如何处理财务数据可视化

已发表: 2022-03-11

七年前，当我第一次加入一家私人投资公司时，我的任务是为一个新建项目创建财务模型。财务模型的结果将提交给高管和股东——这是我第一次做这样的事情。

凭借审计背景，我创建了一个详细的摘要页面，显示了几乎所有的假设、完整的损益表、资产负债表和现金流、每个财务报表项目的图表和图表，以及各种解释。当把它介绍给高管时，我能感觉到他们的困惑。他们试图了解摘要页面上显示的每条信息背后的基本原理。事实证明，这个过程对每个人来说都是非常低效和耗时的。

那天，我了解到一个好的财务模型就像一件好的家具——即使木匠花费大量时间完善每个细节，客户看到和欣赏的只是最终产品。只有极少数客户愿意详细了解该过程。这些客户也倾向于自己要求和调查这些细节。这同样适用于财务模型。即使顾问花费大量时间创建模型和分析，我们也应该抑制展示我们为工作付出的所有努力的欲望。相反，我们应该强调过去表现和未来预测的重要亮点，以使用户的决策过程更容易。

根据我犯错和寻找解决方案的专业经验，我已经确定了一些使用财务数据可视化的可访问方法，这些方法可以使模型更易于理解。

了解模型的目的

建立健全财务模型的起点是通过回答以下问题来了解其目的：

谁将使用财务模型？受众是谁，他们的Excel技术知识水平和学科本身等？
用户在使用或依赖财务模型时的期望是什么？
该模型将如何帮助定义的用户做出所需的决定？用户正在寻找什么结果或 KPI（例如，IRR、NPV、销量等）？

1) 谁？

金融模型的类型和复杂性差异很大，从“封底”计算到非常精确地计算未来业绩、协同效应、规模经济等的复杂金融模型。金融模型用户的类型也可能完全不同——从Excel 大师分析您的财务模型，将调查结果呈现给他们的上级、其他部门没有财务背景的同事。 Alberto Mihelcic Bazzana 在他关于高级财务建模最佳实践的文章中提供了有关构建财务模型的技巧和详细指导，并解释了不同类型的模型。了解财务模型的用户是谁将有助于使模型易于使用，这是其最终目标。

2）什么？

财务模型可用于做出有关提供融资或投资、添加或删除产品线、进入新市场或更简单地使用 DCF 方法评估资产或投资的决策。在大多数情况下，模型用于做出某种财务和/或战略决策，但有时也用于计划短期和战术步骤，甚至用于了解不同情况或情景下的营运资金量。准备财务模型的专家应牢记决策者试图使用该模型实现或解决的问题。因此，财务数据可视化至关重要。

3）如何？

既然已经清楚谁将使用该模型以及用户期望通过它实现什么，那么顾问应该了解该模型如何提供帮助。您应该了解什么是关键假设或哪些发现正在影响决策过程。是否有对决策特别重要的特定 KPI？是否存在会影响最终结果的关键假设？这种理解将有助于顾问将用户的注意力吸引到模型的正确部分，从而节省用户的“搜索时间”并允许对项目进行严格的评估。

将用户的注意力吸引到模型的部分

为了以允许用户专注于主要假设和发现的方式总结财务模型，最佳实践是使用一个单独的摘要页面或仪表板。摘要页面应该提供一个逻辑顺序，虽然不是作为报告或备忘录提供使用句子和段落的解释。应该应用其他技术来指导读者并帮助他们理解原因和影响。

在她的《用数据讲故事》一书中，Cole Knaflic 详细解释了如何借助视觉线索来集中观众的注意力。在其他技术中，Knaflic 建议使用视觉感知的格式塔原理“在识别我们的视觉中哪些元素是信号（我们想要传达的信息）以及哪些可能是噪音（杂波）时。” 成立于 20 世纪初的格式塔心理学学院首先提出了“分组原则”——这一理论暗示人类大脑倾向于简化其对周围环境的感知。 外部刺激/对象被视为一个整体，而不是其组成部分的组合。在创建摘要页面时，需要考虑以下分组原则：接近性、相似性、闭合性、共同命运、连续性。 Cameron Chapman 在她解释完形设计原则的博客文章中对这些原则进行了很好的解释。

格式塔原则

我们将通过几个例子来说明这些原则（图表中使用的数据仅用于演示目的）：

接近度和相似度

该图表比较了目标公司与其竞争对手的销售额。销售额根据不同的产品类别进行分组。使用两个原则使图表更易于阅读和理解：接近性和相似性。

邻近性：“邻近法则表明，彼此靠近的物体往往被视为一个群体。” 由于相似产品的销售情况彼此接近，因此读者可以理解它们是相关的。
相似性：相似性定律指出，人类倾向于“将相似的项目组合在一起”。由于目标公司的销售额为不同类型的产品赋予了相同的企业颜色，因此很明显它们之间存在某种联系并属于一个整体。

连续性和共同命运

说明实际数字和预测数字之间的关系可能是决策者的有用工具。连续性和共同命运是有助于展示这种关系的格式塔原则。格式塔连续性原则解释说：“通过直线或曲线连接的点以遵循最平滑路径的方式看待。”

虚线用于显示公司销售额的预测并将未来预算与实际历史数字区分开来。虽然字里行间有空隙，但读者还是将其视为一个整体。

共同命运原则指出“人们会将指向或正在朝着同一方向发展的事物组合在一起”。在这种情况下，公司设法将毛利率保持在 50% 到 55% 之间。因此，销售收入和毛利润朝着同一个方向发展。读者更容易感知和理解这种相关性。

关闭

根据格式塔闭合原则，“如果在一个完整的图形中缺少某些东西”，人类倾向于在心理上添加它。下面的图表可以更容易地了解过去一个时期的总销量、毛利和净利润。尽管它只显示了毛利和净利润区域，但读者可以“想象”销售区域图从零点开始，一直在上面。

不必总是使用图表来说明财务模型中的预测结果或关键假设。有时（比您想象的更频繁），最好使用带有条件格式的简单表格，甚至是单个突出显示的单元格。

这些表格提供了酒店在稳定年份（在本例中为运营开始后的第 4 年）的销售额的敏感性分析。敏感性分析基于两个变量：入住率和 ADR（平均每日房价）。管理目标是实现 800 万美元至 900 万美元的销售额。通过简单地为目标销售数据画一条线，读者可以轻松地浏览表格并了解该目标的主要驱动力应该是什么。

该做什么和不该做什么

有几个简单的方框可供检查，以使财务模型和可视化易于导航和理解：

始终包括带有相关图例的目录或封面。封面有助于用户了解财务模型的结构。他们可以很容易地了解具体信息（例如，假设、融资或其他驱动因素的详细计算、预计财务报表、摘要页面等）参考哪个选项卡。图例应指定模型主要呈现的单位（千、百万、美元、欧元等）以及使用不同字体颜色、单元格填充、边框或其他标记的逻辑。

一旦有了图例（即使您决定不使用它），请在整个模型中与格式、颜色、对齐方式、单位和其他细节的使用保持一致。格式规则也可以应用于模型中的图表和图形，但如果需要，您应该为每个图表或图形创建单独的图例。
不要滥用图表，例如，通过删除 0 点交叉轴或操纵轴范围。

这些图表代表了相同的数字——过去 10 年的酒店入住率趋势——但右侧的图表有一个修改后的垂直轴。垂直轴显示 45% 到 75% 之间的范围。由于这一修改，图表显示从 2016 年开始急剧增长。事实上，这一时期的同比增长为 2-3%（这也是一个很好的结果！）。通过去除 0% 轴点，图片有些失真。如果我们使用更负责任的格式，很明显趋势比“增加”更“稳定”。出于同样的原因，请避免使用 3D 图表。查看 3D 图表，尤其是透视图，通常很难看到几组数据之间的真正相关性。

在图表和图形中谨慎而一致地使用颜色。您应该记住，图表的目的是将用户的注意力吸引到特定部分。尝试将背景信息与主要信息区分开来，而不是拥有彩虹色的整个光谱。正如 Knaflic 所说，“突出重要的东西，消除干扰，并创建清晰的信息层次结构”。为相同目的使用相同的颜色和格式并保持一致也很重要——例如，如果您决定用橙色线显示历史销售额，用蓝色虚线显示预测，那么也使用相同的颜色来说明其他数据。在创建整篇文章中使用的图表时使用了这一原则。未来的预测用虚线表示，不重要的数据在图表上用灰色表示，企业的蓝色和绿色用于将读者的注意力吸引到图表的右侧，而所有图表中的文字都有相同的格式、大小和颜色。
考虑到不同的颜色在不同的文化和情况下具有不同的含义。调查好组织的文化。如果可能，请使用公司颜色。

金融模型中数据可视化最佳实践的支柱是根据其目的制作模型和图表。了解模型和可视化的使用对象、用途和方式。永远记住将不相关的信息推到后台，只强调模型的重要部分。您可以创建一个强大的工具来将用户的注意力吸引到正确的问题上，并帮助他们提出正确的问题并做出正确的决定。为过程提供正确的方向比仅仅显示花费了多少时间和精力来准备这个工具要好得多。因此，利用财务数据可视化技术非常重要。