Pourquoi devriez-vous passer à Google Sheets

Il y a quelques années, l'entreprise pour laquelle je travaille a pris la décision importante de transférer l'ensemble de ses 11 000 employés vers la suite G de Google. Par conséquent, depuis lors, j'utilise les produits Sheets (feuilles de calcul) et Slides (présentations) presque quotidiennement, apprenant leurs fonctionnalités et expérimentant de nouvelles façons de travailler.

Dans cet article, je partagerai certaines des fonctionnalités Google Sheets les plus utiles que j'ai apprises au début, ce qui a considérablement amélioré ma productivité. Vers la fin, je fournirai également une introduction à Google Apps Script, un outil puissant pour automatiser les flux de travail et étendre les fonctionnalités de Google Sheets. Dans un article ultérieur, j'approfondirai Google Apps Script et présenterai un didacticiel pour démarrer.

Cependant, je ne ferai pas de comparaison de fonctionnalités entre Google Sheets et Excel ; leurs caractéristiques changent si rapidement qu'une telle analyse deviendrait redondante en quelques semaines. Au lieu de cela, je me concentrerai sur les avantages de Google Sheets et les nouvelles méthodes de travail que l'émergence des outils de productivité en ligne a permises. D'après mon expérience, de nombreux professionnels de la finance et des affaires travaillent encore avec des feuilles de calcul Excel de la même manière que beaucoup d'entre nous ont appris il y a plus de 10 ans à l'ère pré-cloud. J'ai travaillé avec de nombreuses personnes qui, même si elles sont passées à Google Sheets, l'utilisent toujours dans l'ancien moule Excel hors ligne, ce qui signifie qu'elles perdent un certain nombre de fonctionnalités améliorant la productivité.

En plus d'énumérer les avantages, j'aborderai également certains des aspects négatifs que j'ai vécus dans ce changement. Il n'y en a vraiment que deux qui se démarquent : le premier est que bon nombre des avantages dépendent de la collaboration avec les autres, et vous constaterez ici que l'adoption inégale dans l'organisation limitera la rapidité avec laquelle vous pouvez utiliser certaines des fonctionnalités. L'autre est qu'Excel n'est pas un outil autonome : il existe un écosystème de plugins, dont beaucoup ne sont pas (encore) disponibles pour Google Sheets, ce qui signifie que, dans certains cas, vous pouvez finir par jongler avec les deux applications.

Avantages de Google Sheets

1. Collaboration

L'avantage le plus immédiat de l'utilisation de Sheets réside dans la possibilité de collaborer de manière totalement nouvelle. L'« ancien style » de travail consisterait à utiliser un fichier maître que quelqu'un doit « posséder », qui est ensuite (dans le meilleur des cas) conservé dans un dossier réseau partagé, ou minutieusement envoyé par e-mail.

C'est là que Sheets brille vraiment. Il existe plusieurs modes de collaboration différents, allant de l'asynchrone où vous travaillez de manière indépendante et principalement à des moments différents, dans le même fichier, à l'édition collaborative simultanée en temps réel. Avec l'édition asynchrone, vous pouvez utiliser la fonction de commentaire pour alerter les gens et leur attribuer des tâches qu'ils peuvent ensuite marquer comme terminées.

L'édition d'une feuille de calcul en direct avec d'autres collègues est une méthode de travail puissante. La productivité de deux ou trois personnes qui sont toutes hautement qualifiées avec Google Sheets pour construire rapidement ensemble un modèle financier ou opérationnel en temps réel est vraiment un spectacle par rapport à l'ancienne méthode de travail. Les multiples curseurs de différentes couleurs, se déplaçant sur l'écran en même temps pour construire un modèle, ressemblent presque à une vidéo accélérée d'une peinture.

Il y a aussi de la place pour différents types de participants. Tout le monde n'a pas besoin de pouvoir modifier une feuille de calcul. Il existe des niveaux de droits d'accès, ce qui garantit que la sécurité et la postérité sont contrôlées en accordant aux personnes appropriées le niveau d'accès approprié.

2. Travailler à grande échelle

L'une des idées fausses que mes collègues et moi avions était la notion que Sheets convient aux petits calculs - plus ou moins comme une calculatrice avancée - mais pas utile pour les modèles ou ensembles de données plus volumineux. Il s'avère que nous nous sommes trompés. Je l'ai utilisé pour un certain nombre de modèles d'exploitation et d'évaluation plus importants au cours des dernières années et je suis très impressionné par les performances.

J'ai récemment effectué un travail d'analyse sur des données extraites de notre système ERP, où je travaillais avec un ensemble de données contenant environ 10 feuilles, chacune d'une taille allant d'environ 25 000 à 100 000 lignes et jusqu'à 30 colonnes (Google Sheets a une limite de 5 millions de cellules par classeur). Ces feuilles s'appuient chacune sur une série de formules traditionnelles VLOOKUP, INDEX, MATCH et SUMIF. La copie d'une nouvelle formule sur une colonne d'environ 25 000 lignes a pris environ 10 secondes sur mon ordinateur, ce qui est loin d'être instantané, mais pas gênant, en raison de :

1. Sheets affiche une petite barre de progression utile dans le coin de l'écran, ce qui est plus rassurant que la tendance d'Excel à se figer et à vous laisser deviner quand il se terminera.
2. Vous pouvez également continuer à travailler ailleurs dans le classeur actif pendant la mise à jour des cellules.

Connexion à Google BigQuery

Pour l'analyse d'ensembles de données (encore) plus volumineux, Google Sheets se connecte désormais à Google BigQuery, ce qui vous permet d'écrire et d'exécuter des requêtes SQL à l'aide de données dans Google BigQuery et d'obtenir les résultats directement dans Sheets.

3. Création de graphiques et lien vers Google Slides

Le travail de feuille de calcul brut (« querelles ») est une partie importante de la vie quotidienne du professionnel de la finance, mais même la meilleure analyse est d'une valeur limitée si vous n'êtes pas en mesure de communiquer vos conclusions de manière convaincante et convaincante. Cela nous amène à deux autres éléments de base de la boîte à outils financière : les graphiques et les présentations .

Les présentations dans le monde G Suite sont faites dans Google Slides qui, sans surprise, ressemble à Microsoft PowerPoint. Le lien entre les feuilles et les diapositives fonctionne très bien et permet de s'assurer facilement que les graphiques et les tableaux de votre présentation sont toujours à jour grâce à un bouton "Mettre à jour" qui affiche les dernières données de la modélisation, des calculs et des hypothèses sous-jacents.

Lorsque je démarre un grand projet maintenant, l'une des premières choses que je fais est de créer deux documents : l'un dans Google Slides et l'autre dans Google Sheets. Celles-ci vont de pair tout au long du projet, fournissant cette "source unique de vérité" pour toutes les données du projet.

4. Contrôle des versions

Si vous avez déjà vécu l'expérience douloureuse d'un plantage de feuille de calcul irrécupérable, entraînant des heures de travail perdues, vous avez peut-être pris l'habitude d'enregistrer fréquemment de nouveaux fichiers. Cela peut se traduire par de nombreuses itérations de fichiers avec des mises à jour de version fastidieuses (v3.4.0, v3.4.1, etc.)

Grâce aux produits G Suite, il est vraiment possible de n'avoir qu'un seul fichier tout au long de la vie du projet, grâce au contrôle de version.

Le contrôle de version, accessible via "Voir l'historique des versions" dans le menu, vous permet de voir toutes les modifications apportées à un document depuis le tout début via une chronologie pratique, ainsi que le nom de la personne qui a effectué chaque modification. C'est vrai, tout est enregistré, instantanément. Pas besoin d'appuyer sur F12 toutes les 5 à 10 minutes, d'incrémenter le numéro de version et de sauvegarder, juste pour avoir l'esprit tranquille en sachant que rien n'est perdu en cas de plantage.

5. Liaison entre les feuilles dans différents fichiers

La productivité du cloud rend la fonctionnalité de liaison beaucoup plus élégante et garantit son bon fonctionnement ! Il est bien sûr possible de référencer d'autres classeurs dans le monde Excel hors ligne, mais cela a tendance à être fragile et à se casser une fois que les fichiers sont déplacés hors de leur emplacement de dossier d'origine. Vous verrez souvent des cellules contenant des références obscures à une structure de dossiers sur le disque dur de quelqu'un : C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

La fonction IMPORTRANGE de Google Sheets vous permet d'établir un lien transparent avec d'autres fichiers Sheets. Que le fichier soit déplacé ou renommé, les données seront toujours liées et resteront un problème de moins pour vous.

6. Travailler avec des plugins

L'une des raisons pour lesquelles un certain nombre de personnes dans mon entreprise utilisent encore Excel (et PowerPoint) est qu'il existe un certain nombre de plug-ins qui ne sont pas encore disponibles pour Google Sheets et Slides. Les exemples incluent le plug-in Smart View pour l'outil Hyperion d'Oracle et le plug-in @RISK que j'ai présenté dans un guide des simulations de Monte Carlo. De même, le plugin think-cell de PowerPoint offre une fonctionnalité de graphique qui peut être supérieure à ce qui est possible dans Slides.

Néanmoins, Google Sheets et Slides disposent de fonctionnalités étendues appelées "Add-ons", qui remplissent un rôle similaire aux plugins du monde Microsoft. Malheureusement, depuis juillet 2019, les applications d'entreprise mentionnées ci-dessus ne sont pas prises en charge et la nature homebrew de l'écosystème complémentaire signifie que certaines des offres ont une qualité douteuse. Cela signifie que dans un contexte d'entreprise, lorsque je travaille avec des données sensibles, j'hésite parfois à utiliser des modules complémentaires.

7. Connexion à des sources de données externes

Obtenir des données dans une feuille de calcul pour travailler est un besoin fondamental, et sans que certains des plugins d'entreprise ne soient pas disponibles, qu'est-ce qui est alors possible ? Eh bien, heureusement, il existe de nombreuses options. En plus d'avoir une compatibilité descendante avec les fichiers Excel, Sheets offre des possibilités infinies grâce aux requêtes XML, HTML et RSS.

Il existe quelques options plus intéressantes à mentionner spécifiquement pour exploiter les données dans Sheets. Pour les professionnels de la finance, la formule GOOGLEFINANCE peut être utile à connaître, ce qui vous permet d'extraire des données directement de Google Finance. Bien que non comparable à un service professionnel tel que Bloomberg, c'est néanmoins un excellent outil d'information sur les actions et les devises publiques.

Il existe d'autres moyens plus généraux d'obtenir des données à partir du Web. La fonctionnalité d'extraction d'un tableau ou d'une liste HTML directement à partir d'un site Web peut, par exemple, être utile lorsqu'il s'agit d'informations financières, de marché ou autres accessibles au public que vous souhaitez récupérer et continuer à utiliser.

Mis à part Google BigQuery (discuté précédemment), il n'y a, au moment de la rédaction, aucun moyen simple pour l'utilisateur non technique de se connecter directement à une base de données, bien que la fonctionnalité soit disponible pour ceux qui ont accès aux compétences et aux ressources des développeurs.

Script d'applications Google

Cela nous amène cependant à Google Apps Script, un outil puissant qui ouvre des possibilités presque illimitées pour étendre et connecter non seulement Sheets mais toutes les parties de G Suite. Dans un prochain article, j'aborderai plus en détail cette fonctionnalité à travers un tutoriel d'introduction pratique.

Alors, y a-t-il un hic ?

J'ai évangélisé Google Sheets et Slides dans cet article. Cependant, tout le monde dans mon organisation ne ressent pas la même chose ! Et je pense que c'est l'un de ses inconvénients : l'absence de consensus sur un format, que ce soit dans les logiciels ou même dans la vie de tous les jours (pensez aux cassettes 8 pistes par rapport aux cassettes), finit par diluer l'effet global. Dans le cas des logiciels de bureau, plus les gens utilisent un certain format et comprennent ses véritables pouvoirs, plus les avantages et l'efficacité sont gagnés pour tout le monde dans l'organisation.

Google Sheets, comme tout logiciel, a ses petits désagréments : un raccourci clavier qui ne correspond pas à ce à quoi vous vous attendez, une fonctionnalité manquante ou qui ne se comporte pas comme vous le souhaitez, etc. Dans de nombreux cas cependant, c'est aussi un comparaison injuste. Dans les entreprises et les entreprises, de nombreuses personnes ont utilisé la suite de productivité Microsoft tout au long de leur vie professionnelle, une expérience qui ne peut être comparée aux premiers mois (voire années) de travail avec un nouvel ensemble d'outils.

La collaboration est la clé

Les feuilles de calcul sont l'un des outils les plus importants, sinon l' outil le plus important, pour de nombreux professionnels de la finance et des affaires. Ce sont nos toiles, nos blocs-notes et nos instruments ! Nous passons des centaines, voire des milliers d'heures à les utiliser au cours d'une carrière. Ainsi, comme pour tout outil et environnement de travail, nous avons besoin que nos expériences soient donc agréables et efficaces.

En résumé, j'ai constaté d'énormes avantages en termes de productivité grâce aux fonctionnalités de collaboration et aux autres innovations associées à l'utilisation d'applications de productivité Web telles que G Suite par rapport à leurs homologues de bureau traditionnels. Il y a aussi d'immenses avantages à apprendre à utiliser ces outils après le niveau élémentaire, comme je l'ai démontré dans cet article avec des aspects améliorant la productivité.

Les avantages de Google Sheets, multipliés par le nombre considérable d'heures passées avec ces outils, peuvent s'additionner à des gains considérables, profitant à la fois à l'individu et à l'organisation. Comme mentionné, j'écrirai un autre article qui détaillera les macros et les scripts dans G Suite. Celles-ci sont exécutées via le langage Google Apps Script et, comme je vais le démontrer, offrent un nombre apparemment infini de façons d'automatiser et de rationaliser les processus.

Donc, si vous n'avez pas encore travaillé sérieusement avec Google Sheets, je vous recommande fortement de l'essayer. Vous pourriez vous retrouver accro.