Por que você deve migrar para o Planilhas Google

Há alguns anos, a empresa para a qual trabalho deu o passo significativo de transferir todos os seus 11.000 funcionários para o G Suite do Google. Conseqüentemente, desde então tenho usado os produtos Sheets (planilhas) e Slides (apresentações) quase diariamente, aprendendo suas funcionalidades e experimentando novas formas de trabalhar.

Neste artigo, compartilharei alguns dos recursos mais úteis do Planilhas Google que aprendi desde o início, o que melhorou drasticamente minha produtividade. No final, também apresentarei uma introdução ao Google Apps Script, uma ferramenta poderosa para automatizar fluxos de trabalho e estender a funcionalidade do Planilhas Google. Em um artigo posterior, aprofundarei o Script do Google Apps e demonstrarei um tutorial para começar.

No entanto, não farei uma comparação de recursos entre o Planilhas Google e o Excel; seus recursos mudam tão rapidamente que essa análise se tornaria redundante em semanas. Em vez disso, vou me concentrar nas vantagens do Planilhas Google e nas novas formas de trabalho que o surgimento das ferramentas de produtividade online possibilitaram. Na minha experiência, existem muitos profissionais de finanças e negócios por aí que ainda estão trabalhando com planilhas do Excel da mesma forma que muitos de nós aprendemos há mais de 10 anos na era pré-nuvem. Trabalhei com muitas pessoas que, embora possam ter mudado para o Planilhas Google, ainda o usam no antigo molde offline do Excel, o que significa que perdem vários recursos de aprimoramento de produtividade.

Além de listar as vantagens, também abordarei alguns dos aspectos negativos que vivi nessa mudança. Há realmente apenas dois que se destacam: um é que muitos dos benefícios dependem da colaboração com outros, e aqui você descobrirá que a aceitação desigual na organização limitará a rapidez com que você pode usar alguns dos recursos. A outra é que o Excel não é uma ferramenta independente: existe um ecossistema de plugins por aí, muitos dos quais (ainda) não estão disponíveis para o Planilhas Google, o que significa que você, em alguns casos, pode acabar fazendo malabarismos com os dois aplicativos.

Vantagens do Planilhas Google

1. Colaboração

O benefício mais imediato do uso do Planilhas é a capacidade de colaborar de maneiras completamente novas. O “estilo antigo” de trabalhar seria usar um arquivo mestre que alguém tem que “possuir”, que é então (na melhor das hipóteses) mantido em uma pasta de rede compartilhada ou enviado por e-mail meticulosamente.

Aqui é onde o Sheets realmente brilha. Existem vários modos diferentes de colaboração, desde o assíncrono onde você trabalha de forma independente e principalmente em momentos diferentes, no mesmo arquivo, até a edição colaborativa simultânea em tempo real. Com a edição assíncrona, você pode usar o recurso de comentários para alertar as pessoas e atribuir-lhes tarefas que podem ser marcadas como concluídas.

Editar uma planilha ao vivo com outros colegas é uma maneira poderosa de trabalhar. A produtividade de duas ou três pessoas altamente qualificadas com o Planilhas Google criando rapidamente um modelo financeiro ou operacional em tempo real é realmente uma visão em comparação com a antiga maneira de trabalhar. Os vários cursores em cores diferentes, movendo-se pela tela ao mesmo tempo para construir um modelo, é quase como um vídeo de lapso de tempo de uma pintura.

Há também espaço para diferentes tipos de participantes. Nem todo mundo precisa ser capaz de editar uma planilha. Existem níveis de direitos de acesso, o que garante que a segurança e a posteridade sejam mantidas sob controle, concedendo às pessoas apropriadas o nível certo de acesso.

2. Trabalhando em escala

Um dos equívocos que meus colegas e eu tivemos foi a noção de que o Planilhas é bom para cálculos pequenos - mais ou menos como uma calculadora avançada - mas não é útil para modelos ou conjuntos de dados maiores. Acontece que estávamos errados. Eu o usei para vários modelos operacionais e de avaliação maiores nos últimos anos e estou muito impressionado com o desempenho.

Recentemente, fiz alguns trabalhos de análise de dados extraídos do nosso sistema ERP, onde estava trabalhando com um conjunto de dados que tinha cerca de 10 planilhas, cada uma variando em tamanho de aproximadamente 25.000 a 100.000 linhas e até 30 colunas (o Google Sheets tem um limite de 5 milhões de células por pasta de trabalho). Essas planilhas são construídas umas sobre as outras por meio de uma série de fórmulas VLOOKUP, INDEX, MATCH e SUMIF tradicionais. Copiar uma nova fórmula em uma coluna de cerca de 25.000 linhas levou cerca de 10 segundos no meu computador, o que está longe de ser instantâneo, mas não é um obstáculo, devido a:

1. O Planilhas mostra uma barra de progresso pequena e útil no canto da tela, o que é mais reconfortante do que a tendência do Excel de congelar e deixar você adivinhando quando será concluído.
2. Você também pode continuar trabalhando em outro lugar na pasta de trabalho ativa enquanto as células são atualizadas.

Conectando-se ao Google BigQuery

Para análise de conjuntos de dados (ainda) maiores, o Planilhas Google agora se conecta ao Google BigQuery, permitindo que você escreva e execute consultas SQL usando dados no Google BigQuery e obtenha os resultados diretamente no Planilhas.

3. Criação de gráficos e links para o Google Slides

O trabalho bruto de planilha (“discussão”) é uma parte importante da vida diária do profissional de finanças, mas mesmo a melhor análise tem valor limitado se você não conseguir comunicar suas descobertas de maneira convincente e convincente. Isso nos leva a dois outros itens básicos da caixa de ferramentas de finanças: gráficos e apresentações .

As apresentações no mundo do G Suite são feitas no Google Slides que, sem surpresa, parece o Microsoft PowerPoint. O link entre o Planilhas e o Apresentações funciona muito bem e torna mais fácil garantir que os gráficos e tabelas da sua apresentação estejam sempre atualizados por meio de um botão "Atualizar" que exibe os dados mais recentes da modelagem, cálculos e suposições subjacentes.

Ao iniciar qualquer projeto grande agora, uma das primeiras coisas que faço é criar dois documentos: um no Google Slides e outro no Google Sheets. Eles andam de mãos dadas ao longo do projeto, fornecendo essa “única fonte de verdade” para todos os dados do projeto.

4. Controle de Versão

Se você já teve a experiência dolorosa de uma falha de planilha além da recuperação, resultando em horas de trabalho perdido, pode ter desenvolvido o hábito de salvar novos arquivos com frequência. Isso pode acabar em várias iterações de arquivos com atualizações de versão tediosas (v3.4.0, v3.4.1, etc.)

Por meio dos produtos G Suite, é realmente possível ter apenas um arquivo ao longo da vida do projeto, graças ao controle de versão.

O controle de versão, acessível através de “Ver histórico de versões” no menu, permite que você veja todas as edições feitas em um documento desde o início por meio de uma linha do tempo útil, juntamente com o nome da pessoa que fez cada alteração. Isso mesmo, tudo é salvo, instantaneamente. Não há necessidade de pressionar F12 a cada 5-10 minutos, incrementar o número da versão e salvar, apenas para ter a tranquilidade de saber que nada é perdido em caso de falha.

5. Vinculação entre planilhas em arquivos diferentes

A produtividade na nuvem torna a funcionalidade do link muito mais elegante e garante que ela realmente funcione! É possível fazer referência a outras pastas de trabalho no mundo offline do Excel, é claro, mas isso tende a ser frágil e quebra quando os arquivos são movidos para fora do local da pasta original. Muitas vezes você verá células contendo referências obscuras a uma estrutura de pastas no disco rígido de alguém: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

A função IMPORTRANGE no Planilhas Google permite vincular facilmente a outros arquivos do Planilhas. Independentemente de o arquivo ser movido ou renomeado, os dados sempre serão vinculados e permanecerão um problema a menos para você se preocupar.

6. Trabalhando com plug-ins

Uma razão pela qual várias pessoas na minha empresa ainda usam o Excel (e o PowerPoint) é que há vários plug-ins que ainda não estão disponíveis para o Planilhas e Apresentações Google. Exemplos incluem o plug-in Smart View para a ferramenta Hyperion da Oracle e o plug-in @RISK que demonstrei em um guia para simulações de Monte Carlo. Da mesma forma, o plug-in think-cell do PowerPoint oferece funcionalidade de gráfico que pode ser superior ao que é possível no Apresentações.

No entanto, o Planilhas e Apresentações Google possuem uma ampla funcionalidade chamada “Complementos”, que cumpre um papel semelhante aos plug-ins do mundo da Microsoft. Infelizmente, em julho de 2019, não há suporte para os aplicativos corporativos mencionados acima e a natureza caseira do ecossistema complementar significa que algumas das ofertas têm qualidade questionável. Isso significa que, em um contexto corporativo, ao trabalhar com dados confidenciais, às vezes hesito em usar complementos.

7. Conectando-se a fontes de dados externas

Colocar dados em uma planilha para trabalhar é uma necessidade fundamental e, sem que alguns dos plugins corporativos fiquem indisponíveis, o que é possível? Bem, felizmente, existem muitas opções. Além de ter compatibilidade com arquivos do Excel, o Planilhas oferece infinitas possibilidades por meio de consultas XML, HTML e RSS.

Há algumas opções mais interessantes que vale a pena mencionar especificamente para aproveitar os dados no Planilhas. Para profissionais de finanças, a fórmula GOOGLEFINANCE pode ser útil para aprender, o que permite extrair dados diretamente do Google Finance. Embora não seja comparável a um serviço profissional como o Bloomberg, é, no entanto, uma excelente ferramenta para informações sobre ações e moedas públicas.

Existem outras maneiras mais gerais de obter dados da web. A funcionalidade de extrair uma tabela ou lista HTML diretamente de um site pode, por exemplo, ser útil quando se trata de informações financeiras, de mercado ou outras informações publicamente disponíveis que você deseja recuperar e continuar trabalhando.

Além do Google BigQuery (discutido anteriormente), não há – até o momento – uma maneira simples para o usuário não técnico se conectar diretamente a um banco de dados, embora a funcionalidade esteja disponível para aqueles com acesso a habilidades e recursos de desenvolvedor.

Script do Google Apps

Isso, no entanto, nos leva ao Google Apps Script, uma ferramenta poderosa que abre possibilidades quase ilimitadas para estender e conectar não apenas o Planilhas, mas todas as partes do G Suite. Em um artigo futuro, abordarei essa funcionalidade com mais detalhes por meio de um tutorial prático de introdução.

Assim, há uma captura?

Eu tenho evangelizado o Planilhas e Apresentações Google neste artigo. No entanto, nem todos na minha organização sentem o mesmo! E acho que essa é uma de suas desvantagens: a falta de consenso sobre um formato, seja em software ou mesmo na vida cotidiana (pense em 8 faixas versus fitas cassete), acaba diluindo o efeito geral. No caso do software de desktop, quanto mais as pessoas usarem um determinado formato e entenderem seus verdadeiros poderes, mais benefícios e eficiência serão obtidos para todos na organização.

O Planilhas Google, como qualquer software, tem seus pequenos aborrecimentos: um atalho de teclado que não é o que você esperaria, um recurso que está faltando ou não se comporta da maneira que você deseja etc. Em muitos casos, porém, isso também é um comparação injusta. Em ambientes corporativos e de negócios, muitas pessoas têm usado o pacote de produtividade da Microsoft ao longo de suas vidas profissionais, uma quantidade de experiência que não pode ser comparada aos primeiros meses (ou mesmo anos) de trabalho com um novo conjunto de ferramentas.

Colaboração é a chave

As planilhas são uma das ferramentas mais importantes, se não a mais importante, para muitos profissionais de finanças e negócios. São nossas telas, nossos blocos de notas e nossos instrumentos! Gastamos centenas, senão milhares, de horas usando-os ao longo de uma carreira. Assim, como em qualquer ferramenta e ambiente de trabalho, precisamos que nossas experiências sejam, portanto, agradáveis ​​e eficientes.

Em resumo, tenho visto enormes benefícios de produtividade com os recursos de colaboração e outras inovações que vêm com o uso de aplicativos de produtividade baseados na Web, como o G Suite, em relação aos tradicionais desktops. Há também imensos benefícios em aprender a usar essas ferramentas além do nível elementar, como demonstrei neste artigo com aspectos de aumento de produtividade.

As vantagens do Planilhas Google, multiplicadas pelo grande número de horas gastas com essas ferramentas, podem resultar em enormes ganhos, beneficiando tanto o indivíduo quanto a organização. Conforme mencionado, escreverei outro artigo que entrará em detalhes sobre macros e scripts no G Suite. Eles são realizados por meio da linguagem Google Apps Script e, como demonstrarei, oferecem um número aparentemente infinito de maneiras de automatizar e agilizar processos.

Portanto, se você ainda não trabalhou seriamente com o Planilhas Google, recomendo que você dê uma olhada. Você pode encontrar-se viciado.