Fazendo negócios na União Europeia

A União Européia (UE) é composta por 28 estados membros que compreendem 500 milhões de consumidores. A economia vale € 14 trilhões (US$ 15,5 trilhões), 24 milhões de empresas operam dentro dela e há 300 milhões de compradores online. É um mercado enorme que oferece grandes oportunidades para empresas de fora da UE venderem seus produtos e serviços.

Mas o que é exatamente a UE e quem está nela? Qual é a diferença entre a UE, o Mercado Único e a União Aduaneira? Quais são as implicações fiscais e aduaneiras da importação de produtos para a UE? Quais são as estruturas jurídicas apropriadas a serem consideradas ao decidir fazer negócios na UE? E, mais importante, como você atende a esse mercado de maneira que equilibre atendimento ao cliente, custo e complexidade?

Ao longo da minha carreira de mais de 30 anos, fui CFO de empresas multinacionais que operam em todo o mercado europeu e morei no Reino Unido, Bélgica, Alemanha e Hungria. Durante meu tempo na GE, como controlador corporativo para a Europa, fui responsável por todas as declarações de imposto de renda e IVA em toda a Europa. Isso envolveu a garantia de arquivamento compatível para quase 2.000 declarações legais e de imposto de renda e mais de 10.000 declarações de IVA. Mesmo para uma empresa do tamanho da GE, era uma batalha constante garantir que os recursos financeiros internos e de auditoria externa estivessem alinhados para garantir arquivamentos em conformidade e, invariavelmente, alguns retornos estavam atrasados.

Existem alguns mal-entendidos e dores de cabeça comuns que as empresas precisam estar cientes, para os quais vou prescrever as soluções que considero mais úteis.

O que é a União Europeia?

A UE é uma união econômica e política entre 28 países (veja o mapa abaixo) que, juntos, cobrem grande parte do continente. A antecessora da UE foi a Comunidade Econômica Européia (CEE), criada em 1958, focada em aumentar a cooperação econômica entre seis países: Bélgica, Alemanha, França, Itália, Luxemburgo e Holanda.

Desde então, mais 22 nações aderiram (embora o Reino Unido esteja atualmente envolvido em um longo processo de saída, que abordarei mais adiante). Em 1999, foi lançada uma moeda única europeia, o euro, que é actualmente utilizada por 19 dos 28 países.

A UE tem o poder de fazer suas próprias leis, e existem tratados entre os membros que prometem ação comum em áreas como direitos humanos, agricultura, meio ambiente e política externa e de segurança.

O principal motor económico da UE, no entanto, é o mercado único.

O mercado único é o mesmo que a UE?

Não exatamente - você pode estar no mercado único da UE, mas não na UE. Os 28 países da UE - mais Noruega, Islândia e Liechtenstein - fazem parte do Mercado Único, também conhecido como Espaço Econômico Europeu (EEE).

As regras do Mercado Único exigem a livre circulação de bens, pessoas, serviços e capitais de um país membro para outro (as chamadas “quatro liberdades”).

Essas regras assumem duas formas. Primeiro, eles removem as barreiras ao comércio. Em segundo lugar, harmonizam ou unificam as regras nacionais a nível da UE. Estes assumem a forma de padrões mínimos para coisas como embalagem, segurança e padrões.

A adesão ao Mercado Único também envolve normalmente fazer pagamentos anuais para o orçamento da UE e aceitar a jurisdição do Tribunal de Justiça Europeu.

E a União Aduaneira?

Uma união aduaneira significa que os países envolvidos aplicam as mesmas tarifas às mercadorias importadas para seu território do resto do mundo e não aplicam tarifas internamente. No caso da UE, isso significa que não há taxas alfandegárias a serem pagas quando as mercadorias são transportadas de um estado membro para outro. Para importações do resto do mundo, todos os membros da União Aduaneira cobram o mesmo conjunto de tarifas – conhecido como tarifa externa comum. A UE, por exemplo, tem uma tarifa comum de 10% sobre carros importados.

Uma vez que as mercadorias tenham sido desalfandegadas em um país, elas podem ser enviadas para outros na União sem que sejam impostas tarifas adicionais.

Todos os membros da UE fazem parte da União Aduaneira. A Turquia também é membro da União Aduaneira (mas não do Mercado Único) e, inversamente, Noruega, Lichtenstein e Islândia não são membros da União Aduaneira (apesar de fazerem parte do Mercado Único).

Se um país não tem acordo com a UE, aplicam-se tarifas. Se um país tem um acordo de livre comércio com a UE, as tarifas podem ser reduzidas ou removidas.

Brexit e a UE

Depois de vencer as eleições do Reino Unido em 12 de dezembro de 2019, o Partido Conservador se comprometeu a deixar a UE até 31 de janeiro de 2020 - embora, na prática, seja quando um período de transição começará, durante o qual o Reino Unido e a UE negociarão seu relacionamento futuro . Esse período de transição dura até o final de dezembro de 2020 e, até então, o Reino Unido continuará a negociar com a UE da mesma maneira que faz agora, cumprirá as regras da UE e pagará ao orçamento da UE. Embora existam muitos pontos a serem negociados, o que se sabe com certeza é que o Reino Unido sairá da UE, da União Aduaneira e do Mercado Único.

A atual declaração política que foi acordada em outubro de 2019 diz que ambos os lados trabalharão em direção a um Acordo de Livre Comércio (TLC), e uma reunião de alto nível acontecerá em junho de 2020 para ver como esse trabalho está indo. O texto também contém um parágrafo sobre o chamado “campo de jogo nivelado” – o grau em que o Reino Unido concordará em seguir rigorosamente os regulamentos da UE no futuro. Ele diz que ambos os lados manterão os mesmos altos padrões em ajuda estatal, concorrência, padrões sociais e de emprego, meio ambiente, mudanças climáticas e “questões fiscais relevantes”.

Estas são declarações políticas e não juridicamente vinculativas, pelo que há muito trabalho a ser feito até ao final de 2020.

Implicações fiscais e tributárias

Tendo estabelecido que a importação de mercadorias dos EUA (ou de qualquer outro lugar) para a UE envolve o cumprimento das regras da União Aduaneira, quais são os requisitos regulamentares que devem ser cumpridos?

• Os Códigos Tarifários são um meio de classificação de produtos para fins de coleta de informações sobre taxas de direitos, medidas de proteção aplicáveis ​​(por exemplo, antidumping) e estatísticas de comércio externo.
• Os Direitos de Importação são devidos levando em consideração o valor das mercadorias, a tarifa aduaneira a ser aplicada e a origem das mercadorias.
• As Regras de Origem exigem que os importadores provem como e onde suas mercadorias foram feitas, incluindo de onde vêm todos os componentes constituintes. Eles precisam provar a “nacionalidade econômica” de seus produtos. Isso significa descobrir o valor total e onde esse valor foi adicionado ao longo do caminho.
• O Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) é um imposto sobre o consumo (o equivalente ao imposto sobre vendas dos EUA) cobrado sobre a maioria dos bens e serviços vendidos na UE. A estrutura do IVA está harmonizada na UE. A legislação de base sobre o sistema comum de IVA centra-se na harmonização da legislação interna dos países da UE e estabelece uma estrutura comum de IVA, uma base de cálculo uniforme e as taxas mínimas a estabelecer pelos países da UE. O IVA incide na importação de mercadorias e normalmente é cobrado quando ocorrem os procedimentos de desalfandegamento para a sua introdução em circulação. No entanto, quando as mercadorias são importadas para um país da UE, mas se destinam a uso ou consumo em outro, podem ser colocadas sob um regime suspensivo de IVA. Sob este acordo, o IVA será cobrado no país da UE de destino e não no país da UE de entrada na UE.

O IVA é calculado sobre o “valor tributável”, que inclui o valor do produto mais os direitos de importação e quaisquer outras despesas incorridas até o local de destino.

Como devo me preparar para fazer negócios na UE?

Tendo estabelecido que a UE é um mercado atractivo para o seu produto, qual é a melhor forma de aceder ao mercado? Isso dependerá, em certa medida, do fator mais importante para o exportador: maximizar a satisfação do cliente através de prazos de entrega curtos e uma ampla gama de produtos, manter os custos baixos para manter os preços de venda baixos, minimizar os encargos administrativos e relatórios requisitos, ou uma combinação de todos eles. Vou olhar para algumas das diferentes opções abaixo.

Vender direto para os clientes

De longe, o método mais fácil para o fornecedor é vender diretamente ao cliente. No entanto, isso transfere o ônus administrativo da importação para o cliente. Além disso, o imposto e o IVA de importação deverão ser pagos pelo cliente, aumentando significativamente o preço de venda anunciado e não necessariamente proporcionando a melhor experiência ao cliente.

Se o produto for único com forte demanda do cliente, então o cliente pode estar disposto a tolerar a complexidade adicional, mas isso pode colocar o fornecedor em desvantagem competitiva. A Amazon, por exemplo, oferece aos clientes a opção de pagar impostos e IVA no momento da compra, e a Amazon faz todo o resto.

Para proporcionar uma melhor experiência ao cliente, o fornecedor pode se registrar para IVA em cada um dos países da UE. Se você estiver registrado no IVA, será responsável pelo IVA. Você cobra o IVA ao cliente quando ele compra a mercadoria de você para que não haja surpresas desagradáveis ​​para ele na entrega. Este é pago à autoridade fiscal na declaração de IVA. O IVA de importação cobrado é reembolsado através da declaração de IVA.

Uma vez registado, terá de apresentar as declarações de IVA à autoridade fiscal no idioma, na frequência e no prazo específico desse país. Outros requisitos de relatórios, como declarações Intrastat e listas de vendas da CE, que monitoram as vendas entre diferentes países da UE, também podem precisar ser preenchidos. Anteriormente, essas obrigações de relatório exigiriam o emprego de especialistas em cada país, mas hoje em dia, empresas como a SimplyVAT e a Taxually oferecem um serviço de balcão único em toda a UE.

Agentes e Distribuidores

É claro que a venda direta a clientes na UE pode ser uma opção de baixo custo para o fornecedor. No entanto, o crescimento das vendas pode ser lento. Embora exista um mercado único, existem desafios de marketing devido às muitas línguas faladas e às nuances culturais dentro da UE.

Agentes e distribuidores oferecem um meio de expansão de baixo risco e custo-benefício para novos mercados, como a UE, uma vez que podem ser um meio mutuamente benéfico de subcontratar elementos da função comercial de uma empresa. Eles oferecem um conhecimento especializado dos mercados locais, e novos canais de vendas e marketing podem ser explorados sem os custos e dificuldades associados à criação de um novo escritório de vendas ou negócios no exterior.

Muitas vezes, os termos agente e distribuidor são usados ​​de forma intercambiável, embora existam diferenças jurídicas distintas entre os dois acordos. Ambas as estruturas podem ser “únicas”, “exclusivas” ou “não exclusivas”.

Vantagens e desvantagens do Direct vs. Distribuidor

Uma vantagem fundamental do modelo de distribuição é que o fornecedor passa um grau significativo de risco para o distribuidor, que é responsável pelas dívidas dos clientes e obrigações contratuais para esses clientes. O fornecedor lida apenas com o distribuidor e não com os clientes finais, reduzindo assim os custos administrativos e eliminando a necessidade de ter um estabelecimento estabelecido no território do distribuidor.

Em um acordo de distribuição, no entanto, o fornecedor terá significativamente menos controle sobre as atividades de um distribuidor (que pode até ter outros compromissos conflitantes) do que sobre as de um agente. Não há relacionamento direto com o cliente e o fornecedor. O risco de crédito em um determinado território estará concentrado em talvez apenas um distribuidor, e não em vários clientes. Além disso, existem implicações potenciais da lei de concorrência de certos acordos de distribuição, que são menos problemáticos em um relacionamento de agência.

O modelo de agência é particularmente benéfico quando o fornecedor deseja manter um maior grau de controle sobre as vendas do produto, permitindo ao fornecedor fixar preços de venda, o que geralmente é ilegal em um acordo de distribuição, e manter um controle mais próximo sobre a imagem da marca. O fornecedor pode cultivar relacionamentos diretos com os clientes, particularmente vitais quando os produtos são fornecidos sob medida ou onde são necessários serviços especializados de pós-venda.

Normalmente, a comissão paga a um agente é inferior à margem que um distribuidor ganhará (já que o distribuidor está assumindo um risco financeiro maior e investindo em mais recursos operacionais). Nomear um agente, portanto, em termos gerais, provavelmente custará ao negócio menos do que um distribuidor.

Uma desvantagem importante de um contrato de agência, no entanto, é que o agente pode ter o direito legal a um pagamento de quantia única na rescisão de um contrato de agência. Isso ocorre em muitos países – incluindo o Reino Unido sob os Regulamentos de Agentes Comerciais (Diretiva do Conselho) de 1993 – e na maior parte da UE, mesmo que o contrato seja rescindido legalmente. Existem disposições complexas para pagamentos de “indenização” ou “compensação” neste contexto.

Pessoa Jurídica vs. Filial

Quando as exportações para a UE atingem um certo nível, a marca está bem estabelecida e há a necessidade de colocar ativos físicos no terreno localmente para apoiar um maior crescimento, pode ser necessário considerar a abertura de uma entidade legal em um país.

Em primeiro lugar, qual é a principal diferença entre uma Sucursal Europeia e uma Filial Europeia?

Uma sucursal é uma entidade mais independente que realiza negócios em seu próprio nome, mas ainda atua em nome da empresa-mãe. Uma filial não é legalmente separada da matriz estrangeira e, portanto, também está sujeita às leis locais que regem a matriz estrangeira. Apesar de não ser autónoma, a sucursal exerce a sua atividade de forma autónoma, pelo que deve estar inscrita no registo comercial do país onde reside.

Uma subsidiária é uma entidade constituída no país de acolhimento da UE de acordo com uma das formas jurídicas empresariais nacionais. O capital da subsidiária é detido integralmente pela empresa-mãe estrangeira (tornando-a uma empresa membro única reconhecida em todos os países da UE) ou controlada por uma empresa em colaboração com parceiros locais minoritários (tornando-se, portanto, uma subsidiária conjunta). Dependendo da estrutura jurídica escolhida para a subsidiária, devem ser observadas as disposições estatutárias pertinentes, como inscrição no registro comercial, regras sobre capital mínimo e registro comercial. A subsidiária é a estrutura mais popular para incorporar na Europa. É muito mais fácil conduzir negócios por meio de uma pessoa jurídica independente, e uma subsidiária ou sociedade de responsabilidade limitada geralmente confere mais credibilidade ao negócio junto a terceiros, como bancos, prestadores de serviços e parceiros.

Vantagens e Desvantagens da Filial vs. Subsidiária

Um ramo é mais fácil de encerrar se o experimento não for bem sucedido, pois é automaticamente fechado quando a negociação do ramo cessa. Por outro lado, o fechamento de uma subsidiária requer um procedimento formal (dissolução, extinção ou nomeação de um liquidante).

Uma controladora estrangeira pode preferir o relativo anonimato de uma subsidiária. Por exemplo, no Reino Unido, uma filial é obrigada a arquivar as demonstrações financeiras da controladora no exterior na Companies House. Quando a empresa-mãe ainda não for obrigada a preparar e divulgar demonstrações financeiras, terá de preparar as contas para apresentação à Companies House. Em contraste, uma subsidiária do Reino Unido só é obrigada a apresentar suas próprias demonstrações financeiras.

No entanto, em última análise, a escolha entre uma sucursal e uma subsidiária dependerá da posição da empresa-mãe. Exigências regulatórias podem ditar o uso de uma agência – por exemplo, certas atividades financeiras exigem um nível mínimo de capital, que é mais fácil de manter quando o capital da controladora é levado em consideração, em vez de ter que capitalizar adequadamente uma subsidiária.

Os requisitos para a criação de uma filial ou sucursal variam de acordo com o país. A UE incentiva todos os países a cumprirem determinados objetivos para ajudar a criar novas empresas, incluindo: criação em menos de três dias úteis, custo inferior a 100 euros, conclusão de todos os procedimentos através de um único organismo administrativo e preenchimento de todas as formalidades de registo em linha .

Equilibrando a experiência do cliente e a aplicação prática

Ao considerar a melhor opção para vender na UE, fica claro que as empresas desejarão garantir a melhor experiência para seus clientes, mas também precisam considerar os encargos regulatórios e administrativos de sua escolha.