Dlaczego powinieneś przejść do Arkuszy Google

Kilka lat temu firma, w której pracuję, zrobiła znaczący krok, przenosząc wszystkich 11 000 pracowników do Google G Suite. W związku z tym od tego czasu prawie codziennie korzystam z produktów Arkusze (arkusze kalkulacyjne) i Prezentacje (prezentacje), poznając ich funkcjonalność i doświadczając nowych sposobów pracy.

W tym artykule podzielę się niektórymi z najbardziej przydatnych funkcji Arkuszy Google, których nauczyłem się na początku, co znacznie poprawiło moją produktywność. Na koniec przedstawię również wprowadzenie do Google Apps Script, potężnego narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i rozszerzania funkcjonalności Arkuszy Google. W kolejnym artykule omówię bardziej szczegółowo Google Apps Script i zademonstruję samouczek ułatwiający rozpoczęcie pracy.

Nie będę jednak porównywał funkcji Arkuszy Google i Excela; ich cechy zmieniają się tak szybko, że taka analiza stałaby się zbędna w ciągu kilku tygodni. Zamiast tego skupię się na zaletach Arkuszy Google i nowych sposobach pracy, które umożliwiło pojawienie się narzędzi zwiększających produktywność online. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​jest wielu specjalistów od finansów i biznesu, którzy nadal pracują z arkuszami kalkulacyjnymi Excela w taki sam sposób, w jaki wielu z nas nauczyło się ponad 10 lat temu w erze przed chmurą. Pracowałem z wieloma osobami, które mimo że przeszły na Arkusze Google, nadal używają ich w starej formie offline Excela, co oznacza, że ​​tracą na wielu funkcjach zwiększających produktywność.

Oprócz wymienienia zalet, poruszę również niektóre z negatywnych aspektów, których doświadczyłem podczas tej zmiany. Tak naprawdę wyróżniają się tylko dwa: po pierwsze, wiele korzyści zależy od współpracy z innymi, a tutaj zobaczysz, że nierównomierne przyjęcie w organizacji ograniczy szybkość, z jaką możesz korzystać z niektórych funkcji. Po drugie, Excel nie jest samodzielnym narzędziem: istnieje ekosystem wtyczek, z których wiele nie jest (jeszcze) dostępnych dla Arkuszy Google, co oznacza, że ​​w niektórych przypadkach możesz żonglować obiema aplikacjami.

Zalety Arkuszy Google

1. Współpraca

Najbardziej bezpośrednią korzyścią z używania Arkuszy jest możliwość współpracy na zupełnie nowe sposoby. „Starym stylem” pracy byłoby używanie głównego pliku, który ktoś musi „posiadać”, który jest następnie (w najlepszym przypadku) przechowywany w udostępnionym folderze sieciowym lub starannie wysyłany pocztą e-mail.

Tutaj Arkusze naprawdę błyszczą. Istnieje kilka różnych trybów współpracy, od asynchronicznego, w którym pracujesz niezależnie i przeważnie w różnym czasie, w tym samym pliku, po równoczesną edycję grupową w czasie rzeczywistym. Dzięki edycji asynchronicznej możesz używać funkcji komentowania, aby ostrzegać osoby i przypisywać im zadania, które mogą następnie oznaczyć jako ukończone.

Edytowanie arkusza kalkulacyjnego na żywo z innymi współpracownikami to potężny sposób pracy. Wydajność dwóch lub trzech osób, które mają wysokie kwalifikacje w posługiwaniu się Arkuszami Google, szybko budują wspólnie model finansowy lub operacyjny w czasie rzeczywistym, to naprawdę widok w porównaniu ze starym sposobem pracy. Wiele kursorów w różnych kolorach, poruszających się jednocześnie po ekranie, aby zbudować model, jest prawie jak film poklatkowy przedstawiający obraz.

Jest też miejsce dla różnych typów uczestników. Nie każdy musi mieć możliwość edytowania arkusza kalkulacyjnego. Istnieją poziomy praw dostępu, co zapewnia kontrolę bezpieczeństwa i potomności poprzez przyznanie odpowiednim osobom odpowiedniego poziomu dostępu.

2. Praca na wagę

Jednym z nieporozumień, które mieliśmy z moimi kolegami, było przekonanie, że Arkusze nadają się do małych obliczeń — mniej więcej jak zaawansowany kalkulator — ale nie są przydatne w przypadku większych modeli lub zbiorów danych. Okazuje się, że się myliliśmy. Używałem go do wielu większych modeli operacyjnych i wyceny w ciągu ostatnich lat i jestem pod wrażeniem wyników.

Ostatnio wykonałem kilka prac analitycznych na danych wyodrębnionych z naszego systemu ERP, gdzie pracowałem z zestawem danych zawierającym około 10 arkuszy, każdy o rozmiarze od około 25 000 do 100 000 wierszy i do 30 kolumn (Arkusze Google mają limit 5 milion komórek na skoroszyt). Każdy z tych arkuszy opiera się na szeregu tradycyjnych formuł WYSZUKAJ.PIONOWO, INDEKS, DOPASUJ i SUMA.JEŻELI. Kopiowanie nowej formuły do ​​kolumny składającej się z około 25 000 wierszy zajęło na moim komputerze około 10 sekund, co nie jest natychmiastowe, ale nie stanowi przeszkody ze względu na:

1. Arkusze wyświetlają mały, pomocny pasek postępu w rogu ekranu, co jest bardziej uspokajające niż tendencja programu Excel do zawieszania się i pozostawiania zgadywania, kiedy się zakończy.
2. Możesz także kontynuować pracę w innym miejscu aktywnego skoroszytu, gdy komórki są aktualizowane.

Łączenie z Google BigQuery

Na potrzeby analizy (nawet) większych zbiorów danych Arkusze Google łączą się teraz z Google BigQuery, umożliwiając pisanie i uruchamianie zapytań SQL przy użyciu danych w Google BigQuery i uzyskiwanie wyników bezpośrednio do Arkuszy.

3. Tworzenie wykresów i linkowanie do Prezentacji Google

Praca z surowym arkuszem kalkulacyjnym („kłótnia”) jest ważną częścią codziennego życia specjalisty ds. finansów, ale nawet najlepsza analiza ma ograniczoną wartość, jeśli nie jesteś w stanie przekazać swoich wyników w przekonujący i przekonujący sposób. To prowadzi nas do dwóch innych podstawowych elementów zestawu narzędzi finansowych: wykresów i prezentacji .

Prezentacje w świecie G Suite są tworzone w Prezentacjach Google, które, jak można się spodziewać, przypominają Microsoft PowerPoint. Połączenie między Arkuszami a slajdami działa bardzo dobrze i ułatwia zapewnienie, że wykresy i tabele w prezentacji są zawsze aktualne za pomocą przycisku „Aktualizuj”, który pobiera najnowsze dane dotyczące modelowania, obliczeń i założeń.

Rozpoczynając teraz jakikolwiek duży projekt, jedną z pierwszych rzeczy, które robię, jest tworzenie dwóch dokumentów: jednego w Prezentacjach Google, a drugiego w Arkuszach Google. Te idą w parze przez cały projekt, zapewniając „jedno źródło prawdy” dla wszystkich danych w projekcie.

4. Kontrola wersji

Jeśli kiedykolwiek doświadczyłeś bolesnej awarii arkusza kalkulacyjnego, której nie udało się odzyskać, skutkującej godzinami utraty pracy, możesz mieć wyrobiony nawyk częstego zapisywania nowych plików. Może to skończyć się licznymi iteracjami plików z żmudnymi aktualizacjami wersji (v3.4.0, v3.4.1 itd.)

Dzięki produktom G Suite naprawdę możliwe jest posiadanie tylko jednego pliku przez cały czas trwania projektu dzięki kontroli wersji.

Kontrola wersji, dostępna poprzez „Zobacz historię wersji” w menu, pozwala zobaczyć wszystkie zmiany wprowadzone w dokumencie od samego początku na poręcznej osi czasu, wraz z nazwiskiem osoby, która dokonała każdej zmiany. Zgadza się — wszystko jest natychmiast zapisywane. Nie musisz naciskać F12 co 5-10 minut, zwiększać numeru wersji i zapisywać, aby mieć spokój ducha, wiedząc, że nic nie zostanie utracone w przypadku awarii.

5. Łączenie między arkuszami w różnych plikach

Produktywność w chmurze sprawia, że ​​funkcjonalność łącza jest o wiele bardziej elegancka i zapewnia, że ​​faktycznie działa! Oczywiście możliwe jest odwoływanie się do innych skoroszytów w świecie Excela offline, ale zwykle jest to kruche i pęka, gdy pliki zostaną przeniesione z oryginalnej lokalizacji folderu. Często zobaczysz komórki zawierające niejasne odniesienia do struktury folderów na czyimś dysku twardym: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

Funkcja IMPORTRANGE w Arkuszach Google umożliwia bezproblemowe łączenie się z innymi plikami Arkuszy. Bez względu na to, czy plik zostanie przeniesiony, czy zmieniona nazwa, dane zawsze będą połączone i pozostaną o jeden problem mniej, o który będziesz się martwić.

6. Praca z wtyczkami

Jednym z powodów, dla których wiele osób w mojej firmie nadal używa programu Excel (i PowerPoint), jest to, że istnieje wiele wtyczek, które nie są jeszcze dostępne dla Arkuszy i Prezentacji Google. Przykłady obejmują wtyczkę Smart View do narzędzia Oracle Hyperion oraz wtyczkę @RISK, którą zademonstrowałem w przewodniku po symulacjach Monte Carlo. Podobnie wtyczka Think-cell programu PowerPoint oferuje funkcje wykresów, które mogą być lepsze niż to, co jest możliwe w Prezentacjach.

Niemniej jednak Arkusze i Prezentacje Google mają szeroką funkcjonalność o nazwie „Dodatki”, która pełni podobną rolę do wtyczek świata Microsoft. Niestety, od lipca 2019 r. nie ma wsparcia dla wymienionych wyżej aplikacji korporacyjnych, a homebrew ekosystemu dodatków powoduje, że niektóre oferty mają wątpliwą jakość. Oznacza to, że w kontekście korporacyjnym, pracując z danymi wrażliwymi, czasami niechętnie korzystam z dodatków.

7. Łączenie się z zewnętrznymi źródłami danych

Wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego do pracy jest podstawową potrzebą, a bez niedostępności niektórych wtyczek korporacyjnych, co jest wtedy możliwe? Na szczęście opcji jest wiele. Oprócz wstecznej kompatybilności z plikami Excela, Arkusze oferują nieskończone możliwości dzięki zapytaniom XML, HTML i RSS.

Jest kilka ciekawszych opcji, o których warto wspomnieć, szczególnie w przypadku wykorzystywania danych w Arkuszach. Dla finansistów przydatna może być formuła GOOGLEFINANCE, która umożliwia pobieranie danych bezpośrednio z Google Finance. Chociaż nie można go porównać z profesjonalną usługą, taką jak Bloomberg, jest to jednak doskonałe narzędzie do informacji o akcjach publicznych i walutach.

Istnieją inne, bardziej ogólne sposoby pobierania danych z sieci. Funkcjonalność wyodrębniania tabeli lub listy HTML bezpośrednio z witryny internetowej może być przydatna na przykład w przypadku informacji finansowych, rynkowych lub innych publicznie dostępnych informacji, które chcesz pobrać i kontynuować pracę.

Oprócz Google BigQuery (omówionego wcześniej) nie ma — od chwili pisania — prostego sposobu na bezpośrednie połączenie się użytkownika nietechnicznego z bazą danych, chociaż funkcja ta jest dostępna dla osób z dostępem do umiejętności i zasobów programistów.

Skrypt Aplikacji Google

To jednak prowadzi nas do Google Apps Script, potężnego narzędzia, które otwiera niemal nieograniczone możliwości rozszerzania i łączenia nie tylko Arkuszy, ale wszystkich części G Suite. W przyszłym artykule omówię tę funkcję bardziej szczegółowo w praktycznym samouczku wprowadzającym.

Więc czy jest haczyk?

W tym artykule ewangelizuję Arkusze i Prezentacje Google. Jednak nie wszyscy w mojej organizacji czują się tak samo! I myślę, że jest to jedna z jego wad: brak konsensusu co do formatu, czy to w oprogramowaniu, czy nawet w życiu codziennym (myślę, że 8-ścieżkowa kontra kaseta magnetofonowa), ostatecznie osłabia ogólny efekt. W przypadku oprogramowania desktopowego, im bardziej ludzie korzystają z określonego formatu i rozumieją jego prawdziwe możliwości, tym więcej korzyści i wydajności osiągają wszyscy w organizacji.

Arkusze Google, jak każde oprogramowanie, mają swoje drobne niedogodności: skrót klawiaturowy, który nie jest tym, czego można by się spodziewać, funkcja, której brakuje lub nie zachowuje się tak, jak chcesz itp. W wielu przypadkach jest to jednak również nieuczciwe porównanie. W środowisku korporacyjnym i biznesowym wiele osób korzystało z pakietu biurowego Microsoft przez całe życie zawodowe, co jest doświadczeniem, którego nie można porównać z pierwszymi miesiącami (a nawet latami) pracy z nowym zestawem narzędzi.

Współpraca jest kluczowa

Arkusze kalkulacyjne to jedno z najważniejszych narzędzi, jeśli nie najważniejsze, dla wielu specjalistów z dziedziny finansów i biznesu. To nasze płótna, nasze notatniki i nasze instrumenty! Spędzamy setki, jeśli nie tysiące godzin, korzystając z nich w trakcie całej kariery. Tak więc, jak w przypadku każdego narzędzia pracy i środowiska, nasze doświadczenia muszą być przyjemne i wydajne.

Podsumowując, zauważyłem ogromne korzyści w zakresie produktywności dzięki funkcjom współpracy i innym innowacjom związanym z używaniem internetowych aplikacji biurowych, takich jak G Suite, w porównaniu z ich tradycyjnymi odpowiednikami na komputery stacjonarne. Istnieją również ogromne korzyści z nauki korzystania z tych narzędzi na poziomie podstawowym, co pokazałem w tym artykule z aspektami zwiększającymi produktywność.

Zalety Arkuszy Google, pomnożone przez ogromną liczbę godzin spędzonych z tymi narzędziami, mogą dać ogromne korzyści, z korzyścią zarówno dla osoby, jak i organizacji. Jak wspomniałem, będę pisał kolejny artykuł, w którym szczegółowo omówię makra i skrypty w G Suite. Są one wykonywane za pomocą języka Google Apps Script i, jak pokażę, oferują pozornie nieskończoną liczbę sposobów automatyzacji i usprawnienia procesów.

Tak więc, jeśli nie pracowałeś jeszcze poważnie z Arkuszami Google, zdecydowanie polecam wziąć je na przejażdżkę. Możesz się uzależnić.