De ce ar trebui să treceți la Foi de calcul Google

În urmă cu câțiva ani, compania pentru care lucrez a făcut pasul semnificativ de a muta toți cei 11.000 de angajați ai săi la G Suite Google. În consecință, de atunci folosesc aproape zilnic produse Sheets (spreadsheets) și Slides (prezentări), învățându-le funcționalitatea și experimentând noi moduri de lucru.

În acest articol, voi împărtăși unele dintre cele mai utile funcții Google Sheets pe care le-am învățat devreme, care mi-au îmbunătățit dramatic productivitatea. Spre sfârșit, voi oferi și o introducere în Google Apps Script, un instrument puternic pentru automatizarea fluxurilor de lucru și extinderea funcționalității Foi de calcul Google. Într-un articol ulterior, voi aprofunda în Google Apps Script și voi demonstra un tutorial pentru început.

Cu toate acestea, nu voi oferi o comparație a funcțiilor dintre Foi de calcul Google și Excel; caracteristicile lor se schimbă atât de repede încât o astfel de analiză ar deveni redundantă în câteva săptămâni. În schimb, mă voi concentra pe avantajele Google Sheets și pe noile moduri de lucru pe care le-a permis apariția instrumentelor de productivitate online. Din experiența mea, există mulți profesioniști în finanțe și afaceri care încă lucrează cu foi de calcul Excel în același mod în care mulți dintre noi l-am învățat acum peste 10 ani în era pre-cloud. Am lucrat cu mulți oameni care, deși au trecut la Google Sheets, încă îl folosesc în vechiul model offline Excel, ceea ce înseamnă că pierd o serie de funcții de îmbunătățire a productivității.

Pe lângă enumerarea avantajelor, voi aborda și câteva dintre aspectele negative pe care le-am experimentat în această schimbare. Există într-adevăr doar două care ies în evidență: unul este că multe dintre beneficii depind de colaborarea cu ceilalți, iar aici veți descoperi că absorbția neuniformă în organizație va limita cât de repede puteți utiliza unele dintre funcții. Celălalt este că Excel nu este un instrument de sine stătător: există un ecosistem de pluginuri, multe dintre ele nu sunt (încă) disponibile pentru Google Sheets, ceea ce înseamnă că, în unele cazuri, puteți ajunge să jonglați cu ambele aplicații.

Avantajele Foi de calcul Google

1. Colaborare

Cel mai imediat beneficiu al utilizării Foi de calcul este capacitatea de a colabora în moduri complet noi. „Vechiul stil” de lucru ar fi folosirea unui fișier principal pe care cineva trebuie să îl „dețină”, care este apoi (în cel mai bun caz) păstrat într-un folder de rețea partajat sau trimis cu minuțiozitate prin e-mail.

Aici este locul în care Sheets strălucește cu adevărat. Există mai multe moduri diferite de colaborare, de la asincron, în care lucrați independent și mai ales în momente diferite, în același fișier, până la editarea colaborativă simultană în timp real. Cu editarea asincronă, puteți utiliza funcția de comentarii pentru a alerta oamenii și pentru a le atribui sarcini pe care apoi le pot marca ca finalizate.

Editarea unei foi de calcul în direct cu alți colegi este un mod puternic de lucru. Productivitatea a doi sau trei oameni care sunt toți înalt calificați cu Google Sheets construind rapid împreună un model financiar sau operațional în timp real este cu adevărat o vedere în comparație cu vechiul mod de lucru. Multiplele cursore în culori diferite, care se deplasează pe ecran în același timp pentru a construi un model, este aproape ca un videoclip time-lapse al unui tablou.

Există, de asemenea, loc pentru diferite tipuri de participanți. Nu toată lumea trebuie să poată edita o foaie de calcul. Există niveluri de drepturi de acces, care asigură că securitatea și posteritatea sunt ținute sub control, acordând persoanelor adecvate nivelul corect de acces.

2. Lucrul la scară

Una dintre concepțiile greșite pe care le aveam eu și colegii mei a fost ideea că Sheets este bine pentru calcule mici - mai mult sau mai puțin ca un calculator avansat - dar nu este util pentru modele sau seturi de date mai mari. Se pare că ne-am înșelat. L-am folosit pentru o serie de modele de operare și de evaluare mai mari în ultimii ani și sunt foarte impresionat de performanță.

Am făcut recent niște analize asupra datelor extrase din sistemul nostru ERP, unde lucram cu un set de date care avea aproximativ 10 foi, fiecare având dimensiunea de la aproximativ 25.000 la 100.000 de rânduri și până la 30 de coloane (Google Sheets are o limită de 5 milioane de celule per registru de lucru). Aceste foi fiecare se construiește una pe cealaltă printr-o serie de formule tradiționale de CĂUTARE V, INDEX, MATCH și SUMIF. Copierea unei formule noi pe o coloană de aproximativ 25.000 de rânduri a durat aproximativ 10 secunde pe computerul meu, ceea ce este departe de a fi instantaneu, dar nu o piedică, din cauza:

1. Sheets afișează o bară de progres mică și utilă în colțul ecranului, ceea ce este mai liniștitor decât tendința Excel de a îngheța și vă lasă să ghiciți când se va finaliza.
2. De asemenea, puteți continua să lucrați în altă parte din registrul de lucru activ pe măsură ce celulele se actualizează.

Se conectează la Google BigQuery

Pentru analiza seturilor de date (chiar) mai mari, Google Sheets se conectează acum la Google BigQuery, permițându-vă să scrieți și să rulați interogări SQL folosind date în Google BigQuery și să obțineți rezultatele direct în Sheets.

3. Crearea diagramelor și conectarea la Google Slides

Lucrarea brută pe foi de calcul („disputele”) este o parte importantă a vieții de zi cu zi a profesioniștilor în finanțe, dar chiar și cea mai bună analiză are o valoare limitată dacă nu reușiți să vă comunicați constatările într-un mod convingător și convingător. Acest lucru ne aduce la alte două elemente principale ale setului de instrumente financiare: diagrame și prezentări .

Prezentările în lumea G Suite sunt făcute în Google Slides, care, fără a fi surprinzător, se simte ca Microsoft PowerPoint. Legătura dintre Foi și diapozitive funcționează foarte bine și facilitează asigurarea faptului că diagramele și tabelele din prezentarea dvs. sunt întotdeauna actualizate prin intermediul unui buton „Actualizare” care afișează cele mai recente date ale modelării, calculelor și ipotezelor de bază.

Când încep un proiect mare acum, unul dintre primele lucruri pe care le fac este să creez două documente: unul în Google Slides și celălalt în Google Sheets. Acestea merg mână în mână în mod curat pe tot parcursul proiectului, oferind acea „sursă unică de adevăr” pentru toate datele din proiect.

4. Controlul versiunilor

Dacă ați avut vreodată experiența dureroasă a unui blocaj al unei foi de calcul dincolo de recuperare, care a dus la ore de muncă pierdute, este posibil să aveți un obicei dezvoltat de a salva fișiere noi în mod frecvent. Acest lucru poate ajunge în numeroase iterații de fișiere cu actualizări de versiuni plictisitoare (v3.4.0, v3.4.1 etc.)

Prin produsele G Suite, este într-adevăr posibil să aveți un singur fișier pe toată durata de viață a proiectului, datorită controlului versiunii.

Controlul versiunilor, accesibil prin „Vedeți istoricul versiunilor” din meniu, vă permite să vedeți toate editările aduse unui document încă de la început printr-o cronologie la îndemână, împreună cu numele persoanei care a făcut fiecare modificare. Așa este, totul este salvat, instantaneu. Nu este nevoie să apăsați F12 la fiecare 5-10 minute, să creșteți numărul versiunii și să salvați, doar pentru a avea liniște știind că nimic nu se pierde în caz de blocare.

5. Conectarea între foi din diferite fișiere

Productivitatea în cloud face funcționalitatea link-ului mult mai elegantă și asigură că funcționează cu adevărat! Este posibil să faceți referire la alte registre de lucru din lumea Excel offline, desigur, dar aceasta tinde să fie fragilă și se întrerupe odată ce fișierele sunt mutate din locația lor originală a folderului. Veți vedea adesea celule care conțin referințe obscure la o structură de foldere pe hard diskul cuiva: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

Funcția IMPORTRANGE din Google Sheets vă permite să conectați fără probleme la alte fișiere Sheets. Indiferent dacă fișierul este mutat sau redenumit, datele vor fi întotdeauna legate și vor rămâne o problemă mai puțin de care să vă faceți griji.

6. Lucrul cu pluginuri

Unul dintre motivele pentru care un număr de oameni din compania mea încă mai folosesc Excel (și PowerPoint) este că există o serie de pluginuri care nu sunt încă disponibile pentru Foi de calcul și Prezentări Google. Exemplele includ pluginul Smart View pentru instrumentul Hyperion de la Oracle și pluginul @RISK pe care le-am demonstrat într-un ghid pentru simulările Monte Carlo. În mod similar, pluginul think-cell de la PowerPoint oferă funcționalități grafice care pot fi superioare celor posibile în Slides.

Cu toate acestea, Google Sheets și Slides au o funcționalitate largă numită „Suplimente”, care ocupă un rol similar cu pluginurile din lumea Microsoft. Din păcate, din iulie 2019, nu există suport pentru aplicațiile de întreprindere menționate mai sus, iar natura homebrew a ecosistemului de supliment înseamnă că unele dintre oferte au o calitate îndoielnică. Aceasta înseamnă că într-un context corporativ, când lucrez cu date sensibile, uneori ezit să folosesc suplimente.

7. Conectarea la surse de date externe

Introducerea datelor într-o foaie de calcul cu care să lucrați este o nevoie fundamentală și, fără ca unele dintre pluginurile corporative să fie indisponibile, ce este posibil atunci? Ei bine, din fericire, există multe opțiuni. Pe lângă compatibilitatea cu fișierele Excel, Sheets oferă posibilități nelimitate prin interogări XML, HTML și RSS.

Există câteva opțiuni mai interesante care merită menționate în mod special pentru valorificarea datelor în Foi de calcul. Pentru profesioniștii din domeniul finanțelor, formula GOOGLEFINANCE poate fi utilă de învățat, ceea ce vă permite să extrageți date direct din Google Finance. Deși nu este comparabil cu un serviciu profesionist precum Bloomberg, este totuși un instrument excelent pentru informații publice despre acțiuni și valute.

Există și alte moduri mai generale de a obține date de pe web. Funcționalitatea de a extrage un tabel sau o listă HTML direct de pe un site web poate fi utilă, de exemplu, atunci când vine vorba de informații financiare, de piață sau de altă natură disponibile public pe care doriți să le preluați și cu care continuați să lucrați.

În afară de Google BigQuery (discutat anterior), nu există, în momentul scrierii, nicio modalitate simplă prin care utilizatorul non-tehnic să se conecteze direct la o bază de date, deși funcționalitatea este disponibilă pentru cei care au acces la abilitățile și resursele dezvoltatorului.

Google Apps Script

Totuși, acest lucru ne aduce la Google Apps Script, un instrument puternic care deschide posibilități aproape nelimitate de a extinde și conecta nu numai Sheets, ci toate părțile G Suite-ului. Într-un articol viitor, voi intra în această funcționalitate mai detaliat printr-un tutorial introductiv practic.

Deci, există vreo captură?

Am evanghelizat Foi de calcul și Prezentări Google în acest articol. Cu toate acestea, nu toată lumea din organizația mea simt la fel! Și cred că acesta este unul dintre dezavantajele sale: lipsa de consens cu privire la un format, fie că este vorba de software sau chiar de viața de zi cu zi (gândiți-vă la casetele cu 8 piste vs. casete), în cele din urmă diluează efectul general. În cazul software-ului desktop, cu cât oamenii folosesc mai mult un anumit format și înțeleg adevăratele sale puteri, cu atât se câștigă mai mult beneficiu și eficiență pentru toată lumea din organizație.

Foi de calcul Google, ca orice software, are micile sale supărări: o comandă rapidă de la tastatură care nu este ceea ce v-ați aștepta, o funcție care lipsește sau nu se comportă așa cum doriți, etc. În multe cazuri însă, aceasta este, de asemenea, o comparație nedreaptă. În medii corporative și de afaceri, mulți oameni au folosit suita de productivitate Microsoft de-a lungul vieții lor profesionale, o cantitate de experiență care nu poate fi comparată cu primele luni (sau chiar ani) de lucru cu un nou set de instrumente.

Colaborarea este cheia

Foile de calcul sunt unul dintre cele mai importante instrumente, dacă nu cel mai important instrument, pentru mulți profesioniști din domeniul finanțelor și al afacerilor. Ele sunt pânzele noastre, blocnotele noastre și instrumentele noastre! Petrecem sute, dacă nu mii, de ore folosindu-le de-a lungul unei cariere. Astfel, ca și în cazul oricărui instrument și mediu de lucru, avem nevoie de experiențele noastre pentru a fi, prin urmare, plăcute și eficiente.

În rezumat, am observat beneficii uriașe de productivitate din funcțiile de colaborare și alte inovații care vin odată cu utilizarea aplicațiilor de productivitate bazate pe web, cum ar fi G Suite, față de omologii lor tradiționali pentru desktop. Există, de asemenea, beneficii imense din învățarea utilizării acestor instrumente peste nivelul elementar, așa cum am demonstrat în acest articol cu ​​aspecte de creștere a productivității.

Avantajele Foi de calcul Google, multiplicate prin numărul mare de ore petrecute cu aceste instrumente, pot aduce câștiguri extraordinare, beneficiind atât individul, cât și organizația. După cum am menționat, voi scrie un alt articol care va intra în detaliu despre macrocomenzi și scripturi în G Suite. Acestea sunt realizate prin limbajul Google Apps Script și, după cum voi demonstra, oferă un număr aparent infinit de moduri de automatizare și eficientizare a proceselor.

Așadar, dacă încă nu ați lucrat serios cu Foi de calcul Google, vă recomand cu căldură să îl învârtiți. S-ar putea să te trezești prins.