شهر في الحياة - أدوار المدير المالي المؤقت وأفضل الممارسات

يمكن أن يساعد المدير المالي المؤقت الشركة في سد الفجوة بعد مغادرة كبير المسؤولين الماليين بدوام كامل ، أو المساعدة في الاستعداد لحدث مثل الاندماج ، أو ببساطة المساعدة حيث تقوم الشركة بإجراء التغييرات اللازمة على وظائفها المالية.

ومع ذلك ، عادةً ما تستمر الأدوار المؤقتة من ستة إلى ثمانية أشهر ، لذلك هناك قدر محدود من الوقت لإكمال المهمة التي حددتها الشركة ، مما يعني أن الرؤساء الماليين المؤقتين سيرغبون في بدء العمل لضمان إعداد أنفسهم للنجاح. تعتبر أول 30 يومًا للمدير المالي المؤقت أمرًا بالغ الأهمية لوضع إستراتيجية جيدة طويلة الأجل للشركة.

ماذا يفعل المدير المالي المؤقت؟

من الناحية التاريخية ، تعاملت الوظيفة المالية مع الدفاتر والسجلات ، والتقارير المالية ، والامتثال القانوني ، ولكن يجب أن يكون المدير المالي اليوم قادرًا على أخذ البيانات المالية واستخدامها للتأثير على صنع القرار التشغيلي والاستراتيجية.

أشار الخبير المالي في Toptal Paul Ainsworth إلى أن بعض المهارات اللازمة للمدير المالي اليوم ، سواء بدوام كامل أو بدوام جزئي أو مؤقت ، تشمل مهارات القيادة والاتصال ، وفهم قوي لنموذج أعمال الشركة والصناعة من أجل فهم وإدارة المخاطر ، ودعم تطوير الإستراتيجية ، والمساعدة في تمكين تنفيذها.

كيف تستعد لليوم الأول

يعد إجراء العناية الواجبة أمرًا حيويًا للتحضير لمنصب كبير المسؤولين الماليين المؤقت وفهم الموقف الذي تدخل فيه بنفسك.

قال باتريك بويس ، الخبير المالي في Toptal ، إنه قبل يومه الأول ، يجب أن يعرف المدير المالي المؤقت الفريق المالي ، ويعرف المشروع ، ويعرف الإطار الزمني الذي يجب أن تكتمل فيه الوظيفة.

اقترح بويس النظر في استراتيجية تسعير المنافسين.

"قم بمعايير العناية الواجبة كشخص سينتقل إلى الشركة. قال بويس إنك تريد أن تعرف الموقف الذي ستواجهه ، وما الذي تتوقع أن تفعله ، ومن هم أعضاء فريقك ، والأنظمة الموجودة لديهم بالفعل للقيام بهذه المهمة.

وأضاف بويس أن أهم شيء هو التعرف على الفريق المالي ، حيث لا يمكن للمدير المالي المؤقت إكمال وظيفة بدون دعم الفريق.

"بدون التركيز على الأشخاص مقدمًا ، بغض النظر عن مدى براعتك في التعامل مع الأرقام ، سيكون من الصعب جدًا عليك أن تنجح في هذا الدور. أعتقد أن فهم هذا هو مفتاح نجاحك كمدير مالي مؤقت ".

أشار Ainsworth إلى أنه ، على عكس منصب المدير المالي الدائم ، لا توجد مرحلة "تسوية" مع دور مؤقت مؤقت ، وهذا هو سبب أهمية الإعداد. عند القدوم ، يجب أن يفهم المدير المالي المؤقت الأعمال التجارية وأصحاب المصلحة الرئيسيين وأي معلومات أخرى يمكن تعلمها قبل تاريخ البدء.

في كثير من الحالات ، يأتي المدير المالي المؤقت بمثابة نقطة توقف بين المدير المالي السابق والمدير المالي الجديد. قال Ainsworth إن هذا يمكن أن يؤثر على الديناميكيات بين الشخص المؤقت والفريق المالي.

"لا تجد طلبًا على المديرين الماليين المؤقتين عندما يكون كل شيء ورديًا في الحديقة. لذا عليك أن تفهم ما الذي ستنتقل إليه وما الذي ستحتاج إلى تحقيقه ، وتحتاج إلى جعل بقية الفريق المالي والإدارة في صفك ، "نصح أينسوورث.

وبما أن اليوم الأول سيكون محمومًا على الأرجح ، اقترح سكوت هوفر ، الخبير المالي في Toptal ، القيام بأكبر قدر ممكن قبل اليوم الأول الفعلي قدر الإمكان ، من عقد اجتماعات افتراضية مع أعضاء فريق الشؤون المالية إلى إكمال مهام الإعداد.

"تريد أن تصل إلى الأرض في يومك الأول. قال هوفر: "لا تريد العمل مع قسم تكنولوجيا المعلومات لإعداد وصولك إلى كل شيء أو عقد اجتماعات فقط لتقديم نفسك للجميع".

يوم نموذجي أول لرئيس تنفيذي مؤقت

إذن ماذا يفعل المدير المالي المؤقت في يومه الأول؟

يجب أن يكون التركيز الرئيسي على الناس. بالنسبة إلى Boyce ، يوصي بالاطلاع على المخطط التنظيمي للشركة لمعرفة صانعي القرار الرئيسيين في الشركة ، والأشخاص في الشركة الذين سيؤثرون على ما سيفعله المدير المالي المؤقت ومن سيتعاون معهم.

يجب أن يأخذ المدير المالي المؤقت الوقت أيضًا للتعرف بشكل أفضل على الفريق المالي وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين في العمل.

"ما هي شخصيات الأشخاص في فريقك المالي وتقاريرك المباشرة؟ كيف ستكون علاقتك مع أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين في الشركة؟ هذه أشياء مهمة يجب فهمها ويجب أن تقضي وقتًا طويلاً في يومك الأول في التركيز على الناس ، "قال أينسوورث.

وافق هوفر على أن الناس يجب أن يكونوا محور التركيز الأعلى وأن المدير المالي المؤقت سيرغب في تخصيص وقت في اليوم الأول لإقامة علاقة مع فريق الإدارة العليا ، وبالتأكيد الرئيس التنفيذي وأي شخص له دور أساسي في العمليات والمبيعات وفريق المحاسبة.

ومع ذلك ، حذر هوفر من أن المدير المالي المؤقت يمكن اعتباره تهديدًا ، لذلك من الضروري قضاء وقت طويل في محاولة كسب ثقة الناس حتى يحذو حذوك.

بالإضافة إلى ذلك ، قال Ainsworth إن اليوم الأول للمدير المالي المؤقت يجب أن يركز أيضًا على توضيح ما هي النتائج وما هي الأولويات للمنصب.

إدارة وقتك

في حين أن مسؤوليات المدير المالي لكل شركة تختلف حسب الصناعة والدور ، فإن المسؤوليات اليومية للمسؤول المالي الرئيسي تشمل عادة بناء النماذج المالية ، وتحليل وإعداد البيانات المالية ، وتسوية الإيرادات والمصروفات.

بصرف النظر عن المسؤوليات النموذجية ، قال Ainsworth إنه سيقضي ما لا يقل عن 30٪ إلى 35٪ من وقته في الأمور المتعلقة بالأشخاص مع الفريق.

"إذا كنت قادمًا لمهمة قصيرة الأجل ، فلا يمكنك أن تكون مساهمًا فرديًا. لن تنجز ما هو متوقع منك ما لم يكن لديك الفريق خلفك. لذلك ، أعتقد أن قضاء وقت ممتع مع فريقك هو جزء مهم جدًا من يومك وأود أن أقترح عليك تخصيص وقت كبير لذلك ".

يجب أن تمضي بقية وقتك في التركيز على أولويات الأشياء التي يجب إكمالها أثناء وجودك في الشركة. يحتاج المديرون الماليون المؤقتون أيضًا إلى تصفية "الضوضاء" من الآخرين في الشركة الذين قد يرغبون في القيام بشيء ما. قال أينسوورث: إذا لم تكن مهمة ذات أولوية ، فيجب تأجيلها.

تقييم فريق المالية

نظرًا لأن الوظيفة المؤقتة محدودة في الوقت المناسب ، فمن المهم التعرف على الفريق المالي ومعرفة قدراتهم.

الخطوة الأولى هي ببساطة أن تكون منفتحًا وشفافًا مع الفريق بشأن مخاوفهم ، وما الذي تحاول تحقيقه ، وكيف يمكنكم العمل معًا.

قال هوفر إنه يبدأ المحادثات بطرح أسئلة حول المشكلات التي تواجهها الشركة والأفراد. يجب على المدير المالي المؤقت التحقيق في مدى تركيز الفريق على التفاصيل من أجل فهم مقدار الدعم الذي يمكن أن تتوقعه. يجري بويس تقييمًا شفهيًا حيث يطرح أسئلة أساسية ، مثل شكل الإيرادات في العام الماضي ومقدار الأسهم التي تم استثمارها في الشركة.

"في كثير من الأحيان أحصل على وجه فارغ وهذا يتيح لي أن أعرف أنني بحاجة إلى بذل المزيد من العمل لتعريفهم بالمقاييس التي ستدفع القيمة للمضي قدمًا. أرغب في تطوير فهم أساسي بين الفريق للرافعة المالية التي يمكننا جذبها لتحريك الشركة في الاتجاه الذي نريد أن نتحرك فيه ".

تواصل

التواصل هو المفتاح لمساعدة المدير المالي المؤقت على التوافق مع الشركة وإقامة علاقات عمل جيدة.

وفقًا لـ Boyce ، سيتحدد نجاحك من خلال مدى تواصلك الجيد في جميع أنحاء المنظمة ومدى التأثير الذي يمكنك ممارسته. قال إن الطريقة الوحيدة التي يمكنك من خلالها ممارسة أي تأثير هي إذا كان بإمكانك التواصل بالأسلوب والطريقة التي يفضلها الأشخاص الذين تحاول التأثير عليهم.

قال Ainsworth إن أهم شيء هو المتابعة للتأكد من أن الناس يفهمون ما تطلبه.

أضاف Ainsworth أنه عند العمل كمدير مالي مؤقت ، فإن أفضل ما يمكنك فعله هو توضيح أنك موجود لمساعدة الشركة على فهم مواردها المالية ، وما هو الخطأ الذي يحدث ، وما هي الاتجاهات واقتراح التحسينات.

قال هوفر إنه يتواصل مع الجميع في أعلى وأسفل السلسلة ولا يخشى طلب المساعدة.

"كلما فتحت الأبواب وتحدثت مع الناس وكسبت ثقتهم ، كان ذلك أفضل. و إذا

خاصة إذا لم تكن متواجدًا طوال الوقت ، فاطلب المساعدة مسبقًا ، إما عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف أو قبل المغادرة. ضع الجدول لهم لمساعدتك. اقترح هوفر أن معظم الناس يستجيبون جيدًا لذلك.

إجراء التغييرات

قال بويس في ارتباطاته المؤقتة إنه يسأل الشركات عن قدرته على إجراء تغييرات ، لأنه شيء يريد أن يكون قادرًا على القيام به.

"أعتقد أن هذا أمر أساسي لأنه يتم إحضارك بشكل عام لأن هناك مشكلة. لذلك من المهم أن تكون قادرًا على إجراء الجراحة وإجراء التغييرات اللازمة ".

ومع ذلك ، قد لا يكون للمدير المالي المؤقت سلطة إجراء تغييرات. في مثل هذه الحالات ، لا يزال من الجيد طرح أي قضايا قد تتطلب تغييرات لتوجيه انتباه المدير التنفيذي في أسرع وقت ممكن.

التعامل مع المقاومة

اعتمادًا على الظروف التي أدت إلى انضمام المدير المالي المؤقت إلى المنظمة ، قد يكون هناك بعض الاستياء والمقاومة من الآخرين في الشركة.

قال Ainsworth إن أفضل نهج هو ببساطة التحدث إلى الفرد لفهم مخاوفه ومحاولة تطوير علاقة عمل قوية تفيد كليكما.

قال هوفر إن المدير المالي المؤقت يجب أن يتوقع مستوى معين من المعارضة.

"المقاومة من قسم المحاسبة مساوية للدورة التدريبية في كثير من المواقف. إن الطريقة التي تتعامل بها مع هذه المقاومة تنبع حقًا من كسب ثقة هؤلاء الأفراد لبناء علاقات عمل أفضل.

العمل عن بعد

يمكن أن يكون العمل عن بُعد مختلفًا تمامًا عن العمل في مكتب والتفاعل مع الأشخاص وجهًا لوجه. لذلك بالنسبة للمدراء الماليين المؤقتين عن بُعد الذين ليس لديهم علاقات شخصية ويعملون فقط مع الشركة لفترة زمنية محدودة ، فإن التواصل أمر بالغ الأهمية.

وفقًا لـ Ainsworth ، يتطلب العمل عن بُعد اتصالًا أكثر وضوحًا واستباقية.

"يمكن أن تضيع الأشياء في الترجمة من خلال البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية. وعندما تكون وجهًا لوجه في المكتب ، يسهل عليك فهم ديناميكيات الفريق الموجودة حتى تتمكن من التعامل معها. لذلك ، أعتقد أن الأمر يعود إليك عندما تكون أكثر وضوحًا في رسائلك وغالبًا ما يتطلب الأمر متابعة ".

وافق هوفر على أن العمل عن بُعد يختلف بشكل لافت للنظر عن إعداد المكتب عندما يتعلق الأمر بالعلاقات والثقة.

"يجب أن تكون قادرًا على إظهار روح أنيقة وطبيعة واثقة عبر مقطع فيديو. يجب أن تكون قادرًا على كسب الثقة من خلال وسائل غير شخصية ، مثل الفيديو أو البريد الإلكتروني ، حيث قد لا تصادف أنك جدير بالثقة. يتعلق الأمر حقًا بإيجاد أسباب للتواصل بشكل أكبر ومتابعة العلاقات والحفاظ عليها والحفاظ على السلام ".

التخطيط للمرحلة الانتقالية

مع انتهاء الوظيفة ، سيحتاج المدير المالي المؤقت إلى التفكير في أفضل طريقة لإعداد الشركة لمغادرته.

قال هوفر إن التحضير لوثائق الانتقال أمر أساسي.

"من المهم توثيق أي شيء تقوم به ، لا سيما عملياتك المالية. قم بتنظيم الوظيفة المالية حتى يتمكن المدير المالي القادم القادم من متابعة العمليات على الفور ومتابعة البرنامج الذي أنشأته ، إذا كان يعمل "، اقترح هوفر.

أخيرًا ، قال Ainsowrth إنه يترك تقييمًا للفريق المالي وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين يحدد نقاط القوة والضعف لديهم ، ويلاحظ أي مجالات مخاطر في البيانات المالية والمجالات التي قد تكون الآن قوية كما ينبغي أن تكون.

الوقت هو جوهر المسألة

بالنسبة للمدير المالي المؤقت ، يعتبر الوقت جوهريًا. تحديد الأولويات والتواصل وإدارة العلاقات الفعالة ضرورية للنجاح في مثل هذا الإطار الزمني القصير. هذه المهارات ، أكثر من أي شيء آخر ، هي التي ستسمح للمدير المالي المؤقت بإزالة العقبات من طريقهم والتركيز على ما يهم حقًا: ضمان أن تكون الشركة في وضع مالي جيد ومستعد للمستقبل.