Fare affari nell'Unione Europea

L'Unione Europea (UE) è composta da 28 Stati membri che comprendono 500 milioni di consumatori. L'economia vale 14 trilioni di euro (15,5 trilioni di dollari), 24 milioni di aziende operano al suo interno e ci sono 300 milioni di acquirenti online. È un enorme mercato che offre enormi opportunità per le aziende al di fuori dell'UE di vendere i propri prodotti e servizi.

Ma cos'è esattamente l'UE e chi c'è dentro? Qual è la differenza tra l'UE, il mercato unico e l'unione doganale? Quali sono le implicazioni fiscali e fiscali dell'importazione di prodotti nell'UE? Quali sono le strutture giuridiche appropriate da considerare quando si decide se fare affari nell'UE? E, soprattutto, in che modo servi questo mercato in modo da bilanciare il servizio clienti, i costi e la complessità?

In oltre 30 anni di carriera, sono stato CFO di società multinazionali operanti in tutto il mercato europeo e ho vissuto nel Regno Unito, in Belgio, in Germania e in Ungheria. Durante la mia permanenza in GE, in qualità di controller aziendale per l'Europa, ho avuto la responsabilità di tutte le dichiarazioni legali e fiscali e IVA in tutta Europa. Ciò ha comportato la garanzia di una dichiarazione conforme per quasi 2.000 dichiarazioni dei redditi e dei redditi e oltre 10.000 dichiarazioni IVA. Anche per un'azienda delle dimensioni di GE, è stata una battaglia costante assicurarsi che le risorse finanziarie interne e di audit esterno fossero allineate per garantire la conformità dei documenti e, invariabilmente, alcuni resi erano in ritardo.

Ci sono alcuni malintesi e mal di testa comuni di cui le aziende devono essere consapevoli, per i quali prescriverò le soluzioni che ho trovato più utili.

Cos'è l'Unione Europea?

L'UE è un'unione economica e politica tra 28 paesi (vedi mappa sotto) che, insieme, coprono gran parte del continente. Il predecessore dell'UE è stata la Comunità economica europea (CEE), creata nel 1958, incentrata sull'aumento della cooperazione economica tra sei paesi: Belgio, Germania, Francia, Italia, Lussemburgo e Paesi Bassi.

Da allora, altre 22 nazioni hanno aderito (sebbene il Regno Unito sia attualmente coinvolto in un lungo processo di partenza, di cui parlerò in seguito). Nel 1999 è stata lanciata una moneta unica europea, l'euro, attualmente utilizzata da 19 dei 28 paesi.

L'UE ha il potere di emanare le proprie leggi e tra i membri esistono trattati che promettono azioni comuni in settori come i diritti umani, l'agricoltura, l'ambiente e la politica estera e di sicurezza.

Il principale motore economico dell'UE, tuttavia, è il mercato unico.

Il mercato unico è lo stesso dell'UE?

Non proprio: puoi essere nel mercato unico dell'UE ma non nell'UE. I 28 paesi dell'UE - più Norvegia, Islanda e Liechtenstein - fanno parte del mercato unico, noto anche come Spazio economico europeo (SEE).

Le regole del mercato unico richiedono la libera circolazione da un paese membro all'altro di beni, persone, servizi e capitali (le cosiddette "quattro libertà").

Tali regole assumono due forme. In primo luogo, rimuovono le barriere al commercio. In secondo luogo, armonizzano o unificano le norme nazionali a livello dell'UE. Questi prendono la forma di standard minimi per cose come imballaggio, sicurezza e standard.

L'adesione al mercato unico comporta normalmente anche pagamenti annuali al bilancio dell'UE e l'accettazione della giurisdizione della Corte di giustizia europea.

E l'unione doganale?

Un'unione doganale significa che i paesi coinvolti applicano le stesse tariffe alle merci importate nel loro territorio dal resto del mondo e non applicano tariffe interne. Nel caso dell'UE, ciò significa che non ci sono dazi doganali da pagare quando le merci vengono trasportate da uno stato membro all'altro. Per le importazioni dal resto del mondo, tutti i membri dell'unione doganale applicano la stessa serie di tariffe, note come tariffa esterna comune. L'UE, ad esempio, ha una tariffa comune del 10% sulle auto importate.

Una volta che le merci hanno sdoganato in un paese, possono essere spedite ad altri nell'Unione senza che vengano imposte ulteriori tariffe.

Tutti i membri dell'UE fanno parte dell'Unione doganale. La Turchia è anche membro dell'unione doganale (ma non del mercato unico) e, al contrario, Norvegia, Lichtenstein e Islanda non sono membri dell'unione doganale (nonostante facciano parte del mercato unico).

Se un paese non ha accordi con l'UE, si applicano le tariffe. Se un paese ha un accordo di libero scambio con l'UE, le tariffe possono essere ridotte o rimosse.

Brexit e Ue

Dopo aver vinto le elezioni nel Regno Unito il 12 dicembre 2019, il Partito conservatore si è impegnato a lasciare l'UE entro il 31 gennaio 2020, anche se, in pratica, è lì che inizierà un periodo di transizione durante il quale il Regno Unito e l'UE negozieranno le loro relazioni future . Questo periodo di transizione dura fino alla fine di dicembre 2020 e fino ad allora il Regno Unito continuerà a commerciare con l'UE nello stesso modo in cui fa ora, rispettando le regole dell'UE e versando nel bilancio dell'UE. Sebbene ci siano molti punti da negoziare, ciò che è noto per certo è che il Regno Unito lascerà l'UE, l'unione doganale e il mercato unico.

L'attuale dichiarazione politica concordata nell'ottobre 2019 afferma che entrambe le parti lavoreranno per un accordo di libero scambio (ALS) e una riunione ad alto livello si terrà nel giugno 2020 per vedere come sta andando quel lavoro. Il testo contiene anche un paragrafo sul cosiddetto "campo di gioco equo", il grado in cui il Regno Unito accetterà di attenersi strettamente alle normative dell'UE in futuro. Dice che entrambe le parti manterranno gli stessi standard elevati in materia di aiuti di Stato, concorrenza, standard sociali e occupazionali, ambiente, cambiamento climatico e "questioni fiscali rilevanti".

Si tratta di dichiarazioni politiche e non giuridicamente vincolanti, quindi c'è molto lavoro da fare da qui alla fine del 2020.

Implicazioni fiscali e imposte

Avendo stabilito che l'importazione di merci dagli Stati Uniti (o da qualsiasi altro luogo) nell'UE implica il rispetto delle regole dell'Unione doganale, quali sono i requisiti normativi a cui attenersi?

• I codici tariffari sono un mezzo per classificare i prodotti ai fini della raccolta di informazioni sulle aliquote dei dazi, sulle misure protettive applicabili (ad es. antidumping) e sulle statistiche del commercio estero.
• I dazi all'importazione sono dovuti tenendo conto del valore della merce, della tariffa doganale da applicare e dell'origine della merce.
• Le regole di origine richiedono agli importatori di dimostrare come e dove sono state prodotte le loro merci, compresa la provenienza di tutti i componenti costitutivi. Devono dimostrare la "nazionalità economica" dei loro prodotti. Ciò significa calcolare il valore totale e dove quel valore è stato aggiunto lungo il percorso.
• L'imposta sul valore aggiunto (IVA) è un'imposta sui consumi (l'equivalente dell'imposta sulle vendite statunitense) applicata sulla maggior parte dei beni e servizi venduti nell'UE. La struttura dell'IVA è armonizzata all'interno dell'UE. La legislazione di base sul sistema comune dell'IVA si concentra sull'armonizzazione della legislazione interna dei paesi dell'UE e stabilisce una struttura IVA comune, una base imponibile uniforme e le aliquote minime che devono essere stabilite dai paesi dell'UE. L'IVA viene riscossa all'importazione delle merci e di solito viene addebitata quando si svolgono le procedure di sdoganamento per essere immesse in circolazione. Tuttavia, quando le merci sono importate in un paese dell'UE ma sono destinate all'uso o al consumo in un altro, possono essere soggette a un regime sospensivo dell'IVA. In base a questa disposizione, l'IVA verrà addebitata nel paese di destinazione dell'UE e non nel paese dell'UE di ingresso nell'UE.

L'IVA è calcolata sulla “base imponibile”, che comprende il valore del prodotto più i dazi all'importazione più eventuali altre spese sostenute fino al luogo di destinazione.

Come dovrei configurarmi per fare affari nell'UE?

Avendo stabilito che l'UE è un mercato interessante per il vostro prodotto, qual è il modo migliore per accedere al mercato? Ciò dipenderà, in una certa misura, da quale sia il fattore più importante per l'esportatore: massimizzare la soddisfazione del cliente attraverso tempi di consegna brevi e un'ampia gamma di prodotti, mantenere bassi i costi per mantenere bassi i prezzi di vendita, ridurre al minimo gli oneri amministrativi e la rendicontazione requisiti o una combinazione di tutti questi. Esaminerò alcune delle diverse opzioni di seguito.

Vendita diretta ai clienti

Il metodo di gran lunga più semplice per il fornitore è vendere direttamente al cliente. Tuttavia, ciò trasferisce al cliente l'onere amministrativo dell'importazione. Inoltre, il dazio e l'IVA all'importazione dovranno essere pagati dal cliente, aumentando così significativamente il prezzo di vendita pubblicizzato e non fornendo necessariamente la migliore esperienza del cliente.

Se il prodotto è unico con una forte domanda da parte dei clienti, allora il cliente potrebbe essere disposto a sopportare la complessità aggiuntiva, ma potrebbe mettere il fornitore in uno svantaggio competitivo. Amazon, ad esempio, offre ai clienti la possibilità di pagare dazi e IVA al momento dell'acquisto e Amazon fa tutto il resto.

Per fornire una migliore esperienza del cliente, il fornitore può registrarsi per l'IVA in ciascuno dei paesi dell'UE. Se hai partita IVA, dovrai contabilizzare l'IVA. Addebiti al cliente l'IVA quando acquista la merce da te in modo che non ci siano spiacevoli sorprese per lui alla consegna. Questo viene versato all'autorità fiscale sulla dichiarazione IVA. L'IVA all'importazione addebitata ti viene rimborsata tramite la dichiarazione IVA.

Una volta registrati, dovrai presentare le dichiarazioni IVA all'Agenzia delle Entrate nella lingua, alla frequenza e alla scadenza specifiche di quel Paese. Potrebbe essere necessario presentare anche altri obblighi di segnalazione, come le dichiarazioni Intrastat e gli elenchi di vendita CE, che monitorano le vendite tra diversi paesi dell'UE. In precedenza, questi obblighi di rendicontazione avrebbero richiesto l'impiego di esperti in ogni paese, ma oggi aziende come SimplyVAT e Taxually offrono un servizio unico in tutta l'UE.

Agenti e Distributori

Naturalmente, la vendita diretta ai clienti nell'UE può essere un'opzione a basso costo per il fornitore. Tuttavia, la crescita delle vendite potrebbe essere lenta. Anche se esiste un mercato unico, esistono sfide di marketing a causa delle numerose lingue parlate e delle sfumature culturali all'interno dell'UE.

Agenti e distributori offrono un mezzo di espansione relativamente a basso rischio ed economicamente vantaggioso in nuovi mercati, come l'UE, poiché possono essere un mezzo reciprocamente vantaggioso per subappaltare elementi della funzione commerciale di un'impresa. Offrono una conoscenza specializzata dei mercati locali e nuovi canali di vendita e marketing possono essere sfruttati senza i costi e le difficoltà associati alla creazione di un nuovo ufficio vendite o di attività all'estero.

Spesso i termini agente e distributore sono usati in modo intercambiabile, sebbene vi siano differenze legali distinte tra i due accordi. Entrambe le strutture possono essere su base “unica”, “esclusiva” o “non esclusiva”.

Vantaggi e svantaggi di Direct vs. Distributore

Un vantaggio fondamentale del modello di distribuzione è che il fornitore trasferisce un livello significativo di rischio al distributore, che è responsabile dei debiti dei clienti e delle passività contrattuali verso tali clienti. Il fornitore tratta solo con il distributore e non con i clienti finali, in questo modo si riducono i costi amministrativi e si elimina la necessità di avere una sede operativa stabilita nel territorio del distributore.

In un accordo di distribuzione, tuttavia, il fornitore avrà un controllo significativamente inferiore sulle attività di un distributore (che potrebbe anche avere altri impegni contrastanti) rispetto a quelle di un agente. Non esiste un rapporto diretto con il cliente e il fornitore. Il rischio di credito in un determinato territorio sarà forse concentrato in un solo distributore, piuttosto che in più clienti. Inoltre, ci sono potenziali implicazioni di legge sulla concorrenza di alcuni accordi di distribuzione, che sono meno problematici in un rapporto di agenzia.

Il modello di agenzia è particolarmente vantaggioso quando il fornitore desidera mantenere un livello più elevato di controllo sulle vendite dei prodotti, consentendo al fornitore di fissare i prezzi di vendita, che di solito è illegale in un accordo di distribuzione, e mantenere un controllo più stretto sull'immagine del marchio. Il fornitore può coltivare rapporti diretti con i clienti, particolarmente vitali laddove i prodotti siano forniti su misura o laddove siano richiesti servizi post-vendita specializzati.

In genere, la commissione pagata a un agente è inferiore al margine che guadagnerà un distributore (poiché il distributore si assume un rischio finanziario maggiore e investe in più risorse operative). La nomina di un agente, quindi, in termini generali, probabilmente costerà all'azienda meno di un distributore.

Uno svantaggio fondamentale di un contratto di agenzia, tuttavia, è che l'agente può avere il diritto legale a un pagamento forfettario alla risoluzione di un contratto di agenzia. Ciò si verifica in molti paesi, incluso il Regno Unito ai sensi dei regolamenti sugli agenti di commercio (direttiva del Consiglio) del 1993, e nella maggior parte dell'UE, anche se l'accordo viene risolto legalmente. In questo contesto esistono disposizioni complesse per i pagamenti di "indennità" o "compensazione".

Entità giuridica contro filiale

Una volta che le esportazioni verso l'UE raggiungono un certo livello, il marchio è ben consolidato e c'è la necessità di mettere sul terreno risorse fisiche a livello locale per sostenere un'ulteriore crescita, potrebbe essere necessario prendere in considerazione l'apertura di un'entità legale in un paese.

In primo luogo, qual è la principale differenza tra una filiale europea e una filiale europea?

Una succursale è un'entità più indipendente che svolge attività a proprio nome ma agisce ancora per conto della società madre. Una filiale non è legalmente separata dalla società madre straniera e quindi è soggetta anche alle leggi locali che regolano la società madre straniera. La filiale, pur non essendo autonoma, svolge la propria attività in modo autonomo e quindi deve essere iscritta nel registro delle imprese del paese in cui risiede.

Una controllata è un'entità registrata creata nel paese dell'UE ospitante in conformità con una delle forme giuridiche aziendali nazionali. Il capitale della controllata è o interamente posseduto dalla capogruppo estera (rendendola società unipersonale riconosciuta in tutti i paesi dell'UE) o controllato da una società in collaborazione con partner locali di minoranza (rendendola quindi una società controllata congiunta). A seconda della struttura giuridica scelta per la controllata, devono essere osservate le disposizioni di legge pertinenti, come l'iscrizione nel registro delle imprese, le norme sul capitale minimo e la registrazione delle imprese. La filiale è la struttura più popolare da incorporare in Europa. È molto più facile condurre affari attraverso un'entità legale indipendente e una filiale o una società a responsabilità limitata di solito conferisce maggiore credibilità a un'azienda con terze parti come banche, fornitori di servizi e partner.

Vantaggi e svantaggi della filiale rispetto alla filiale

Un ramo è più facile da chiudere se l'esperimento non ha successo, poiché viene automaticamente chiuso quando cessa l'attività del ramo. Al contrario, la chiusura di una controllata richiede una procedura formale (scioglimento, cancellazione o nomina di un liquidatore).

Un genitore estero può preferire il relativo anonimato di una controllata. Ad esempio, nel Regno Unito, una filiale è tenuta a depositare i rendiconti finanziari della casa madre all'estero presso Companies House. Laddove la società madre non sia già tenuta a preparare e divulgare i rendiconti finanziari, dovrà preparare i conti da presentare alla Companies House. Al contrario, una controllata britannica è tenuta solo a presentare il proprio bilancio.

Tuttavia, in definitiva, la scelta tra una succursale e una controllata dipenderà dalla posizione della capogruppo. I requisiti normativi possono imporre l'utilizzo di una succursale, ad esempio alcune attività finanziarie richiedono un livello minimo di capitale, che è più facile da mantenere quando si tiene conto del capitale della società madre, invece di dover capitalizzare adeguatamente una controllata.

I requisiti per la costituzione di una filiale o di una filiale variano a seconda del Paese. L'UE incoraggia tutti i paesi a raggiungere determinati obiettivi per contribuire alla creazione di nuove società, tra cui: la costituzione in non più di tre giorni lavorativi, il costo inferiore a 100 EUR, l'espletamento di tutte le procedure tramite un unico organismo amministrativo e l'espletamento di tutte le formalità di registrazione online .

Bilanciare l'esperienza del cliente e l'applicazione pratica

Quando si considera l'opzione migliore per vendere nell'UE, è chiaro che le aziende vorranno garantire la migliore esperienza ai propri clienti, ma devono anche considerare gli oneri normativi e amministrativi di loro scelta.