Miesiąc z życia — tymczasowe role dyrektora finansowego i najlepsze praktyki

Tymczasowy dyrektor finansowy może pomóc firmie wypełnić lukę po odejściu pełnoetatowego dyrektora finansowego, przygotować się na takie wydarzenie jak fuzja lub po prostu pomóc firmie w dokonaniu niezbędnych zmian w jej funkcjach finansowych.

Jednak tymczasowe stanowiska zwykle trwają od sześciu do ośmiu miesięcy, więc czas na wykonanie zadania wyznaczonego przez firmę jest ograniczony, co oznacza, że ​​tymczasowi dyrektorzy finansowi będą chcieli zacząć działać, aby zapewnić sobie sukces. Pierwsze 30 dni dla tymczasowego dyrektora finansowego ma kluczowe znaczenie dla ustalenia dobrej długoterminowej strategii dla firmy.

Czym zajmuje się tymczasowy dyrektor finansowy?

W przeszłości dział finansowy zajmował się księgami i rejestrami, sprawozdawczością finansową i zgodnością z przepisami, ale dzisiejszy dyrektor finansowy musi być w stanie zebrać dane finansowe i wykorzystać je do wpływania na decyzje operacyjne i strategię.

Ekspert finansowy firmy Toptal, Paul Ainsworth, zauważył, że niektóre umiejętności potrzebne dzisiejszemu dyrektorowi finansowemu, zarówno w pełnym, niepełnym wymiarze godzin, jak i w okresie przejściowym, obejmują umiejętności przywódcze i komunikacyjne, dobre zrozumienie modelu biznesowego firmy i branży w celu zrozumienia i zarządzania ryzyka oraz wspierać tworzenie strategii i pomagać w jej realizacji.

Jak przygotować się na pierwszy dzień

Przeprowadzenie należytej staranności jest niezbędne do przygotowania się na stanowisko tymczasowego dyrektora finansowego i zrozumienia sytuacji, w której się znajdujesz.

Ekspert finansowy Toptal, Patrick Boyce, powiedział przed pierwszym dniem, że tymczasowy dyrektor finansowy powinien znać zespół finansowy, znać projekt i znać ramy czasowe, w których praca musi zostać ukończona.

Boyce zasugerował przyjrzenie się strategii cenowej konkurentów.

„Przeprowadź standardową analizę due diligence jako ktoś, kto miałby wstąpić do firmy. Chcesz wiedzieć, w jakiej sytuacji się znajdujesz, czego się od ciebie oczekuje, kim są członkowie twojego zespołu i jakie systemy już mają, abyś mógł wykonywać swoją pracę” – powiedział Boyce.

Najważniejsze jest poznanie zespołu finansowego, dodał Boyce, ponieważ tymczasowy CFO nie może wykonać pracy bez wsparcia zespołu.

„Bez skupienia się na ludziach z przodu, bez względu na to, jak dobry jesteś w liczbach, bardzo trudno będzie ci odnieść sukces w tej roli. Myślę, że zrozumienie tego jest kluczem do twojego sukcesu jako tymczasowego dyrektora finansowego” – zauważył Boyce.

Ainsworth zauważył, że w przeciwieństwie do stałego stanowiska dyrektora finansowego, nie ma fazy „zaaklimatyzowania się” z tymczasową, przejściową rolą, dlatego tak ważne jest przygotowanie. Wchodząc, tymczasowy dyrektor finansowy musi zrozumieć biznes, kluczowych interesariuszy i wszelkie inne informacje, których można się nauczyć przed datą początkową.

W wielu przypadkach tymczasowy CFO pojawia się jako luka między poprzednim a nowym CFO. Może to wpłynąć na dynamikę między osobą tymczasową a zespołem finansowym, powiedział Ainsworth.

„Nie ma zapotrzebowania na tymczasowych dyrektorów finansowych, gdy w ogrodzie wszystko jest różowe. Musisz więc zrozumieć, w co się wkraczasz i co będziesz musiał osiągnąć, a także musisz pozyskać resztę zespołu finansowego i kierownictwa po swojej stronie” – poradził Ainsworth.

A ponieważ pierwszy dzień będzie prawdopodobnie dość gorączkowy, ekspert finansowy Toptal, Scott Hoover, zasugerował, aby przed pierwszym dniem zrobić jak najwięcej, od wirtualnych spotkań z członkami zespołu finansowego po wykonywanie zadań związanych z wdrażaniem.

„Chcesz ruszyć na ziemię pierwszego dnia. Nie chcesz pracować z IT, aby skonfigurować swój dostęp do wszystkiego lub organizować spotkania tylko po to, aby przedstawić się wszystkim” – powiedział Hoover.

Typowy pierwszy dzień dla tymczasowego dyrektora generalnego

Co zatem robi tymczasowy CFO pierwszego dnia?

Główny nacisk należy położyć na ludzi. Boyce zaleca przejrzenie schematu organizacyjnego firmy, aby dowiedzieć się, kim są główni decydenci w firmie oraz jakie osoby w firmie będą miały wpływ na to, co będzie robił tymczasowy dyrektor finansowy iz kim będzie współpracować.

Tymczasowy dyrektor finansowy powinien również poświęcić czas na lepsze poznanie zespołu finansowego i innych kluczowych interesariuszy w firmie.

„Jakie są osobowości ludzi z twojego zespołu finansowego i twoich bezpośrednich podwładnych? Jak będą wyglądały Twoje relacje z innymi kluczowymi interesariuszami w firmie? Są to ważne rzeczy do zrozumienia i powinieneś poświęcić dużo czasu pierwszego dnia, skupiając się na ludziach” – powiedział Ainsworth.

Hoover zgodził się, że ludzie powinni być najważniejsi, a tymczasowy CFO będzie chciał poświęcić czas pierwszego dnia na nawiązanie relacji z kierownictwem wyższego szczebla, z pewnością z dyrektorem generalnym i każdym, kto jest kluczem do operacji, sprzedaży i zespołu księgowego.

Hoover ostrzegł jednak, że tymczasowy dyrektor finansowy może być postrzegany jako zagrożenie, więc konieczne jest poświęcenie znacznej ilości czasu na zdobywanie zaufania ludzi, aby podążyli za tobą.

Ponadto Ainsworth powiedział, że pierwszy dzień tymczasowego dyrektora finansowego powinien również skupić się na wyjaśnieniu, jakie są rezultaty i jakie są priorytety dla stanowiska.

Zarządzanie czasem

Podczas gdy obowiązki dyrektora finansowego każdej firmy różnią się w zależności od branży i roli, codzienne obowiązki dyrektora finansowego zazwyczaj obejmują tworzenie modeli finansowych, analizowanie i przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz uzgadnianie przychodów i wydatków.

Poza typowymi obowiązkami, Ainsworth powiedział, że będzie spędzał co najmniej 30% do 35% swojego czasu na sprawach związanych z ludźmi w zespole.

„Jeśli przyjeżdżasz na krótkoterminowe zadanie, nie możesz być indywidualnym współpracownikiem. Nie zrobisz tego, czego się od ciebie oczekuje, chyba że masz za sobą zespół. Myślę więc, że spędzanie czasu z zespołem jest bardzo ważną częścią twojego dnia i sugeruję, abyś poświęcił na to dużo czasu”.

Resztę czasu należy poświęcić na skupienie się na priorytetach spraw, które należy wykonać podczas pracy w firmie. Tymczasowi dyrektorzy finansowi muszą również odfiltrować „hałas” od innych w firmie, którzy mogą chcieć coś zrobić. Jeśli nie jest to zadanie priorytetowe, należy je odłożyć, powiedział Ainsworth.

Ocena zespołu finansowego

Ponieważ stanowisko tymczasowe jest ograniczone w czasie, ważne jest, aby poznać zespół finansowy i wiedzieć, jakie są jego możliwości.

Pierwszym krokiem jest po prostu otwarcie i przejrzystość w stosunku do zespołu w kwestii ich obaw, tego, co próbujesz osiągnąć i jak wszyscy możecie ze sobą współpracować.

Hoover powiedział, że zaczyna rozmowy od zadawania pytań o problemy, z jakimi borykają się firmy i poszczególne osoby. Tymczasowy dyrektor finansowy powinien zbadać, jak bardzo zespół jest zorientowany na szczegóły, aby zrozumieć, jakiego wsparcia możesz oczekiwać. Boyce przeprowadza ustną ocenę, w której zadaje podstawowe pytania, np. jakie były przychody w zeszłym roku i ile kapitału włożono w biznes.

„Częściej mam pustą twarz, co pozwala mi wiedzieć, że muszę wykonać więcej pracy, aby przyspieszyć ich określenie, jakie wskaźniki będą zwiększać wartość w przyszłości. Chcę rozwinąć wśród zespołu podstawową wiedzę na temat dźwigni, którą możemy wykorzystać, aby poprowadzić firmę w kierunku, w którym chcemy się poruszać”.

Komunikacja

Komunikacja jest kluczem do pomocy tymczasowemu dyrektorowi finansowemu w dopasowaniu się do firmy i nawiązaniu dobrych relacji roboczych.

Według Boyce, twój sukces będzie zależał od tego, jak dobrze komunikujesz się w całej organizacji i jak duży wpływ jesteś w stanie mieć. Powiedział, że jedynym sposobem, w jaki możesz wywierać wpływ, jest komunikowanie się w stylu i sposobie, w jaki preferują osoby, na które próbujesz wpłynąć.

Ainsworth powiedział, że najważniejszą rzeczą jest sprawdzenie, czy ludzie rozumieją, o co prosisz.

Pracując jako tymczasowy CFO, najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to wyjaśnić, że jesteś po to, aby pomóc firmie zrozumieć jej finanse, co się dzieje, jakie są trendy i zasugerować ulepszenia, dodał Ainsworth.

Hoover powiedział, że komunikuje się ze wszystkimi w górę iw dół łańcucha i nie boi się prosić o pomoc.

„Im bardziej możesz mieć otwarte drzwi, rozmawiać z ludźmi i zdobywać ich zaufanie, tym lepiej. I jeśli

zwłaszcza jeśli nie jesteś tam cały czas, poproś o pomoc z wyprzedzeniem, przez e-mail lub telefon lub przed wyjazdem. Nakryj stół, aby ci pomogli. Większość ludzi dobrze na to reaguje” – zasugerował Hoover.

Dokonywanie zmian

Boyce powiedział podczas swoich tymczasowych zobowiązań, że pyta firmy o jego zdolność do wprowadzania zmian, ponieważ jest to coś, co chce umieć robić.

„Myślę, że to jest kluczowe, ponieważ zazwyczaj jesteś sprowadzany, ponieważ jest problem. więc ważne jest, aby móc wykonać operację i wprowadzić potrzebne zmiany.”

Tymczasowy dyrektor finansowy może jednak nie mieć uprawnień do wprowadzania zmian. W takich przypadkach nadal dobrym pomysłem jest jak najszybsze zgłaszanie wszelkich kwestii, które mogą wymagać zmian w uwadze dyrektora.

Radzenie sobie z oporem

W zależności od okoliczności, które doprowadziły do ​​przystąpienia tymczasowego dyrektora finansowego do organizacji, mogą pojawić się urazy i opór ze strony innych osób w firmie.

Ainsworth powiedział, że najlepszym podejściem jest po prostu rozmowa z daną osobą, aby zrozumieć jej obawy i spróbować nawiązać silną współpracę, która przyniesie korzyści wam obojgu.

Hoover powiedział, że tymczasowy dyrektor finansowy powinien przewidywać pewien poziom sprzeciwu.

„W wielu sytuacjach opór ze strony działu księgowości jest normalny. Sposób, w jaki radzisz sobie z tym oporem, sprowadza się tak naprawdę do zdobycia zaufania tych osób w celu zbudowania lepszych relacji roboczych.

Praca zdalna

Praca zdalna może bardzo różnić się od pracy w biurze i interakcji z ludźmi twarzą w twarz. Tak więc dla zdalnych tymczasowych dyrektorów finansowych, którzy nie mają osobistych relacji i są z firmą tylko przez ograniczony czas, komunikacja ma kluczowe znaczenie.

Według Ainsworth praca zdalna wymaga jaśniejszej, bardziej proaktywnej komunikacji.

„Rzeczy mogą się zagubić w tłumaczeniu przez e-mail lub rozmowy telefoniczne. A kiedy jesteś twarzą w twarz w biurze, łatwiej jest ci zrozumieć istniejącą dynamikę zespołu, aby móc sobie z nią poradzić. Myślę więc, że wracasz do tego, że musisz być znacznie jaśniejszy w swoich wiadomościach i często wymaga to dalszych działań”.

Hoover zgodził się, że praca zdalna jest uderzająco różna od biura, jeśli chodzi o relacje i zaufanie.

„Musisz być w stanie przekazać sympatycznego ducha i pewną siebie naturę w filmie. Musisz być w stanie zdobyć zaufanie za pomocą bezosobowych środków, takich jak wideo lub e-mail, gdzie możesz nie wydawać się godny zaufania. Tak naprawdę sprowadza się to do znalezienia powodów, aby więcej się komunikować, kontynuacji i utrzymywania relacji oraz utrzymywania pokoju”.

Planowanie przejścia

Gdy praca dobiega końca, tymczasowy dyrektor finansowy będzie musiał zastanowić się, jak najlepiej przygotować firmę do swojego odejścia.

Hoover powiedział, że przygotowanie dokumentacji przejścia jest kluczowe.

„Ważne jest, aby dokumentować wszystko, co robisz, zwłaszcza procesy finansowe. Zorganizuj dział finansowy tak, aby następny przychodzący dyrektor finansowy mógł od razu przejąć procesy i kontynuować ustalony program, jeśli działa”, zasugerował Hoover.

Wreszcie, Ainsowrth powiedział, że pozostawił ocenę zespołu finansowego i innych kluczowych interesariuszy, określając ich mocne i słabe strony, a także odnotował wszelkie obszary ryzyka w finansach i które obszary mogą być teraz tak solidne, jak powinny.

Czas jest najważniejszy

Dla tymczasowego dyrektora finansowego najważniejszy jest czas. Priorytety, komunikacja i skuteczne zarządzanie relacjami są niezbędne do sukcesu w tak krótkim czasie. To właśnie te umiejętności, bardziej niż cokolwiek innego, pozwolą tymczasowemu dyrektorowi finansowemu usunąć przeszkody ze swojej ścieżki i skupić się na tym, co naprawdę ważne: upewnieniu się, że firma jest w dobrej kondycji finansowej i jest gotowa na przyszłość.