك). يجب أن تحدد وسيلة الإيضاح الوحدات التي يتم تقديم النموذج بها بشكل أساسي (بالآلاف ، أو الملايين ، أو بالدولار الأمريكي ، أو اليورو ، وما إلى ذلك) والمنطق الكامن وراء استخدام ألوان خطوط مختلفة ، أو تعبئة خلايا ، أو حدود ، أو علامات أخرى.

• بمجرد أن يكون لديك وسيلة إيضاح في مكانها (وحتى إذا قررت عدم الحصول عليها) ، كن متسقًا مع استخدام التنسيق والألوان والمحاذاة والوحدات والتفاصيل الأخرى في جميع أنحاء النموذج بأكمله. يمكن أيضًا تطبيق قاعدة التنسيق على المخططات والرسوم البيانية في النموذج ، ولكن إذا لزم الأمر ، يجب عليك إنشاء وسيلة إيضاح منفصلة لكل مخطط أو رسم بياني.
• لا تسيء استخدام الرسوم البيانية ، على سبيل المثال ، عن طريق إزالة المحور المتقاطع 0 نقطة أو معالجة نطاق المحور.

تمثل هذه المخططات نفس الأرقام - اتجاه إشغال الفنادق على مدار السنوات العشر الماضية - لكن المخطط الموجود على اليمين يحتوي على محور رأسي معدل. يعرض المحور الرأسي النطاق بين 45٪ و 75٪. نتيجة لهذا التعديل ، يُظهر الرسم البياني زيادة حادة تبدأ في عام 2016. في الواقع ، الزيادة السنوية في هذه الفترة هي 2-3٪ (وهي أيضًا نتيجة جيدة!). بإزالة نقطة المحور 0٪ ، تكون الصورة مشوهة إلى حد ما. إذا استخدمنا تنسيقًا أكثر مسؤولية ، يصبح من الواضح أن الاتجاه "ثابت" أكثر من "زيادة". لنفس الأسباب ، تجنب استخدام المخططات ثلاثية الأبعاد. إن النظر إلى المخططات ثلاثية الأبعاد ، خاصةً مع المنظور ، يجعل من الصعب غالبًا رؤية الارتباط الحقيقي بين عدة مجموعات من البيانات.

• استخدم الألوان باعتدال وثابت في المخططات والرسوم البيانية. يجب أن تتذكر أن الغرض من المخطط هو لفت انتباه المستخدم إلى جزء معين. بدلاً من امتلاك مجموعة كاملة من ألوان قوس قزح ، حاول التمييز بين معلومات الخلفية والرسالة الرئيسية. كما يقول Knaflic ، "قم بتمييز الأشياء المهمة ، وقم بإزالة الانحرافات ، وإنشاء تسلسل هرمي واضح للمعلومات". من المهم أيضًا استخدام نفس اللون والتنسيق للغرض نفسه وأن تكون متسقًا - على سبيل المثال ، إذا قررت إظهار المبيعات التاريخية بخط برتقالي وإسقاطات بخط أزرق متقطع ، فاستخدم نفس الألوان لتوضيح البيانات الأخرى أيضًا. تم استخدام هذا المبدأ أثناء إنشاء الرسوم البيانية المستخدمة في جميع أنحاء المقالة. يتم تقديم الإسقاطات المستقبلية بخط متقطع ، بينما يتم تقديم البيانات غير المهمة باللون الرمادي على المخططات ، ويتم استخدام اللونين الأزرق والأخضر الخاص بالشركة للفت انتباه القراء إلى الجزء الأيمن من المخططات ، بينما يحتوي النص الموجود في جميع الرسوم البيانية على نفس الشكل والحجم واللون.

• ضع في اعتبارك أن الألوان المختلفة لها معاني مختلفة في الثقافات والمواقف المختلفة. التحقيق جيدا في ثقافة المنظمة. إذا أمكن ، استخدم ألوان الشركة.

ركيزة أفضل الممارسات لتصور البيانات في النماذج المالية هو صنع النماذج والرسوم البيانية مع وضع الغرض منها في الاعتبار. فهم من ، ولماذا ، وكيف سيتم استخدام النموذج والتصور. تذكر دائمًا دفع المعلومات غير ذات الصلة إلى الخلفية والتأكيد فقط على الأجزاء المهمة من النموذج. يمكنك إنشاء أداة قوية لجذب انتباه المستخدم إلى المشكلات الصحيحة ومساعدته على طرح الأسئلة الصحيحة واتخاذ القرار الصحيح. إن إعطاء الاتجاه الصحيح للعملية هو شعور أفضل بكثير من مجرد إظهار مقدار الوقت والجهد المبذولين لإعداد هذه الأداة. لهذا السبب ، من المهم استخدام تقنيات تصور البيانات المالية.