Sebulan dalam Kehidupan - Peran CFO Interim dan Praktik Terbaik

CFO interim dapat membantu perusahaan mengisi kekosongan setelah kepergian kepala keuangan penuh waktu, membantu mempersiapkan peristiwa seperti merger, atau sekadar membantu perusahaan membuat perubahan yang diperlukan pada fungsi keuangannya.

Namun, peran sementara biasanya berlangsung enam hingga delapan bulan sehingga ada jumlah waktu yang terbatas untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan oleh perusahaan, yang berarti CFO sementara ingin mulai bekerja untuk memastikan mereka mempersiapkan diri untuk sukses. 30 hari pertama untuk CFO interim sangat penting untuk menetapkan strategi jangka panjang yang baik bagi perusahaan.

Apa yang Dilakukan CFO Interim?

Secara historis, fungsi keuangan menangani pembukuan dan catatan, pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap undang-undang, tetapi CFO saat ini harus dapat mengambil data keuangan dan menggunakannya untuk memengaruhi pengambilan keputusan dan strategi operasional.

Pakar keuangan Toptal Paul Ainsworth mencatat bahwa beberapa keterampilan yang dibutuhkan untuk CFO saat ini, baik penuh waktu, paruh waktu, atau sementara, termasuk keterampilan kepemimpinan dan komunikasi, pemahaman yang kuat tentang model bisnis dan industri perusahaan untuk memahami dan mengelola risiko, dan mendukung pengembangan strategi, dan membantu memungkinkan pelaksanaannya.

Bagaimana Mempersiapkan Hari Pertama

Melakukan uji tuntas Anda sangat penting untuk mempersiapkan posisi chief financial officer sementara dan memahami situasi yang Anda hadapi.

Pakar keuangan toptal Patrick Boyce mengatakan sebelum hari pertama mereka, CFO sementara harus mengetahui tim keuangan, mengetahui proyek, dan mengetahui kerangka waktu di mana pekerjaan harus diselesaikan.

Boyce menyarankan untuk melihat strategi penetapan harga pesaing.

“Lakukan due diligence standar sebagai seseorang yang akan terjun ke perusahaan. Anda ingin mengetahui situasi yang akan Anda hadapi, apa yang diharapkan dari Anda, siapa anggota tim Anda, dan sistem yang sudah mereka miliki untuk Anda lakukan,” kata Boyce.

Yang terpenting adalah mengenal tim keuangan, tambah Boyce, sebagai CFO interim tidak dapat menyelesaikan pekerjaan tanpa dukungan tim.

“Tanpa fokus pada orang-orang di depan, tidak peduli seberapa bagus Anda dengan angka, akan sangat sulit bagi Anda untuk berhasil dalam peran ini. Saya pikir pemahaman itu adalah kunci kesuksesan Anda sebagai CFO sementara,” kata Boyce.

Ainsworth mencatat bahwa, tidak seperti posisi CFO permanen , tidak ada fase "menetap" dengan peran sementara dan sementara, itulah sebabnya persiapan sangat penting. Masuk, CFO interim harus memahami bisnis, pemangku kepentingan utama, dan informasi lain apa pun yang dapat dipelajari sebelum tanggal mulai.

Dalam banyak kasus, CFO interim datang sebagai stop-gap antara CFO sebelumnya dan CFO baru. Ini bisa berdampak pada dinamika antara orang interim dan tim keuangan, kata Ainsworth.

“Anda tidak akan menemukan permintaan CFO sementara ketika semuanya cerah di kebun. Jadi, Anda perlu memahami apa yang sedang Anda jalani dan apa yang perlu Anda capai, dan Anda perlu mendapatkan tim keuangan dan manajemen lainnya di pihak Anda,” saran Ainsworth.

Dan, karena hari pertama kemungkinan akan sangat sibuk, pakar keuangan Toptal Scott Hoover menyarankan untuk melakukan sebanyak mungkin sebelum hari pertama yang sebenarnya, mulai dari rapat virtual dengan anggota tim keuangan hingga menyelesaikan tugas orientasi.

“Anda ingin mulai bekerja pada hari pertama Anda. Anda tidak ingin bekerja dengan TI untuk mengatur akses Anda ke segala sesuatu atau mengadakan rapat hanya untuk memperkenalkan diri Anda kepada semua orang,” kata Hoover.

Hari Pertama yang Khas untuk CEO Interim

Jadi apa yang dilakukan CFO sementara pada hari pertama mereka?

Fokus utama harus pada orang. Untuk Boyce, ia merekomendasikan melalui bagan organisasi perusahaan untuk mencari tahu siapa pengambil keputusan utama di perusahaan, dan orang-orang di perusahaan yang akan memengaruhi apa yang akan dilakukan CFO sementara dan dengan siapa harus berkolaborasi.

CFO interim juga harus meluangkan waktu untuk lebih mengenal tim keuangan dan pemangku kepentingan utama lainnya dalam bisnis.

“Apa kepribadian orang-orang di tim keuangan Anda dan bawahan langsung Anda? Seperti apa hubungan Anda dengan pemangku kepentingan utama lainnya di perusahaan? Ini adalah hal-hal penting untuk dipahami dan Anda harus menghabiskan banyak waktu pada hari pertama Anda berfokus pada orang-orang,” kata Ainsworth.

Hoover setuju bahwa orang harus menjadi fokus utama dan CFO interim ingin mendedikasikan waktu pada hari pertama untuk menjalin hubungan baik dengan tim manajemen senior, tentunya CEO dan siapa pun yang merupakan kunci bagi tim operasi, penjualan, dan akuntansi.

Namun, Hoover memperingatkan bahwa CFO sementara dapat dilihat sebagai ancaman, jadi sangat penting untuk menghabiskan banyak waktu mencoba mendapatkan kepercayaan orang sehingga mereka akan mengikuti jejak Anda.

Selain itu, Ainsworth mengatakan hari pertama CFO sementara juga harus fokus pada klarifikasi apa yang dapat disampaikan dan apa prioritas untuk posisi tersebut.

Mengelola Waktu Anda

Sementara tanggung jawab CFO masing-masing perusahaan berbeda-beda menurut industri dan peran, tanggung jawab sehari-hari kepala keuangan biasanya mencakup membangun model keuangan, menganalisis dan menyiapkan laporan keuangan, dan mendamaikan pendapatan dan pengeluaran.

Selain tanggung jawab biasa, Ainsworth mengatakan dia akan menghabiskan setidaknya 30% hingga 35% waktunya untuk hal-hal yang berhubungan dengan orang dengan tim.

“Jika Anda datang untuk tugas jangka pendek, Anda tidak bisa menjadi kontributor individu. Anda tidak akan menyelesaikan apa yang diharapkan dari Anda kecuali Anda memiliki tim di belakang Anda. Jadi, saya pikir menghabiskan waktu berkualitas dengan tim Anda adalah bagian yang sangat penting dari hari Anda dan saya sarankan Anda mendedikasikan waktu yang signifikan untuk itu.”

Sisa waktu Anda harus dihabiskan dengan fokus pada prioritas hal-hal yang harus diselesaikan selama Anda bersama perusahaan. CFO interim juga perlu menyaring "kebisingan" dari orang lain di perusahaan yang mungkin menginginkan sesuatu dilakukan. Jika itu bukan tugas yang diprioritaskan, itu harus ditunda, kata Ainsworth.

Menilai Tim Keuangan

Karena posisi sementara terbatas dalam waktu, penting untuk mengenal tim keuangan dan mengetahui kemampuan mereka.

Langkah pertama adalah bersikap terbuka dan transparan dengan tim tentang apa yang menjadi perhatian mereka, apa yang ingin Anda capai, dan bagaimana Anda semua dapat bekerja sama.

Hoover mengatakan dia memulai percakapan dengan mengajukan pertanyaan tentang masalah yang dihadapi perusahaan dan individu. CFO sementara harus menyelidiki seberapa detail tim tersebut untuk memahami berapa banyak dukungan yang dapat Anda harapkan. Boyce melakukan penilaian verbal di mana dia mengajukan pertanyaan dasar, seperti seperti apa pendapatan tahun lalu dan berapa banyak ekuitas yang telah dimasukkan ke dalam bisnis.

“Lebih sering daripada tidak saya mendapatkan wajah kosong dan itu membuat saya tahu bahwa saya perlu melakukan lebih banyak pekerjaan untuk mempercepat mereka tentang metrik apa yang akan mendorong nilai ke depan. Saya ingin mengembangkan pemahaman dasar di antara tim tentang pengaruh yang dapat kita tarik untuk menggerakkan perusahaan ke arah yang kita inginkan.”

Komunikasi

Komunikasi adalah kunci untuk membantu CFO interim menyesuaikan diri dengan perusahaan dan membangun hubungan kerja yang baik.

Menurut Boyce, kesuksesan Anda akan ditentukan oleh seberapa baik Anda berkomunikasi di seluruh organisasi dan seberapa besar pengaruh yang dapat Anda gunakan. Dia mengatakan bahwa satu-satunya cara Anda dapat menggunakan pengaruh apa pun adalah jika Anda dapat berkomunikasi dengan gaya dan cara yang disukai orang yang Anda coba pengaruhi.

Ainsworth mengatakan hal yang paling penting adalah menindaklanjuti untuk memastikan orang mengerti apa yang Anda minta.

Saat bekerja sebagai CFO sementara, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menjelaskan bahwa Anda ada di sana untuk membantu bisnis memahami keuangannya, apa yang salah, apa trennya, dan menyarankan perbaikan, tambah Ainsworth.

Hoover mengatakan bahwa dia berkomunikasi dengan semua orang di atas dan di bawah rantai dan tidak takut untuk meminta bantuan.

“Semakin Anda dapat membuka pintu dan berbicara dengan orang-orang dan memenangkan kepercayaan mereka, semakin baik. Dan jika

terutama jika Anda tidak ada di sana sepanjang waktu, mintalah bantuan sebelumnya, baik melalui email atau telepon atau sebelum Anda pergi. Mengatur meja bagi mereka untuk membantu Anda. Kebanyakan orang merespons dengan baik untuk itu, ”saran Hoover.

Membuat Perubahan

Boyce mengatakan dalam pertunangan sementaranya dia bertanya kepada perusahaan tentang kemampuannya untuk membuat perubahan, karena itu adalah sesuatu yang dia ingin bisa lakukan.

“Saya pikir ini kuncinya karena Anda biasanya didatangkan karena ada masalah. jadi sangat penting untuk dapat melakukan operasi dan membuat perubahan yang diperlukan.”

Namun, CFO sementara mungkin tidak memiliki wewenang untuk melakukan perubahan. Dalam kasus seperti itu, masih merupakan ide bagus untuk mengangkat masalah apa pun yang mungkin memerlukan perubahan perhatian kepada CEO sesegera mungkin.

Menghadapi Perlawanan

Tergantung pada keadaan yang menyebabkan CFO sementara bergabung dengan organisasi, mungkin ada beberapa kebencian dan penolakan dari orang lain di perusahaan.

Ainsworth mengatakan pendekatan terbaik adalah berbicara dengan individu tersebut untuk memahami kekhawatiran mereka dan mencoba mengembangkan hubungan kerja yang kuat yang menguntungkan Anda berdua.

Hoover mengatakan CFO sementara harus mengantisipasi beberapa tingkat oposisi.

“Perlawanan dari departemen akuntansi setara untuk kursus dalam banyak situasi. Bagaimana Anda menghadapi penolakan itu benar-benar bermuara pada mendapatkan kepercayaan dari orang-orang ini untuk membangun hubungan kerja yang lebih baik.

Bekerja dari Jarak Jauh

Bekerja dari jarak jauh bisa sangat berbeda dari bekerja di kantor dan berinteraksi dengan orang-orang secara tatap muka. Jadi untuk CFO interim jarak jauh yang tidak memiliki hubungan langsung dan hanya dengan perusahaan untuk jangka waktu terbatas, komunikasi sangat penting.

Menurut Ainsworth, bekerja dari jarak jauh membutuhkan komunikasi yang lebih jelas dan proaktif.

“Hal-hal bisa hilang dalam terjemahan melalui email atau panggilan telepon. Dan, saat Anda bertatap muka di kantor, Anda lebih mudah memahami dinamika tim yang ada sehingga Anda bisa menghadapinya. Jadi, saya pikir itu kembali kepada Anda harus lebih jelas dalam pesan Anda dan sering membutuhkan tindak lanjut.

Hoover setuju bekerja dari jarak jauh sangat berbeda dari pengaturan kantor dalam hal hubungan dan kepercayaan.

“Anda harus dapat memproyeksikan semangat kepribadian dan sifat percaya diri di seluruh video. Anda harus bisa mendapatkan kepercayaan melalui cara-cara impersonal, seperti video atau email, di mana Anda mungkin tidak terlihat sebagai orang yang dapat dipercaya. Itu benar-benar turun untuk menemukan alasan untuk berkomunikasi lebih banyak, menindaklanjuti, dan memelihara hubungan dan menjaga perdamaian.

Perencanaan untuk Transisi

Saat pekerjaan berakhir, CFO interim perlu memikirkan cara terbaik untuk mempersiapkan perusahaan untuk kepergiannya.

Hoover mengatakan dalam mempersiapkan dokumentasi transisi adalah kuncinya.

“Penting untuk mendokumentasikan apa pun yang Anda lakukan, terutama proses keuangan Anda. Atur fungsi keuangan sehingga CFO berikutnya yang datang dapat segera mengambil proses dan melanjutkan program yang Anda buat, jika berhasil,” saran Hoover.

Akhirnya, Ainsowrth mengatakan untuk meninggalkan penilaian tim keuangan dan pemangku kepentingan utama lainnya yang menguraikan kekuatan dan kelemahan mereka, dan untuk mencatat area risiko apa pun dalam keuangan dan area apa yang sekarang mungkin sekuat yang seharusnya.

Waktu Adalah Esensinya

Untuk CFO sementara, waktu sangat penting. Prioritas, komunikasi, dan manajemen hubungan yang efektif sangat penting untuk sukses dalam jangka waktu yang singkat. Keterampilan inilah, lebih dari apa pun, yang akan memungkinkan CFO sementara untuk menghapus hambatan dari jalan mereka dan fokus pada apa yang benar-benar penting: memastikan perusahaan dalam kondisi keuangan yang baik dan siap untuk masa depan.