Por qué debería cambiarse a Hojas de cálculo de Google

Hace un par de años, la empresa para la que trabajo dio el importante paso de trasladar a todos sus 11.000 empleados a G Suite de Google. En consecuencia, desde entonces he estado usando los productos Sheets (hojas de cálculo) y Slides (presentaciones) casi a diario, aprendiendo su funcionalidad y experimentando nuevas formas de trabajar.

En este artículo, compartiré algunas de las funciones más útiles de Hojas de cálculo de Google que aprendí desde el principio, que mejoraron drásticamente mi productividad. Hacia el final, también proporcionaré una introducción a Google Apps Script, una poderosa herramienta para automatizar flujos de trabajo y ampliar la funcionalidad de Google Sheets. En un artículo posterior, profundizaré en Google Apps Script y mostraré un tutorial para comenzar.

Sin embargo, no daré una comparación de características entre Google Sheets y Excel; sus características cambian tan rápidamente que dicho análisis se volvería redundante en cuestión de semanas. En su lugar, me centraré en las ventajas de Google Sheets y las nuevas formas de trabajar que ha permitido la aparición de herramientas de productividad en línea. En mi experiencia, hay muchos profesionales de finanzas y negocios que todavía trabajan con hojas de cálculo de Excel de la misma manera que muchos de nosotros aprendimos hace más de 10 años en la era anterior a la nube. He trabajado con muchas personas que, aunque hayan cambiado a Hojas de cálculo de Google, todavía las usan en el antiguo molde de Excel sin conexión, lo que significa que pierden una serie de funciones que mejoran la productividad.

Además de enumerar las ventajas, también mencionaré algunos de los aspectos negativos que he experimentado en este cambio. En realidad, solo hay dos que se destacan: uno es que muchos de los beneficios dependen de la colaboración con otros, y aquí encontrará que la aceptación desigual en la organización limitará la rapidez con la que puede poner en uso algunas de las funciones. La otra es que Excel no es una herramienta independiente: existe un ecosistema de complementos, muchos de los cuales (todavía) no están disponibles para Hojas de cálculo de Google, lo que significa que, en algunos casos, puede terminar haciendo malabarismos con ambas aplicaciones.

Ventajas de las hojas de Google

1. Colaboración

El beneficio más inmediato de usar Sheets es la capacidad de colaborar de formas completamente nuevas. El "viejo estilo" de trabajo sería usar un archivo maestro que alguien tiene que "poseer", que luego (en el mejor de los casos) se guarda en una carpeta de red compartida o se envía por correo electrónico minuciosamente.

Aquí es donde Sheets realmente brilla. Hay varios modos diferentes de colaboración, que van desde la asíncrona en la que trabaja de forma independiente y principalmente en diferentes momentos, en el mismo archivo, hasta la edición colaborativa simultánea en tiempo real. Con la edición asincrónica, puede usar la función de comentarios para alertar a las personas y asignarles tareas que luego pueden marcar como completadas.

Editar una hoja de cálculo en vivo con otros colegas es una forma poderosa de trabajar. La productividad de dos o tres personas altamente capacitadas con Hojas de cálculo de Google que construyen rápidamente un modelo financiero u operativo en tiempo real es realmente un espectáculo en comparación con la antigua forma de trabajar. Los múltiples cursores en diferentes colores, moviéndose por la pantalla al mismo tiempo para construir un modelo, es casi como un video de lapso de tiempo de una pintura.

También hay espacio para diferentes tipos de participantes. No todo el mundo necesita poder editar una hoja de cálculo. Hay niveles de derechos de acceso, lo que garantiza que la seguridad y la posteridad se mantengan bajo control al otorgar a las personas adecuadas el nivel de acceso adecuado.

2. Trabajar a escala

Uno de los conceptos erróneos que teníamos mis colegas y yo era la idea de que Sheets está bien para cálculos pequeños, más o menos como una calculadora avanzada, pero no es útil para modelos o conjuntos de datos más grandes. Resulta que estábamos equivocados. Lo he usado para varios modelos operativos y de valoración más grandes en los últimos años y estoy muy impresionado con el rendimiento.

Recientemente realicé un trabajo de análisis de datos extraídos de nuestro sistema ERP, donde estaba trabajando con un conjunto de datos que tenía alrededor de 10 hojas, cada una con un tamaño que oscilaba entre aproximadamente 25 000 y 100 000 filas y hasta 30 columnas (Google Sheets tiene un límite de 5 millones de celdas por libro). Estas hojas se complementan entre sí a través de una serie de fórmulas tradicionales BUSCARV, ÍNDICE, COINCIDIR y SUMAR.SI. Copiar una nueva fórmula en una columna de alrededor de 25 000 filas tomó alrededor de 10 segundos en mi computadora, lo que está lejos de ser instantáneo, pero no es un obstáculo, debido a:

1. Hojas de cálculo muestra una pequeña y útil barra de progreso en la esquina de la pantalla, que es más tranquilizador que la tendencia de Excel a congelarse y dejarlo adivinando cuándo se completará.
2. También puede continuar trabajando en otra parte del libro de trabajo activo mientras se actualizan las celdas.

Conexión a Google BigQuery

Para el análisis de conjuntos de datos (incluso) más grandes, Hojas de cálculo de Google ahora se conecta a Google BigQuery, lo que le permite escribir y ejecutar consultas SQL utilizando datos en Google BigQuery y obtener los resultados directamente en Hojas de cálculo.

3. Creación de gráficos y enlaces a diapositivas de Google

El trabajo de hoja de cálculo sin procesar ("disputas") es una parte importante de la vida diaria del profesional de finanzas, pero incluso el mejor análisis tiene un valor limitado si no puede comunicar sus hallazgos de una manera convincente y convincente. Esto nos lleva a otros dos elementos básicos de la caja de herramientas financieras: gráficos y presentaciones .

Las presentaciones en el mundo de G Suite se realizan en Google Slides que, como era de esperar, se parece a Microsoft PowerPoint. El enlace entre Hojas y Diapositivas funciona muy bien y facilita garantizar que los gráficos y las tablas de su presentación estén siempre actualizados a través de un botón "Actualizar" que muestra los datos más recientes del modelo, los cálculos y las suposiciones subyacentes.

Cuando empiezo cualquier proyecto grande ahora, una de las primeras cosas que hago es crear dos documentos: uno en Presentaciones de Google y el otro en Hojas de cálculo de Google. Estos van de la mano limpiamente a lo largo del proyecto, proporcionando esa "fuente única de verdad" para todos los datos en el proyecto.

4. Control de versiones

Si alguna vez ha tenido la dolorosa experiencia de que una hoja de cálculo se bloquee más allá de la recuperación, lo que resultó en horas de trabajo perdido, es posible que tenga el hábito de guardar archivos nuevos con frecuencia. Esto puede terminar en numerosas iteraciones de archivos con actualizaciones de versión tediosas (v3.4.0, v3.4.1, etc.)

A través de los productos de G Suite, es realmente posible tener solo un archivo durante la vida del proyecto, gracias al control de versiones.

El control de versiones, accesible a través de "Ver historial de versiones" en el menú, le permite ver todas las ediciones realizadas en un documento desde el principio a través de una práctica línea de tiempo, junto con el nombre de la persona que realizó cada cambio. Así es, todo se guarda al instante. No es necesario presionar F12 cada 5 a 10 minutos, incrementar el número de versión y guardar, solo para tener la tranquilidad de saber que no se pierde nada en caso de falla.

5. Vinculación entre hojas en diferentes archivos

¡La productividad en la nube hace que la funcionalidad de enlace sea mucho más elegante y garantiza que realmente funcione! Es posible hacer referencia a otros libros de trabajo en el mundo de Excel sin conexión, por supuesto, pero eso tiende a ser frágil y se rompe una vez que los archivos se mueven fuera de su ubicación de carpeta original. A menudo verá celdas que contienen referencias oscuras a una estructura de carpetas en el disco duro de alguien: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

La función IMPORTRANGE en Google Sheets le permite vincular sin problemas a otros archivos de Sheets. Independientemente de si el archivo se mueve o cambia de nombre, los datos siempre estarán vinculados y seguirán siendo un problema menos del que preocuparse.

6. Trabajar con complementos

Una de las razones por las que varias personas en mi empresa todavía usan Excel (y PowerPoint) es que hay una serie de complementos que aún no están disponibles para Hojas de cálculo y Presentaciones de Google. Los ejemplos incluyen el complemento Smart View para la herramienta Hyperion de Oracle y el complemento @RISK que mostré en una guía de simulaciones de Monte Carlo. Del mismo modo, el complemento think-cell de PowerPoint ofrece una funcionalidad de gráficos que puede ser superior a lo que es posible en Presentaciones.

Sin embargo, Google Sheets y Slides tienen una amplia funcionalidad llamada "Complementos", que cumple una función similar a los complementos del mundo de Microsoft. Desafortunadamente, a partir de julio de 2019, no hay soporte para las aplicaciones empresariales mencionadas anteriormente y la naturaleza casera del ecosistema de complementos significa que algunas de las ofertas tienen una calidad cuestionable. Esto significa que dentro de un contexto corporativo, cuando trabajo con datos confidenciales, a veces dudo en usar complementos.

7. Conexión a fuentes de datos externas

Obtener datos en una hoja de cálculo para trabajar con ellos es una necesidad fundamental, y sin que algunos de los complementos corporativos no estén disponibles, ¿qué es posible entonces? Bueno, afortunadamente, hay muchas opciones. Además de tener compatibilidad con versiones anteriores de archivos de Excel, Sheets ofrece infinitas posibilidades a través de consultas XML, HTML y RSS.

Hay algunas opciones más interesantes que vale la pena mencionar específicamente para aprovechar los datos en Hojas de cálculo. Para los profesionales de las finanzas, la fórmula de GOOGLEFINANCE puede ser útil para aprender, lo que le permite extraer datos directamente de Google Finance. Aunque no es comparable a un servicio profesional como Bloomberg, es una excelente herramienta para la información pública sobre acciones y divisas.

Hay otras formas más generales de obtener datos de la web. La funcionalidad para extraer una tabla HTML o una lista directamente de un sitio web puede, por ejemplo, ser útil cuando se trata de información financiera, de mercado u otra información disponible públicamente que desea recuperar y continuar trabajando.

Además de Google BigQuery (discutido anteriormente), no existe, al momento de escribir, una forma simple para que el usuario no técnico se conecte directamente a una base de datos, aunque la funcionalidad está disponible para aquellos con acceso a habilidades y recursos de desarrollador.

Guión de aplicaciones de Google

Sin embargo, esto nos lleva a Google Apps Script, una poderosa herramienta que abre posibilidades casi ilimitadas para extender y conectar no solo Sheets sino todas las partes de G Suite. En un artículo futuro, profundizaré en esta funcionalidad a través de un práctico tutorial de introducción.

Entonces, ¿hay trampa?

He estado evangelizando Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este artículo. Sin embargo, ¡no todos en mi organización sienten lo mismo! Y creo que ese es uno de sus inconvenientes: la falta de consenso sobre un formato, ya sea en el software o incluso en la vida cotidiana (piense en cintas de 8 pistas frente a cintas de casete), en última instancia, diluye el efecto general. En el caso del software de escritorio, cuanto más utilice la gente un determinado formato y comprenda sus verdaderos poderes, más beneficios y eficiencia se obtendrán para todos en la organización.

Hojas de cálculo de Google, como cualquier software, tiene sus pequeñas molestias: un atajo de teclado que no es lo que esperarías, una característica que falta o no se comporta como quieres, etc. Sin embargo, en muchos casos, esto también es una comparación injusta. En entornos corporativos y comerciales, muchas personas han estado usando la suite de productividad de Microsoft a lo largo de su vida laboral, una cantidad de experiencia que no se puede comparar con los primeros meses (o incluso años) de trabajar con un nuevo conjunto de herramientas.

La colaboración es clave

Las hojas de cálculo son una de las herramientas más importantes, si no la más importante, para muchos profesionales de las finanzas y los negocios. ¡Son nuestros lienzos, nuestros blocs de notas y nuestros instrumentos! Pasamos cientos, si no miles, de horas usándolos a lo largo de una carrera. Así, como cualquier herramienta y entorno de trabajo, necesitamos que nuestras experiencias sean, por tanto, agradables y eficientes.

En resumen, he visto enormes beneficios de productividad de las funciones de colaboración y otras innovaciones que vienen con el uso de aplicaciones de productividad basadas en la web como G Suite en lugar de sus contrapartes de escritorio tradicionales. También hay inmensos beneficios de aprender a usar estas herramientas más allá del nivel elemental, como he demostrado en este artículo con aspectos de mejora de la productividad.

Las ventajas de Google Sheets, multiplicadas por la gran cantidad de horas dedicadas a estas herramientas, pueden sumar enormes ganancias, beneficiando tanto al individuo como a la organización. Como mencioné, escribiré otro artículo que detallará las macros y los scripts en G Suite. Estos se realizan a través del lenguaje Google Apps Script y, como demostraré, ofrecen una cantidad aparentemente infinita de formas de automatizar y optimizar los procesos.

Entonces, si aún no ha trabajado seriamente con Hojas de cálculo de Google, le recomiendo que lo pruebe. Puede que te encuentres enganchado.