Neden Google E-Tablolar'a Geçmelisiniz?

Birkaç yıl önce çalıştığım şirket, 11.000 çalışanını Google'ın G Suite'ine taşımak gibi önemli bir adım attı. Sonuç olarak, o zamandan beri E-Tablolar (e-tablolar) ve Slaytlar (sunular) ürünlerini neredeyse her gün kullanıyor, işlevlerini öğreniyor ve yeni çalışma yöntemlerini deneyimliyorum.

Bu makalede, erken öğrendiğim ve üretkenliğimi önemli ölçüde artıran en kullanışlı Google E-Tablolar özelliklerinden bazılarını paylaşacağım. Sonlara doğru, iş akışlarını otomatikleştirmek ve Google E-Tablolar'ın işlevselliğini genişletmek için güçlü bir araç olan Google Apps Komut Dosyası'na da bir giriş yapacağım. Daha sonraki bir makalede, Google Apps Komut Dosyası'nın derinliklerine ineceğim ve başlangıç ​​için bir eğitim göstereceğim.

Ancak, Google E-Tablolar ve Excel arasında bir özellik karşılaştırması yapmayacağım; özellikleri o kadar hızlı değişir ki, bu tür analizler haftalar içinde gereksiz hale gelir. Bunun yerine, Google E-Tablolar'ın avantajlarına ve çevrimiçi üretkenlik araçlarının ortaya çıkmasının sağladığı yeni çalışma yöntemlerine odaklanacağım. Deneyimlerime göre, çoğumuzun bulut öncesi çağda 10 yıl önce öğrendiği gibi Excel elektronik tablolarıyla hâlâ çalışan birçok finans ve işletme uzmanı var. Google E-Tablolar'a geçmiş olsalar bile, onu eski çevrimdışı Excel kalıbında kullanmaya devam eden birçok kişiyle çalıştım, bu da üretkenliği artıran bir dizi özelliği kaybettikleri anlamına geliyor.

Avantajlarını sıralamanın yanı sıra bu geçişte yaşadığım bazı olumsuzluklara da değineceğim. Gerçekten öne çıkan sadece iki tane var: Birincisi, faydaların birçoğunun başkalarıyla işbirliğine bağlı olmasıdır ve burada, kuruluştaki eşit olmayan alımın, bazı özellikleri ne kadar hızlı kullanıma alabileceğiniz konusunda sınırlamalar getireceğini göreceksiniz. Diğeri, Excel'in bağımsız bir araç olmamasıdır: Dışarıda, çoğu (henüz) Google E-Tablolar için mevcut olmayan bir eklenti ekosistemi vardır; bu, bazı durumlarda, her iki uygulamada da hokkabazlık yapabileceğiniz anlamına gelir.

Google E-Tablolar'ın Avantajları

1. İşbirliği

E-Tablolar'ı kullanmanın en acil yararı, tamamen yeni yöntemlerle ortak çalışma yeteneğidir. Çalışmanın "eski tarzı", birinin "sahip olması" gereken ve daha sonra (en iyi durumda) paylaşılan bir ağ klasöründe tutulan veya özenle e-postayla gönderilen bir ana dosya kullanmak olacaktır.

İşte burada Sheets gerçekten parlıyor. Aynı dosyada bağımsız olarak ve çoğunlukla farklı zamanlarda çalıştığınız eşzamansız moddan gerçek zamanlı eşzamanlı ortak düzenlemeye kadar birçok farklı işbirliği modu vardır. Eşzamansız düzenleme ile, kişileri uyarmak ve daha sonra tamamlandı olarak işaretleyebilecekleri görevler atamak için yorum özelliğini kullanabilirsiniz.

Bir e-tabloyu diğer iş arkadaşlarınızla canlı olarak düzenlemek, güçlü bir çalışma yöntemidir. Google E-Tablolar konusunda son derece yetenekli iki veya üç kişinin hızlı bir şekilde birlikte gerçek zamanlı olarak bir finansal veya işletim modeli oluşturmasının üretkenliği, eski çalışma yöntemine kıyasla gerçekten bir manzara. Bir model oluşturmak için ekranda aynı anda hareket eden farklı renklerde birden fazla imleç, neredeyse bir resmin hızlandırılmış videosu gibidir.

Farklı katılımcı türleri için de yer vardır. Herkesin bir e-tabloyu düzenleyebilmesi gerekmez. Uygun kişilere doğru erişim düzeyi vererek güvenliğin ve gelecek nesillerin kontrol altında tutulmasını sağlayan erişim hakları seviyeleri vardır.

2. Ölçekte Çalışmak

Meslektaşlarım ve benim sahip olduğumuz yanılgılardan biri, Sheets'in küçük hesaplamalar için iyi olduğu - aşağı yukarı gelişmiş bir hesap makinesi gibi - ancak daha büyük modeller veya veri kümeleri için kullanışlı olmadığı fikriydi. Hatalı olduğumuz ortaya çıktı. Geçen yıllarda bir dizi daha büyük işletme ve değerleme modeli için kullandım ve performanstan çok etkilendim.

Yakın zamanda, her biri yaklaşık 25.000 ila 100.000 satır ve 30'a kadar sütun arasında değişen yaklaşık 10 sayfadan oluşan bir veri kümesiyle çalıştığım ERP sistemimizden çıkarılan veriler üzerinde bazı analiz çalışmaları yaptım (Google E-Tablolar'ın sınırı 5'tir. çalışma kitabı başına milyon hücre). Bu sayfaların her biri, bir dizi geleneksel VLOOKUP, INDEX, MATCH ve SUMIF formülleri aracılığıyla birbirinin üzerine inşa edilmiştir. Yeni bir formülün yaklaşık 25.000 satırlık bir sütuna kopyalanması, bilgisayarımda yaklaşık 10 saniye sürdü, bu anlık olmaktan çok uzak, ancak aşağıdakiler nedeniyle bir engel teşkil etmiyor:

1. Sayfalar, ekranın köşesinde, Excel'in donma eğiliminden daha güven verici olan ve ne zaman tamamlanacağını tahmin etmenizi sağlayan küçük, yardımcı bir ilerleme çubuğu gösterir.
2. Hücreler güncellenirken etkin çalışma kitabında başka bir yerde de çalışmaya devam edebilirsiniz.

Google BigQuery'ye bağlanma

Google E-Tablolar, (hatta) daha büyük veri kümelerinin analizi için artık Google BigQuery'ye bağlanarak, Google BigQuery'deki verileri kullanarak SQL sorguları yazmanıza ve çalıştırmanıza ve sonuçları doğrudan E-Tablolar'a almanıza olanak tanır.

3. Grafikler Oluşturma ve Google Slaytlara Bağlantı Verme

Ham elektronik tablo çalışması (“tartışma”) finans profesyonelinin günlük yaşamının önemli bir parçasıdır, ancak bulgularınızı ikna edici ve ikna edici bir şekilde iletemiyorsanız, en iyi analiz bile sınırlı değere sahiptir. Bu bizi finans araç kutusunun diğer iki temel unsuruna getiriyor: çizelgeler ve sunumlar .

G Suite dünyasındaki sunumlar, şaşırtıcı olmayan bir şekilde Microsoft PowerPoint gibi hissettiren Google Slaytlar'da yapılır. E-Tablolar ve Slaytlar arasındaki bağlantı çok iyi çalışır ve temel modelleme, hesaplamalar ve varsayımların en son verilerini çeken bir "Güncelle" düğmesi aracılığıyla sununuzdaki çizelgelerin ve tabloların her zaman güncel olmasını sağlamayı kolaylaştırır.

Şimdi herhangi bir büyük projeye başlarken yaptığım ilk şeylerden biri iki belge oluşturmaktır: biri Google Slaytlar'da, diğeri Google E-Tablolar'da. Bunlar proje boyunca temiz bir şekilde el ele gider ve projedeki tüm veriler için bu "tek gerçek kaynağı" sağlar.

4. Sürüm Kontrolü

Kurtarmanın ötesinde bir elektronik tablo çökmesi gibi acı verici bir deneyim yaşadıysanız ve saatlerce çalışma kaybına neden olduysanız, yeni dosyaları sık sık kaydetme alışkanlığınız gelişmiş olabilir. Bu, sıkıcı sürüm güncellemeleri (v3.4.0, v3.4.1, vb.)

G Suite ürünleri sayesinde, sürüm kontrolü sayesinde proje ömrü boyunca yalnızca bir dosyaya sahip olmak gerçekten mümkün.

Menüdeki "Sürüm geçmişine bak" üzerinden erişilebilen sürüm kontrolü, bir belgede en başından beri yapılan tüm düzenlemeleri, her değişikliği yapan kişinin adıyla birlikte kullanışlı bir zaman çizelgesi aracılığıyla görmenizi sağlar. Bu doğru—her şey anında kaydedilir. Her 5-10 dakikada bir F12'ye basmaya, sürüm numarasını artırmaya ve kaydetmeye gerek yok, sadece bir çökme durumunda hiçbir şeyin kaybolmadığını bilerek içiniz rahat olsun.

5. Farklı Dosyalardaki Sayfalar Arasında Bağlantı Oluşturma

Bulut üretkenliği, bağlantı işlevselliğini çok daha zarif hale getirir ve gerçekten çalışmasını sağlar! Elbette, çevrimdışı Excel dünyasındaki diğer çalışma kitaplarına başvurmak mümkündür, ancak bu, dosyalar orijinal klasör konumlarından taşındığında kırılgan olma ve kırılma eğilimi gösterir. Birinin sabit diskindeki bir klasör yapısına belirsiz referanslar içeren hücreleri sık sık görürsünüz: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

Google E-Tablolar'daki IMPORTRANGE işlevi, diğer E-Tablolar dosyalarına sorunsuz bir şekilde bağlanmanıza olanak tanır. Dosyanın taşınıp taşınmayacağından veya yeniden adlandırıldığından bağımsız olarak, veriler her zaman bağlantılı olacak ve endişelenmeniz için daha az sorun olarak kalacaktır.

6. Eklentilerle Çalışmak

Şirketimdeki bazı kişilerin hala Excel (ve PowerPoint) kullanmasının bir nedeni, Google E-Tablolar ve Slaytlar için henüz mevcut olmayan çok sayıda eklenti olmasıdır. Örnekler, Oracle'ın Hyperion aracı için Smart View eklentisini ve Monte Carlo simülasyonları kılavuzunda gösterdiğim @RISK eklentisini içerir. Benzer şekilde, PowerPoint'in düşünce hücresi eklentisi, Slaytlar'da mümkün olandan daha üstün olabilecek grafik işlevselliği sunar.

Bununla birlikte, Google E-Tablolar ve Slaytlar, Microsoft dünyasının eklentilerine benzer bir rolü dolduran "Eklentiler" adlı geniş kapsamlı işlevselliğe sahiptir. Ne yazık ki, Temmuz 2019 itibariyle, yukarıda bahsedilen kurumsal uygulamalar için destek yoktur ve eklenti ekosisteminin homebrew doğası, bazı tekliflerin şüpheli kaliteye sahip olduğu anlamına gelir. Bu, kurumsal bağlamda hassas verilerle çalışırken bazen eklentileri kullanmakta tereddüt ettiğim anlamına gelir.

7. Harici Veri Kaynaklarına Bağlanma

Çalışmak için verileri bir elektronik tabloya almak temel bir ihtiyaçtır ve bazı kurumsal eklentiler kullanılamıyorsa, o zaman ne mümkün olabilir? Neyse ki, birçok seçenek var. Excel dosyalarıyla geriye dönük uyumluluğun yanı sıra, E-Tablolar XML, HTML ve RSS sorguları aracılığıyla sonsuz olanaklar sunar.

E-Tablolar'daki verileri kullanmak için özellikle bahsetmeye değer birkaç ilginç seçenek daha var. Finans uzmanları için, verileri doğrudan Google Finans'tan çekmenize olanak tanıyan GOOGLEFINANCE formülü hakkında bilgi edinmek yararlı olabilir. Bloomberg gibi profesyonel bir hizmetle karşılaştırılamasa da, yine de halka açık hisse senedi ve para birimi bilgileri için mükemmel bir araçtır.

Web'den veri almanın başka, daha genel yolları da vardır. Doğrudan bir web sitesinden bir HTML tablosunu veya listesini çıkarma işlevi, örneğin, almak ve birlikte çalışmaya devam etmek istediğiniz finans, piyasa veya kamuya açık diğer bilgiler söz konusu olduğunda yararlı olabilir.

Google BigQuery'nin (daha önce tartışılan) dışında, teknik bilgisi olmayan kullanıcıların doğrudan bir veritabanına bağlanmasının basit bir yolu yoktur, ancak işlevsellik geliştirici becerilerine ve kaynaklarına erişimi olanlar için mevcuttur.

Google Apps Komut Dosyası

Ancak bu bizi, yalnızca E-Tablolar'ı değil, G Suite'in tüm bölümlerini genişletmek ve bağlamak için neredeyse sınırsız olanaklar sunan güçlü bir araç olan Google Apps Komut Dosyasına getiriyor. Gelecekteki bir makalede, pratik bir giriş eğitimi aracılığıyla bu işlevselliğe daha ayrıntılı olarak gireceğim.

Peki Yakalanma Var mı?

Bu makalede Google E-Tablolar ve Slaytlar'ı müjdeliyordum. Ancak, kuruluşumdaki herkes aynı şekilde hissetmiyor! Ve bence bu onun dezavantajlarından biri: Bir format hakkında, ister yazılımda, ister günlük yaşamda (8 parçalı kasetlere karşı düşünün) fikir birliği olmaması, sonuçta genel etkiyi azaltıyor. Masaüstü yazılımı söz konusu olduğunda, insanlar belirli bir formatı ne kadar çok kullanır ve gerçek güçlerini anlarsa, organizasyondaki herkes için o kadar fazla fayda ve verimlilik elde edilir.

Google E-Tablolar, herhangi bir yazılım gibi, küçük rahatsızlıklara sahiptir: beklediğiniz gibi olmayan bir klavye kısayolu, eksik olan veya istediğiniz gibi davranmayan bir özellik vb. haksız karşılaştırma Kurumsal ve iş ortamlarında, birçok kişi çalışma yaşamları boyunca Microsoft üretkenlik paketini kullanıyor; bu, yeni bir dizi araçla çalışmanın ilk aylarıyla (hatta yıllarıyla) kıyaslanamayacak bir deneyim.

İşbirliği Anahtardır

E-tablolar, birçok finans ve işletme uzmanı için en önemli araç olmasa da en önemli araçlardan biridir. Onlar bizim tuvallerimiz, not defterlerimiz ve enstrümanlarımız! Bir kariyer boyunca bunları kullanarak yüzlerce, hatta binlerce saat harcıyoruz. Bu nedenle, herhangi bir çalışma aracı ve ortamında olduğu gibi, bu nedenle keyifli ve verimli olmak için deneyimlerimize ihtiyacımız var.

Özetle, geleneksel masaüstü benzerlerine kıyasla G Suite gibi web tabanlı üretkenlik uygulamalarını kullanmanın getirdiği işbirliği özelliklerinden ve diğer yeniliklerden büyük üretkenlik avantajları gördüm. Ayrıca, bu makalede üretkenliği artıran yönleriyle gösterdiğim gibi, temel seviyeyi geçtikten sonra bu araçları kullanmayı öğrenmenin de muazzam faydaları vardır.

Google E-Tablolar'ın avantajları, bu araçlarla harcanan çok sayıda saat boyunca çarpıldığında, hem kişiye hem de kuruluşa fayda sağlayan muazzam kazanımlar sağlayabilir. Bahsettiğim gibi, G Suite'teki makrolar ve komut dosyaları hakkında ayrıntılı bilgi verecek başka bir makale yazacağım. Bunlar, Google Apps Komut Dosyası dili aracılığıyla gerçekleştirilir ve göstereceğim gibi, süreçleri otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için görünüşte sonsuz sayıda yol sunar.

Bu nedenle, henüz Google E-Tablolar ile ciddi bir şekilde çalışmadıysanız, denemenizi şiddetle tavsiye ederim. Kendinizi bağımlı bulabilirsiniz.