Jak podejść do wizualizacji danych finansowych

Siedem lat temu, kiedy po raz pierwszy dołączyłem do prywatnej firmy inwestycyjnej, otrzymałem zadanie stworzenia modelu finansowego dla projektu typu greenfield. Wyniki modelu finansowego miały zostać zaprezentowane kierownictwu i udziałowcom – po raz pierwszy zrobiłem coś takiego.

Wywodząc się z audytu, stworzyłem szczegółową stronę podsumowującą, przedstawiającą prawie wszystkie założenia, pełny rachunek zysków i strat, bilans i przepływy pieniężne, wykresy i wykresy dla każdej pozycji sprawozdania finansowego oraz wszelkiego rodzaju wyjaśnienia. Prezentując go kadrze kierowniczej, wyczuwałem ich zakłopotanie. Próbowali zrozumieć uzasadnienie każdej informacji przedstawionej na stronie podsumowania. Proces okazał się dla wszystkich bardzo nieefektywny i czasochłonny.

Tego dnia przekonałam się, że dobry model finansowy jest jak dobry mebel – mimo że stolarz spędza dużo czasu na dopracowywaniu każdego szczegółu, to klient widzi i docenia tylko finalny produkt. Tylko nieliczni klienci chcieliby szczegółowo zapoznać się z procesem. Klienci ci mają tendencję do samodzielnego żądania i badania takich informacji. To samo dotyczy modeli finansowych. Nawet jeśli konsultant spędza dużo czasu na tworzeniu modelu i analizie, powinniśmy ograniczyć chęć pokazania całego wysiłku, jaki wkładamy w naszą pracę. Powinniśmy raczej podkreślić ważne informacje dotyczące wyników z przeszłości i prognoz na przyszłość, aby ułatwić użytkownikom proces podejmowania decyzji.

Na podstawie mojego doświadczenia zawodowego w popełnianiu błędów i znajdowaniu rozwiązań zidentyfikowałem kilka dostępnych sposobów wykorzystania wizualizacji danych finansowych, które ułatwiłyby zrozumienie modeli.

Zrozumienie celu modelu

Punktem wyjścia do budowy solidnego modelu finansowego jest zrozumienie jego celu poprzez udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1. Kto będzie korzystał z modelu finansowego? Kim są odbiorcy, jaki jest poziom ich wiedzy technicznej na temat Excela, samego tematu itp.?
2. Jakie są oczekiwania użytkownika podczas korzystania z modelu finansowego lub polegania na nim?
3. W jaki sposób model pomoże zdefiniowanemu użytkownikowi w podjęciu pożądanej decyzji? Jakiego wyniku lub KPI szuka użytkownik (np. IRR, NPV, wielkość sprzedaży itp.)?

1) Kto?

Rodzaje i złożoność modeli finansowych różnią się znacznie od obliczeń „z tyłu koperty” do złożonych modeli finansowych obliczających bardzo precyzyjnie przyszłe wyniki, efekty synergii, korzyści skali itp. Rodzaj użytkowników modeli finansowych może być również zupełnie inny – od Guru Excel analizujący Twój model finansowy, aby przedstawić wyniki swoim przełożonym, współpracownikom z innych działów, którzy nie mają przygotowania finansowego. Alberto Mihelcic Bazzana oferuje wskazówki i szczegółowe wskazówki dotyczące budowania modeli finansowych w swoim artykule o najlepszych praktykach zaawansowanego modelowania finansowego oraz wyjaśnia różne typy modeli. Zrozumienie, kim jest użytkownik modelu finansowego, pomoże uczynić go przyjaznym dla użytkownika, co jest jego ostatecznym celem.

2) Co?

Modele finansowe mogą być wykorzystywane do podejmowania decyzji o finansowaniu lub inwestycji, dodawaniu lub usuwaniu linii produktów, wejściu na nowe rynki lub prościej wycenie aktywów lub inwestycji metodą DCF. W większości przypadków modele są wykorzystywane do podejmowania pewnego rodzaju decyzji finansowych i/lub strategicznych, ale czasami także do planowania krótkoterminowych i taktycznych kroków lub nawet do zrozumienia wielkości kapitału obrotowego w różnych okolicznościach lub scenariuszach. Specjalista przygotowujący model finansowy powinien mieć na uwadze to, co decydent stara się osiągnąć lub rozwiązać za pomocą modelu. Z tego powodu wizualizacja danych finansowych jest kluczowa.

3) Jak?

Teraz, gdy jest już jasne, kto będzie korzystał z modelu i czego użytkownik oczekuje dzięki niemu, konsultant powinien zrozumieć, w jaki sposób model może pomóc. Powinieneś zrozumieć, jakie są krytyczne założenia lub jakie ustalenia wpływają na proces podejmowania decyzji. Czy istnieje konkretny KPI, który jest szczególnie ważny dla podejmowania decyzji? Czy istnieją krytyczne założenia, które wpłyną na ostateczny wynik? To zrozumienie pomoże konsultantowi zwrócić uwagę użytkownika na właściwe części modelu, co z kolei zaoszczędzi „czas wyszukiwania” użytkownika i pozwoli na krytyczną ocenę projektu.

Zwracanie uwagi użytkownika na część modelu „ Jak ”?

Aby podsumować model finansowy w sposób, który pozwala użytkownikowi skupić się na głównych założeniach i ustaleniach, najlepszą praktyką jest użycie jednej oddzielnej strony podsumowania lub pulpitu nawigacyjnego. Strona podsumowania powinna przedstawiać logiczną sekwencję, ale nie jako raport lub notatkę z wyjaśnieniem za pomocą zdań i akapitów. Należy zastosować inne techniki, aby poprowadzić czytelnika i pomóc mu zrozumieć przyczyny i skutki.

W swojej książce Opowiadanie historii z danymi Cole Knaflic szczegółowo wyjaśnia, jak skupić uwagę publiczności za pomocą wskazówek wizualnych. Wśród innych technik Knaflic sugeruje stosowanie Zasad Percepcji Wizualnej Gestalt „jeśli chodzi o identyfikowanie, które elementy w naszych wizualizacjach są sygnałami (informacjami, które chcemy przekazać), a które mogą być szumem (bałaganem)”. Założona na początku XX wieku Szkoła Psychologii Gestalt jako pierwsza zaproponowała „zasady grupowania” – teorię, która sugeruje, że ludzki mózg ma tendencję do upraszczania percepcji otoczenia. Zewnętrzny bodziec/obiekt jest postrzegany jako całość, a nie połączenie jego składowych. Podczas tworzenia strony podsumowania warto wziąć pod uwagę następujące zasady grupowania: bliskość, podobieństwo, zamknięcie, wspólny los, ciągłość. Cameron Chapman oferuje dobre wyjaśnienie tych zasad w swoim blogu, wyjaśniając zasady projektowania Gestalt.

Zasady Gestalt

Zasady te zilustrujemy kilkoma przykładami (dane na wykresach i tabelach służą wyłącznie do celów demonstracyjnych):

Bliskość i podobieństwo

Wykres porównuje sprzedaż firmy docelowej z jej konkurentami. Sprzedaż pogrupowana jest według różnych kategorii produktów. Aby ułatwić czytanie i zrozumienie wykresu, zastosowano dwie zasady: bliskość i podobieństwo.

• Bliskość : „Prawo bliskości sugeruje, że obiekty znajdujące się blisko siebie są zwykle postrzegane jako grupa”. Ponieważ sprzedaż podobnych produktów jest pokazywana blisko siebie, czytelnik rozumie, że są one powiązane.
• Podobieństwo : prawo podobieństwa mówi, że ludzie mają tendencję do „grupowania podobnych przedmiotów”. Ponieważ sprzedaż firmy docelowej ma ten sam kolor korporacyjny dla różnych rodzajów produktów, staje się oczywiste, że są one w jakiś sposób powiązane i stanowią jedną całość.

Ciągłość i wspólny los

Ilustrowanie relacji między rzeczywistymi a prognozowanymi liczbami może być użytecznym narzędziem dla decydentów. Ciągłość i wspólny los to zasady Gestalt, które mogą pomóc w okazaniu takiej relacji. Zasada ciągłości Gestalt wyjaśnia, że ​​„punkty połączone prostymi lub krzywymi liniami są postrzegane w sposób, który podąża najgładszą ścieżką”.

Linia przerywana została użyta do pokazania prognozy sprzedaży firmy i odróżnienia przyszłych budżetów od rzeczywistych liczb historycznych. Chociaż między wierszami jest przestrzeń, czytelnik postrzega ją jako całość.

Zasada wspólnego losu głosi, że „ludzie grupują rzeczy, które wskazują lub zmierzają w tym samym kierunku”. W tym przypadku firmie udaje się utrzymać marżę zysku brutto na poziomie od 50% do 55%. Przychody ze sprzedaży i zysk brutto idą więc w tym samym kierunku. Czytelnikowi łatwiej jest dostrzec i zrozumieć taką korelację.

Zamknięcie

Zgodnie z zasadą domknięcia Gestalt, „jeśli czegoś brakuje w skądinąd kompletnej figurze”, ludzie mają tendencję do dodawania tego w myślach. Poniższy wykres ułatwia zrozumienie całkowitej wielkości sprzedaży, zysku brutto i zysku netto za miniony okres. Mimo że pokazuje tylko obszary zysku brutto i zysku netto, czytelnik może „wyobrazić sobie”, że wykres obszaru sprzedaży zaczyna się od punktu zerowego i kontynuuje powyżej.

Nie jest konieczne, aby zawsze używać wykresów i wykresów do zilustrowania prognozowanych wyników lub kluczowych założeń w modelu finansowym. Czasami (częściej niż myślisz) lepiej jest użyć prostej tabeli z formatowaniem warunkowym lub nawet pojedynczej podświetlonej komórki.

Tabele te zawierają analizę wrażliwości wielkości sprzedaży hotelu za rok stabilizacji (w tym przypadku 4 rok od rozpoczęcia działalności). Analiza wrażliwości opiera się na dwóch zmiennych: obłożeniu i ADR (średnia stawka dzienna). Celem zarządzania jest osiągnięcie sprzedaży między 8 a 9 mln USD. Wystarczy narysować linię dla docelowych wartości sprzedaży, aby czytelnik mógł łatwo poruszać się po tabeli i zrozumieć, jakie powinny być główne czynniki napędzające ten cel.

Za I przeciw

Aby ułatwić nawigację i zrozumienie modelu finansowego i wizualizacji, należy zaznaczyć kilka prostych pól:

• Zawsze dołączaj spis treści lub stronę tytułową z odpowiednią legendą. Strona tytułowa pomaga użytkownikowi zrozumieć strukturę modelu finansowego. Mogą łatwo zrozumieć, do której zakładki należy się odnieść, aby uzyskać szczegółowe informacje (np. założenia, szczegółowe obliczenia finansowania lub innych czynników, prognozowane sprawozdania finansowe, strona podsumowania itp.). Legenda powinna określać jednostki, w których model jest głównie prezentowany (tysiące, miliony, USD, EUR itp.) oraz logikę używania różnych kolorów czcionek, wypełnień komórek, obramowań lub innych oznaczeń.

• Po utworzeniu legendy (a nawet jeśli zdecydujesz się jej nie mieć), bądź konsekwentny w stosowaniu formatu, kolorów, wyrównań, jednostek i innych szczegółów w całym modelu. Reguła formatowania może również dotyczyć wykresów i wykresów w modelu, ale w razie potrzeby należy utworzyć osobną legendę dla każdego wykresu lub wykresu.
• Nie nadużywaj wykresów, np. usuwając oś krzyżową z 0 punktów lub manipulując zakresem osi.

Te wykresy przedstawiają te same liczby — trend obłożenia hoteli w ciągu ostatnich 10 lat — ale wykres po prawej stronie ma zmodyfikowaną oś pionową. Oś pionowa przedstawia zakres od 45% do 75%. W wyniku tej modyfikacji wykres pokazuje gwałtowny wzrost począwszy od 2016 roku. W rzeczywistości wzrost rok do roku w tym okresie wynosi 2-3% (co również jest dobrym wynikiem!). Po usunięciu punktu osi 0% obraz jest nieco zniekształcony. Jeśli zastosujemy bardziej odpowiedzialne formatowanie, stanie się oczywiste, że trend jest bardziej „stabilny” niż „rosnący”. Z tych samych powodów unikaj korzystania z wykresów 3D. Patrząc na wykresy 3D, zwłaszcza z perspektywy, często trudno jest dostrzec rzeczywistą korelację między kilkoma zestawami danych.

• Używaj kolorów oszczędnie i konsekwentnie na wykresach i wykresach. Należy pamiętać, że celem wykresu jest zwrócenie uwagi użytkownika na konkretną część. Zamiast mieć całe spektrum kolorów tęczy, spróbuj odróżnić informacje podstawowe od głównego przesłania. Jak to ujął Knaflic, „podświetl ważne rzeczy, eliminuj rozpraszacze i stwórz przejrzystą hierarchię informacji”. Ważne jest również, aby używać tego samego koloru i formatu w tym samym celu i zachować spójność - np. jeśli zdecydujesz się pokazać sprzedaż historyczną linią pomarańczową, a prognozy linią przerywaną niebieską, użyj tych samych kolorów do zilustrowania innych danych. Zasada ta została wykorzystana przy tworzeniu wykresów używanych w całym artykule. Przyszłe prognozy przedstawiane są linią przerywaną, nieistotne dane na wykresach są zaznaczone na szaro, a korporacyjny niebieski i zielony służą do zwrócenia uwagi czytelników na właściwą część wykresów, natomiast tekst na wszystkich wykresach ma ten sam format, rozmiar i kolor.

• Weź pod uwagę, że różne kolory mają różne znaczenie w różnych kulturach i sytuacjach. Zbadaj dobrze kulturę organizacji. Jeśli to możliwe, używaj kolorów firmowych.

Filarem najlepszych praktyk wizualizacji danych w modelach finansowych jest tworzenie modeli i wykresów z myślą o ich przeznaczeniu. Dowiedz się, przez kogo, po co iw jaki sposób będzie używany model i wizualizacja. Zawsze pamiętaj, aby zepchnąć nieistotne informacje na drugi plan i podkreślić tylko ważne części modelu. Możesz stworzyć potężne narzędzie, aby zwrócić uwagę użytkownika na właściwe problemy i pomóc mu zadać właściwe pytania i podjąć właściwą decyzję. Nadanie właściwego kierunku temu procesowi jest o wiele lepszym uczuciem niż samo pokazanie, ile czasu i wysiłku poświęcono na przygotowanie tego narzędzia. Z tego powodu ważne jest, aby wykorzystywać techniki wizualizacji danych finansowych.