Perché dovresti passare a Fogli Google

Un paio di anni fa, l'azienda per cui lavoro ha fatto il passo significativo di trasferire tutti i suoi 11.000 dipendenti su G Suite di Google. Di conseguenza, da allora utilizzo quasi quotidianamente i prodotti Fogli (fogli di calcolo) e Presentazioni (presentazioni), imparandone le funzionalità e sperimentando nuovi modi di lavorare.

In questo articolo, condividerò alcune delle funzionalità più utili di Fogli Google che ho imparato all'inizio, che hanno notevolmente migliorato la mia produttività. Verso la fine, fornirò anche un'introduzione a Google Apps Script, un potente strumento per automatizzare i flussi di lavoro ed estendere le funzionalità di Fogli Google. In un articolo successivo, approfondirò lo script di Google Apps e mostrerò un tutorial per iniziare.

Tuttavia, non fornirò un confronto delle funzionalità tra Fogli Google ed Excel; le loro caratteristiche cambiano così rapidamente che tale analisi diventerebbe ridondante in poche settimane. Invece, mi concentrerò sui vantaggi di Fogli Google e sui nuovi modi di lavorare che l'emergere degli strumenti di produttività online ha consentito. In base alla mia esperienza, ci sono molti professionisti finanziari e aziendali che stanno ancora lavorando con i fogli di calcolo Excel nello stesso modo in cui molti di noi hanno imparato oltre 10 anni fa nell'era pre-cloud. Ho lavorato con molte persone che, anche se potrebbero essere passate a Fogli Google, lo usano ancora nel vecchio stampo di Excel offline, il che significa che perdono una serie di funzionalità di miglioramento della produttività.

Oltre a elencare i vantaggi, toccherò anche alcuni degli aspetti negativi che ho sperimentato in questo cambiamento. Ce ne sono solo due che spiccano: uno è che molti dei vantaggi dipendono dalla collaborazione con gli altri, e qui scoprirai che l'adozione irregolare nell'organizzazione porrà dei limiti alla velocità con cui puoi utilizzare alcune delle funzionalità. L'altro è che Excel non è uno strumento autonomo: esiste un ecosistema di plug-in là fuori, molti dei quali non sono (ancora) disponibili per Fogli Google, il che significa che, in alcuni casi, potresti finire per destreggiarti con entrambe le applicazioni.

I vantaggi di Fogli Google

1. Collaborazione

Il vantaggio più immediato dell'utilizzo di Fogli è la possibilità di collaborare in modi completamente nuovi. Il "vecchio stile" di lavoro consisterebbe nell'utilizzare un file master che qualcuno deve "possedere", che viene quindi (nel migliore dei casi) conservato in una cartella di rete condivisa o inviato meticolosamente via e-mail.

È qui che Sheets brilla davvero. Esistono diverse modalità di collaborazione, che vanno dall'asincrono in cui si lavora in modo indipendente e per lo più in momenti diversi, nello stesso file, all'editing collaborativo simultaneo in tempo reale. Con la modifica asincrona, puoi utilizzare la funzione di commento per avvisare le persone e assegnare loro attività che possono quindi contrassegnare come completate.

La modifica di un foglio di calcolo in tempo reale con altri colleghi è un modo potente di lavorare. La produttività di due o tre persone che sono tutte altamente qualificate con Fogli Google che costruiscono rapidamente insieme un modello finanziario o operativo in tempo reale è davvero uno spettacolo rispetto al vecchio modo di lavorare. I cursori multipli in diversi colori, che si muovono contemporaneamente sullo schermo per costruire un modello, sono quasi come un video time-lapse di un dipinto.

C'è spazio anche per diversi tipi di partecipanti. Non tutti devono essere in grado di modificare un foglio di calcolo. Esistono livelli di diritti di accesso, che garantiscono che la sicurezza e la posterità siano tenuti sotto controllo garantendo alle persone appropriate il giusto livello di accesso.

2. Lavorare su larga scala

Una delle idee sbagliate che io e i miei colleghi abbiamo avuto è stata l'idea che Fogli vada bene per piccoli calcoli, più o meno come una calcolatrice avanzata, ma non utile per modelli o set di dati più grandi. Si scopre che ci sbagliavamo. L'ho usato per una serie di modelli operativi e di valutazione più ampi negli ultimi anni e sono rimasto molto colpito dalle prestazioni.

Di recente ho svolto un lavoro di analisi sui dati estratti dal nostro sistema ERP, dove stavo lavorando con un set di dati che aveva circa 10 fogli, ciascuno con dimensioni comprese tra circa 25.000 e 100.000 righe e fino a 30 colonne (Fogli Google ha un limite di 5 milioni di celle per cartella di lavoro). Questi fogli si basano l'uno sull'altro attraverso una serie di formule tradizionali VLOOKUP, INDEX, MATCH e SUMIF. La copia di una nuova formula su una colonna di circa 25.000 righe ha richiesto circa 10 secondi sul mio computer, il che è tutt'altro che istantaneo, ma non è un ostacolo, a causa di:

1. Fogli mostra una piccola e utile barra di avanzamento nell'angolo dello schermo, che è più rassicurante della tendenza di Excel a bloccarsi e lasciarti indovinare quando sarà completato.
2. Puoi anche continuare a lavorare altrove nella cartella di lavoro attiva mentre le celle si stanno aggiornando.

Connessione a Google BigQuery

Per l'analisi di set di dati (anche) più grandi, Fogli Google ora si connette a Google BigQuery, consentendoti di scrivere ed eseguire query SQL utilizzando i dati in Google BigQuery e di ottenere i risultati direttamente in Fogli.

3. Creazione di grafici e collegamento a Presentazioni Google

Il lavoro grezzo sui fogli di calcolo ("dibattiti") è una parte importante della vita quotidiana del professionista della finanza, ma anche la migliore analisi ha un valore limitato se non si è in grado di comunicare le proprie scoperte in modo convincente e convincente. Questo ci porta ad altri due punti fondamentali della cassetta degli attrezzi finanziaria: grafici e presentazioni .

Le presentazioni nel mondo G Suite sono realizzate in Presentazioni Google che, ovviamente, sembra Microsoft PowerPoint. Il collegamento tra Fogli e Presentazioni funziona molto bene e rende facile garantire che i grafici e le tabelle nella presentazione siano sempre aggiornati tramite un pulsante "Aggiorna" che richiama i dati più recenti della modellazione, dei calcoli e delle ipotesi sottostanti.

Quando inizio un progetto di grandi dimensioni ora, una delle prime cose che faccio è creare due documenti: uno in Presentazioni Google e l'altro in Fogli Google. Questi vanno di pari passo in modo pulito durante tutto il progetto, fornendo quell'"unica fonte di verità" per tutti i dati nel progetto.

4. Controllo della versione

Se hai mai avuto la dolorosa esperienza di un arresto anomalo di un foglio di calcolo oltre il ripristino, con conseguente perdita di ore di lavoro, potresti avere l'abitudine sviluppata di salvare frequentemente nuovi file. Questo può finire in numerose iterazioni di file con noiosi aggiornamenti di versione (v3.4.0, v3.4.1, ecc.)

Attraverso i prodotti G Suite, è davvero possibile avere un solo file per tutta la vita del progetto, grazie al controllo della versione.

Il controllo della versione, accessibile tramite "Visualizza cronologia versioni" nel menu, ti consente di vedere tutte le modifiche apportate a un documento dall'inizio attraverso una comoda sequenza temporale, insieme al nome della persona che ha apportato ogni modifica. Esatto, tutto viene salvato, all'istante. Non c'è bisogno di premere F12 ogni 5-10 minuti, aumentare il numero di versione e salvare, solo per stare tranquilli sapendo che nulla va perso in caso di arresto anomalo.

5. Collegamento tra fogli in file diversi

La produttività del cloud rende la funzionalità di collegamento molto più elegante e garantisce che funzioni davvero! È possibile fare riferimento ad altre cartelle di lavoro nel mondo offline di Excel, ovviamente, ma ciò tende a essere fragile e si interrompe una volta che i file vengono spostati fuori dalla posizione della cartella originale. Vedrai spesso celle contenenti riferimenti oscuri a una struttura di cartelle sul disco rigido di qualcuno: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

La funzione IMPORTRANGE in Fogli Google ti consente di collegarti senza problemi ad altri file di Fogli. Indipendentemente dal fatto che il file venga spostato o rinominato, i dati saranno sempre collegati e rimarranno un problema in meno di cui preoccuparsi.

6. Lavorare con i plugin

Uno dei motivi per cui un certo numero di persone nella mia azienda utilizza ancora Excel (e PowerPoint) è che esistono numerosi plug-in che non sono ancora disponibili per Fogli e Presentazioni Google. Gli esempi includono il plug-in Smart View per lo strumento Hyperion di Oracle e il plug-in @RISK che ho dimostrato in una guida alle simulazioni Monte Carlo. Allo stesso modo, il plug-in think-cell di PowerPoint offre funzionalità per grafici che possono essere superiori a quelle possibili in Presentazioni.

Tuttavia, Fogli e Presentazioni Google hanno funzionalità ad ampio raggio denominate "Componenti aggiuntivi", che ricoprono un ruolo simile ai plug-in del mondo Microsoft. Sfortunatamente, a partire da luglio 2019, non è disponibile il supporto per le applicazioni aziendali sopra menzionate e la natura homebrew dell'ecosistema aggiuntivo significa che alcune delle offerte hanno una qualità discutibile. Ciò significa che in un contesto aziendale, quando lavoro con dati sensibili, a volte sono riluttante a utilizzare i componenti aggiuntivi.

7. Collegamento a origini dati esterne

Ottenere i dati in un foglio di calcolo con cui lavorare è un'esigenza fondamentale e, senza che alcuni dei plug-in aziendali non siano disponibili, cosa è quindi possibile? Bene, fortunatamente, ci sono molte opzioni. Oltre ad avere la retrocompatibilità con i file Excel, Fogli offre infinite possibilità tramite query XML, HTML e RSS.

Ci sono alcune opzioni più interessanti che vale la pena menzionare in particolare per sfruttare i dati in Fogli. Per i professionisti della finanza può essere utile conoscere la formula GOOGLEFINANCE, che permette di estrarre i dati direttamente da Google Finance. Sebbene non sia paragonabile a un servizio professionale come Bloomberg, è comunque un ottimo strumento per informazioni su azioni e valute pubbliche.

Esistono altri modi più generali per ottenere dati dal Web. La funzionalità per estrarre una tabella o un elenco HTML direttamente da un sito Web può, ad esempio, essere utile quando si tratta di informazioni finanziarie, di mercato o di altro tipo pubblicamente disponibili che si desidera recuperare e continuare a lavorare.

A parte Google BigQuery (discusso in precedenza), non esiste, al momento della stesura, un modo semplice per l'utente non tecnico di connettersi direttamente a un database, sebbene la funzionalità sia disponibile per coloro che hanno accesso alle competenze e alle risorse degli sviluppatori.

Script di Google Apps

Questo, tuttavia, ci porta a Google Apps Script, un potente strumento che apre possibilità quasi illimitate per estendere e collegare non solo Fogli ma tutte le parti di G Suite. In un prossimo articolo, approfondirò questa funzionalità in modo più dettagliato attraverso un pratico tutorial introduttivo.

Quindi, c'è un problema?

Ho evangelizzato Fogli e Presentazioni Google in questo articolo. Tuttavia, non tutti nella mia organizzazione si sentono allo stesso modo! E penso che questo sia uno dei suoi svantaggi: la mancanza di consenso su un formato, sia esso nel software o anche nella vita di tutti i giorni (pensa a 8 tracce o cassette), alla fine diluisce l'effetto complessivo. Nel caso del software desktop, più le persone utilizzano un determinato formato e ne comprendono i veri poteri, maggiore è il vantaggio e l'efficienza per tutti nell'organizzazione.

Fogli Google, come qualsiasi software, ha i suoi piccoli fastidi: una scorciatoia da tastiera che non è quella che ti aspetteresti, una funzione che manca o non si comporta come vorresti, ecc. In molti casi, però, anche questo è un confronto ingiusto. In contesti aziendali e aziendali, molte persone hanno utilizzato la suite di produttività Microsoft per tutta la loro vita lavorativa, una quantità di esperienza che non può essere paragonata ai primi mesi (o addirittura anni) di lavoro con un nuovo set di strumenti.

La collaborazione è fondamentale

I fogli di calcolo sono uno degli strumenti più importanti, se non il più importante, per molti professionisti della finanza e delle imprese. Sono le nostre tele, i nostri taccuini e i nostri strumenti! Trascorriamo centinaia, se non migliaia, di ore ad usarli nel corso di una carriera. Pertanto, come con qualsiasi strumento di lavoro e ambiente, abbiamo bisogno che le nostre esperienze siano, quindi, piacevoli ed efficienti.

In sintesi, ho riscontrato enormi vantaggi in termini di produttività dalle funzionalità di collaborazione e da altre innovazioni derivanti dall'utilizzo di applicazioni di produttività basate sul Web come G Suite rispetto alle tradizionali controparti desktop. Ci sono anche immensi vantaggi nell'imparare a usare questi strumenti oltre il livello elementare, come ho dimostrato in questo articolo con aspetti di miglioramento della produttività.

I vantaggi di Fogli Google, moltiplicati per l'enorme numero di ore trascorse con questi strumenti, possono portare a enormi vantaggi, a vantaggio sia dell'individuo che dell'organizzazione. Come accennato, scriverò un altro articolo che entrerà nel dettaglio di macro e script in G Suite. Questi vengono eseguiti tramite il linguaggio di script di Google Apps e, come dimostrerò, offrono un numero apparentemente infinito di modi per automatizzare e semplificare i processi.

Quindi, se non hai ancora lavorato seriamente con Fogli Google, ti consiglio vivamente di provarlo. Potresti trovarti agganciato.