Googleスプレッドシートに移行すべき理由

公開: 2022-03-11

数年前、私が働いている会社は、11,000人の従業員全員をGoogleのGSuiteに移すという重要な一歩を踏み出しました。その結果、それ以来、私はスプレッドシートとスライド（プレゼンテーション）製品をほぼ毎日使用し、それらの機能を学び、新しい働き方を体験しています。

この記事では、私が早い段階で学んだ最も便利なGoogleスプレッドシートの機能のいくつかを共有します。これにより、生産性が劇的に向上しました。最後に、ワークフローを自動化し、Googleスプレッドシートの機能を拡張するための強力なツールであるGoogleAppsScriptの概要も紹介します。後の記事で、Google Apps Scriptについて詳しく説明し、開始するためのチュートリアルを示します。

ただし、GoogleスプレッドシートとExcelの機能を比較することはしません。それらの機能は非常に迅速に変更されるため、そのような分析は数週間以内に冗長になります。代わりに、Googleスプレッドシートの利点と、オンライン生産性ツールの出現によって可能になった新しい働き方に焦点を当てます。私の経験では、10年以上前のクラウド以前の時代に私たちの多くが学んだのと同じ方法で、Excelスプレッドシートを使用している多くの金融およびビジネスの専門家がいます。私は、Googleスプレッドシートに切り替えたとしても、古いオフラインのExcel型でそれを使用している多くの人々と協力してきました。つまり、生産性を向上させる多くの機能を失っています。

利点を列挙することに加えて、私はこのシフトで経験したいくつかの否定的な側面にも触れます。目立つのは実際には2つだけです。1つは、多くのメリットが他の人とのコラボレーションに依存していることです。ここでは、組織での不均一な取り込みにより、一部の機能を使用する速度が制限されることがわかります。もう1つは、Excelがスタンドアロンツールではないということです。プラグインのエコシステムがあり、その多くは（まだ）Googleスプレッドシートで利用できません。つまり、場合によっては、両方のアプリケーションをジャグリングすることになります。

Googleスプレッドシートの利点

1.コラボレーション

Sheetsを使用することの最も直接的な利点は、まったく新しい方法で共同作業できることです。「古いスタイル」の作業では、誰かが「所有」する必要のあるマスターファイルを使用します。このファイルは、（最良の場合）共有ネットワークフォルダーに保存されるか、入念に電子メールで送信されます。

Sheetsが本当に輝いているのはここです。コラボレーションにはいくつかの異なるモードがあり、同じファイル内で独立してほとんどの場合異なる時間に作業する非同期から、リアルタイムの同時コラボレーション編集まであります。非同期編集では、コメント機能を使用してユーザーに警告し、タスクを割り当てて、完了としてマークすることができます。

スプレッドシートを他の同僚とライブで編集することは、強力な作業方法です。 Googleスプレッドシートに精通している2、3人の生産性は、財務モデルや運用モデルをリアルタイムですばやく構築することで、従来の作業方法と比較して非常に優れています。異なる色の複数のカーソルが同時に画面上を移動してモデルを作成するのは、絵画のタイムラプスビデオのようなものです。

さまざまなタイプの参加者のための余地もあります。誰もがスプレッドシートを編集できる必要はありません。アクセス権にはレベルがあり、適切な人に適切なレベルのアクセスを許可することで、セキュリティと後世を確実に抑制します。

2.大規模な作業

同僚と私が持っていた誤解の1つは、Sheetsは小さな計算（多かれ少なかれ高度な計算機のように）には適しているが、大きなモデルやデータセットには役立たないという考えでした。私たちが間違っていたことがわかりました。私は過去数年にわたって多くのより大きな運用および評価モデルにそれを使用しており、そのパフォーマンスに非常に感銘を受けています。

最近、ERPシステムから抽出されたデータの分析作業を行いました。このデータセットでは、それぞれのサイズが約25,000〜100,000行で最大30列の約10枚のデータセットを使用していました（Googleスプレッドシートの上限は5です）。ワークブックあたり100万セル）。これらのシートはそれぞれ、一連の従来のVLOOKUP、INDEX、MATCH、およびSUMIF式を介して相互に構築されます。約25,000行の列に新しい数式をコピーするには、コンピューターで約10秒かかりました。これは瞬時にはほど遠いですが、次の理由により障害にはなりません。

Sheetsは、画面の隅に小さな便利なプログレスバーを表示します。これは、Excelがフリーズし、いつ完了するかを推測する傾向よりも安心です。
セルが更新されている間、アクティブなブックの他の場所で作業を続けることもできます。

GoogleBigQueryに接続する

（さらに）大きなデータセットを分析するために、GoogleスプレッドシートはGoogle BigQueryに接続するようになりました。これにより、Google BigQueryのデータを使用してSQLクエリを記述および実行し、結果を直接スプレッドシートに取り込むことができます。

3.グラフの作成とGoogleスライドへのリンク

生のスプレッドシート作業（「ラングリング」）は、金融専門家の日常生活の重要な部分ですが、調査結果を説得力のある説得力のある方法で伝えることができない場合、最良の分析でさえ価値が限られています。これにより、財務ツールボックスの他の2つの主要な要素であるチャートとプレゼンテーションが表示されます。

G Suiteの世界でのプレゼンテーションは、当然のことながらMicrosoftPowerPointのように感じられるGoogleスライドで行われます。スプレッドシートとスライドの間のリンクは非常にうまく機能し、基礎となるモデリング、計算、および仮定の最新データを取得する[更新]ボタンを使用して、プレゼンテーションのグラフと表を常に最新の状態に保つことが簡単にできます。

今すぐ大規模なプロジェクトを開始するとき、私が最初に行うことの1つは、2つのドキュメントを作成することです。1つはGoogleスライドで、もう1つはGoogleスプレッドシートで作成します。これらはプロジェクト全体できれいに連携し、プロジェクト内のすべてのデータに「信頼できる唯一の情報源」を提供します。

4.バージョン管理

回復を超えてスプレッドシートがクラッシュし、何時間もの作業が失われるという苦痛な経験をしたことがある場合は、新しいファイルを頻繁に保存する習慣が身に付いている可能性があります。これにより、面倒なバージョン更新（v3.4.0、v3.4.1など）を伴うファイルが何度も繰り返される可能性があります。

G Suite製品を使用すると、バージョン管理のおかげで、プロジェクトの全期間を通じて1つのファイルを作成することが実際に可能になります。

メニューの[バージョン履歴を表示]からアクセスできるバージョン管理を使用すると、最初から便利なタイムラインでドキュメントに加えられたすべての編集と、各変更を行った人の名前を確認できます。そうです—すべてが即座に保存されます。クラッシュした場合に何も失われないことを知って安心するために、5〜10分ごとにF12を押し、バージョン番号をインクリメントして保存する必要はありません。

5.異なるファイルのシート間のリンク

クラウドの生産性により、リンク機能がはるかにエレガントになり、実際に機能することが保証されます。もちろん、オフラインのExcelの世界で他のブックを参照することは可能ですが、ファイルが元のフォルダーの場所から移動されると、壊れやすく壊れてしまう傾向があります。誰かのハードドライブ上のフォルダ構造へのあいまいな参照を含むセルがよく見られます： C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ 。

GoogleスプレッドシートのIMPORTRANGE機能を使用すると、他のスプレッドシートファイルにシームレスにリンクできます。ファイルが移動されたか名前が変更されたかに関係なく、データは常にリンクされ、心配する必要のある問題が1つ少なくなります。

6.プラグインの操作

私の会社の多くの人々がまだExcel（およびPowerPoint）を使用している理由の1つは、Googleスプレッドシートとスライドでまだ利用できないプラグインがいくつかあることです。例としては、OracleのHyperionツール用のSmart Viewプラグインや、モンテカルロシミュレーションのガイドで示した@RISKプラグインがあります。同様に、PowerPointのthink-cellプラグインは、スライドで可能な機能よりも優れたグラフ機能を提供します。

それにもかかわらず、Googleスプレッドシートとスライドには、「アドオン」という名前の幅広い機能があり、Microsoftの世界のプラグインと同様の役割を果たします。残念ながら、2019年7月の時点では、上記のエンタープライズアプリケーションはサポートされておらず、アドオンエコシステムの自作の性質により、一部の製品の品質に問題があります。これは、企業のコンテキスト内で、機密データを処理するときに、アドオンの使用をためらうことがあることを意味します。

7.外部データソースへの接続

スプレッドシートにデータを取り込んで作業することは基本的なニーズであり、企業のプラグインの一部が利用できない場合、何が可能になるでしょうか。幸いなことに、多くのオプションがあります。 Sheetsは、Excelファイルとの下位互換性に加えて、XML、HTML、およびRSSクエリを通じて無限の可能性を提供します。

スプレッドシートのデータを活用するために特に言及する価値のある興味深いオプションがいくつかあります。財務の専門家にとって、GOOGLEFINANCEの数式は、GoogleFinanceから直接データを取得できるようにするために役立ちます。 Bloombergのような専門的なサービスに匹敵するものではありませんが、それでも、株式や通貨の情報を公開するための優れたツールです。

GoogleスプレッドシートのGOOGLEFINANCE機能の例 — GOOGLEFINANCE式を使用して過去の株価情報を抽出する

Webからデータを取得する他のより一般的な方法があります。たとえば、Webサイトから直接HTMLテーブルまたはリストを抽出する機能は、財務情報、市場情報、または公開されているその他の情報を取得して操作を継続する場合に役立ちます。

Google BigQuery（前述）を除いて、執筆時点では、技術者以外のユーザーがデータベースに直接接続する簡単な方法はありませんが、開発者のスキルとリソースにアクセスできるユーザーはこの機能を利用できます。

Google Apps Script

ただし、これにより、シートだけでなくGSuiteのすべての部分を拡張および接続するためのほぼ無制限の可能性を開く強力なツールであるGoogleAppsScriptが実現します。将来の記事では、実用的な紹介チュートリアルを通じて、この機能について詳しく説明します。

それで、キャッチはありますか？

私はこの記事でGoogleスプレッドシートとスライドを伝道してきました。しかし、私の組織の全員が同じように感じているわけではありません。そして、それが欠点の1つだと思います。ソフトウェアや日常生活（8トラックとカセットテープを考えてください）でさえ、フォーマットに関するコンセンサスが欠如しているため、最終的に全体的な効果が薄れてしまいます。デスクトップソフトウェアの場合、人々が特定のフォーマットを使用し、その真の力を理解すればするほど、組織内のすべての人にとってより多くの利益と効率が得られます。

Googleスプレッドシートには、他のソフトウェアと同様に、小さな煩わしさがあります。期待どおりのキーボードショートカット、欠落している機能、または希望どおりに動作しない機能などです。ただし、多くの場合、これも不公平な比較。企業やビジネスの環境では、多くの人がMicrosoftの生産性スイートを仕事の中で使用してきました。これは、新しいツールセットを使用した最初の数か月（または数年）とは比較にならないほどの経験です。

コラボレーションが鍵

スプレッドシートは、多くの金融およびビジネスの専門家にとって、最も重要なツールではないにしても、最も重要なツールの1つです。それらは私たちのキャンバス、私たちのメモ帳、そして私たちの楽器です！私たちは、キャリアの過程でそれらを使用して、数千とは言わないまでも数百時間を費やしています。したがって、他の作業ツールや環境と同様に、快適で効率的な経験が必要です。

要約すると、G SuiteなどのWebベースの生産性アプリケーションを従来のデスクトップアプリケーションよりも使用することで得られるコラボレーション機能やその他のイノベーションによって、生産性が大幅に向上することがわかりました。この記事で生産性を向上させる側面で示したように、これらのツールを初級レベルを超えて使用することを学ぶことには、計り知れないメリットもあります。

Googleスプレッドシートの利点は、これらのツールで費やされた膨大な時間に掛け合わされて、個人と組織の両方に利益をもたらす、途方もない利益をもたらす可能性があります。前述のように、GSuiteのマクロとスクリプトについて詳しく説明する別の記事を作成します。これらはGoogleAppsScript言語を介して実行され、これから説明するように、プロセスを自動化および合理化するための、一見無限の方法を提供します。

したがって、まだGoogleスプレッドシートを真剣に扱ったことがない場合は、ぜひ試してみることを強くお勧めします。あなたは自分が夢中になっていることに気付くかもしれません。