Un mese nella vita - Ruoli CFO ad interim e migliori pratiche

Un CFO ad interim può aiutare un'azienda a colmare il divario dopo la partenza di un chief financial officer a tempo pieno, aiutare a prepararsi per un evento come una fusione o semplicemente assistere mentre l'azienda apporta le modifiche necessarie alle sue funzioni finanziarie.

Tuttavia, i ruoli ad interim in genere durano da sei a otto mesi, quindi c'è un tempo limitato per completare il lavoro stabilito dall'azienda, il che significa che i CFO ad interim vorranno mettersi al lavoro per assicurarsi di prepararsi al successo. I primi 30 giorni per il CFO ad interim sono fondamentali per definire una buona strategia a lungo termine per l'azienda.

Cosa fa un CFO ad interim?

Storicamente, la funzione finanziaria si occupava di libri e registri, rendicontazione finanziaria e conformità legale, ma il CFO di oggi deve essere in grado di acquisire dati finanziari e utilizzarli per influenzare il processo decisionale e la strategia operativa.

L'esperto di finanza Paul Ainsworth ha osservato che alcune delle competenze necessarie per il CFO di oggi, a tempo pieno, part-time o ad interim, includono capacità di leadership e comunicazione, una profonda comprensione del modello di business e del settore dell'azienda al fine di comprendere e gestire rischi e supportare lo sviluppo della strategia e contribuire a consentirne l'esecuzione.

Come Prepararsi per il Primo Giorno

Svolgere la due diligence è fondamentale per prepararsi a una posizione di chief financial officer ad interim e comprendere la situazione in cui ti stai cacciando.

Patrick Boyce, esperto di finanza di alto livello, ha affermato che prima del loro primo giorno, un CFO ad interim dovrebbe conoscere il team finanziario, conoscere il progetto e conoscere i tempi in cui il lavoro deve essere completato.

Boyce ha suggerito di esaminare la strategia di prezzo dei concorrenti.

“Fai la due diligence standard come qualcuno che sarebbe caduto nell'azienda. Vuoi conoscere la situazione in cui ti trovi, cosa ti aspetteresti di fare, chi sono i membri del tuo team e i sistemi che hanno già messo in atto per consentirti di svolgere il lavoro", ha detto Boyce.

La cosa più importante è conoscere il team finanziario, ha aggiunto Boyce, poiché un CFO ad interim non può completare un lavoro senza il supporto del team.

“Senza il focus sulle persone in prima fila, non importa quanto sei bravo con i numeri, sarà molto difficile per te avere successo in questo ruolo. Penso che capire questa sia una chiave per il tuo successo come CFO ad interim", ha osservato Boyce.

Ainsworth ha osservato che, a differenza di una posizione CFO permanente, non esiste una fase di "insediamento" con un ruolo temporaneo e provvisorio, motivo per cui la preparazione è così fondamentale. Entrando, il CFO ad interim deve comprendere l'azienda, le parti interessate chiave e qualsiasi altra informazione possa essere appresa prima della data di inizio.

In molti casi, il CFO ad interim sta entrando come tappabuchi tra il CFO precedente e un nuovo CFO. Ciò potrebbe influire sulle dinamiche tra la persona ad interim e il team finanziario, ha affermato Ainsworth.

“Non trovi la richiesta di CFO ad interim quando tutto è roseo in giardino. Quindi devi capire in cosa stai entrando e cosa dovrai realizzare, e devi portare il resto del team finanziario e della direzione dalla tua parte”, ha consigliato Ainsworth.

E, poiché il primo giorno sarà probabilmente piuttosto frenetico, l'esperto di finanza di Toptal Scott Hoover ha suggerito di fare il più possibile prima del primo giorno effettivo, dalle riunioni virtuali con i membri del team finanziario al completamento delle attività di onboarding.

“Vuoi correre a terra il tuo primo giorno. Non vuoi lavorare con l'IT per impostare il tuo accesso a tutto o tenere riunioni solo per presentarti a tutti", ha affermato Hoover.

Un tipico primo giorno per un CEO ad interim

Quindi cosa fa un CFO ad interim il primo giorno?

L'attenzione principale dovrebbe essere sulle persone. Per Boyce, consiglia di esaminare l'organigramma dell'azienda per capire chi sono i decisori chiave dell'azienda e le persone nell'azienda che influenzeranno ciò che farà il CFO ad interim e con chi collaborare.

Il CFO ad interim dovrebbe anche prendersi il tempo necessario per conoscere meglio il team finanziario e le altre parti interessate chiave dell'azienda.

“Quali sono le personalità delle persone del tuo team finanziario e dei tuoi subalterni? Come sarà il tuo rapporto con gli altri stakeholder chiave dell'azienda? Queste sono cose importanti da capire e dovresti dedicare una buona quantità di tempo il tuo primo giorno a concentrarti sulle persone", ha detto Ainsworth.

Hoover ha convenuto che le persone dovrebbero essere al centro dell'attenzione e un CFO ad interim vorrà dedicare del tempo il primo giorno a stabilire un rapporto con il team dirigenziale senior, sicuramente il CEO e chiunque sia fondamentale per le operazioni, le vendite e il team di contabilità.

Tuttavia, Hoover ha avvertito che un CFO ad interim può essere visto come una minaccia, quindi è imperativo dedicare molto tempo a cercare di guadagnare la fiducia delle persone in modo che seguano il tuo esempio.

Inoltre, Ainsworth ha affermato che il primo giorno di un CFO ad interim dovrebbe concentrarsi anche sul chiarire quali sono i risultati finali e quali sono le priorità per la posizione.

Gestire il tuo tempo

Mentre le responsabilità di CFO di ciascuna azienda variano in base al settore e al ruolo, le responsabilità quotidiane di un chief financial officer includono in genere la creazione di modelli finanziari, l'analisi e la preparazione di rendiconti finanziari e la riconciliazione di entrate e spese.

A parte le tipiche responsabilità, Ainsworth ha detto che avrebbe dedicato almeno il 30% al 35% del suo tempo in questioni relative alle persone con il team.

“Se stai venendo per un incarico a breve termine, non puoi essere un contributore individuale. Non farai ciò che ci si aspetta da te a meno che tu non abbia la squadra dietro di te. Quindi, penso che trascorrere del tempo di qualità con la tua squadra sia una parte molto importante della tua giornata e ti suggerirei di dedicare molto tempo ad essa".

Il resto del tuo tempo dovrebbe essere speso concentrandoti sulle priorità delle cose che devono essere completate mentre sei con l'azienda. I CFO ad interim devono anche filtrare il "rumore" degli altri in azienda che potrebbero voler fare qualcosa. Se non è un compito prioritario, dovrebbe essere rimandato, ha detto Ainsworth.

Valutazione del team finanziario

Poiché una posizione provvisoria è limitata nel tempo, è importante conoscere il team finanziario e sapere quali sono le sue capacità.

Il primo passo è semplicemente essere aperti e trasparenti con il team su quali sono le sue preoccupazioni, cosa stai cercando di realizzare e come puoi lavorare tutti insieme.

Hoover ha detto che inizia le conversazioni ponendo domande sui problemi che l'azienda e le persone stanno affrontando. Un CFO ad interim dovrebbe indagare su quanto sia orientato ai dettagli il team per capire quanto supporto puoi aspettarti. Boyce conduce una valutazione verbale in cui pone domande di base, come quali sono stati i ricavi dell'anno scorso e quanto capitale è stato investito nell'attività.

“Il più delle volte ho una faccia vuota e questo mi fa sapere che devo fare più lavoro per aggiornarli su quali metriche guideranno il valore in futuro. Voglio sviluppare nel team una comprensione di base della leva che possiamo fare per spostare l'azienda nella direzione in cui vogliamo muoverci".

Comunicazione

La comunicazione è fondamentale per aiutare un CFO ad interim ad adattarsi a un'azienda e stabilire buoni rapporti di lavoro.

Secondo Boyce, il tuo successo sarà determinato da quanto bene comunichi all'interno dell'organizzazione e quanta influenza sei in grado di esercitare. Ha detto che l'unico modo in cui puoi esercitare qualsiasi influenza è comunicare nello stile e nel modo in cui le persone che stai cercando di influenzare preferiscono.

Ainsworth ha detto che la cosa più importante è dare seguito per assicurarsi che le persone capiscano cosa stai chiedendo.

Quando lavori come CFO ad interim, la cosa migliore che puoi fare è spiegare che sei lì per aiutare l'azienda a capire le sue finanze, cosa non va, quali sono le tendenze e suggerire miglioramenti, ha aggiunto Ainsworth.

Hoover ha detto che comunica con tutti su e giù per la catena e non ha paura di chiedere aiuto.

“Più puoi aprire le porte e parlare con le persone e conquistare la loro fiducia, meglio è. E se

soprattutto se non ci sei sempre, chiedi aiuto in anticipo, tramite e-mail o telefono o prima di partire. Prepara la tavola perché ti aiutino. La maggior parte delle persone risponde bene a questo", ha suggerito Hoover.

Apportare modifiche

Boyce ha detto che nei suoi impegni provvisori chiede alle aziende la sua capacità di apportare modifiche, poiché è qualcosa che vuole essere in grado di fare.

“Penso che questa sia la chiave perché generalmente vieni coinvolto perché c'è un problema. quindi è importante essere in grado di eseguire un intervento chirurgico e apportare le modifiche necessarie.

Tuttavia, un CFO ad interim potrebbe non avere l'autorità per apportare modifiche. In questi casi, è comunque buona norma sollevare quanto prima eventuali questioni che potrebbero richiedere modifiche all'attenzione dell'amministratore delegato.

Affrontare la Resistenza

A seconda delle circostanze che hanno portato un CFO ad interim a far parte dell'organizzazione, potrebbero esserci risentimento e resistenza da parte di altri membri dell'azienda.

Ainsworth ha affermato che l'approccio migliore è semplicemente parlare con l'individuo per capire le sue preoccupazioni e cercare di sviluppare un forte rapporto di lavoro che avvantaggia entrambi.

Hoover ha affermato che un CFO ad interim dovrebbe prevedere un certo livello di opposizione.

“La resistenza del reparto contabilità è normale in molte situazioni. Il modo in cui affronti questa resistenza si riduce davvero a guadagnare la fiducia di queste persone per costruire relazioni di lavoro migliori.

Lavorare a distanza

Lavorare in remoto può essere molto diverso dal lavorare in ufficio e interagire con le persone faccia a faccia. Quindi, per i CFO ad interim remoti che non hanno rapporti di persona e sono solo con l'azienda per un periodo di tempo limitato, la comunicazione è fondamentale.

Secondo Ainsworth, lavorare in remoto richiede una comunicazione più chiara e proattiva.

“Le cose possono perdersi nella traduzione tramite e-mail o telefonate. E, quando sei faccia a faccia in ufficio, è più facile per te comprendere le dinamiche del team che esistono in modo da poterle gestire. Quindi, penso che ti venga in mente che devi essere molto più chiaro nei tuoi messaggi e spesso richiede un follow-up. "

Hoover ha convenuto che lavorare in remoto è sorprendentemente diverso da un ufficio quando si tratta di relazioni e fiducia.

“Devi essere in grado di proiettare uno spirito gradevole e una natura sicura di sé attraverso un video. Devi essere in grado di conquistare la fiducia attraverso mezzi impersonali, come video o e-mail, dove potresti non sembrare affidabile. Si tratta davvero di trovare ragioni per comunicare di più, seguire, mantenere le relazioni e mantenere la pace".

Pianificazione per la transizione

Al termine del lavoro, un CFO ad interim dovrà pensare a come preparare al meglio l'azienda per la sua partenza.

Hoover ha affermato che nella preparazione della documentazione di transizione è fondamentale.

“È importante documentare tutto ciò che stai facendo, in particolare i tuoi processi finanziari. Organizzare la funzione finanziaria in modo che il prossimo CFO in arrivo possa riprendere immediatamente i processi e continuare il programma che hai stabilito, se funziona”, ha suggerito Hoover.

Infine, Ainsowrth ha affermato di lasciare una valutazione del team finanziario e di altre parti interessate chiave che delineano i loro punti di forza e di debolezza e di notare eventuali aree di rischio nei finanziari e quali aree potrebbero ora essere solide come dovrebbero essere.

Tempo è dell'essenza

Per un CFO ad interim, il tempo è essenziale. La definizione delle priorità, la comunicazione e un'efficace gestione delle relazioni sono essenziali per il successo in un lasso di tempo così breve. Sono queste competenze, più di ogni altra cosa, che consentiranno al CFO ad interim di eliminare gli ostacoli dal proprio percorso e concentrarsi su ciò che conta davvero: garantire che l'azienda sia in buona salute finanziaria e pronta per il futuro.