為什麼應該遷移到 Google 表格
已發表: 2022-03-11幾年前，我工作的公司邁出了重要的一步，將其所有 11,000 名員工轉移到谷歌的 G Suite。 因此，從那時起，我幾乎每天都在使用 Sheets（電子表格）和 Slides（演示文稿）產品，學習它們的功能並體驗新的工作方式。
在本文中，我將分享一些我早期學到的最有用的 Google 表格功能，這些功能極大地提高了我的工作效率。 最後，我還將介紹 Google Apps 腳本，這是一種用於自動化工作流程和擴展 Google 表格功能的強大工具。 在以後的文章中，我將深入探討 Google Apps 腳本並演示入門教程。
但是，我不會對 Google 表格和 Excel 之間的功能進行比較。 它們的特徵變化如此之快，以至於這樣的分析在幾週內就會變得多餘。 相反，我將關注 Google 表格的優勢以及在線生產力工具的出現所帶來的新工作方式。 以我的經驗，有許多金融和商業專業人士仍在使用 Excel 電子表格，就像我們中的許多人在 10 多年前在前云時代學到的一樣。 我曾與許多人合作過，儘管他們可能已經改用 Google 表格，但仍然在舊的離線 Excel 模具中使用它，這意味著他們失去了許多提高生產力的功能。
除了列出優點之外，我還會談談我在這種轉變中所經歷的一些負面方面。 實際上只有兩個突出：一個是許多好處取決於與他人的協作，在這裡您會發現組織中不均衡的吸收將限制您使用某些功能的速度。 另一個是 Excel 不是一個獨立的工具：那裡有一個插件生態系統，其中許多插件（尚不）可用於 Google 表格，這意味著在某些情況下，您最終可能會同時兼顧這兩個應用程序。
谷歌表格的優勢
1. 協作
使用表格最直接的好處是能夠以全新的方式進行協作。 “舊式”的工作方式是使用某人必須“擁有”的主文件，然後（在最好的情況下）保存在共享的網絡文件夾中，或者通過電子郵件發送。
這就是 Sheets 真正閃耀的地方。 有幾種不同的協作模式，從您在同一文件中獨立工作且大部分時間在不同時間工作的異步模式，到實時同時協作編輯。 通過異步編輯，您可以使用評論功能來提醒人們並分配他們可以標記為已完成的任務。
與其他同事一起編輯電子表格是一種強大的工作方式。 與舊的工作方式相比，兩三個熟練掌握 Google 表格的人的生產力可以快速實時地共同構建財務或運營模型。 多個不同顏色的光標同時在屏幕上移動以構建模型，幾乎就像一幅畫的延時視頻。
也有不同類型的參與者的空間。 不是每個人都需要能夠編輯電子表格。 有不同級別的訪問權限，通過授予適當的人員正確的訪問級別來確保安全性和後代受到檢查。
2. 大規模工作
我和我的同事有一個誤解，認為表格適用於小型計算（或多或少類似於高級計算器），但不適用於較大的模型或數據集。 原來我們錯了。 在過去的幾年裡，我已經將它用於許多更大的運營和估值模型，並且對它的表現印象深刻。
我最近對從我們的 ERP 系統中提取的數據進行了一些分析工作，我正在處理一個包含大約 10 張工作表的數據集，每個工作表的大小從大約 25,000 到 100,000 行和最多 30 列不等（Google Sheets 的限制為 5每個工作簿百萬個單元格）。 這些表格通過一系列傳統的 VLOOKUP、INDEX、MATCH 和 SUMIF 公式相互構建。 在我的計算機上跨大約 25,000 行的列複製一個新公式大約需要 10 秒，這遠非瞬時，但不是障礙，因為：
- 表格在屏幕一角顯示了一個小而有用的進度條，這比 Excel 的凍結趨勢更讓人放心，讓您猜測它何時會完成。
- 隨著單元格的更新，您還可以繼續在活動工作簿中的其他位置工作。
連接到 Google BigQuery
為了分析（甚至）更大的數據集，Google Sheets 現在連接到 Google BigQuery，允許您使用 Google BigQuery 中的數據編寫和運行 SQL 查詢，並將結果直接輸入到 Sheets 中。
3. 創建圖表並鏈接到 Google 幻燈片
原始電子表格工作（“爭吵”）是財務專業人員日常生活的重要組成部分，但如果您無法以令人信服和令人信服的方式傳達您的發現，那麼即使是最好的分析也將價值有限。 這將我們帶到了金融工具箱的另外兩個主要部分：圖表和演示文稿。
G Suite 世界中的演示文稿是在 Google 幻燈片中製作的，不出所料，感覺就像 Microsoft PowerPoint。 Sheets 和 Slides 之間的鏈接效果很好，通過“更新”按鈕可以輕鬆確保演示文稿中的圖表和表格始終是最新的，該按鈕可以提取基礎建模、計算和假設的最新數據。
現在開始任何大型項目時，我要做的第一件事就是創建兩個文檔：一個在 Google 幻燈片中，另一個在 Google 表格中。 這些在整個項目中清晰地齊頭並進，為項目中的所有數據提供“單一事實來源”。
4.版本控制
如果您曾經經歷過無法恢復的電子表格崩潰的痛苦經歷，從而導致數小時的工作丟失，那麼您可能已經養成了經常保存新文件的習慣。 這可能會導致文件的大量迭代，並且版本更新繁瑣（v3.4.0、v3.4.1 等）
通過 G Suite 產品，由於版本控制，在項目的整個生命週期中確實可以只擁有一個文件。
版本控制可通過菜單中的“查看版本歷史記錄”訪問，允許您通過方便的時間線查看從一開始對文檔所做的所有編輯，以及進行每次更改的人的姓名。 沒錯——一切都立即得到了保存。 無需每 5-10 分鐘按 F12，增加版本號，然後保存，只為安心知道萬一崩潰不會丟失任何內容。
5. 不同文件中工作表之間的鏈接
雲生產力使鏈接功能更加優雅，並確保它確實有效！ 當然，可以在脫機 Excel 世界中引用其他工作簿，但是一旦將文件移出其原始文件夾位置，這往往會變得脆弱和中斷。 您經常會看到包含對某人硬盤驅動器上文件夾結構的模糊引用的單元格： C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ 。
Google 表格中的 IMPORTRANGE 功能可讓您無縫鏈接到其他表格文件。 無論文件是否被移動或重命名，數據將始終被鏈接，並且您無需擔心的問題就會減少。
6. 使用插件
我公司的許多人仍在使用 Excel（和 PowerPoint）的一個原因是，有許多插件尚不適用於 Google 表格和幻燈片。 示例包括 Oracle Hyperion 工具的 Smart View 插件和我在 Monte Carlo 模擬指南中演示的 @RISK 插件。 同樣，PowerPoint 的 think-cell 插件提供的圖表功能優於幻燈片中的功能。
儘管如此，谷歌表格和幻燈片具有廣泛的功能，稱為“附加組件”，它扮演著與微軟世界的插件類似的角色。 不幸的是，截至 2019 年 7 月，沒有對上述企業應用程序的支持，並且附加生態系統的自製性質意味著某些產品的質量有問題。 這意味著在公司環境中，當處理敏感數據時，我有時會猶豫是否使用附加組件。
7. 連接到外部數據源
將數據放入電子表格以供使用是一項基本需求，如果某些公司插件不可用，那麼有什麼可能呢？ 好吧，幸運的是，有很多選擇。 除了向後兼容 Excel 文件之外，Sheets 通過 XML、HTML 和 RSS 查詢提供了無限可能。
還有一些更有趣的選項值得一提，專門用於利用表格中的數據。 對於金融專業人士來說，GOOGLEFINANCE 公式可以用來學習，它可以讓您直接從 Google 金融中提取數據。 雖然無法與彭博等專業服務相媲美，但它仍然是獲取公共股票和貨幣信息的絕佳工具。
還有其他更通用的方法可以從 Web 獲取數據。 例如，直接從網站提取 HTML 表格或列表的功能在涉及您想要檢索和繼續使用的金融、市場或其他公開可用信息時可能很有用。
除了 Google BigQuery（之前討論過）之外，在撰寫本文時，非技術用戶沒有簡單的方法可以直接連接到數據庫，儘管該功能可供那些有權訪問開發人員技能和資源的人使用。
Google Apps 腳本
然而，這確實將我們帶到了 Google Apps Script，這是一個強大的工具，它為擴展和連接表格以及 G Suite 的所有部分提供了幾乎無限的可能性。 在以後的文章中，我將通過實用的介紹教程更詳細地介紹此功能。
那麼，有一個問題嗎？
在這篇文章中，我一直在宣傳 Google 表格和幻燈片。 但是，並非我組織中的每個人都有相同的感覺！ 我認為這是它的缺點之一：對於一種格式缺乏共識，無論是在軟件中還是在日常生活中（想想 8 軌與盒式磁帶），最終都會削弱整體效果。 就桌面軟件而言，人們越多地使用某種格式並了解其真正的力量，組織中的每個人都會獲得更多的利益和效率。
與任何軟件一樣，Google 表格也有一些小煩惱：鍵盤快捷鍵不是您所期望的，功能缺失或行為不符合您的要求等。但在許多情況下，這也是一個不公平的比較。 在企業和商業環境中，許多人在他們的整個工作生涯中一直在使用 Microsoft 生產力套件，這是無法與使用一組新工具的最初幾個月（甚至幾年）相比的經驗。
合作是關鍵
對於許多金融和商業專業人士來說，電子表格是最重要的工具之一，如果不是最重要的工具的話。 它們是我們的畫布、記事本和樂器！ 在整個職業生涯中，我們花費數百甚至數千小時來使用它們。 因此，與任何工作工具和環境一樣，我們需要我們的經驗，因此是愉快和高效的。
總而言之，我看到了使用 G Suite 等基於 Web 的生產力應用程序所帶來的協作功能和其他創新的巨大生產力優勢，而不是傳統的桌面應用程序。 在初級階段學習使用這些工具也有巨大的好處，正如我在本文中展示的提高生產力的方面。
Google 表格的優勢，加上使用這些工具所花費的大量時間，可以帶來巨大的收益，使個人和組織都受益。 如前所述，我將撰寫另一篇文章，詳細介紹 G Suite 中的宏和腳本。 這些是通過 Google Apps 腳本語言執行的，並且正如我將演示的那樣，它提供了無數種方法來自動化和簡化流程。
因此，如果您還沒有認真使用過 Google 表格，我強烈建議您試一試。 你可能會發現自己上癮了。