Warum Sie zu Google Sheets wechseln sollten

Vor ein paar Jahren unternahm das Unternehmen, für das ich arbeite, den bedeutenden Schritt, alle seine 11.000 Mitarbeiter auf die G Suite von Google umzustellen. Folglich verwende ich seitdem fast täglich die Produkte Sheets (Tabellenkalkulation) und Slides (Präsentationen), lerne ihre Funktionalität kennen und erfahre neue Arbeitsweisen.

In diesem Artikel werde ich einige der nützlichsten Funktionen von Google Sheets vorstellen, die ich früh gelernt habe und die meine Produktivität dramatisch verbessert haben. Gegen Ende werde ich auch eine Einführung in Google Apps Script geben, ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Erweiterung der Funktionalität von Google Sheets. In einem späteren Artikel werde ich tiefer auf Google Apps Script eingehen und ein Tutorial für den Einstieg demonstrieren.

Ich werde jedoch keinen Funktionsvergleich zwischen Google Sheets und Excel geben; ihre Eigenschaften ändern sich so schnell, dass eine solche Analyse innerhalb von Wochen überflüssig wäre. Stattdessen werde ich mich auf die Vorteile von Google Sheets und die neuen Arbeitsweisen konzentrieren, die das Aufkommen von Online-Produktivitätstools ermöglicht hat. Meiner Erfahrung nach arbeiten viele Finanz- und Geschäftsexperten immer noch mit Excel-Tabellen auf die gleiche Weise, wie viele von uns vor über 10 Jahren in der Zeit vor der Cloud gelernt haben. Ich habe mit vielen Leuten zusammengearbeitet, die, obwohl sie möglicherweise zu Google Sheets gewechselt sind, es immer noch in der alten Offline-Excel-Form verwenden, was bedeutet, dass sie eine Reihe von produktivitätssteigernden Funktionen verlieren.

Neben der Aufzählung der Vorteile werde ich auch einige der negativen Aspekte ansprechen, die ich in dieser Umstellung erlebt habe. Es gibt wirklich nur zwei, die hervorstechen: Einer ist, dass viele der Vorteile von der Zusammenarbeit mit anderen abhängen, und hier werden Sie feststellen, dass die ungleichmäßige Aufnahme in der Organisation Grenzen dafür setzt, wie schnell Sie einige der Funktionen nutzen können. Die andere ist, dass Excel kein eigenständiges Tool ist: Es gibt ein Ökosystem von Plugins, von denen viele (noch) nicht für Google Sheets verfügbar sind, was bedeutet, dass Sie in einigen Fällen am Ende beide Anwendungen jonglieren müssen.

Vorteile von Google Tabellen

1. Zusammenarbeit

Der unmittelbarste Vorteil der Verwendung von Sheets besteht in der Möglichkeit, auf völlig neue Weise zusammenzuarbeiten. Der „alte Stil“ des Arbeitens bestand darin, eine Masterdatei zu verwenden, die jemand „besitzen“ muss, die dann (im besten Fall) in einem freigegebenen Netzwerkordner gespeichert oder mühsam per E-Mail versendet wird.

Hier glänzt Sheets wirklich. Es gibt verschiedene Arten der Zusammenarbeit, die von der asynchronen, bei der Sie unabhängig voneinander und meist zu unterschiedlichen Zeiten an derselben Datei arbeiten, bis hin zur simultanen gemeinsamen Bearbeitung in Echtzeit reichen. Mit der asynchronen Bearbeitung können Sie die Kommentarfunktion verwenden, um Personen zu benachrichtigen und ihnen Aufgaben zuzuweisen, die sie dann als abgeschlossen markieren können.

Das Live-Bearbeiten einer Tabelle mit anderen Kollegen ist eine leistungsstarke Arbeitsweise. Die Produktivität von zwei oder drei Personen, die alle hochqualifiziert mit Google Sheets sind und schnell gemeinsam in Echtzeit ein Finanz- oder Betriebsmodell erstellen, ist im Vergleich zur alten Arbeitsweise wirklich ein Anblick. Die mehreren Cursor in verschiedenen Farben, die sich gleichzeitig über den Bildschirm bewegen, um ein Modell zu bauen, sind fast wie ein Zeitraffervideo eines Gemäldes.

Es gibt auch Raum für verschiedene Arten von Teilnehmern. Nicht jeder muss in der Lage sein, eine Tabelle zu bearbeiten. Es gibt Ebenen von Zugriffsrechten, die sicherstellen, dass Sicherheit und Nachwelt in Schach gehalten werden, indem den entsprechenden Personen die richtige Zugriffsebene gewährt wird.

2. Arbeiten im Maßstab

Eines der Missverständnisse, die meine Kollegen und ich hatten, war die Vorstellung, dass Sheets gut für kleine Berechnungen ist – mehr oder weniger wie ein fortgeschrittener Taschenrechner –, aber nicht nützlich für größere Modelle oder Datensätze. Es stellte sich heraus, dass wir falsch lagen. Ich habe es in den letzten Jahren für eine Reihe größerer Betriebs- und Bewertungsmodelle verwendet und bin von der Leistung sehr beeindruckt.

Ich habe kürzlich einige Analysearbeiten an Daten durchgeführt, die aus unserem ERP-System extrahiert wurden, wo ich mit einem Datensatz mit etwa 10 Blättern arbeitete, die jeweils eine Größe von etwa 25.000 bis 100.000 Zeilen und bis zu 30 Spalten hatten (Google Sheets hat eine Grenze von 5 Millionen Zellen pro Arbeitsmappe). Diese Blätter bauen jeweils durch eine Reihe der traditionellen VLOOKUP-, INDEX-, MATCH- und SUMIF-Formeln aufeinander auf. Das Kopieren einer neuen Formel über eine Spalte mit etwa 25.000 Zeilen dauerte auf meinem Computer etwa 10 Sekunden, was alles andere als sofort, aber kein Hindernis ist, da:

1. Sheets zeigt einen kleinen, hilfreichen Fortschrittsbalken in der Ecke des Bildschirms, was beruhigender ist als die Tendenz von Excel, einzufrieren und Sie raten zu lassen, wann es fertig sein wird.
2. Sie können auch an anderer Stelle in der aktiven Arbeitsmappe weiterarbeiten, während die Zellen aktualisiert werden.

Verbindung zu Google BigQuery herstellen

Zur Analyse von (noch) größeren Datensätzen verbindet sich Google Sheets jetzt mit Google BigQuery, sodass Sie SQL-Abfragen mit Daten in Google BigQuery schreiben und ausführen und die Ergebnisse direkt in Sheets abrufen können.

3. Diagramme erstellen und mit Google Slides verknüpfen

Rohe Arbeit mit Tabellenkalkulationen („Wrangling“) ist ein wichtiger Bestandteil des täglichen Lebens von Finanzfachleuten, aber selbst die beste Analyse ist nur von begrenztem Wert, wenn Sie Ihre Ergebnisse nicht überzeugend und überzeugend kommunizieren können. Dies bringt uns zu zwei weiteren Grundnahrungsmitteln der Finanz-Toolbox: Diagramme und Präsentationen .

Präsentationen in der G Suite-Welt werden in Google Slides erstellt, was sich wenig überraschend wie Microsoft PowerPoint anfühlt. Die Verknüpfung zwischen Sheets und Slides funktioniert sehr gut und macht es einfach, sicherzustellen, dass Diagramme und Tabellen in Ihrer Präsentation immer auf dem neuesten Stand sind, durch eine „Update“-Schaltfläche, die die neuesten Daten der zugrunde liegenden Modellierung, Berechnungen und Annahmen abruft.

Wenn ich jetzt ein großes Projekt beginne, erstelle ich als Erstes zwei Dokumente: eines in Google Slides und das andere in Google Sheets. Diese gehen während des gesamten Projekts sauber Hand in Hand und bieten diese „Single Source of Truth“ für alle Daten im Projekt.

4. Versionskontrolle

Wenn Sie jemals die schmerzhafte Erfahrung gemacht haben, dass eine Tabellenkalkulation unwiederbringlich abstürzt, was zu Stunden verlorener Arbeit führt, haben Sie möglicherweise die Gewohnheit, häufig neue Dateien zu speichern. Dies kann zu zahlreichen Iterationen von Dateien mit langwierigen Versionsaktualisierungen führen (v3.4.0, v3.4.1 usw.).

Durch G Suite-Produkte ist es dank Versionskontrolle wirklich möglich, während der gesamten Lebensdauer des Projekts nur eine Datei zu haben.

Die Versionskontrolle, auf die Sie über „Versionsverlauf anzeigen“ im Menü zugreifen können, ermöglicht es Ihnen, alle Änderungen, die seit Beginn an einem Dokument vorgenommen wurden, über eine praktische Zeitleiste zusammen mit dem Namen der Person anzuzeigen, die jede Änderung vorgenommen hat. Das ist richtig – alles wird sofort gespeichert. Sie müssen nicht alle 5-10 Minuten F12 drücken, die Versionsnummer erhöhen und speichern, nur um sicher zu sein, dass im Falle eines Absturzes nichts verloren geht.

5. Verknüpfen zwischen Blättern in verschiedenen Dateien

Die Cloud-Produktivität macht die Link-Funktionalität viel eleganter und stellt sicher, dass sie tatsächlich funktioniert! Es ist natürlich möglich, auf andere Arbeitsmappen in der Offline-Excel-Welt zu verweisen, aber das ist in der Regel spröde und bricht zusammen, sobald Dateien aus ihrem ursprünglichen Ordner verschoben werden. Sie werden oft Zellen sehen, die obskure Verweise auf eine Ordnerstruktur auf der Festplatte einer anderen Person enthalten: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

Die IMPORTRANGE-Funktion in Google Sheets ermöglicht Ihnen die nahtlose Verknüpfung mit anderen Sheets-Dateien. Unabhängig davon, ob die Datei verschoben oder umbenannt wird, die Daten werden immer verknüpft und bleiben ein Problem weniger, um das Sie sich kümmern müssen.

6. Arbeiten mit Plugins

Ein Grund, warum einige Leute in meinem Unternehmen immer noch Excel (und PowerPoint) verwenden, ist, dass es eine Reihe von Plugins gibt, die noch nicht für Google Sheets und Slides verfügbar sind. Beispiele sind das Smart View-Plug-in für das Hyperion-Tool von Oracle und das @RISK-Plug-in, das ich in einem Leitfaden für Monte-Carlo-Simulationen demonstriert habe. In ähnlicher Weise bietet das think-cell-Plugin von PowerPoint Diagrammfunktionen, die denen von Slides überlegen sein können.

Dennoch verfügen Google Sheets und Slides über umfangreiche Funktionen namens „Add-ons“, die eine ähnliche Rolle wie die Plugins der Microsoft-Welt einnehmen. Leider gibt es seit Juli 2019 keine Unterstützung für die oben genannten Unternehmensanwendungen, und die Homebrew-Natur des Add-On-Ökosystems bedeutet, dass einige der Angebote von fragwürdiger Qualität sind. Das bedeutet, dass ich im Unternehmenskontext, wenn ich mit sensiblen Daten arbeite, manchmal zögere, Add-Ons zu verwenden.

7. Verbindung zu externen Datenquellen

Daten in eine Tabellenkalkulation zu bekommen, um damit zu arbeiten, ist ein grundlegendes Bedürfnis, und was ist dann möglich, ohne dass einige der Unternehmens-Plugins nicht verfügbar sind? Nun, zum Glück gibt es viele Möglichkeiten. Abgesehen von der Abwärtskompatibilität mit Excel-Dateien bietet Sheets endlose Möglichkeiten durch XML-, HTML- und RSS-Abfragen.

Es gibt einige weitere interessante Optionen, die es wert sind, speziell für die Nutzung von Daten in Google Tabellen erwähnt zu werden. Für Finanzfachleute kann die GOOGLEFINANCE-Formel nützlich sein, um sich darüber zu informieren, mit der Sie Daten direkt aus Google Finanzen abrufen können. Obwohl es nicht mit einem professionellen Dienst wie Bloomberg vergleichbar ist, ist es dennoch ein hervorragendes Tool für öffentliche Aktien- und Währungsinformationen.

Es gibt andere, allgemeinere Möglichkeiten, Daten aus dem Internet abzurufen. Die Funktion zum Extrahieren einer HTML-Tabelle oder -Liste direkt aus einer Website kann beispielsweise nützlich sein, wenn es um öffentlich verfügbare Finanz-, Markt- oder andere Informationen geht, die Sie abrufen und weiter bearbeiten möchten.

Abgesehen von Google BigQuery (bereits besprochen) gibt es – zum Zeitpunkt des Schreibens – keine einfache Möglichkeit für technisch nicht versierte Benutzer, sich direkt mit einer Datenbank zu verbinden, obwohl die Funktionalität für diejenigen verfügbar ist, die Zugriff auf Entwicklerkenntnisse und -ressourcen haben.

Google Apps-Skript

Dies bringt uns jedoch zu Google Apps Script, einem leistungsstarken Tool, das nahezu unbegrenzte Möglichkeiten eröffnet, nicht nur Sheets, sondern alle Teile der G Suite zu erweitern und zu verbinden. In einem zukünftigen Artikel werde ich anhand eines praktischen Einführungstutorials näher auf diese Funktionalität eingehen.

Also, gibt es einen Haken?

Ich habe in diesem Artikel Google Sheets und Slides evangelisiert. Allerdings empfindet nicht jeder in meiner Organisation dasselbe! Und ich denke, das ist einer seiner Nachteile: Der fehlende Konsens über ein Format, sei es in der Software oder sogar im Alltag (denken Sie an 8-Spur- vs. Kassetten), verwässert letztendlich die Gesamtwirkung. Im Falle von Desktop-Software gilt: Je mehr Menschen ein bestimmtes Format verwenden und seine wahren Stärken verstehen, desto mehr Nutzen und Effizienz wird für alle in der Organisation erzielt.

Google Sheets hat, wie jede Software, seine kleinen Ärgernisse: eine Tastenkombination, die nicht Ihren Erwartungen entspricht, eine Funktion, die fehlt oder sich nicht wie gewünscht verhält usw. In vielen Fällen ist dies jedoch auch eine unfairer vergleich. In Unternehmens- und Geschäftsumgebungen haben viele Menschen die Microsoft-Produktivitätssuite während ihres gesamten Arbeitslebens verwendet, eine Menge an Erfahrung, die nicht mit den ersten Monaten (oder sogar Jahren) der Arbeit mit einem neuen Satz von Tools verglichen werden kann.

Zusammenarbeit ist der Schlüssel

Tabellenkalkulationen sind für viele Finanz- und Geschäftsexperten eines der wichtigsten Tools, wenn nicht das wichtigste Tool. Sie sind unsere Leinwände, unsere Notizblöcke und unsere Instrumente! Wir verbringen Hunderte, wenn nicht Tausende von Stunden damit, sie im Laufe einer Karriere zu verwenden. Daher müssen unsere Erfahrungen, wie bei jedem Arbeitsmittel und jeder Arbeitsumgebung, angenehm und effizient sein.

Zusammenfassend habe ich enorme Produktivitätsvorteile durch die Zusammenarbeitsfunktionen und andere Innovationen gesehen, die mit der Verwendung webbasierter Produktivitätsanwendungen wie G Suite gegenüber ihren herkömmlichen Desktop-Gegenstücken einhergehen. Es hat auch immense Vorteile, diese Tools über die Grundstufe hinaus zu lernen, wie ich in diesem Artikel mit produktivitätssteigernden Aspekten aufgezeigt habe.

Die Vorteile von Google Sheets, multipliziert mit der enormen Anzahl von Stunden, die mit diesen Tools verbracht werden, können sich zu enormen Gewinnen summieren, von denen sowohl der Einzelne als auch das Unternehmen profitieren. Wie bereits erwähnt, werde ich einen weiteren Artikel schreiben, der detailliert auf Makros und Skripte in der G Suite eingeht. Diese werden über die Google Apps-Skriptsprache ausgeführt und bieten, wie ich demonstrieren werde, eine scheinbar unendliche Anzahl von Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren.

Wenn Sie also noch nicht ernsthaft mit Google Sheets gearbeitet haben, empfehle ich Ihnen dringend, es einmal auszuprobieren. Vielleicht finden Sie sich süchtig.