Comment aborder la visualisation des données financières

Il y a sept ans, lorsque j'ai rejoint une société d'investissement privée, j'ai été chargé de créer un modèle financier pour un projet entièrement nouveau. Les résultats du modèle financier devaient être présentés aux dirigeants et aux actionnaires - la première fois pour moi de faire quelque chose comme ça.

Issu d'une formation en audit, j'ai créé une page de résumé détaillée montrant presque toutes les hypothèses, le P&L complet, le bilan et les flux de trésorerie, les tableaux et les graphiques pour chaque poste des états financiers, et toutes sortes d'explications. En le présentant aux dirigeants, j'ai pu sentir leur confusion. Ils ont essayé de comprendre la raison d'être de chaque élément d'information présenté sur la page de résumé. Le processus s'est avéré très inefficace et chronophage pour tout le monde.

Ce jour-là, j'ai appris qu'un bon modèle financier est comme un bon meuble - même si le menuisier passe beaucoup de temps à perfectionner chaque détail, le client ne voit et n'apprécie que le produit final. Seuls très peu de clients aimeraient voir le processus en détail. Ces clients ont également tendance à demander et à enquêter eux-mêmes sur ces détails. Il en va de même pour les modèles financiers. Même lorsqu'un consultant passe beaucoup de temps à créer le modèle et l'analyse, nous devons freiner le désir de montrer tous les efforts que nous mettons dans notre travail. Nous devrions plutôt mettre l'accent sur les faits saillants importants des performances passées et des prévisions futures pour faciliter le processus de prise de décision pour les utilisateurs.

De mon expérience professionnelle de faire des erreurs et de trouver des solutions, j'ai identifié quelques façons accessibles d'utiliser la visualisation des données financières qui rendraient les modèles plus faciles à comprendre.

Comprendre le but du modèle

Le point de départ pour construire un modèle financier solide consiste à comprendre son objectif en répondant aux questions suivantes :

1. Qui utilisera le modèle financier ? Quel est le public visé, quel est son niveau de connaissance technique d'Excel et du sujet lui-même, etc. ?
2. Quelles sont les attentes de l'utilisateur lorsqu'il utilise ou s'appuie sur le modèle financier ?
3. Comment le modèle aidera-t-il l'utilisateur défini à prendre la décision souhaitée ? Quel résultat ou KPI l'utilisateur recherche-t-il (par exemple, IRR, NPV, volume des ventes, etc.) ?

1) Qui ?

Les types et la complexité des modèles financiers varient considérablement, allant de calculs « au fond de l'enveloppe » à des modèles financiers complexes calculant très précisément les performances futures, les effets de synergie, les économies d'échelle, etc. Le gourou d'Excel analyse votre modèle financier pour présenter les résultats à leurs supérieurs, à des collègues d'autres départements qui n'ont aucune expérience financière. Alberto Mihelcic Bazzana propose des conseils et des conseils détaillés sur la création de modèles financiers dans son article sur les meilleures pratiques de modélisation financière avancée et explique les différents types de modèles. Comprendre qui est l'utilisateur du modèle financier aidera à rendre le modèle convivial, ce qui est son objectif ultime.

2) Quoi ?

Les modèles financiers peuvent être utilisés pour prendre des décisions sur l'octroi de financements ou d'investissements, l'ajout ou la suppression de gammes de produits, l'entrée sur de nouveaux marchés ou, plus simplement, l'évaluation d'actifs ou d'investissements à l'aide de la méthode DCF. Dans la majorité des cas, les modèles sont utilisés pour prendre une sorte de décision financière et/ou stratégique, mais parfois aussi pour planifier des étapes tactiques à court terme ou même pour comprendre le volume du fonds de roulement dans différentes circonstances ou scénarios. Le spécialiste qui prépare le modèle financier doit garder à l'esprit ce que le décideur essaie d'atteindre ou de résoudre à l'aide du modèle. Pour cette raison, la visualisation des données financières est cruciale.

3) Comment ?

Maintenant qu'il est clair qui va utiliser le modèle et ce que l'utilisateur en attend, le consultant doit comprendre comment le modèle peut aider. Vous devez comprendre quelles sont les hypothèses critiques ou quelles conclusions affectent le processus de prise de décision. Existe-t-il un KPI spécifique particulièrement important pour la prise de décision ? Existe-t-il des hypothèses critiques qui affecteraient le résultat final ? Cette compréhension aidera le consultant à attirer l'attention de l'utilisateur sur les bonnes parties du modèle, ce qui à son tour fait gagner du « temps de recherche » à l'utilisateur et permet une évaluation critique du projet.

Attirer l'attention de l'utilisateur sur la partie Comment du modèle

Afin de résumer le modèle financier de manière à permettre à l'utilisateur de se concentrer sur les principales hypothèses et conclusions, la meilleure pratique consiste à utiliser une page de résumé ou un tableau de bord distinct. La page de résumé doit proposer une séquence logique, mais pas sous la forme d'un rapport ou d'un mémo fournissant une explication à l'aide de phrases et de paragraphes. D'autres techniques doivent être appliquées pour guider le lecteur et l'aider à comprendre les causes et les effets.

Dans son livre Storytelling with Data , Cole Knaflic explique en détail comment focaliser l'attention du public à l'aide d'indices visuels. Entre autres techniques, Knaflic suggère d'utiliser les principes de la Gestalt de la perception visuelle "lorsqu'il s'agit d'identifier les éléments de nos visuels qui sont des signaux (l'information que nous voulons communiquer) et ceux qui pourraient être du bruit (encombrement)". Fondée au début du XXe siècle, la Gestalt School of Psychology a d'abord proposé « les principes de regroupement » - une théorie qui implique que le cerveau humain a tendance à simplifier sa perception de l'environnement. Le stimulus/objet externe est perçu comme un tout plutôt qu'une combinaison de ses composants. Les principes de regroupement suivants sont utiles à prendre en compte lors de la création de la page de synthèse : proximité, similarité, clôture, destin commun, continuité. Cameron Chapman offre une bonne explication de ces principes dans son article de blog expliquant les principes de conception de la Gestalt.

Principes de Gestalt

Nous allons illustrer ces principes par quelques exemples (les données utilisées dans les graphiques et tableaux sont uniquement à des fins de démonstration) :

Proximité et similarité

Le graphique compare les ventes de l'entreprise cible avec ses concurrents. Les ventes sont regroupées en fonction de différentes catégories de produits. Deux principes ont été utilisés pour faciliter la lecture et la compréhension du tableau : la proximité et la similarité.

• Proximité : "La loi de proximité suggère que les objets proches les uns des autres ont tendance à être considérés comme un groupe." Comme les ventes de produits similaires sont présentées à proximité les unes des autres, le lecteur comprend qu'elles sont liées.
• Similitude : La loi de similarité stipule que les humains ont tendance à « regrouper des éléments similaires ensemble ». Comme les ventes de l'entreprise cible sont données avec la même couleur d'entreprise pour différents types de produits, il devient évident que ceux-ci sont en quelque sorte liés et appartiennent à un tout.

Continuité et destin commun

Illustrer la relation entre les chiffres réels et prévus pourrait être un outil utile pour les décideurs. La continuité et le destin commun sont des principes de Gestalt qui peuvent aider à afficher une telle relation. Le principe de continuité de la Gestalt explique que "les points qui sont reliés par des lignes droites ou courbes sont vus d'une manière qui suit le chemin le plus lisse".

Une ligne pointillée a été utilisée pour montrer les projections des ventes de l'entreprise et distinguer les budgets futurs des chiffres historiques réels. Bien qu'il y ait un espace entre les lignes, le lecteur le perçoit comme un tout.

Le principe du destin commun stipule « que les gens regrouperont les choses qui pointent ou vont dans la même direction ». Dans ce cas, l'entreprise parvient à maintenir la marge bénéficiaire brute entre 50% et 55%. Le chiffre d'affaires et la marge brute évoluent donc dans le même sens. Il est plus facile pour le lecteur de percevoir et de comprendre une telle corrélation.

Fermeture

Selon le principe de clôture de la Gestalt, « s'il manque quelque chose dans une figure par ailleurs complète », les humains ont tendance à l'ajouter mentalement. Le tableau ci-dessous permet de comprendre plus facilement le volume total des ventes, le bénéfice brut et le bénéfice net pour la période écoulée. Même s'il ne montre que les zones de profit brut et de profit net, le lecteur peut "imaginer" que le graphique de la zone de vente commence à zéro et continue au-dessus.

Il n'est pas nécessaire de toujours utiliser des graphiques et des diagrammes pour illustrer les résultats prévus ou les hypothèses clés du modèle financier. Parfois (plus fréquemment que vous ne le pensez), il est préférable d'utiliser un tableau simple avec une mise en forme conditionnelle, ou même une seule cellule en surbrillance.

Ces tableaux fournissent une analyse de sensibilité du volume des ventes de l'hôtel pour l'année de stabilisation (dans ce cas, l'année 4 depuis le début des opérations). L'analyse de sensibilité est construite sur deux variables : l'occupation et l'ADR (Average Daily Rate). L'objectif de la direction est de réaliser des ventes entre 8 et 9 millions de dollars. En traçant simplement une ligne pour les chiffres de ventes cibles, le lecteur peut facilement naviguer dans le tableau et comprendre quels devraient être les principaux moteurs de cet objectif.

À faire et à ne pas faire

Il y a quelques cases simples à cocher pour faciliter la navigation et la compréhension du modèle financier et de la visualisation :

• Incluez toujours la table des matières ou la page de garde avec la légende pertinente. Une page de couverture aide l'utilisateur à comprendre la structure du modèle financier. Ils peuvent facilement comprendre à quel onglet se référer pour des informations spécifiques (par exemple, hypothèses, calculs détaillés du financement ou d'autres moteurs, états financiers prévisionnels, page de synthèse, etc.). La légende doit spécifier les unités dans lesquelles le modèle est principalement présenté (milliers, millions, USD, EUR, etc.) et la logique derrière l'utilisation de différentes couleurs de police, remplissages de cellules, bordures ou autres marques.

• Une fois que vous avez une légende en place (et même si vous décidez de ne pas l'avoir), soyez cohérent avec l'utilisation du format, des couleurs, des alignements, des unités et d'autres détails dans l'ensemble du modèle. La règle de mise en forme peut également s'appliquer aux diagrammes et aux graphiques du modèle, mais si nécessaire, vous devez créer une légende distincte pour chaque diagramme ou graphique.
• N'abusez pas des graphiques, par exemple en supprimant l'axe transversal à 0 point ou en manipulant la plage d'axes.

Ces graphiques représentent les mêmes chiffres - tendance de l'occupation des hôtels au cours des 10 dernières années - mais le graphique de droite a un axe vertical modifié. L'axe vertical affiche la plage entre 45 % et 75 %. À la suite de cette modification, le graphique montre une forte augmentation à partir de 2016. En fait, l'augmentation d'une année sur l'autre au cours de cette période est de 2 à 3 % (ce qui est également un bon résultat !). En supprimant le point d'axe 0%, l'image est quelque peu déformée. Si nous utilisons un formatage plus responsable, il devient évident que la tendance est plus "stable" qu'"en augmentation". Pour les mêmes raisons, évitez d'utiliser des cartes 3D. L'examen de graphiques 3D, en particulier avec perspective, rend souvent difficile de voir la véritable corrélation entre plusieurs ensembles de données.

• Utilisez les couleurs avec parcimonie et de manière cohérente dans les tableaux et les graphiques. N'oubliez pas que le but du tableau est d'attirer l'attention de l'utilisateur sur une partie spécifique. Au lieu d'avoir tout le spectre des couleurs de l'arc-en-ciel, essayez de distinguer les informations de fond du message principal. Comme le dit Knaflic, "mettez en évidence les éléments importants, éliminez les distractions et créez une hiérarchie claire des informations". Il est également important d'utiliser la même couleur et le même format dans le même but et d'être cohérent - par exemple, si vous décidez d'afficher les ventes historiques avec une ligne orange et les projections avec une ligne bleue en pointillés, utilisez également les mêmes couleurs pour illustrer d'autres données. Ce principe a été utilisé lors de la création des graphiques utilisés tout au long de l'article. Les projections futures sont présentées avec une ligne pointillée, les données sans importance sont indiquées en gris sur les graphiques, et le bleu et le vert de l'entreprise sont utilisés pour attirer l'attention des lecteurs sur la partie droite des graphiques, tandis que le texte de tous les graphiques a le même format, taille et couleur.

• Tenez compte du fait que différentes couleurs ont des significations différentes dans différentes cultures et situations. Étudiez bien la culture de l'organisation. Si possible, utilisez les couleurs de l'entreprise.

Le pilier des meilleures pratiques de visualisation de données dans les modèles financiers consiste à créer des modèles et des graphiques en gardant à l'esprit leur objectif. Comprendre par qui, pour quoi et comment le modèle et la visualisation seront utilisés. Rappelez-vous toujours de repousser les informations non pertinentes en arrière-plan et de ne mettre l'accent que sur les parties importantes du modèle. Vous pouvez créer un outil puissant pour attirer l'attention de l'utilisateur sur les bons problèmes et l'aider à poser les bonnes questions et à prendre la bonne décision. Donner la bonne direction au processus est une bien meilleure sensation que de simplement montrer combien de temps et d'efforts ont été consacrés à la préparation de cet outil. Pour cette raison, il est important d'utiliser des techniques de visualisation des données financières.