ทำไมคุณควรย้ายไปที่ Google ชีต

เมื่อสองสามปีก่อน บริษัทที่ฉันทำงานด้วยได้ดำเนินการขั้นตอนสำคัญในการย้ายพนักงานทั้งหมด 11,000 คนไปยัง G Suite ของ Google ดังนั้น ตั้งแต่นั้นมา ฉันใช้ผลิตภัณฑ์ชีต (สเปรดชีต) และสไลด์ (งานนำเสนอ) เกือบทุกวัน เรียนรู้การใช้งานและสัมผัสประสบการณ์ใหม่ในการทำงาน

ในบทความนี้ ฉันจะแบ่งปันคุณลักษณะบางอย่างของ Google ชีตที่มีประโยชน์ที่สุดที่ฉันได้เรียนรู้ตั้งแต่เนิ่นๆ ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของฉันได้อย่างมาก ในตอนท้าย ฉันยังจะแนะนำ Google Apps Script ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและขยายฟังก์ชันการทำงานของ Google ชีต ในบทความต่อๆ ไป ฉันจะเจาะลึกลงไปใน Google Apps Script และสาธิตบทแนะนำสำหรับการเริ่มต้นใช้งาน

อย่างไรก็ตาม ฉันจะไม่เปรียบเทียบคุณลักษณะระหว่าง Google ชีตกับ Excel คุณลักษณะของพวกเขาเปลี่ยนไปอย่างรวดเร็วจนการวิเคราะห์ดังกล่าวจะซ้ำซ้อนภายในไม่กี่สัปดาห์ แต่ฉันจะเน้นที่ข้อดีของ Google ชีตและวิธีการทำงานแบบใหม่ที่เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานออนไลน์ได้เกิดขึ้น จากประสบการณ์ของผม มีผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินและธุรกิจจำนวนมากที่ยังคงทำงานกับสเปรดชีต Excel ในลักษณะเดียวกับที่พวกเราหลายคนได้เรียนรู้เมื่อ 10 ปีที่แล้วในยุคก่อนคลาวด์ ฉันได้ทำงานร่วมกับคนจำนวนมากที่แม้ว่าพวกเขาจะเปลี่ยนไปใช้ Google ชีต แต่ยังคงใช้ในแม่พิมพ์ Excel ออฟไลน์แบบเก่า ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสูญเสียคุณสมบัติที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจำนวนหนึ่งไป

นอกเหนือจากการระบุข้อดีแล้ว ฉันยังจะกล่าวถึงด้านลบบางอย่างที่ฉันได้รับในการเปลี่ยนแปลงนี้ มีเพียงสองข้อที่โดดเด่นเท่านั้น: หนึ่งคือประโยชน์มากมายขึ้นอยู่กับการทำงานร่วมกันกับผู้อื่น และที่นี่คุณจะพบว่าการรับที่ไม่สม่ำเสมอในองค์กรจะจำกัดความเร็วที่คุณสามารถนำคุณลักษณะบางอย่างไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว อีกประการหนึ่งคือ Excel ไม่ใช่เครื่องมือแบบสแตนด์อโลน: มีระบบนิเวศของปลั๊กอินอยู่ที่นั่น ซึ่งส่วนมาก (ยัง) ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับ Google ชีต ซึ่งหมายความว่าในบางกรณี คุณอาจจบลงด้วยการเล่นกลทั้งสองแอปพลิเคชัน

ข้อดีของ Google ชีต

1. ความร่วมมือ

ประโยชน์สูงสุดจากการใช้ชีตคือความสามารถในการทำงานร่วมกันในรูปแบบใหม่ทั้งหมด การทำงาน "แบบเก่า" จะใช้ไฟล์หลักที่ใครบางคนต้อง "เป็นเจ้าของ" ซึ่ง (ในกรณีที่ดีที่สุด) จะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือส่งอีเมลอย่างระมัดระวัง

นี่คือจุดที่ชีตเปล่งประกายจริงๆ มีโหมดการทำงานร่วมกันหลายโหมด ตั้งแต่การทำงานแบบอะซิงโครนัสที่คุณทำงานอย่างอิสระและส่วนใหญ่ในเวลาที่ต่างกัน ในไฟล์เดียวกัน ไปจนถึงการแก้ไขพร้อมกันแบบเรียลไทม์ ด้วยการแก้ไขแบบอะซิงโครนัส คุณสามารถใช้คุณลักษณะความคิดเห็นเพื่อแจ้งเตือนบุคคลและมอบหมายงานที่พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นได้

การแก้ไขสเปรดชีตแบบสดกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นเป็นวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรสองหรือสามคนที่มีทักษะสูงเกี่ยวกับ Google ชีตทั้งหมดนั้นสร้างแบบจำลองทางการเงินหรือการดำเนินงานร่วมกันอย่างรวดเร็วในแบบเรียลไทม์นั้นเป็นสิ่งที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนเมื่อเทียบกับวิธีการทำงานแบบเก่า เคอร์เซอร์หลายตัวในสีต่างๆ กัน เคลื่อนผ่านหน้าจอพร้อมกันเพื่อสร้างแบบจำลอง เกือบจะเหมือนกับวิดีโอไทม์แลปส์ของภาพวาด

นอกจากนี้ยังมีห้องสำหรับผู้เข้าร่วมประเภทต่างๆ ทุกคนไม่จำเป็นต้องสามารถแก้ไขสเปรดชีตได้ มีระดับของสิทธิ์ในการเข้าถึงซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าการรักษาความปลอดภัยและลูกหลานจะได้รับการตรวจสอบโดยการให้สิทธิ์การเข้าถึงในระดับที่เหมาะสมแก่บุคคลที่เหมาะสม

2. ทำงานที่ Scale

ความเข้าใจผิดอย่างหนึ่งที่เพื่อนร่วมงานของฉันและฉันเคยมีคือความคิดที่ว่าชีตนั้นใช้ได้สำหรับการคำนวณเพียงเล็กน้อย เช่น เครื่องคิดเลขขั้นสูง แต่ไม่มีประโยชน์สำหรับโมเดลหรือชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ปรากฎว่าเราคิดผิด ฉันได้ใช้มันสำหรับรูปแบบการดำเนินงานและการประเมินมูลค่าที่ใหญ่กว่าหลายรุ่นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา และประทับใจมากกับประสิทธิภาพการทำงาน

ฉันเพิ่งทำงานวิเคราะห์เกี่ยวกับข้อมูลที่ดึงมาจากระบบ ERP ของเรา ซึ่งฉันทำงานกับชุดข้อมูลที่มีแผ่นงานประมาณ 10 แผ่น โดยแต่ละแผ่นมีขนาดตั้งแต่ประมาณ 25,000 ถึง 100,000 แถวและสูงสุด 30 คอลัมน์ (Google ชีตมีขีดจำกัด 5 แผ่น) ล้านเซลล์ต่อสมุดงาน) แผ่นงานเหล่านี้สร้างขึ้นจากชุดของสูตร VLOOKUP, INDEX, MATCH และ SUMIF แบบดั้งเดิม การคัดลอกสูตรใหม่ในคอลัมน์ประมาณ 25,000 แถวใช้เวลาประมาณ 10 วินาทีบนคอมพิวเตอร์ของฉัน ซึ่งอยู่ห่างไกลจากการทำงานทันที แต่ไม่ใช่อุปสรรค เนื่องจาก:

1. ชีตจะแสดงแถบความคืบหน้าเล็กๆ ที่เป็นประโยชน์ในมุมของหน้าจอ ซึ่งให้ความมั่นใจมากกว่าแนวโน้มของ Excel ที่จะหยุดทำงานและทำให้คุณเดาได้ว่าเมื่อไรจะเสร็จ
2. คุณยังสามารถทำงานต่อที่อื่นในเวิร์กบุ๊กที่ใช้งานอยู่ได้ในขณะที่เซลล์กำลังอัปเดต

กำลังเชื่อมต่อกับ Google BigQuery

สำหรับการวิเคราะห์ (แม้กระทั่ง) ชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ขึ้น ขณะนี้ Google ชีตเชื่อมต่อกับ Google BigQuery ทำให้คุณสามารถเขียนและเรียกใช้คำสั่ง SQL โดยใช้ข้อมูลใน Google BigQuery และรับผลลัพธ์โดยตรงในชีต

3. การสร้างแผนภูมิและการลิงก์ไปยัง Google สไลด์

งานสเปรดชีตดิบ ("การทะเลาะวิวาท") เป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวันของผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน แต่การวิเคราะห์ที่ดีที่สุดก็ยังมีค่าจำกัด หากคุณไม่สามารถสื่อสารสิ่งที่คุณค้นพบด้วยวิธีที่ตรงประเด็นและน่าสนใจ สิ่งนี้นำเราไปสู่ส่วนสำคัญของกล่องเครื่องมือทางการเงินอีกสองส่วน: แผนภูมิ และ การนำเสนอ

การนำเสนอในโลกของ G Suite สร้างขึ้นใน Google สไลด์ ซึ่งให้ความรู้สึกเหมือน Microsoft PowerPoint อย่างไม่น่าแปลกใจ ลิงก์ระหว่างชีตและสไลด์ทำงานได้ดีมาก และทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบให้แน่ใจว่าแผนภูมิและตารางในงานนำเสนอของคุณเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอโดยใช้ปุ่ม "อัปเดต" ที่ดึงข้อมูลล่าสุดของการสร้างแบบจำลอง การคำนวณ และการสันนิษฐาน

เมื่อเริ่มโครงการขนาดใหญ่ตอนนี้ สิ่งแรกที่ฉันทำคือสร้างเอกสารสองฉบับ ฉบับแรกใน Google สไลด์ และอีกฉบับใน Google ชีต สิ่งเหล่านี้จับมือกันอย่างทั่วถึงตลอดทั้งโครงการโดยให้ "แหล่งความจริงเดียว" สำหรับข้อมูลทั้งหมดในโครงการ

4. การควบคุมเวอร์ชัน

หากคุณเคยประสบกับประสบการณ์อันเจ็บปวดจากการล่มของสเปรดชีตเกินกว่าจะกู้คืนได้ ส่งผลให้ต้องสูญเสียงานไปหลายชั่วโมง คุณอาจเคยชินกับการบันทึกไฟล์ใหม่บ่อยๆ ซึ่งอาจจบลงด้วยการทำซ้ำหลาย ๆ ไฟล์ด้วยการอัปเดตเวอร์ชันที่น่าเบื่อ (v3.4.0, v3.4.1 เป็นต้น)

ด้วยผลิตภัณฑ์ G Suite คุณสามารถมีไฟล์เพียงไฟล์เดียวตลอดอายุของโปรเจ็กต์ ต้องขอบคุณการควบคุมเวอร์ชัน

การควบคุมเวอร์ชันที่เข้าถึงได้ผ่าน "ดูประวัติเวอร์ชัน" ในเมนู ช่วยให้คุณเห็นการแก้ไขทั้งหมดที่ทำกับเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นผ่านไทม์ไลน์ที่ใช้งานง่าย พร้อมด้วยชื่อของบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง ถูกต้อง—ทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้ในทันที ไม่จำเป็นต้องกด F12 ทุก 5-10 นาที เพิ่มหมายเลขเวอร์ชันและบันทึก เพื่อความอุ่นใจโดยที่รู้ว่าไม่มีอะไรสูญหายในกรณีที่เกิดการขัดข้อง

5. การเชื่อมโยงระหว่างชีตในไฟล์ต่างๆ

ประสิทธิภาพของระบบคลาวด์ทำให้ฟังก์ชันลิงก์มีความสง่างามมากขึ้นและทำให้มั่นใจได้ว่าใช้งานได้จริง! เป็นไปได้ที่จะอ้างอิงเวิร์กบุ๊กอื่นในโลกของ Excel ออฟไลน์ แต่นั่นมักจะเปราะและแตกเมื่อไฟล์ถูกย้ายออกจากตำแหน่งโฟลเดอร์เดิม คุณมักจะเห็นเซลล์ที่มีการอ้างอิงถึงโครงสร้างโฟลเดอร์ในฮาร์ดไดรฟ์ของผู้อื่นอย่างคลุมเครือ: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\

ฟังก์ชัน IMPORTRANGE ใน Google ชีตช่วยให้คุณลิงก์กับไฟล์ชีตอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น ไม่ว่าไฟล์จะถูกย้ายหรือเปลี่ยนชื่อ ข้อมูลจะถูกเชื่อมโยงเสมอและยังคงมีปัญหาน้อยกว่าที่คุณต้องกังวล

6. การทำงานกับปลั๊กอิน

เหตุผลหนึ่งที่คนจำนวนมากในบริษัทของฉันยังคงใช้ Excel (และ PowerPoint) อยู่ก็คือมีปลั๊กอินจำนวนหนึ่งที่ยังไม่พร้อมใช้งานสำหรับ Google ชีตและสไลด์ ตัวอย่าง ได้แก่ ปลั๊กอิน Smart View สำหรับเครื่องมือ Hyperion ของ Oracle และปลั๊กอิน @RISK ที่ฉันแสดงให้เห็นในคู่มือการจำลอง Monte Carlo ในทำนองเดียวกัน ปลั๊กอินเซลล์คิดของ PowerPoint มีฟังก์ชันแผนภูมิที่เหนือกว่าสิ่งที่เป็นไปได้ในสไลด์

อย่างไรก็ตาม Google ชีตและสไลด์มีฟังก์ชันการทำงานหลากหลายชื่อ “ส่วนเสริม” ซึ่งทำหน้าที่คล้ายกับปลั๊กอินของโลกของ Microsoft น่าเสียดายที่ ณ เดือนกรกฎาคม 2019 ไม่มีการสนับสนุนสำหรับแอปพลิเคชันระดับองค์กรที่กล่าวถึงข้างต้น และลักษณะการทำงานที่บ้านของระบบนิเวศของส่วนเสริมหมายความว่าข้อเสนอบางรายการมีคุณภาพที่น่าสงสัย ซึ่งหมายความว่าภายในบริบทขององค์กร เมื่อทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน บางครั้งฉันก็ลังเลที่จะใช้ส่วนเสริม

7. การเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลภายนอก

การรับข้อมูลลงในสเปรดชีตเพื่อทำงานเป็นความต้องการพื้นฐาน และหากไม่มีปลั๊กอินขององค์กรบางตัวจะใช้งานไม่ได้ แล้วอะไรจะเป็นไปได้ โชคดีที่มีตัวเลือกมากมาย นอกเหนือจากความเข้ากันได้แบบย้อนหลังกับไฟล์ Excel แล้ว ชีตยังมอบความเป็นไปได้ไม่รู้จบผ่านการสืบค้น XML, HTML และ RSS

มีตัวเลือกที่น่าสนใจอีกสองสามตัวที่ควรกล่าวถึงเป็นพิเศษสำหรับการควบคุมข้อมูลในชีต สำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน สูตรของ GOOGLEFINANCE สามารถเป็นประโยชน์ในการเรียนรู้ ซึ่งช่วยให้คุณดึงข้อมูลได้โดยตรงจาก Google Finance แม้ว่าจะเทียบไม่ได้กับบริการระดับมืออาชีพเช่น Bloomberg แต่ก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับข้อมูลหุ้นสาธารณะและสกุลเงิน

มีวิธีการทั่วไปอื่นๆ ในการรับข้อมูลจากเว็บ ฟังก์ชันในการดึงตารางหรือรายการ HTML จากเว็บไซต์โดยตรงสามารถ ตัวอย่างเช่น มีประโยชน์เมื่อพูดถึงการเงิน ตลาด หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เปิดเผยต่อสาธารณะที่คุณต้องการดึงข้อมูลและทำงานต่อ

นอกเหนือจาก Google BigQuery (ที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้) มี—ในขณะที่เขียน—ไม่มีวิธีง่ายๆ สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิคในการเชื่อมต่อโดยตรงกับฐานข้อมูล แม้ว่าฟังก์ชันการทำงานจะพร้อมใช้งานสำหรับผู้ที่เข้าถึงทักษะและทรัพยากรของนักพัฒนา

Google Apps Script

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้นำเราไปสู่ ​​Google Apps Script ซึ่งเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่เปิดโอกาสให้ขยายและเชื่อมต่อได้ไม่จำกัด ไม่เพียงแต่ชีตเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุกส่วนของ G Suite ด้วย ในบทความต่อๆ ไป ฉันจะพูดถึงฟังก์ชันการทำงานนี้โดยละเอียดผ่านบทแนะนำเชิงปฏิบัติ

ดังนั้นมีการจับหรือไม่?

ฉันได้ประกาศข่าวประเสริฐ Google ชีตและสไลด์ในบทความนี้ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนในองค์กรของฉันรู้สึกเหมือนกัน! และฉันคิดว่านั่นเป็นข้อเสียอย่างหนึ่ง: การขาดฉันทามติเกี่ยวกับรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นในซอฟต์แวร์ หรือแม้แต่ชีวิตประจำวัน (นึกถึงเทป 8 แทร็กเทียบกับเทปคาสเซ็ตต์) ในที่สุดก็ทำให้เอฟเฟกต์โดยรวมลดลง ในกรณีของซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป ยิ่งผู้คนใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งและเข้าใจถึงพลังที่แท้จริงของมันมากเท่าไร ทุกคนในองค์กรก็จะได้รับประโยชน์และประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

Google ชีต เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์อื่นๆ มีความรำคาญเล็กน้อย: แป้นพิมพ์ลัดที่ไม่ใช่สิ่งที่คุณคาดหวัง คุณลักษณะที่ขาดหายไปหรือไม่ทำงานตามที่คุณต้องการ ฯลฯ ในหลายกรณี วิธีนี้ยังเป็น การเปรียบเทียบที่ไม่เป็นธรรม ในการตั้งค่าองค์กรและธุรกิจ หลายคนใช้ชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Microsoft มาตลอดชีวิตการทำงาน ซึ่งเป็นประสบการณ์ที่ไม่สามารถเทียบได้กับเดือนแรก (หรือแม้แต่ปี) ในการทำงานกับชุดเครื่องมือใหม่

ความร่วมมือคือกุญแจสำคัญ

สเปรดชีตเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุด ถ้าไม่ใช่ เครื่องมือ ที่สำคัญที่สุดสำหรับมืออาชีพด้านการเงินและธุรกิจ สิ่งเหล่านี้คือผืนผ้าใบ สมุดจดบันทึก และเครื่องมือของเรา! เราใช้เวลาหลายร้อยหรือหลายพันชั่วโมงในการใช้ชีวิต ดังนั้น เช่นเดียวกับเครื่องมือในการทำงานและสภาพแวดล้อมใด ๆ เราต้องการประสบการณ์ของเราจึงจะน่าพอใจและมีประสิทธิภาพ

โดยสรุป ฉันได้เห็นประโยชน์ด้านประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากจากคุณลักษณะการทำงานร่วมกันและนวัตกรรมอื่นๆ ที่มาพร้อมกับการใช้แอปพลิเคชันการทำงานบนเว็บ เช่น G Suite เหนือคู่หูเดสก์ท็อปแบบเดิม นอกจากนี้ยังมีประโยชน์มากมายจากการเรียนรู้การใช้เครื่องมือเหล่านี้หลังจากผ่านระดับประถมศึกษา ดังที่ฉันได้แสดงให้เห็นในบทความนี้ซึ่งมีแง่มุมในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ข้อดีของ Google ชีต คูณด้วยจำนวนชั่วโมงที่ใช้ไปกับเครื่องมือเหล่านี้ สามารถเพิ่มผลกำไรมหาศาล ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อทั้งบุคคลและองค์กร ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ฉันจะเขียนบทความอื่นที่จะลงรายละเอียดเกี่ยวกับมาโครและสคริปต์ใน G Suite สิ่งเหล่านี้ดำเนินการผ่านภาษาสคริปต์ของ Google Apps และตามที่ฉันจะแสดงให้เห็น เสนอวิธีที่ดูเหมือนไม่มีที่สิ้นสุดในการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและคล่องตัว

ดังนั้น หากคุณยังไม่ได้ใช้งาน Google ชีตอย่างจริงจัง เราขอแนะนำให้คุณลองใช้วิธีนี้ดู คุณอาจพบว่าตัวเองติดยาเสพติด