Cum să abordați vizualizarea datelor financiare

Acum șapte ani, când m-am alăturat pentru prima dată la o companie de investiții private, am fost însărcinat să creez un model financiar pentru un proiect greenfield. Rezultatele modelului financiar urmau să fie prezentate directorilor și acționarilor — pentru prima dată când fac așa ceva.

Venind dintr-un context de audit, am creat o pagină de rezumat detaliată care arată aproape toate ipotezele, P&L complet, bilanțul și fluxurile de numerar, diagrame și grafice pentru fiecare element rând din situația financiară și tot felul de explicații. Când l-am prezentat directorilor, am simțit confuzia lor. Ei au încercat să înțeleagă rațiunea din spatele fiecărei informații prezentate pe pagina de rezumat. Procesul s-a dovedit a fi foarte ineficient și a consumat timp pentru toată lumea.

În acea zi, am aflat că un model financiar bun este ca o piesă de mobilier bună – chiar dacă dulgherul petrece mult timp perfecționând fiecare detaliu, clientul vede și apreciază doar produsul final. Doar puțini clienți ar dori să vadă procesul în detaliu. Acești clienți tind să solicite și să investigheze ei înșiși astfel de detalii. Același lucru este valabil și pentru modelele financiare. Chiar și atunci când un consultant petrece mult timp creând modelul și analiza, ar trebui să reducem dorința de a arăta tot efortul pe care îl depunem în munca noastră. Mai degrabă, ar trebui să subliniem punctele importante ale performanțelor trecute și previziunilor viitoare pentru a ușura procesul de luare a deciziilor pentru utilizatori.

Din experiența mea profesională de a face greșeli și de a găsi soluții, am identificat câteva modalități accesibile de a utiliza vizualizarea datelor financiare care ar face modelele mai ușor de înțeles.

Înțelegerea scopului modelului

Punctul de plecare pentru construirea unui model financiar solid este înțelegerea scopului acestuia, răspunzând la următoarele întrebări:

1. Cine va folosi modelul financiar? Cine este publicul, care este nivelul cunoștințelor sale tehnice despre Excel și subiectul în sine etc.?
2. Care este așteptarea utilizatorului când folosește sau se bazează pe modelul financiar?
3. Cum va ajuta modelul utilizatorul definit să ia decizia dorită? Ce rezultat sau KPI caută utilizatorul (de exemplu, IRR, NPV, volumul vânzărilor etc.)?

1) Cine?

Tipurile și complexitatea modelelor financiare variază semnificativ de la calcule „din partea din spate” la modele financiare complexe care calculează foarte precis performanța viitoare, efectele de sinergie, economiile de scară etc. Tipul de utilizatori ai modelului financiar ar putea fi, de asemenea, destul de diferit – de Guru Excel care analizează modelul tău financiar pentru a prezenta concluziile superiorilor lor, colegilor din alte departamente care nu au background financiar. Alberto Mihelcic Bazzana oferă sfaturi și îndrumări detaliate despre construirea modelelor financiare în articolul său despre cele mai bune practici de modelare financiară avansată și explică diferitele tipuri de modele. Înțelegerea cine este utilizatorul modelului financiar va ajuta să faceți modelul ușor de utilizat, care este scopul său final.

2) Ce?

Modelele financiare pot fi folosite pentru a lua decizii privind acordarea de finanțare sau investiții, adăugarea sau eliminarea liniilor de produse, intrarea pe noi piețe sau, mai simplu, evaluarea activelor sau investițiilor folosind metoda DCF. În majoritatea cazurilor, modelele sunt folosite pentru a lua un fel de decizie financiară și/sau strategică, dar uneori și pentru a planifica pași pe termen scurt și tactici sau chiar pentru a înțelege volumul capitalului de lucru în diferite circumstanțe sau scenarii. Specialistul care pregătește modelul financiar trebuie să aibă în vedere ceea ce decidentul încearcă să realizeze sau să rezolve folosind modelul. Din acest motiv, vizualizarea datelor financiare este crucială.

3) Cum?

Acum că este clar cine va folosi modelul și ce se așteaptă utilizatorul să obțină cu el, consultantul ar trebui să înțeleagă cum poate ajuta modelul. Ar trebui să înțelegeți care sunt ipotezele critice sau ce constatări afectează procesul de luare a deciziilor. Există un KPI specific care este deosebit de important pentru luarea deciziilor? Există ipoteze critice care ar afecta rezultatul final? Această înțelegere va ajuta consultantul să atragă atenția utilizatorului asupra părților potrivite ale modelului, ceea ce la rândul său economisește „timp de căutare” utilizatorului și permite o evaluare critică a proiectului.

Atragerea atenției utilizatorului asupra părții Cum a modelului

Pentru a rezuma modelul financiar într-un mod care să permită utilizatorului să se concentreze asupra ipotezelor și constatărilor majore, cea mai bună practică este să utilizați o pagină de rezumat sau un tablou de bord separat. Pagina de rezumat ar trebui să ofere o secvență logică, deși nu ca un raport sau un memoriu care oferă o explicație folosind propoziții și paragrafe. Alte tehnici ar trebui aplicate pentru a ghida cititorul și a-l ajuta să înțeleagă cauzele și efectele.

În cartea sa Storytelling with Data , Cole Knaflic explică în detaliu cum să focalizezi atenția publicului cu ajutorul unor indicii vizuale. Printre alte tehnici, Knaflic sugerează utilizarea Principiilor Gestalt ale percepției vizuale „când vine vorba de identificarea care elemente din imaginile noastre sunt semnal (informația pe care dorim să le comunicăm) și care ar putea fi zgomot (dezordine).” Înființată la începutul secolului al XX-lea, Școala de Psihologie Gestalt a propus pentru prima dată „principiile grupării” – o teorie care implică faptul că creierul uman tinde să-și simplifice percepția asupra mediului înconjurător. Stimulul/obiectul extern este perceput ca un întreg, mai degrabă decât o combinație a componentelor sale. Următoarele principii de grupare sunt utile de luat în considerare la crearea paginii de rezumat: proximitatea, asemănarea, închiderea, soarta comună, continuitatea. Cameron Chapman oferă o explicație bună a acestor principii în postarea ei pe blog, care explică principiile Gestalt ale designului.

Principiile Gestalt

Vom ilustra aceste principii cu câteva exemple (datele folosite în grafice și tabele sunt doar în scop demonstrativ):

Apropiere și similitudine

Graficul compară vânzările companiei țintă cu concurenții săi. Vânzările sunt grupate pe diferite categorii de produse. Au fost folosite două principii pentru a face diagrama mai ușor de citit și de înțeles: proximitatea și asemănarea.

• Proximitate : „Legea proximității sugerează că obiectele apropiate unele de altele tind să fie privite ca un grup.” Deoarece vânzările de produse similare sunt afișate aproape unele de altele, cititorul înțelege că acestea sunt legate.
• Similaritate : Legea asemănării spune că oamenii tind să „grupeze elemente similare împreună”. Pe măsură ce vânzările companiei țintă sunt date cu aceeași culoare corporativă pentru diferite tipuri de produse, devine evident că acestea sunt într-un fel conectate și aparțin unui întreg.

Continuitate și soartă comună

Ilustrarea relației dintre cifrele reale și cele prognozate ar putea fi un instrument util pentru factorii de decizie. Continuitatea și soarta comună sunt principii Gestalt care pot ajuta la afișarea unei astfel de relații. Principiul Gestalt al continuității explică că „punctele care sunt conectate prin linii drepte sau curbe sunt văzute într-un mod care urmează calea cea mai netedă”.

O linie întreruptă a fost folosită pentru a afișa proiecțiile vânzărilor companiei și pentru a distinge bugetele viitoare de cifrele istorice reale. Deși există spațiu între rânduri, cititorul îl percepe ca un întreg.

Principiul destinului comun afirmă „că oamenii vor grupa lucruri care indică sau se mișcă în aceeași direcție”. In acest caz, compania reuseste sa mentina marja de profit brut intre 50% si 55%. Veniturile din vânzări și profitul brut se mișcă astfel în aceeași direcție. Este mai ușor pentru cititor să perceapă și să înțeleagă o astfel de corelație.

Închidere

Conform principiului Gestalt al închiderii, „dacă lipsește ceva într-o figură altfel completă”, oamenii tind să-l adauge mental. Graficul de mai jos facilitează înțelegerea volumului total al vânzărilor, profitului brut și profitului net pentru perioada trecută. Chiar dacă arată doar zonele de profit brut și profit net, cititorul își poate „imagina” că graficul zonei de vânzări începe de la punctul zero și continuă mai sus.

Nu este necesar să folosiți întotdeauna grafice și diagrame pentru a ilustra rezultatele prognozate sau ipotezele cheie în modelul financiar. Uneori (mai frecvent decât ați crede), este mai bine să utilizați un tabel simplu cu formatare condiționată sau chiar o singură celulă evidențiată.

Aceste tabele oferă o analiză de sensibilitate a volumului vânzărilor hotelului pentru anul de stabilizare (în acest caz, anul 4 de la începerea operațiunilor). Analiza de sensibilitate este construită pe două variabile: gradul de ocupare și ADR (Average Daily Rate). Obiectivul managementului este de a realiza vânzări între 8 și 9 milioane USD. Prin simpla trasare a unei linii pentru cifrele de vânzări țintă, cititorul poate naviga cu ușurință prin tabel și poate înțelege care ar trebui să fie principalii factori pentru această țintă.

Ce să faci și ce să nu faci

Există câteva casete simple de bifat pentru a face modelul financiar și vizualizarea ușor de navigat și de înțeles:

• Includeți întotdeauna cuprinsul sau pagina de copertă cu legenda relevantă. O pagină de copertă ajută utilizatorul să înțeleagă structura modelului financiar. Ei pot înțelege cu ușurință la ce filă să se consulte pentru informații specifice (de exemplu, ipoteze, calcule detaliate ale finanțării sau alți factori, situații financiare proiectate, pagina de rezumat etc.). Legenda ar trebui să specifice unitățile în care este prezentat în principal modelul (mii, milioane, USD, EUR etc.) și logica din spatele utilizării diferitelor culori de font, umpleri de celule, chenare sau alte marcaje.

• Odată ce aveți o legendă la loc (și chiar dacă decideți să nu o aveți), fiți în consecvență cu utilizarea formatului, culorilor, aliniamentelor, unităților și a altor detalii pe întregul model. Regula de formatare se poate aplica și diagramelor și graficelor din model, dar dacă este necesar, ar trebui să creați o legendă separată pentru fiecare diagramă sau grafic.
• Nu folosiți greșit graficele, de exemplu, eliminând axa transversală cu 0 punct sau manipulând intervalul de axe.

Aceste diagrame reprezintă aceleași cifre – tendința de ocupare a hotelurilor din ultimii 10 ani – dar graficul din dreapta are o axă verticală modificată. Axa verticală afișează intervalul între 45% și 75%. Ca urmare a acestei modificări, graficul arată o creștere abruptă începând din 2016. De fapt, creșterea de la an la an în această perioadă este de 2-3% (ceea ce este și un rezultat bun!). Prin eliminarea punctului axei 0%, imaginea este oarecum distorsionată. Dacă folosim o formatare mai responsabilă, devine evident că tendința este mai „constantă” decât „în creștere”. Din aceleași motive, evitați utilizarea diagramelor 3D. Privind diagramele 3D, în special cu perspectivă, este adesea dificil de văzut corelația reală dintre mai multe seturi de date.

• Folosiți culorile cu moderație și consecvență în diagrame și grafice. Trebuie să vă amintiți că scopul diagramei este de a atrage atenția utilizatorului asupra unei anumite părți. În loc să aveți întregul spectru de culori curcubeului, încercați să distingeți informațiile de fundal de mesajul principal. După cum spune Knaflic, „evidențiați lucrurile importante, eliminați distragerile și creați o ierarhie clară a informațiilor”. De asemenea, este important să utilizați aceeași culoare și format în același scop și să fiți consecvenți - de exemplu, dacă decideți să afișați vânzările istorice cu o linie portocalie și proiecții cu o linie albastră întreruptă, utilizați aceleași culori și pentru a ilustra alte date. Acest principiu a fost folosit la crearea graficelor folosite pe parcursul articolului. Proiecțiile viitoare sunt prezentate cu o linie întreruptă, datele neimportante sunt date cu gri pe diagrame, iar albastrul și verdele corporativ sunt folosite pentru a atrage atenția cititorilor asupra părții din dreapta a diagramelor, în timp ce textul din toate diagramele are același format, dimensiune și culoare.

• Luați în considerare faptul că diferitele culori au semnificații diferite în diferite culturi și situații. Investigați bine cultura organizației. Dacă este posibil, utilizați culori corporative.

Pilonul celor mai bune practici de vizualizare a datelor în modelele financiare este realizarea de modele și grafice având în vedere scopul lor. Înțelegeți de către cine, pentru ce și cum vor fi utilizate modelul și vizualizarea. Nu uitați întotdeauna să împingeți informațiile irelevante în fundal și să subliniați doar părțile importante ale modelului. Puteți crea un instrument puternic pentru a atrage atenția utilizatorului asupra problemelor potrivite și pentru a-l ajuta să pună întrebările potrivite și să ia decizia corectă. A da direcția corectă procesului este un sentiment mult mai bun decât doar a arăta cât de mult timp și efort a fost cheltuit pentru a pregăti acest instrument. Din acest motiv, este important să se utilizeze tehnici de vizualizare a datelor financiare.