لماذا يجب عليك الانتقال إلى جداول بيانات Google

قبل عامين ، اتخذت الشركة التي أعمل بها خطوة مهمة لنقل جميع موظفيها البالغ عددهم 11000 موظف إلى G Suite من Google. وبالتالي ، منذ ذلك الحين ، كنت أستخدم منتجات "جداول البيانات" و "العروض التقديمية" (العروض التقديمية) بشكل شبه يومي ، وأتعلم وظائفها واختبر طرقًا جديدة للعمل.

في هذه المقالة ، سوف أشارك بعضًا من أكثر ميزات جداول بيانات Google فائدة التي تعلمتها في وقت مبكر ، مما أدى إلى تحسين إنتاجيتي بشكل كبير. قرب النهاية ، سأقدم أيضًا مقدمة إلى Google Apps Script ، وهي أداة قوية لأتمتة سير العمل وتوسيع وظائف جداول بيانات Google. في مقال لاحق ، سأتعمق أكثر في برمجة تطبيقات Google وأعرض برنامجًا تعليميًا للبدء.

ومع ذلك ، لن أقدم مقارنة ميزة بين جداول بيانات Google و Excel ؛ تتغير ميزاتها بسرعة كبيرة بحيث يصبح مثل هذا التحليل زائداً عن الحاجة في غضون أسابيع. بدلاً من ذلك ، سأركز على مزايا جداول بيانات Google وطرق العمل الجديدة التي أتاحها ظهور أدوات الإنتاجية عبر الإنترنت. من واقع خبرتي ، هناك العديد من المتخصصين في الشؤون المالية والأعمال الذين لا يزالون يعملون مع جداول بيانات Excel بالطريقة نفسها التي تعلمها الكثير منا منذ أكثر من 10 سنوات في عصر ما قبل السحابة. لقد عملت مع العديد من الأشخاص الذين ، على الرغم من أنهم ربما تحولوا إلى جداول بيانات Google ، ما زالوا يستخدمونها في قالب Excel غير المتصل القديم ، مما يعني أنهم يخسرون عددًا من ميزات تحسين الإنتاجية.

بالإضافة إلى سرد المزايا ، سأتطرق أيضًا إلى بعض الجوانب السلبية التي مررت بها في هذا التحول. هناك نوعان فقط بارزان: الأول هو أن العديد من الفوائد تعتمد على التعاون مع الآخرين ، وهنا ستجد أن الاستيعاب غير المتكافئ في المنظمة سيضع قيودًا على السرعة التي يمكنك بها استخدام بعض الميزات. والآخر هو أن Excel ليس أداة قائمة بذاتها: هناك نظام بيئي من المكونات الإضافية هناك ، وكثير منها غير متاح (حتى الآن) لجداول بيانات Google ، مما يعني أنك ، في بعض الحالات ، قد ينتهي بك الأمر إلى التلاعب في كلا التطبيقين.

مزايا جداول بيانات Google

1. التعاون

تتمثل الفائدة الأكثر إلحاحًا من استخدام جداول البيانات في القدرة على التعاون بطرق جديدة تمامًا. يتمثل "النمط القديم" في العمل في استخدام ملف رئيسي يجب أن "يمتلكه" شخص ما ، والذي يتم الاحتفاظ به (في أفضل الأحوال) في مجلد شبكة مشترك ، أو يتم إرساله بشق الأنفس عبر البريد الإلكتروني.

هنا يضيء تطبيق "جداول البيانات" حقًا. هناك العديد من أوضاع التعاون المختلفة ، بدءًا من الوضع غير المتزامن حيث تعمل بشكل مستقل وفي الغالب في أوقات مختلفة ، في نفس الملف ، إلى التحرير التعاوني المتزامن في الوقت الفعلي. من خلال التحرير غير المتزامن ، يمكنك استخدام ميزة التعليق لتنبيه الأشخاص وتعيين مهام لهم يمكنهم بعد ذلك تمييزها على أنها مكتملة.

يعد تحرير جدول بيانات مباشرةً مع زملاء آخرين طريقة فعالة للعمل. إن إنتاجية شخصين أو ثلاثة أشخاص يتمتعون جميعًا بمهارات عالية في استخدام جداول بيانات Google بسرعة لبناء نموذج مالي أو تشغيلي معًا في الوقت الفعلي هي حقًا مشهد مقارنة بالطريقة القديمة في العمل. المؤشرات المتعددة بألوان مختلفة ، والتي تتحرك عبر الشاشة في نفس الوقت لبناء نموذج ، تشبه تقريبًا فيديو بفاصل زمني للوحة.

هناك أيضًا مساحة لأنواع مختلفة من المشاركين. لا يحتاج كل شخص إلى أن يكون قادرًا على تعديل جدول بيانات. هناك مستويات من حقوق الوصول ، والتي تضمن الحفاظ على الأمن والأجيال القادمة تحت المراقبة من خلال منح الأشخاص المناسبين المستوى المناسب من الوصول.

2. العمل على نطاق واسع

كان أحد المفاهيم الخاطئة التي كانت لدي أنا وزملائي هو فكرة أن جداول البيانات مناسبة للحسابات الصغيرة - تشبه إلى حد ما الآلة الحاسبة المتقدمة - ولكنها ليست مفيدة للنماذج أو مجموعات البيانات الأكبر حجمًا. تبين أننا كنا مخطئين. لقد استخدمته لعدد من نماذج التشغيل والتقييم الأكبر على مدار السنوات الماضية وأنا معجب جدًا بالأداء.

أجريت مؤخرًا بعض التحليلات على البيانات المستخرجة من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بنا ، حيث كنت أعمل مع مجموعة بيانات تحتوي على حوالي 10 أوراق ، يتراوح حجم كل منها من حوالي 25000 إلى 100000 صف وما يصل إلى 30 عمودًا (جداول بيانات Google لها حد 5 مليون خلية لكل مصنف). تعتمد هذه الأوراق على بعضها البعض من خلال سلسلة من صيغ VLOOKUP و INDEX و MATCH و SUMIF التقليدية. استغرق نسخ صيغة جديدة عبر عمود من حوالي 25000 صف حوالي 10 ثوانٍ على جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، وهو بعيد عن أن يكون فوريًا ، ولكنه ليس عائقًا ، بسبب:

1. تعرض "جداول البيانات" شريط تقدم صغير ومفيد في زاوية الشاشة ، وهو أمر مطمئن أكثر من ميل Excel إلى التجميد ويتركك تخمن وقت اكتماله.
2. يمكنك أيضًا متابعة العمل في مكان آخر في المصنف النشط أثناء تحديث الخلايا.

الاتصال بـ Google BigQuery

لتحليل مجموعات البيانات الأكبر (حتى) ، تتصل جداول بيانات Google الآن بـ Google BigQuery ، مما يسمح لك بكتابة وتشغيل استعلامات SQL باستخدام البيانات في Google BigQuery والحصول على النتائج مباشرة في جداول البيانات.

3. إنشاء مخططات وربطها بشرائح Google

يعد عمل جداول البيانات الخام ("الجدال") جزءًا مهمًا من الحياة اليومية للمختص المالي ، ولكن حتى أفضل تحليل يكون ذا قيمة محدودة إذا كنت غير قادر على توصيل نتائجك بطريقة مقنعة ومقنعة. يقودنا هذا إلى عنصرين أساسيين آخرين في صندوق الأدوات المالية: الرسوم البيانية والعروض التقديمية .

يتم تقديم العروض التقديمية في عالم G Suite في العروض التقديمية من Google والتي ، مما لا يثير الدهشة ، تبدو مثل Microsoft PowerPoint. يعمل الارتباط بين "جداول البيانات" و "العروض التقديمية" بشكل جيد للغاية ويسهل ضمان تحديث المخططات والجداول في عرضك التقديمي دائمًا من خلال زر "تحديث" الذي يسحب أحدث البيانات للنمذجة والحسابات والافتراضات الأساسية.

عند بدء أي مشروع كبير الآن ، فإن أول ما أقوم به هو إنشاء مستندين: أحدهما في العروض التقديمية من Google والآخر في جداول بيانات Google. تسير هذه الأمور جنبًا إلى جنب بشكل نظيف طوال المشروع ، مما يوفر "المصدر الوحيد للحقيقة" لجميع البيانات في المشروع.

4. التحكم في الإصدار

إذا كنت قد مررت بتجربة مؤلمة من تعطل جدول البيانات بعد التعافي ، مما أدى إلى فقدان ساعات من العمل ، فقد تكون لديك عادة متطورة لحفظ الملفات الجديدة بشكل متكرر. يمكن أن ينتهي هذا بالعديد من التكرارات للملفات مع تحديثات إصدار مملة (v3.4.0 ، v3.4.1 ، إلخ.)

من خلال منتجات G Suite ، من الممكن حقًا أن يكون لديك ملف واحد فقط طوال عمر المشروع ، وذلك بفضل التحكم في الإصدار.

يتيح لك التحكم في الإصدار ، الذي يمكن الوصول إليه من خلال "الاطلاع على محفوظات الإصدار" في القائمة ، رؤية جميع التعديلات التي تم إجراؤها على المستند منذ البداية من خلال مخطط زمني سهل الاستخدام ، إلى جانب اسم الشخص الذي أجرى كل تغيير. هذا صحيح - يتم حفظ كل شيء على الفور. لا داعي للضغط على F12 كل 5-10 دقائق ، قم بزيادة رقم الإصدار ، وحفظه ، فقط لتنعم براحة البال مع العلم أنه لا يوجد شيء يضيع في حالة وقوع حادث.

5. الربط بين الأوراق في ملفات مختلفة

تجعل إنتاجية السحابة وظائف الارتباط أكثر أناقة وتضمن أنها تعمل بالفعل! من الممكن الرجوع إلى المصنفات الأخرى في عالم Excel غير المتصل ، بالطبع ، ولكن هذا يميل إلى أن يكون هشًا ومقطعًا بمجرد نقل الملفات من موقع المجلد الأصلي. سترى غالبًا خلايا تحتوي على مراجع غامضة إلى بنية مجلد على القرص الصلب لشخص ما: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

تتيح لك وظيفة IMPORTRANGE في جداول بيانات Google الارتباط بسلاسة بملفات جداول البيانات الأخرى. بصرف النظر عما إذا كان الملف قد تم نقله أو إعادة تسميته ، فستظل البيانات مرتبطة دائمًا وستظل مشكلة أقل تقلق بشأنها.

6. العمل مع الإضافات

أحد الأسباب التي تجعل عددًا من الأشخاص في شركتي لا يزالون يستخدمون Excel (و PowerPoint) هو أن هناك عددًا من المكونات الإضافية غير المتوفرة حتى الآن لـ Google Sheets and Slides. تتضمن الأمثلة المكوِّن الإضافي Smart View لأداة Hyperion من Oracle والمكوِّن الإضافيRISK الذي عرضته في دليل لمحاكاة مونت كارلو. وبالمثل ، يوفر المكون الإضافي لخلايا التفكير في PowerPoint وظائف مخطط يمكن أن تكون أفضل مما هو ممكن في العروض التقديمية.

ومع ذلك ، فإن جداول بيانات Google والعروض التقديمية لها وظائف واسعة النطاق تسمى "الوظائف الإضافية" ، والتي تؤدي دورًا مشابهًا للمكونات الإضافية في عالم Microsoft. لسوء الحظ ، اعتبارًا من يوليو 2019 ، لا يوجد دعم لتطبيقات المؤسسات المذكورة أعلاه ، وتعني طبيعة البيرة المنزلية للنظام الإيكولوجي الإضافي أن بعض العروض ذات جودة مشكوك فيها. هذا يعني أنه في سياق الشركة ، عند العمل مع البيانات الحساسة ، أتردد أحيانًا في استخدام الوظائف الإضافية.

7. الاتصال بمصادر البيانات الخارجية

يعد الحصول على البيانات في جدول بيانات للعمل معها حاجة أساسية ، وبدون أن تكون بعض المكونات الإضافية للشركة غير متوفرة ، فماذا بعد ذلك ممكن؟ حسنًا ، لحسن الحظ ، هناك العديد من الخيارات. بصرف النظر عن التوافق مع ملفات Excel ، توفر جداول البيانات إمكانيات لا حصر لها من خلال استعلامات XML و HTML و RSS.

هناك عدد قليل من الخيارات المثيرة للاهتمام الجديرة بالذكر تحديدًا لتسخير البيانات في جداول البيانات. بالنسبة للمهنيين الماليين ، يمكن أن تكون صيغة GOOGLEFINANCE مفيدة للتعرف عليها ، مما يسمح لك بسحب البيانات مباشرة من Google Finance. على الرغم من أنه لا يمكن مقارنته بخدمة احترافية مثل Bloomberg ، إلا أنه مع ذلك يعد أداة ممتازة لمعلومات الأسهم والعملات العامة.

هناك طرق أخرى أكثر عمومية للحصول على البيانات من الويب. يمكن أن تكون وظيفة استخراج جدول أو قائمة HTML مباشرة من موقع ويب ، على سبيل المثال ، مفيدة عندما يتعلق الأمر بالمعلومات المالية أو السوقية أو غيرها من المعلومات المتاحة للجمهور والتي تريد استردادها ومتابعة العمل معها.

بصرف النظر عن Google BigQuery (تمت مناقشته سابقًا) ، لا توجد - حتى وقت كتابة هذا التقرير - طريقة بسيطة للمستخدم غير التقني للاتصال مباشرة بقاعدة البيانات ، على الرغم من أن الوظيفة متاحة لمن لديهم إمكانية الوصول إلى مهارات وموارد المطور.

برمجة تطبيقات Google

ومع ذلك ، يقودنا هذا إلى Google Apps Script ، وهي أداة قوية تفتح إمكانيات غير محدودة تقريبًا لتوسيع وتوصيل ليس فقط جداول البيانات ولكن جميع أجزاء G Suite. في مقال مستقبلي ، سوف أخوض في هذه الوظيفة بمزيد من التفصيل من خلال مقدمة تعليمية عملية.

لذا ، هل هناك صيد؟

لقد تم التبشير بجداول بيانات Google والعروض التقديمية في هذه المقالة. ومع ذلك ، لا يشعر الجميع في مؤسستي بنفس الشعور! وأعتقد أن هذا هو أحد عيوبه: عدم وجود إجماع حول التنسيق ، سواء كان ذلك في البرامج أو حتى في الحياة اليومية (فكر في 8 مسارات مقابل أشرطة الكاسيت) ، يؤدي في النهاية إلى إضعاف التأثير الكلي. في حالة برامج سطح المكتب ، كلما استخدم الأشخاص تنسيقًا معينًا وفهموا صلاحياته الحقيقية ، زادت الفوائد والكفاءة التي يتم اكتسابها للجميع في المؤسسة.

أوراق Google ، مثل أي برنامج ، بها مضايقات صغيرة: اختصار لوحة مفاتيح ليس كما تتوقع ، ميزة مفقودة أو لا تتصرف بالطريقة التي تريدها ، إلخ. مقارنة غير عادلة. في إعدادات الشركات والأعمال ، استخدم العديد من الأشخاص مجموعة إنتاجية Microsoft طوال حياتهم العملية ، وهو قدر من الخبرة لا يمكن مقارنته بالأشهر الأولى (أو حتى السنوات) من العمل باستخدام مجموعة جديدة من الأدوات.

التعاون هو المفتاح

تعد جداول البيانات من أهم الأدوات ، إن لم تكن الأداة الأكثر أهمية ، للعديد من المتخصصين في المال والأعمال. إنها لوحاتنا ، ودفاتر ملاحظاتنا ، وأدواتنا! نقضي مئات ، إن لم يكن الآلاف ، من الساعات في استخدامها على مدار مسيرتنا المهنية. وبالتالي ، كما هو الحال مع أي أداة وبيئة عمل ، نحتاج إلى أن تكون خبراتنا ممتعة وفعالة.

باختصار ، لقد رأيت فوائد إنتاجية ضخمة من ميزات التعاون والابتكارات الأخرى التي تأتي مع استخدام تطبيقات الإنتاجية المستندة إلى الويب مثل G Suite على نظرائهم التقليديين على سطح المكتب. هناك أيضًا فوائد هائلة من تعلم استخدام هذه الأدوات بعد المستوى الابتدائي ، كما أوضحت في هذه المقالة مع جوانب تحسين الإنتاجية.

يمكن لمزايا جداول بيانات Google ، التي تضاعفت عبر العدد الهائل من الساعات التي يتم قضاؤها باستخدام هذه الأدوات ، أن تحقق مكاسب هائلة ، مما يعود بالفائدة على كل من الفرد والمؤسسة. كما ذكرنا سابقًا ، سأكتب مقالًا آخر يتناول التفاصيل حول وحدات الماكرو والنصوص في G Suite. يتم إجراؤها من خلال لغة برمجة تطبيقات Google ، وكما سأوضح ، فهي تقدم على ما يبدو عددًا لا حصر له من الطرق لأتمتة العمليات وتبسيطها.

لذا ، إذا لم تكن قد عملت بجدية مع جداول بيانات Google حتى الآن ، فإنني أوصي بشدة أن تأخذها في جولة. قد تجد نفسك مدمن مخدرات.