Vorgehensweise bei der Visualisierung von Finanzdaten

Als ich vor sieben Jahren zum ersten Mal zu einer privaten Investmentgesellschaft kam, wurde ich damit beauftragt, ein Finanzmodell für ein Greenfield-Projekt zu erstellen. Die Ergebnisse des Finanzmodells sollten den Führungskräften und Aktionären präsentiert werden – das erste Mal, dass ich so etwas mache.

Aus einem Prüfungshintergrund stammend, habe ich eine detaillierte Zusammenfassungsseite erstellt, die fast alle Annahmen, die vollständige Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflows, Diagramme und Grafiken für jeden Einzelposten des Abschlusses und alle möglichen Erläuterungen zeigt. Als ich es den Führungskräften vorstellte, konnte ich ihre Verwirrung spüren. Sie versuchten, die Gründe hinter jeder Information auf der Zusammenfassungsseite zu verstehen. Der Prozess erwies sich für alle als sehr ineffizient und zeitaufwändig.

An diesem Tag lernte ich, dass ein gutes Finanzmodell wie ein gutes Möbelstück ist – obwohl der Schreiner viel Zeit damit verbringt, jedes Detail zu perfektionieren, sieht und schätzt der Kunde nur das Endprodukt. Nur die wenigsten Kunden möchten den Prozess im Detail sehen. Diese Kunden neigen auch dazu, solche Details selbst anzufordern und zu untersuchen. Gleiches gilt für Finanzmodelle. Auch wenn ein Berater viel Zeit mit der Erstellung des Modells und der Analyse verbringt, sollten wir den Wunsch zügeln, all die Mühe zu zeigen, die wir in unsere Arbeit gesteckt haben. Vielmehr sollten wir wichtige Höhepunkte vergangener Leistungen und Zukunftsprognosen hervorheben, um den Entscheidungsprozess für die Benutzer zu erleichtern.

Aus meiner beruflichen Erfahrung, Fehler zu machen und Lösungen zu finden, habe ich einige zugängliche Möglichkeiten zur Verwendung der Visualisierung von Finanzdaten identifiziert, die Modelle leichter verständlich machen würden.

Den Zweck des Modells verstehen

Der Ausgangspunkt für die Erstellung eines soliden Finanzmodells ist das Verständnis seines Zwecks durch die Beantwortung der folgenden Fragen:

1. Wer wird das Finanzmodell verwenden? Wer ist das Publikum, wie hoch ist ihr technisches Wissen über Excel und das Thema selbst usw.?
2. Was ist die Erwartung des Benutzers, wenn er das Finanzmodell verwendet oder sich darauf verlässt?
3. Wie hilft das Modell dem definierten Benutzer, die gewünschte Entscheidung zu treffen? Nach welchem ​​Ergebnis oder KPI sucht der Benutzer (z. B. IRR, NPV, Verkaufsvolumen usw.)?

1) Wer?

Die Arten und die Komplexität von Finanzmodellen variieren erheblich von „Back of the Envelope“-Berechnungen bis hin zu komplexen Finanzmodellen, die sehr genau zukünftige Leistungen, Synergieeffekte, Skaleneffekte usw. berechnen Excel-Guru analysiert Ihr Finanzmodell, um die Ergebnisse ihren Vorgesetzten und Kollegen aus anderen Abteilungen ohne Finanzhintergrund zu präsentieren. Alberto Mihelcic Bazzana bietet Tipps und detaillierte Anleitungen zum Erstellen von Finanzmodellen in seinem Artikel über Best Practices für fortgeschrittene Finanzmodelle und erklärt die verschiedenen Arten von Modellen. Zu verstehen, wer der Benutzer des Finanzmodells ist, trägt dazu bei, das Modell benutzerfreundlich zu gestalten, was sein letztendliches Ziel ist.

2) Was?

Finanzmodelle können verwendet werden, um Entscheidungen über die Bereitstellung von Finanzierungen oder Investitionen, das Hinzufügen oder Entfernen von Produktlinien, den Eintritt in neue Märkte oder einfacher, die Bewertung von Vermögenswerten oder Investitionen mit der DCF-Methode zu treffen. In den meisten Fällen werden die Modelle verwendet, um finanzielle und/oder strategische Entscheidungen zu treffen, manchmal aber auch, um kurzfristige und taktische Schritte zu planen oder sogar das Volumen des Betriebskapitals unter verschiedenen Umständen oder Szenarien zu verstehen. Der Spezialist, der das Finanzmodell erstellt, sollte berücksichtigen, was der Entscheidungsträger mit dem Modell zu erreichen oder zu lösen versucht. Aus diesem Grund ist die Visualisierung von Finanzdaten von entscheidender Bedeutung.

3) Wie?

Nachdem nun klar ist, wer das Modell verwenden wird und was der Benutzer damit erreichen will, sollte der Berater verstehen, wie das Modell helfen kann. Sie sollten verstehen, was die kritischen Annahmen sind oder welche Erkenntnisse den Entscheidungsprozess beeinflussen. Gibt es einen bestimmten KPI, der für die Entscheidungsfindung besonders wichtig ist? Gibt es kritische Annahmen, die das Endergebnis beeinflussen würden? Dieses Verständnis hilft dem Berater, die Aufmerksamkeit des Benutzers auf die richtigen Teile des Modells zu lenken, was dem Benutzer wiederum „Suchzeit“ erspart und eine kritische Bewertung des Projekts ermöglicht.

Die Aufmerksamkeit des Benutzers auf den Wie -Teil des Modells lenken

Um das Finanzmodell so zusammenzufassen, dass sich der Benutzer auf die wichtigsten Annahmen und Erkenntnisse konzentrieren kann, empfiehlt es sich, eine separate Zusammenfassungsseite oder ein separates Dashboard zu verwenden. Die Zusammenfassungsseite sollte eine logische Abfolge bieten, jedoch nicht als Bericht oder Memo, das mit Sätzen und Absätzen eine Erklärung liefert. Andere Techniken sollten angewendet werden, um den Leser anzuleiten und ihm zu helfen, die Ursachen und Wirkungen zu verstehen.

Cole Knaflic erklärt in ihrem Buch Storytelling with Data ausführlich, wie man die Aufmerksamkeit des Publikums mithilfe visueller Hinweise lenkt. Neben anderen Techniken schlägt Knaflic vor, Gestaltprinzipien der visuellen Wahrnehmung zu verwenden , „wenn es darum geht, zu identifizieren, welche Elemente in unseren Bildern Signale sind (die Informationen, die wir kommunizieren möchten) und welche möglicherweise Rauschen (Unordnung) sind“. Die zu Beginn des 20. Jahrhunderts gegründete Gestaltschule für Psychologie schlug zunächst „die Prinzipien der Gruppierung“ vor – eine Theorie, die impliziert, dass das menschliche Gehirn dazu neigt, seine Wahrnehmung der Umgebung zu vereinfachen. Der äußere Reiz/das äußere Objekt wird eher als Ganzes wahrgenommen als als eine Kombination seiner Bestandteile. Die folgenden Gruppierungsprinzipien sind beim Erstellen der Übersichtsseite zu berücksichtigen: Nähe, Ähnlichkeit, Schließung, gemeinsames Schicksal, Kontinuität. Cameron Chapman bietet eine gute Erklärung dieser Prinzipien in ihrem Blogbeitrag, in dem sie die Gestaltprinzipien des Designs erklärt.

Gestaltprinzipien

Wir werden diese Prinzipien mit einigen Beispielen veranschaulichen (die in den Grafiken und Tabellen verwendeten Daten dienen nur zu Demonstrationszwecken):

Nähe und Ähnlichkeit

Das Diagramm vergleicht den Umsatz des Zielunternehmens mit seinen Wettbewerbern. Die Verkäufe werden basierend auf verschiedenen Produktkategorien gruppiert. Zwei Prinzipien wurden verwendet, um das Diagramm leichter lesbar und verständlich zu machen: Nähe und Ähnlichkeit.

• Nähe : „Das Gesetz der Nähe legt nahe, dass nahe beieinander liegende Objekte dazu neigen, als Gruppe betrachtet zu werden.“ Da die Verkäufe ähnlicher Produkte nahe beieinander angezeigt werden, versteht der Leser, dass sie zusammenhängen.
• Ähnlichkeit : Das Gesetz der Ähnlichkeit besagt, dass Menschen dazu neigen, „ähnliche Gegenstände zusammenzufassen“. Da die Umsätze des Zielunternehmens für unterschiedliche Produkttypen mit derselben Unternehmensfarbe angegeben werden, wird deutlich, dass diese irgendwie miteinander verbunden sind und zu einem Ganzen gehören.

Kontinuität und gemeinsames Schicksal

Die Veranschaulichung der Beziehung zwischen tatsächlichen und prognostizierten Zahlen könnte ein nützliches Instrument für Entscheidungsträger sein. Kontinuität und gemeinsames Schicksal sind Gestaltprinzipien, die helfen können, eine solche Beziehung darzustellen. Das Gestaltprinzip der Kontinuität erklärt, dass „Punkte, die durch gerade oder gekrümmte Linien verbunden sind, so gesehen werden, dass sie dem glattesten Pfad folgen“.

Eine gestrichelte Linie wurde verwendet, um Prognosen von Unternehmensverkäufen anzuzeigen und zukünftige Budgets von tatsächlichen historischen Zahlen zu unterscheiden. Obwohl zwischen den Zeilen Platz ist, nimmt der Leser es als Ganzes wahr.

Das Prinzip des gemeinsamen Schicksals besagt, „dass Menschen Dinge gruppieren, die in die gleiche Richtung weisen oder sich in dieselbe Richtung bewegen“. In diesem Fall gelingt es dem Unternehmen, die Rohertragsmarge zwischen 50 % und 55 % zu halten. Umsatz und Rohertrag bewegen sich damit in die gleiche Richtung. Für den Leser ist es einfacher, solche Korrelationen wahrzunehmen und zu verstehen.

Schließung

Gemäß dem Gestaltprinzip der Schließung „wenn etwas in einer ansonsten vollständigen Figur fehlt“, neigen Menschen dazu, es mental hinzuzufügen. Das folgende Diagramm erleichtert das Verständnis des Gesamtumsatzes, des Bruttogewinns und des Nettogewinns für den vergangenen Zeitraum. Auch wenn es nur die Rohertrags- und Nettoertragsbereiche zeigt, kann sich der Leser „vorstellen“, dass das Verkaufsgebietsdiagramm bei Null beginnt und sich darüber fortsetzt.

Es ist nicht notwendig, immer Grafiken und Diagramme zu verwenden, um prognostizierte Ergebnisse oder Schlüsselannahmen im Finanzmodell zu veranschaulichen. Manchmal (häufiger als Sie vielleicht denken) ist es besser, eine einfache Tabelle mit bedingter Formatierung oder sogar eine einzelne hervorgehobene Zelle zu verwenden.

Diese Tabellen liefern eine Sensitivitätsanalyse des Umsatzvolumens des Hotels für das Stabilisierungsjahr (in diesem Fall das Jahr 4 seit Betriebsaufnahme). Die Sensitivitätsanalyse basiert auf zwei Variablen: Belegung und ADR (Average Daily Rate). Das Ziel des Managements ist es, einen Umsatz zwischen 8 und 9 Millionen US-Dollar zu erzielen. Durch einfaches Ziehen einer Linie für die Zielverkaufszahlen kann der Leser leicht durch die Tabelle navigieren und verstehen, was die Haupttreiber für dieses Ziel sein sollten.

Verhaltensregeln

Es gibt ein paar einfache Kästchen, die Sie ankreuzen müssen, damit das Finanzmodell und die Visualisierung leicht navigierbar und verständlich sind:

• Fügen Sie immer das Inhaltsverzeichnis oder das Deckblatt mit der entsprechenden Legende bei. Ein Deckblatt hilft dem Benutzer, die Struktur des Finanzmodells zu verstehen. Sie können leicht nachvollziehen, auf welche Registerkarte sie sich für bestimmte Informationen beziehen müssen (z. B. Annahmen, detaillierte Berechnungen der Finanzierung oder anderer Faktoren, prognostizierter Jahresabschluss, Übersichtsseite usw.). Die Legende sollte die Einheiten angeben, in denen das Modell hauptsächlich dargestellt wird (Tausend, Millionen, USD, EUR usw.) und die Logik hinter der Verwendung unterschiedlicher Schriftfarben, Zellenfüllungen, Rahmen oder anderer Markierungen.

• Sobald Sie eine Legende eingerichtet haben (und selbst wenn Sie sich dagegen entscheiden), verwenden Sie Format, Farben, Ausrichtungen, Einheiten und andere Details im gesamten Modell konsistent. Die Formatierungsregel kann auch für die Diagramme und Grafiken im Modell gelten, aber bei Bedarf sollten Sie für jedes Diagramm oder jede Grafik eine separate Legende erstellen.
• Missbrauchen Sie die Graphen nicht, zB indem Sie 0-Punkt-Kreuzachsen entfernen oder den Achsenbereich manipulieren.

Diese Diagramme stellen die gleichen Zahlen dar – Hotelbelegungstrend für die letzten 10 Jahre – aber das Diagramm auf der rechten Seite hat eine modifizierte vertikale Achse. Die vertikale Achse zeigt den Bereich zwischen 45 % und 75 %. Als Ergebnis dieser Änderung zeigt das Diagramm ab 2016 einen steilen Anstieg. Tatsächlich beträgt die jährliche Steigerung in diesem Zeitraum 2-3 % (was ebenfalls ein gutes Ergebnis ist!). Durch das Entfernen des 0%-Achsenpunktes wird das Bild etwas verzerrt. Wenn wir eine verantwortungsvollere Formatierung verwenden, wird deutlich, dass der Trend eher „stetig“ als „steigend“ ist. Vermeiden Sie aus den gleichen Gründen die Verwendung von 3D-Diagrammen. Die Betrachtung von 3D-Diagrammen, insbesondere aus der Perspektive, macht es oft schwierig, die wirkliche Korrelation zwischen mehreren Datensätzen zu erkennen.

• Verwenden Sie Farben sparsam und konsequent in den Diagrammen und Grafiken. Denken Sie daran, dass der Zweck des Diagramms darin besteht, die Aufmerksamkeit des Benutzers auf einen bestimmten Teil zu lenken. Anstatt das gesamte Spektrum der Regenbogenfarben zu haben, versuchen Sie, Hintergrundinformationen von der Hauptbotschaft zu unterscheiden. Wie Knaflic es ausdrückt, „heben Sie die wichtigen Dinge hervor, beseitigen Sie Ablenkungen und schaffen Sie eine klare Informationshierarchie“. Es ist auch wichtig, die gleiche Farbe und das gleiche Format für den gleichen Zweck zu verwenden und konsistent zu sein – wenn Sie sich beispielsweise entscheiden, historische Verkäufe mit einer orangefarbenen Linie und Projektionen mit einer gestrichelten blauen Linie darzustellen, verwenden Sie die gleichen Farben auch zur Darstellung anderer Daten. Dieses Prinzip wurde beim Erstellen der Grafiken verwendet, die im gesamten Artikel verwendet werden. Zukunftsprognosen werden mit einer gestrichelten Linie dargestellt, unwichtige Daten werden in den Diagrammen grau dargestellt, und das Unternehmensblau und -grün wird verwendet, um die Aufmerksamkeit der Leser auf den rechten Teil der Diagramme zu lenken, während der Text in allen Diagrammen das hat gleichen Format, Größe und Farbe.

• Berücksichtigen Sie, dass verschiedene Farben in verschiedenen Kulturen und Situationen unterschiedliche Bedeutungen haben. Untersuchen Sie die Kultur der Organisation gut. Verwenden Sie nach Möglichkeit Unternehmensfarben.

Die Säule der Best Practices der Datenvisualisierung in Finanzmodellen besteht darin, Modelle und Diagramme mit Blick auf ihren Zweck zu erstellen. Verstehen Sie, von wem, wofür und wie das Modell und die Visualisierung verwendet werden. Denken Sie immer daran, irrelevante Informationen in den Hintergrund zu drängen und nur die wichtigen Teile des Modells hervorzuheben. Sie können ein leistungsstarkes Tool erstellen, um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf die richtigen Probleme zu lenken und ihm dabei zu helfen, die richtigen Fragen zu stellen und die richtige Entscheidung zu treffen. Dem Prozess die richtige Richtung zu geben, ist ein viel besseres Gefühl, als nur zu zeigen, wie viel Zeit und Mühe für die Erstellung dieses Tools aufgewendet wurde. Aus diesem Grund ist es wichtig, Visualisierungstechniken für Finanzdaten zu verwenden.