Como abordar a visualização de dados financeiros

Sete anos atrás, quando entrei para uma empresa de investimento privado, recebi a tarefa de criar um modelo financeiro para um projeto greenfield. Os resultados do modelo financeiro seriam apresentados aos executivos e acionistas — a primeira vez que eu fazia algo assim.

Com experiência em auditoria, criei uma página de resumo detalhada mostrando quase todas as premissas, P&L completo, balanço e fluxos de caixa, gráficos e tabelas para cada item de linha de demonstração financeira e todos os tipos de explicações. Ao apresentá-lo aos executivos, pude sentir a confusão deles. Eles tentaram entender a lógica por trás de cada informação apresentada na página de resumo. O processo acabou sendo muito ineficiente e demorado para todos.

Naquele dia, aprendi que um bom modelo financeiro é como um bom móvel - mesmo que o marceneiro gaste muito tempo aperfeiçoando cada detalhe, o cliente vê e aprecia apenas o produto final. Apenas muito poucos clientes gostariam de ver o processo em detalhes. Esses clientes também tendem a solicitar e investigar esses detalhes por conta própria. O mesmo se aplica aos modelos financeiros. Mesmo quando um consultor gasta muito tempo criando o modelo e a análise, devemos conter o desejo de mostrar todo o esforço que colocamos em nosso trabalho. Em vez disso, devemos enfatizar destaques importantes do desempenho passado e previsões futuras para facilitar o processo de tomada de decisão para os usuários.

Da minha experiência profissional de cometer erros e encontrar soluções, identifiquei algumas maneiras acessíveis de usar a visualização de dados financeiros que tornariam os modelos mais fáceis de entender.

Entendendo o propósito do modelo

O ponto de partida para a construção de um modelo financeiro sólido é entender seu propósito respondendo às seguintes perguntas:

1. Quem usará o modelo financeiro? Quem é o público, qual o nível de conhecimento técnico do Excel e do assunto em si, etc.?
2. Qual a expectativa do usuário ao utilizar ou confiar no modelo financeiro?
3. Como o modelo ajudará o usuário definido a tomar a decisão desejada? Qual resultado ou KPI o usuário está procurando (por exemplo, TIR, VPL, volume de vendas etc.)?

1) Quem?

Os tipos e a complexidade dos modelos financeiros variam significativamente, desde cálculos “de trás do envelope” até modelos financeiros complexos que calculam com muita precisão o desempenho futuro, efeitos de sinergia, economias de escala, etc. Guru do Excel analisando seu modelo financeiro para apresentar as descobertas a seus superiores, a colegas de outros departamentos que não têm experiência financeira. Alberto Mihelcic Bazzana oferece dicas e orientações detalhadas sobre a construção de modelos financeiros em seu artigo sobre as melhores práticas de modelagem financeira avançada e explica os diferentes tipos de modelos. Entender quem é o usuário do modelo financeiro ajudará a tornar o modelo amigável, que é seu objetivo final.

2) O quê?

Os modelos financeiros podem ser usados ​​para tomar decisões sobre o fornecimento de financiamento ou investimento, adição ou remoção de linhas de produtos, entrada em novos mercados ou, mais simplesmente, avaliação de ativos ou investimentos usando o método DCF. Na maioria dos casos, os modelos são usados ​​para tomar algum tipo de decisão financeira e/ou estratégica, mas às vezes também para planejar etapas táticas e de curto prazo ou até mesmo para entender o volume de capital de giro em diferentes circunstâncias ou cenários. O especialista que prepara o modelo financeiro deve ter em mente o que o decisor está tentando alcançar ou resolver usando o modelo. Por esse motivo, a visualização de dados financeiros é crucial.

3) Como?

Agora que está claro quem vai usar o modelo e o que o usuário espera alcançar com ele, o consultor deve entender como o modelo pode ajudar. Você deve entender quais são as suposições críticas ou quais descobertas estão afetando o processo de tomada de decisão. Existe um KPI específico que seja particularmente importante para a tomada de decisões? Existem suposições críticas que afetariam o resultado final? Esse entendimento ajudará o consultor a chamar a atenção do usuário para as partes certas do modelo, o que, por sua vez, economiza o “tempo de pesquisa” do usuário e permite uma avaliação crítica do projeto.

Chamando a atenção do usuário para a forma como parte do modelo

Para resumir o modelo financeiro de uma forma que permita que o usuário se concentre nas principais suposições e descobertas, a melhor prática é usar uma página de resumo separada ou um painel. A página de resumo deve oferecer uma sequência lógica, embora não como um relatório ou memorando que forneça uma explicação usando frases e parágrafos. Outras técnicas devem ser aplicadas para orientar o leitor e ajudá-lo a compreender as causas e os efeitos.

Em seu livro Storytelling with Data , Cole Knaflic explica em detalhes como focar a atenção do público com o auxílio de pistas visuais. Entre outras técnicas, Knaflic sugere o uso dos Princípios da Gestalt de Percepção Visual “quando se trata de identificar quais elementos em nossos visuais são sinais (as informações que queremos comunicar) e quais podem ser ruídos (desordem)”. Fundada no início do século 20, a Gestalt School of Psychology propôs pela primeira vez “os princípios do agrupamento” – uma teoria que implica que o cérebro humano tende a simplificar sua percepção do ambiente. O estímulo/objeto externo é percebido como um todo e não como uma combinação de seus componentes. Os seguintes princípios de agrupamento são úteis a serem considerados ao criar a página de resumo: proximidade, similaridade, fechamento, destino comum, continuidade. Cameron Chapman oferece uma boa explicação desses princípios em sua postagem no blog explicando os princípios de design da Gestalt.

Princípios da Gestalt

Ilustraremos esses princípios com alguns exemplos (os dados usados ​​nos gráficos e tabelas são apenas para fins de demonstração):

Proximidade e semelhança

O gráfico compara as vendas da empresa-alvo com seus concorrentes. As vendas são agrupadas com base em diferentes categorias de produtos. Dois princípios foram utilizados para facilitar a leitura e compreensão do gráfico: proximidade e similaridade.

• Proximidade : “A lei da proximidade sugere que objetos próximos uns dos outros tendem a ser vistos como um grupo.” Como as vendas de produtos similares são apresentadas próximas umas das outras, o leitor entende que elas estão relacionadas.
• Semelhança : A lei da semelhança afirma que os humanos tendem a “agrupar itens semelhantes”. Como as vendas da empresa-alvo são dadas com a mesma cor corporativa para diferentes tipos de produtos, torna-se óbvio que eles estão de alguma forma conectados e pertencem a um todo.

Continuidade e Destino Comum

Ilustrar a relação entre os números reais e previstos pode ser uma ferramenta útil para os tomadores de decisão. Continuidade e destino comum são princípios da Gestalt que podem ajudar a mostrar tal relação. O princípio da continuidade da Gestalt explica que “pontos conectados por linhas retas ou curvas são vistos de uma maneira que segue o caminho mais suave”.

Uma linha tracejada foi usada para mostrar projeções de vendas da empresa e distinguir orçamentos futuros de números históricos reais. Embora haja espaço nas entrelinhas, o leitor o percebe como um todo.

O princípio do destino comum afirma “que as pessoas agrupam coisas que apontam ou estão se movendo na mesma direção”. Nesse caso, a empresa consegue manter a margem bruta de lucro entre 50% e 55%. A receita de vendas e o lucro bruto estão, portanto, se movendo na mesma direção. É mais fácil para o leitor perceber e compreender tal correlação.

Fecho

De acordo com o princípio de fechamento da Gestalt, “se algo está faltando em uma figura de outra forma completa”, os humanos tendem a adicioná-lo mentalmente. O gráfico abaixo facilita a compreensão do volume total de vendas, lucro bruto e lucro líquido do período anterior. Apesar de mostrar apenas as áreas de lucro bruto e lucro líquido, o leitor pode “imaginar” que o gráfico de área de vendas começa do ponto zero e continua acima.

Nem sempre é necessário usar gráficos e tabelas para ilustrar os resultados previstos ou as principais premissas do modelo financeiro. Às vezes (com mais frequência do que você imagina), é melhor usar uma tabela simples com formatação condicional ou até mesmo uma única célula destacada.

Essas tabelas fornecem uma análise de sensibilidade do volume de vendas do hotel para o ano de estabilização (neste caso, ano 4 desde o início das operações). A análise de sensibilidade baseia-se em duas variáveis: ocupação e ADR (Average Daily Rate). A meta de gerenciamento é atingir vendas entre US$ 8 milhões e US$ 9 milhões. Simplesmente traçando uma linha para os números de vendas-alvo, o leitor pode navegar facilmente pela tabela e entender quais devem ser os principais impulsionadores para esse alvo.

Faça e não faça

Existem algumas caixas simples a serem verificadas para tornar o modelo financeiro e a visualização fáceis de navegar e entender:

• Sempre inclua o índice ou a folha de rosto com a legenda relevante. Uma folha de rosto ajuda o usuário a entender a estrutura do modelo financeiro. Eles podem entender facilmente a qual guia consultar para obter informações específicas (por exemplo, suposições, cálculos detalhados do financiamento ou outros fatores, demonstrações financeiras projetadas, página de resumo etc.). A legenda deve especificar as unidades em que o modelo é apresentado principalmente (milhares, milhões, USD, EUR, etc.) e a lógica por trás do uso de diferentes cores de fonte, preenchimento de células, bordas ou outras marcações.

• Uma vez que você tenha uma legenda no lugar (e mesmo se você decidir não tê-la), seja consistente com o uso de formato, cores, alinhamentos, unidades e outros detalhes em todo o modelo. A regra de formatação também pode ser aplicada às tabelas e gráficos no modelo, mas, se necessário, você deve criar uma legenda separada para cada tabela ou gráfico.
• Não faça mau uso dos gráficos, por exemplo, removendo o eixo cruzado de 0 pontos ou manipulando o intervalo do eixo.

Esses gráficos representam os mesmos números—tendência de ocupação do hotel nos últimos 10 anos—mas o gráfico à direita tem um eixo vertical modificado. O eixo vertical exibe o intervalo entre 45% e 75%. Como resultado dessa modificação, o gráfico mostra um aumento acentuado a partir de 2016. De fato, o aumento ano a ano nesse período é de 2-3% (o que também é um bom resultado!). Ao remover o ponto do eixo 0%, a imagem fica um pouco distorcida. Se usarmos uma formatação mais responsável, fica óbvio que a tendência é mais “constante” do que “crescente”. Pelas mesmas razões, evite usar gráficos 3D. Observar gráficos 3D, especialmente com perspectiva, muitas vezes torna difícil ver a correlação real entre vários conjuntos de dados.

• Use cores com moderação e consistência nas tabelas e gráficos. Você deve lembrar que o objetivo do gráfico é chamar a atenção do usuário para uma parte específica. Em vez de ter todo o espectro de cores do arco-íris, tente distinguir as informações básicas da mensagem principal. Como Knaflic coloca, “destaque as coisas importantes, elimine distrações e crie uma hierarquia clara de informações”. Também é importante usar a mesma cor e formato para a mesma finalidade e ser consistente - por exemplo, se você decidir mostrar vendas históricas com uma linha laranja e projeções com uma linha azul tracejada, use as mesmas cores para ilustrar outros dados também. Este princípio foi utilizado durante a criação dos gráficos utilizados ao longo do artigo. As projeções futuras são apresentadas com uma linha tracejada, os dados sem importância são dados em cinza nos gráficos, e o azul e o verde corporativos são usados ​​para chamar a atenção dos leitores para a parte direita dos gráficos, enquanto o texto em todos os gráficos tem a mesmo formato, tamanho e cor.

• Leve em consideração que cores diferentes têm significados diferentes em diferentes culturas e situações. Investigue bem a cultura da organização. Se possível, use cores corporativas.

O pilar das melhores práticas de visualização de dados em modelos financeiros é fazer modelos e gráficos com seu propósito em mente. Entenda por quem, para quê e como o modelo e a visualização serão usados. Lembre-se sempre de colocar as informações irrelevantes em segundo plano e enfatizar apenas as partes importantes do modelo. Você pode criar uma ferramenta poderosa para chamar a atenção do usuário para os problemas certos e ajudá-lo a fazer as perguntas certas e tomar a decisão certa. Dar a direção certa ao processo é uma sensação muito melhor do que apenas mostrar quanto tempo e esforço foram gastos para preparar essa ferramenta. Por esse motivo, é importante utilizar técnicas de visualização de dados financeiros.