为什么应该迁移到 Google 表格
已发表: 2022-03-11几年前，我工作的公司迈出了重要的一步，将其所有 11,000 名员工转移到谷歌的 G Suite。 因此，从那时起，我几乎每天都在使用 Sheets（电子表格）和 Slides（演示文稿）产品，学习它们的功能并体验新的工作方式。
在本文中，我将分享一些我早期学到的最有用的 Google 表格功能，这些功能极大地提高了我的工作效率。 最后，我还将介绍 Google Apps 脚本，这是一种用于自动化工作流程和扩展 Google 表格功能的强大工具。 在以后的文章中，我将深入探讨 Google Apps 脚本并演示入门教程。
但是，我不会对 Google 表格和 Excel 之间的功能进行比较。 它们的特征变化如此之快，以至于这样的分析在几周内就会变得多余。 相反，我将关注 Google 表格的优势以及在线生产力工具的出现所带来的新工作方式。 以我的经验，有许多金融和商业专业人士仍在使用 Excel 电子表格，就像我们中的许多人在 10 多年前在前云时代学到的一样。 我曾与许多人合作过，尽管他们可能已经改用 Google 表格，但仍然在旧的离线 Excel 模具中使用它，这意味着他们失去了许多提高生产力的功能。
除了列出优点之外，我还会谈谈我在这种转变中所经历的一些负面方面。 实际上只有两个突出：一个是许多好处取决于与他人的协作，在这里您会发现组织中不均衡的吸收将限制您使用某些功能的速度。 另一个是 Excel 不是一个独立的工具：那里有一个插件生态系统，其中许多插件（尚不）可用于 Google 表格，这意味着在某些情况下，您最终可能会同时兼顾这两个应用程序。
谷歌表格的优势
1. 协作
使用表格最直接的好处是能够以全新的方式进行协作。 “旧式”的工作方式是使用某人必须“拥有”的主文件，然后（在最好的情况下）保存在共享的网络文件夹中，或者通过电子邮件发送。
这就是 Sheets 真正闪耀的地方。 有几种不同的协作模式，从您在同一文件中独立工作且大部分时间在不同时间工作的异步模式，到实时同时协作编辑。 通过异步编辑，您可以使用评论功能来提醒人们并分配他们可以标记为已完成的任务。
与其他同事一起编辑电子表格是一种强大的工作方式。 与旧的工作方式相比，两三个熟练掌握 Google 表格的人的生产力可以快速实时地共同构建财务或运营模型。 多个不同颜色的光标同时在屏幕上移动以构建模型，几乎就像一幅画的延时视频。
也有不同类型的参与者的空间。 不是每个人都需要能够编辑电子表格。 有不同级别的访问权限，通过授予适当的人员正确的访问级别来确保安全性和后代受到检查。
2. 大规模工作
我和我的同事有一个误解，认为表格适用于小型计算（或多或少类似于高级计算器），但不适用于较大的模型或数据集。 原来我们错了。 在过去的几年里，我已经将它用于许多更大的运营和估值模型，并且对它的表现印象深刻。
我最近对从我们的 ERP 系统中提取的数据进行了一些分析工作，我正在处理一个包含大约 10 个工作表的数据集，每个工作表的大小从大约 25,000 到 100,000 行和最多 30 列不等（Google Sheets 的限制为 5每个工作簿百万个单元格）。 这些表格通过一系列传统的 VLOOKUP、INDEX、MATCH 和 SUMIF 公式相互构建。 在我的计算机上跨大约 25,000 行的列复制一个新公式大约需要 10 秒，这远非瞬时，但不是障碍，因为：
- 表格在屏幕一角显示了一个小而有用的进度条，这比 Excel 的冻结趋势更让人放心，让您猜测它何时会完成。
- 随着单元格的更新，您还可以继续在活动工作簿中的其他位置工作。
连接到 Google BigQuery
为了分析（甚至）更大的数据集，Google Sheets 现在连接到 Google BigQuery，允许您使用 Google BigQuery 中的数据编写和运行 SQL 查询，并将结果直接输入到 Sheets 中。
3. 创建图表并链接到 Google 幻灯片
原始电子表格工作（“争吵”）是财务专业人员日常生活的重要组成部分，但如果您无法以令人信服和令人信服的方式传达您的发现，那么即使是最好的分析也将价值有限。 这将我们带到了金融工具箱的另外两个主要部分：图表和演示文稿。
G Suite 世界中的演示文稿是在 Google 幻灯片中制作的，不出所料，感觉就像 Microsoft PowerPoint。 Sheets 和 Slides 之间的链接运行良好，通过“更新”按钮可以轻松确保演示文稿中的图表和表格始终是最新的，该按钮可以提取基础建模、计算和假设的最新数据。
现在开始任何大型项目时，我要做的第一件事就是创建两个文档：一个在 Google 幻灯片中，另一个在 Google 表格中。 这些在整个项目中清晰地齐头并进，为项目中的所有数据提供“单一事实来源”。
4.版本控制
如果您曾经经历过无法恢复的电子表格崩溃的痛苦经历，从而导致数小时的工作丢失，那么您可能已经养成了经常保存新文件的习惯。 这可能会导致文件的大量迭代，并且版本更新繁琐（v3.4.0、v3.4.1 等）
通过 G Suite 产品，由于版本控制，在项目的整个生命周期中确实可以只拥有一个文件。
版本控制可通过菜单中的“查看版本历史记录”访问，允许您通过方便的时间线查看从一开始对文档所做的所有编辑，以及进行每次更改的人的姓名。 没错——一切都立即得到了保存。 无需每 5-10 分钟按 F12，增加版本号，然后保存，只为安心知道万一崩溃不会丢失任何内容。
5. 不同文件中工作表之间的链接
云生产力使链接功能更加优雅，并确保它确实有效！ 当然，可以在脱机 Excel 世界中引用其他工作簿，但是一旦将文件移出其原始文件夹位置，这往往会变得脆弱和中断。 您经常会看到包含对某人硬盘驱动器上文件夹结构的模糊引用的单元格： C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ 。
Google 表格中的 IMPORTRANGE 功能可让您无缝链接到其他表格文件。 无论文件是否被移动或重命名，数据将始终被链接，并且您无需担心的问题就会减少。
6. 使用插件
我公司的许多人仍在使用 Excel（和 PowerPoint）的一个原因是，有许多插件尚不适用于 Google 表格和幻灯片。 示例包括 Oracle Hyperion 工具的 Smart View 插件和我在 Monte Carlo 模拟指南中演示的 @RISK 插件。 同样，PowerPoint 的 think-cell 插件提供的图表功能优于幻灯片中的功能。
尽管如此，谷歌表格和幻灯片具有广泛的功能，称为“附加组件”，它扮演着与微软世界的插件类似的角色。 不幸的是，截至 2019 年 7 月，没有对上述企业应用程序的支持，并且附加生态系统的自制性质意味着某些产品的质量有问题。 这意味着在公司环境中，当处理敏感数据时，我有时会犹豫是否使用附加组件。
7. 连接到外部数据源
将数据放入电子表格以供使用是一项基本需求，如果某些公司插件不可用，那么有什么可能呢？ 好吧，幸运的是，有很多选择。 除了向后兼容 Excel 文件之外，Sheets 通过 XML、HTML 和 RSS 查询提供了无限可能。
还有一些更有趣的选项值得一提，专门用于利用表格中的数据。 对于金融专业人士来说，GOOGLEFINANCE 公式可以用来学习，它可以让您直接从 Google 金融中提取数据。 虽然无法与彭博等专业服务相媲美，但它仍然是获取公共股票和货币信息的绝佳工具。
还有其他更通用的方法可以从 Web 获取数据。 例如，直接从网站提取 HTML 表格或列表的功能在涉及您想要检索和继续使用的金融、市场或其他公开可用信息时可能很有用。
除了 Google BigQuery（之前讨论过）之外，在撰写本文时，非技术用户没有简单的方法可以直接连接到数据库，尽管该功能可供那些有权访问开发人员技能和资源的人使用。
Google Apps 脚本
然而，这确实将我们带到了 Google Apps Script，这是一个强大的工具，它为扩展和连接表格以及 G Suite 的所有部分提供了几乎无限的可能性。 在以后的文章中，我将通过实用的介绍教程更详细地介绍此功能。
那么，有一个问题吗？
在这篇文章中，我一直在宣传 Google 表格和幻灯片。 但是，并非我组织中的每个人都有相同的感觉！ 我认为这是它的缺点之一：对于一种格式缺乏共识，无论是在软件中还是在日常生活中（想想 8 轨与盒式磁带），最终都会削弱整体效果。 就桌面软件而言，人们越多地使用某种格式并了解其真正的力量，组织中的每个人都会获得更多的利益和效率。
与任何软件一样，Google 表格也有一些小烦恼：键盘快捷键不是您所期望的，功能缺失或行为不符合您的要求等。但在许多情况下，这也是一个不公平的比较。 在企业和商业环境中，许多人在他们的整个工作生涯中一直在使用 Microsoft 生产力套件，这是无法与使用一组新工具的最初几个月（甚至几年）相比的经验。
合作是关键
对于许多金融和商业专业人士来说，电子表格是最重要的工具之一，如果不是最重要的工具的话。 它们是我们的画布、记事本和乐器！ 在整个职业生涯中，我们花费数百甚至数千小时来使用它们。 因此，与任何工作工具和环境一样，我们需要我们的经验，因此是愉快和高效的。
总而言之，我看到了使用 G Suite 等基于 Web 的生产力应用程序所带来的协作功能和其他创新的巨大生产力优势，而不是传统的桌面应用程序。 在初级阶段学习使用这些工具也有巨大的好处，正如我在本文中展示的提高生产力的方面。
Google 表格的优势，加上使用这些工具所花费的大量时间，可以带来巨大的收益，使个人和组织都受益。 如前所述，我将撰写另一篇文章，详细介绍 G Suite 中的宏和脚本。 这些是通过 Google Apps 脚本语言执行的，并且正如我将演示的那样，它提供了无数种方法来自动化和简化流程。
因此，如果您还没有认真使用过 Google 表格，我强烈建议您试一试。 你可能会发现自己上瘾了。