Mengapa Anda Harus Pindah ke Google Spreadsheet

Beberapa tahun yang lalu, perusahaan tempat saya bekerja mengambil langkah signifikan dengan memindahkan 11.000 karyawannya ke Google G Suite. Akibatnya, sejak itu saya telah menggunakan produk Spreadsheet (spreadsheet) dan Slide (presentasi) hampir setiap hari, mempelajari fungsionalitasnya dan mengalami cara kerja baru.

Dalam artikel ini, saya akan membagikan beberapa fitur Google Spreadsheet paling berguna yang saya pelajari sejak awal, yang secara dramatis meningkatkan produktivitas saya. Menjelang akhir, saya juga akan memberikan pengantar Google Apps Script, alat yang ampuh untuk mengotomatiskan alur kerja dan memperluas fungsionalitas Google Sheets. Di artikel selanjutnya, saya akan membahas lebih dalam tentang Google Apps Script dan mendemonstrasikan tutorial untuk memulai.

Namun, saya tidak akan memberikan perbandingan fitur antara Google Spreadsheet dan Excel; fitur mereka berubah begitu cepat sehingga analisis tersebut akan menjadi berlebihan dalam beberapa minggu. Sebagai gantinya, saya akan fokus pada keunggulan Google Spreadsheet dan cara kerja baru yang memungkinkan munculnya alat produktivitas online. Dalam pengalaman saya, ada banyak profesional keuangan dan bisnis di luar sana yang masih bekerja dengan spreadsheet Excel dengan cara yang sama seperti yang banyak dari kita pelajari lebih dari 10 tahun yang lalu di era pra-cloud. Saya telah bekerja dengan banyak orang yang, meskipun mereka mungkin telah beralih ke Google Spreadsheet, masih menggunakannya dalam cetakan Excel offline lama, yang berarti bahwa mereka kehilangan sejumlah fitur peningkatan produktivitas.

Selain daftar keuntungan, saya juga akan menyentuh beberapa aspek negatif yang saya alami dalam pergeseran ini. Hanya ada dua yang menonjol: Salah satunya adalah bahwa banyak manfaat bergantung pada kolaborasi dengan orang lain, dan di sini Anda akan menemukan bahwa penyerapan yang tidak merata dalam organisasi akan membatasi seberapa cepat Anda dapat menggunakan beberapa fitur. Yang lainnya adalah bahwa Excel bukan alat yang berdiri sendiri: Ada ekosistem plugin di luar sana, banyak di antaranya tidak (belum) tersedia untuk Google Sheets, yang berarti bahwa Anda, dalam beberapa kasus, mungkin berakhir dengan menyulap kedua aplikasi.

Keuntungan Google Spreadsheet

1. Kolaborasi

Manfaat paling langsung dari menggunakan Spreadsheet adalah kemampuan untuk berkolaborasi dengan cara yang benar-benar baru. Cara kerja "gaya lama" akan menggunakan file induk yang harus "dimiliki seseorang", yang kemudian (dalam kasus terbaik) disimpan di folder jaringan bersama, atau dengan susah payah dikirim melalui email.

Di sinilah Sheets benar-benar bersinar. Ada beberapa mode kolaborasi yang berbeda, mulai dari asinkron di mana Anda bekerja secara independen dan sebagian besar pada waktu yang berbeda, dalam file yang sama, hingga pengeditan kolaboratif simultan secara real-time. Dengan pengeditan asinkron, Anda dapat menggunakan fitur komentar untuk memperingatkan orang-orang dan memberi mereka tugas yang kemudian dapat mereka tandai sebagai selesai.

Mengedit spreadsheet secara langsung dengan rekan kerja lain adalah cara kerja yang ampuh. Produktivitas dua atau tiga orang yang semuanya sangat terampil dengan Google Spreadsheet dengan cepat membangun model keuangan atau operasi bersama-sama secara real time benar-benar pemandangan yang luar biasa dibandingkan dengan cara kerja lama. Beberapa kursor dalam warna berbeda, bergerak melintasi layar pada saat yang sama untuk membuat model, hampir seperti video selang waktu sebuah lukisan.

Ada juga ruang untuk berbagai jenis peserta. Tidak semua orang harus bisa mengedit spreadsheet. Ada tingkat hak akses, yang memastikan bahwa keamanan dan keturunan tetap terkendali dengan memberikan orang yang tepat tingkat akses yang tepat.

2. Bekerja dalam Skala

Salah satu kesalahpahaman yang saya dan rekan saya miliki adalah anggapan bahwa Spreadsheet baik-baik saja untuk perhitungan kecil—kurang lebih seperti kalkulator canggih—tetapi tidak berguna untuk model atau kumpulan data yang lebih besar. Ternyata kami salah. Saya telah menggunakannya untuk sejumlah model operasi dan penilaian yang lebih besar selama beberapa tahun terakhir dan saya sangat terkesan dengan kinerjanya.

Saya baru-baru ini melakukan beberapa pekerjaan analisis pada data yang diekstraksi dari sistem ERP kami, di mana saya bekerja dengan kumpulan data yang memiliki sekitar 10 lembar, masing-masing berukuran mulai dari sekitar 25.000 hingga 100.000 baris dan hingga 30 kolom (Google Spreadsheet memiliki batas 5 juta sel per buku kerja). Lembar ini masing-masing dibangun satu sama lain melalui serangkaian rumus tradisional VLOOKUP, INDEX, MATCH, dan SUMIF. Menyalin rumus baru di seluruh kolom sekitar 25.000 baris membutuhkan waktu sekitar 10 detik di komputer saya, yang jauh dari instan, tetapi bukan halangan, karena:

1. Spreadsheet memperlihatkan bilah kemajuan kecil yang membantu di sudut layar, yang lebih meyakinkan daripada kecenderungan Excel untuk membeku dan membuat Anda menebak-nebak kapan itu akan selesai.
2. Anda juga bisa terus bekerja di tempat lain di buku kerja aktif saat sel diperbarui.

Menghubungkan ke Google BigQuery

Untuk analisis (bahkan) kumpulan data yang lebih besar, Google Spreadsheet kini terhubung ke Google BigQuery, memungkinkan Anda menulis dan menjalankan kueri SQL menggunakan data di Google BigQuery dan mendapatkan hasilnya langsung ke Spreadsheet.

3. Membuat Bagan dan Menautkan ke Google Slide

Pekerjaan spreadsheet mentah (“perselisihan”) adalah bagian penting dari kehidupan sehari-hari profesional keuangan, tetapi bahkan analisis terbaik pun akan terbatas nilainya jika Anda tidak dapat mengomunikasikan temuan Anda dengan cara yang meyakinkan dan meyakinkan. Ini membawa kita ke dua pokok lain dari kotak peralatan keuangan: bagan dan presentasi .

Presentasi di dunia G Suite dibuat di Google Slide yang, secara mengejutkan, terasa seperti Microsoft PowerPoint. Tautan antara Spreadsheet dan Slide berfungsi dengan sangat baik dan memudahkan untuk memastikan bahwa bagan dan tabel dalam presentasi Anda selalu terbarui melalui tombol "Perbarui" yang menampilkan data terbaru dari pemodelan, perhitungan, dan asumsi yang mendasarinya.

Saat memulai proyek besar sekarang, salah satu hal pertama yang saya lakukan adalah membuat dua dokumen: satu di Google Slide dan yang lainnya di Google Spreadsheet. Ini berjalan beriringan dengan bersih di seluruh proyek, menyediakan "sumber kebenaran tunggal" untuk semua data dalam proyek.

4. Kontrol Versi

Jika Anda pernah mengalami pengalaman menyakitkan dari spreadsheet yang mogok di luar pemulihan, yang mengakibatkan hilangnya pekerjaan selama berjam-jam, Anda mungkin memiliki kebiasaan yang berkembang untuk menyimpan file baru secara sering. Ini dapat berakhir dengan banyak iterasi file dengan pembaruan versi yang membosankan (v3.4.0, v3.4.1, dll.)

Melalui produk G Suite, sangat mungkin untuk hanya memiliki satu file sepanjang umur proyek, berkat kontrol versi.

Kontrol versi, dapat diakses melalui "Lihat riwayat versi" di menu, memungkinkan Anda melihat semua pengeditan yang dilakukan pada dokumen sejak awal melalui garis waktu yang praktis, bersama dengan nama orang yang membuat setiap perubahan. Itu benar—semuanya disimpan, secara instan. Tidak perlu menekan F12 setiap 5-10 menit, menambah nomor versi, dan menyimpan, hanya untuk memiliki ketenangan pikiran mengetahui bahwa tidak ada yang hilang jika terjadi crash.

5. Menghubungkan Antar Lembar dalam File Berbeda

Produktivitas cloud membuat fungsionalitas tautan jauh lebih elegan dan memastikan bahwa itu benar-benar berfungsi! Dimungkinkan untuk mereferensikan buku kerja lain di dunia Excel offline, tentu saja, tetapi itu cenderung rapuh dan rusak setelah file dipindahkan dari lokasi folder aslinya. Anda akan sering melihat sel yang berisi referensi tidak jelas ke struktur folder pada hard drive seseorang: C:\users\smithj\projects\omega\valuation\ .

Fungsi IMPORTRANGE di Google Spreadsheet memungkinkan Anda menautkan dengan mulus ke file Spreadsheet lainnya. Terlepas dari apakah file tersebut dipindahkan atau diganti namanya, data akan selalu ditautkan dan tidak ada masalah yang perlu Anda khawatirkan.

6. Bekerja dengan Plugin

Salah satu alasan mengapa beberapa orang di perusahaan saya masih menggunakan Excel (dan PowerPoint) adalah karena ada sejumlah plugin yang belum tersedia untuk Google Spreadsheet dan Slide. Contohnya termasuk plugin Smart View untuk alat Hyperion Oracle dan plugin @RISK yang saya tunjukkan dalam panduan simulasi Monte Carlo. Demikian pula, plugin think-cell PowerPoint menawarkan fungsionalitas bagan yang bisa lebih unggul dari apa yang mungkin ada di Slide.

Namun demikian, Google Spreadsheet dan Slide memiliki fungsionalitas luas bernama "Add-on", yang mengisi peran serupa dengan plugin dunia Microsoft. Sayangnya, pada Juli 2019, tidak ada dukungan untuk aplikasi perusahaan yang disebutkan di atas dan sifat homebrew dari ekosistem add-on membuat beberapa penawaran memiliki kualitas yang dipertanyakan. Ini berarti bahwa dalam konteks perusahaan, saat bekerja dengan data sensitif, saya terkadang ragu untuk menggunakan add-on.

7. Menghubungkan ke Sumber Data Eksternal

Memasukkan data ke dalam spreadsheet untuk digunakan adalah kebutuhan mendasar, dan tanpa beberapa plugin perusahaan tidak tersedia, lalu apa yang mungkin? Nah, untungnya, ada banyak pilihan. Selain memiliki kompatibilitas mundur dengan file Excel, Spreadsheet menawarkan kemungkinan tanpa batas melalui kueri XML, HTML, dan RSS.

Ada beberapa opsi menarik lainnya yang layak disebutkan secara khusus untuk memanfaatkan data di Spreadsheet. Untuk profesional keuangan, rumus GOOGLEFINANCE dapat berguna untuk dipelajari, yang memungkinkan Anda mengambil data langsung dari Google Finance. Meskipun tidak sebanding dengan layanan profesional seperti Bloomberg, ini tetap merupakan alat yang sangat baik untuk informasi saham dan mata uang publik.

Ada cara lain yang lebih umum untuk mendapatkan data dari web. Fungsionalitas untuk mengekstrak tabel atau daftar HTML langsung dari situs web dapat, misalnya, berguna dalam hal keuangan, pasar, atau informasi lain yang tersedia untuk umum yang ingin Anda ambil dan terus gunakan.

Selain Google BigQuery (dibahas sebelumnya), tidak ada cara sederhana bagi pengguna non-teknis untuk terhubung langsung ke database, meskipun fungsionalitasnya tersedia bagi mereka yang memiliki akses ke keterampilan dan sumber daya pengembang.

Skrip Google Apps

Namun, ini membawa kita ke Google Apps Script, alat canggih yang membuka kemungkinan hampir tak terbatas untuk memperluas dan menghubungkan tidak hanya Spreadsheet tetapi juga semua bagian G Suite. Di artikel mendatang, saya akan membahas fungsi ini secara lebih rinci melalui tutorial pengantar praktis.

Jadi, Apakah Ada Tangkapan?

Saya telah menginjili Google Spreadsheet dan Slide dalam artikel ini. Namun, tidak semua orang di organisasi saya merasakan hal yang sama! Dan saya pikir itu adalah salah satu kelemahannya: Kurangnya konsensus tentang format, baik itu dalam perangkat lunak atau bahkan kehidupan sehari-hari (pikirkan 8-track vs. kaset), pada akhirnya melemahkan efek keseluruhan. Dalam kasus perangkat lunak desktop, semakin banyak orang menggunakan format tertentu dan memahami kekuatannya yang sebenarnya, semakin banyak manfaat dan efisiensi yang diperoleh semua orang dalam organisasi.

Google Spreadsheet, seperti perangkat lunak lainnya, memiliki sedikit gangguan: pintasan keyboard yang tidak sesuai dengan yang Anda harapkan, fitur yang hilang atau tidak berfungsi seperti yang Anda inginkan, dll. Namun, dalam banyak kasus, ini juga merupakan perbandingan yang tidak adil. Dalam pengaturan perusahaan dan bisnis, banyak orang telah menggunakan rangkaian produktivitas Microsoft sepanjang kehidupan kerja mereka, jumlah pengalaman yang tidak dapat dibandingkan dengan bulan-bulan pertama (atau bahkan bertahun-tahun) bekerja dengan seperangkat alat baru.

Kolaborasi Adalah Kunci

Spreadsheet adalah salah satu alat yang paling penting, jika bukan alat yang paling penting, bagi banyak profesional keuangan dan bisnis. Mereka adalah kanvas kami, buku catatan kami, dan instrumen kami! Kami menghabiskan ratusan, jika bukan ribuan, jam menggunakannya selama karier. Jadi, seperti halnya alat dan lingkungan kerja apa pun, kami membutuhkan pengalaman kami untuk, karenanya, menjadi menyenangkan dan efisien.

Singkatnya, saya telah melihat manfaat produktivitas yang sangat besar dari fitur kolaborasi dan inovasi lain yang datang dengan menggunakan aplikasi produktivitas berbasis web seperti G Suite daripada rekan desktop tradisional mereka. Ada juga manfaat besar dari belajar menggunakan alat-alat ini setelah tingkat dasar, seperti yang telah saya tunjukkan dalam artikel ini dengan aspek peningkatan produktivitas.

Keuntungan Google Spreadsheet, dikalikan dengan jumlah jam yang dihabiskan dengan alat ini, dapat menambah keuntungan yang luar biasa, menguntungkan baik individu maupun organisasi. Seperti yang disebutkan, saya akan menulis artikel lain yang akan membahas secara detail tentang makro dan skrip di G Suite. Ini dilakukan melalui bahasa Skrip Google Apps dan, seperti yang akan saya tunjukkan, menawarkan cara yang tampaknya tak terbatas untuk mengotomatisasi dan merampingkan proses.

Jadi, jika Anda belum bekerja secara serius dengan Google Sheets, saya sangat menyarankan Anda untuk mencobanya. Anda mungkin menemukan diri Anda ketagihan.