Ein Monat im Leben - Interims-CFO-Rollen und Best Practices

Ein Interims-CFO kann einem Unternehmen helfen, die Lücke nach dem Ausscheiden eines Vollzeit-Finanzvorstands zu schließen, bei der Vorbereitung auf ein Ereignis wie eine Fusion helfen oder einfach dabei helfen, wenn das Unternehmen notwendige Änderungen an seinen Finanzfunktionen vornimmt.

Interim-Rollen dauern jedoch in der Regel sechs bis acht Monate, sodass nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, um die vom Unternehmen festgelegte Aufgabe zu erledigen, was bedeutet, dass Interim-CFOs sofort durchstarten wollen, um sicherzustellen, dass sie sich auf den Erfolg einstellen. Die ersten 30 Tage für den Interims-CFO sind entscheidend für die Festlegung einer guten langfristigen Strategie für das Unternehmen.

Was macht ein Interims-CFO?

In der Vergangenheit war die Finanzfunktion für Bücher und Aufzeichnungen, Finanzberichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zuständig, aber der CFO von heute muss in der Lage sein, Finanzdaten zu erfassen und sie zu verwenden, um die operative Entscheidungsfindung und Strategie zu beeinflussen.

Der Finanzexperte von Toptal, Paul Ainsworth, merkte an, dass einige der Fähigkeiten, die ein heutiger CFO, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder Interim, Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein starkes Verständnis des Geschäftsmodells und der Branche des Unternehmens, um es verstehen und verwalten zu können, umfassen Risiken, unterstützen die Strategieentwicklung und helfen, ihre Umsetzung zu ermöglichen.

So bereiten Sie sich auf den ersten Tag vor

Die Durchführung Ihrer Due Diligence ist entscheidend, um sich auf eine Interims-Position als Chief Financial Officer vorzubereiten und die Situation zu verstehen, in die Sie sich geraten lassen.

Der Finanzexperte von Toptal, Patrick Boyce, sagte vor ihrem ersten Tag, ein Interim-CFO sollte das Finanzteam kennen, das Projekt kennen und den Zeitrahmen kennen, in dem der Job abgeschlossen sein muss.

Boyce schlug vor, sich die Preisstrategie der Wettbewerber anzusehen.

„Führen Sie die standardmäßige Due Diligence als jemand durch, der in das Unternehmen einsteigen würde. Sie möchten wissen, in welche Situation Sie geraten, was von Ihnen erwartet wird, wer Ihre Teammitglieder sind und welche Systeme bereits vorhanden sind, damit Sie die Arbeit erledigen können“, sagte Boyce.

Das Wichtigste sei, das Finanzteam kennenzulernen, fügte Boyce hinzu, da ein Interims-CFO einen Job nicht ohne die Unterstützung des Teams erledigen könne.

„Ohne den Fokus auf die Menschen an der Spitze, egal wie gut Sie mit den Zahlen umgehen können, wird es für Sie sehr schwierig sein, in dieser Rolle erfolgreich zu sein. Ich denke, das zu verstehen, ist ein Schlüssel zu Ihrem Erfolg als Interims-CFO“, bemerkte Boyce.

Ainsworth merkte an, dass es im Gegensatz zu einer Festanstellung als CFO keine „Eingewöhnungsphase“ mit einer befristeten Interimsrolle gebe, weshalb die Vorbereitung so entscheidend sei. Beim Eintritt muss der Interims-CFO das Geschäft, die wichtigsten Interessengruppen und alle anderen Informationen verstehen, die vor dem Startdatum in Erfahrung gebracht werden können.

In vielen Fällen fungiert der Interims-CFO als Lückenbüßer zwischen dem vorherigen CFO und einem neuen CFO. Dies könnte sich auf die Dynamik zwischen der Interimsperson und dem Finanzteam auswirken, sagte Ainsworth.

„Die Nachfrage nach Interims-CFOs findet man nicht, wenn alles rosig im Garten ist. Sie müssen also verstehen, worauf Sie sich einlassen und was Sie erreichen müssen, und Sie müssen den Rest des Finanzteams und des Managements auf Ihre Seite ziehen“, riet Ainsworth.

Und da der erste Tag wahrscheinlich ziemlich hektisch sein wird, schlug Toptal-Finanzexperte Scott Hoover vor, so viel wie möglich vor dem eigentlichen ersten Tag zu erledigen, von virtuellen Meetings mit Mitgliedern des Finanzteams bis hin zur Erledigung von Onboarding-Aufgaben.

„Du willst gleich am ersten Tag voll durchstarten. Sie möchten nicht mit der IT zusammenarbeiten, um Ihren Zugriff auf alles einzurichten, oder Meetings abhalten, nur um sich allen vorzustellen“, sagte Hoover.

Ein typischer erster Tag für einen Interims-CEO

Was also macht ein Interims-CFO an seinem ersten Tag?

Der Mensch soll im Mittelpunkt stehen. Für Boyce empfiehlt er, das Organigramm des Unternehmens durchzugehen, um herauszufinden, wer die wichtigsten Entscheidungsträger im Unternehmen sind und welche Personen im Unternehmen Einfluss darauf haben, was der Interims-CFO tun wird und mit wem er zusammenarbeiten soll.

Der Interims-CFO sollte sich auch die Zeit nehmen, das Finanzteam und andere wichtige Interessengruppen des Unternehmens besser kennenzulernen.

„Was sind die Persönlichkeiten der Mitarbeiter Ihres Finanzteams und Ihrer direkten Untergebenen? Wie wird Ihre Beziehung zu anderen wichtigen Stakeholdern im Unternehmen aussehen? Dies sind wichtige Dinge, die es zu verstehen gilt, und Sie sollten an Ihrem ersten Tag viel Zeit damit verbringen, sich auf die Menschen zu konzentrieren“, sagte Ainsworth.

Hoover stimmte zu, dass die Menschen im Mittelpunkt stehen sollten, und ein Interims-CFO sollte am ersten Tag Zeit darauf verwenden, eine Beziehung zum Senior Management Team aufzubauen, sicherlich zum CEO und allen, die für das Operations-, Vertriebs- und Buchhaltungsteam von entscheidender Bedeutung sind.

Hoover warnte jedoch davor, dass ein Interims-CFO als Bedrohung angesehen werden kann, weshalb es unerlässlich ist, viel Zeit darauf zu verwenden, das Vertrauen der Menschen zu gewinnen, damit sie Ihrem Beispiel folgen.

Darüber hinaus sagte Ainsworth, dass sich der erste Tag eines Interims-CFOs auch darauf konzentrieren sollte, zu klären, was die zu erbringenden Leistungen sind und welche Prioritäten für die Position gelten.

Verwalten Sie Ihre Zeit

Während die CFO-Aufgaben jedes Unternehmens je nach Branche und Funktion variieren, gehören zu den täglichen Aufgaben eines Chief Financial Officers in der Regel die Erstellung von Finanzmodellen, die Analyse und Erstellung von Jahresabschlüssen sowie die Abstimmung von Einnahmen und Ausgaben.

Abgesehen von den typischen Verantwortlichkeiten sagte Ainsworth, dass er mindestens 30 % bis 35 % seiner Zeit mit personalbezogenen Angelegenheiten im Team verbringen würde.

„Wenn Sie für einen kurzfristigen Einsatz kommen, können Sie kein individueller Mitarbeiter sein. Sie werden nicht das erledigen, was von Ihnen erwartet wird, wenn Sie das Team nicht hinter sich haben. Daher denke ich, dass es ein sehr wichtiger Teil Ihres Tages ist, wertvolle Zeit mit Ihrem Team zu verbringen, und ich würde vorschlagen, dass Sie ihm viel Zeit widmen.“

Den Rest Ihrer Zeit sollten Sie damit verbringen, sich auf Prioritäten von Dingen zu konzentrieren, die erledigt werden müssen, während Sie im Unternehmen sind. Interims-CFOs müssen auch „Lärm“ von anderen im Unternehmen herausfiltern, die möglicherweise etwas erledigt haben möchten. Wenn es sich nicht um eine priorisierte Aufgabe handelt, sollte sie verschoben werden, sagte Ainsworth.

Beurteilung des Finanzteams

Da eine Interim-Stelle zeitlich begrenzt ist, ist es wichtig, das Finanzteam kennenzulernen und seine Fähigkeiten zu kennen.

Der erste Schritt besteht einfach darin, mit dem Team offen und transparent darüber zu sprechen, was ihre Bedenken sind, was Sie zu erreichen versuchen und wie Sie alle zusammenarbeiten können.

Hoover sagte, er beginne Gespräche damit, Fragen zu Problemen zu stellen, mit denen das Unternehmen und die Einzelpersonen konfrontiert seien. Ein Interims-CFO sollte untersuchen, wie detailorientiert das Team ist, um zu verstehen, wie viel Unterstützung Sie erwarten können. Boyce führt eine mündliche Bewertung durch, bei der er grundlegende Fragen stellt, z. B. wie die Einnahmen im letzten Jahr waren und wie viel Eigenkapital in das Unternehmen investiert wurde.

„Meistens bekomme ich ein leeres Gesicht und das lässt mich wissen, dass ich mehr Arbeit leisten muss, um sie auf den neuesten Stand zu bringen, welche Kennzahlen den Wert in Zukunft steigern werden. Ich möchte im Team ein grundlegendes Verständnis für den Hebel entwickeln, den wir ziehen können, um das Unternehmen in die Richtung zu bewegen, in die wir uns bewegen wollen.“

Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel, um einem Interims-CFO dabei zu helfen, sich in ein Unternehmen einzufügen und gute Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Laut Boyce hängt Ihr Erfolg davon ab, wie gut Sie im gesamten Unternehmen kommunizieren und wie viel Einfluss Sie ausüben können. Er sagte, dass die einzige Möglichkeit, Einfluss auszuüben, darin besteht, dass Sie in der Art und Weise kommunizieren können, wie es die Menschen bevorzugen, die Sie zu beeinflussen versuchen.

Ainsworth sagte, das Wichtigste sei, nachzufassen, um sicherzustellen, dass die Leute verstehen, wonach Sie fragen.

Wenn Sie als CFO auf Zeit arbeiten, ist das Beste, was Sie tun können, zu erklären, dass Sie da sind, um dem Unternehmen zu helfen, seine Finanzen zu verstehen, was falsch läuft, was die Trends sind und Verbesserungen vorzuschlagen, fügte Ainsworth hinzu.

Hoover sagte, er kommuniziere mit jedem auf und ab in der Kette und habe keine Angst, um Hilfe zu bitten.

„Je mehr man Türen öffnen und mit Menschen sprechen und ihr Vertrauen gewinnen kann, desto besser. Und wenn

besonders wenn Sie nicht die ganze Zeit dort sind, bitten Sie im Voraus um Hilfe, entweder per E-Mail oder Telefon oder bevor Sie gehen. Decken Sie den Tisch, damit sie Ihnen helfen. Die meisten Leute reagieren gut darauf“, schlug Hoover vor.

Änderungen machen

Boyce sagte, er frage bei seinen Interimsverpflichtungen Unternehmen nach seiner Fähigkeit, Änderungen vorzunehmen, da er dies gerne tun möchte.

„Ich denke, das ist der Schlüssel, weil man in der Regel hinzugezogen wird, weil es ein Problem gibt. Daher ist es wichtig, in der Lage zu sein, Operationen durchzuführen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.“

Ein Interims-CFO hat jedoch möglicherweise nicht die Befugnis, Änderungen vorzunehmen. In solchen Fällen ist es immer noch eine gute Idee, alle Probleme, die möglicherweise Änderungen erfordern, so schnell wie möglich dem CEO zur Kenntnis zu bringen.

Umgang mit Widerstand

Abhängig von den Umständen, die dazu geführt haben, dass ein Interims-CFO der Organisation beigetreten ist, kann es bei anderen im Unternehmen zu Ressentiments und Widerstand kommen.

Ainsworth sagte, der beste Ansatz sei einfach, mit der Person zu sprechen, um ihre Bedenken zu verstehen und zu versuchen, eine starke Arbeitsbeziehung aufzubauen, von der Sie beide profitieren.

Hoover sagte, ein Interims-CFO sollte mit einem gewissen Widerstand rechnen.

„Widerstände aus der Buchhaltung sind in vielen Situationen an der Tagesordnung. Wie Sie mit diesem Widerstand umgehen, hängt wirklich davon ab, das Vertrauen dieser Personen zu gewinnen, um bessere Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Remote arbeiten

Die Arbeit aus der Ferne kann sich sehr von der Arbeit in einem Büro und der persönlichen Interaktion mit Menschen unterscheiden. Daher ist Kommunikation für entlegene CFOs auf Zeit, die keine persönlichen Beziehungen haben und nur für einen begrenzten Zeitraum im Unternehmen sind, von entscheidender Bedeutung.

Laut Ainsworth erfordert das Arbeiten aus der Ferne eine klarere, proaktivere Kommunikation.

„Bei der Übersetzung per E-Mail oder Telefonanruf können Dinge verloren gehen. Und wenn Sie sich im Büro von Angesicht zu Angesicht gegenüberstehen, ist es für Sie einfacher, bestehende Teamdynamiken zu verstehen, damit Sie damit umgehen können. Ich denke, es kommt darauf an, dass Sie in Ihren Botschaften viel klarer sein müssen, und es erfordert oft eine Nachverfolgung.“

Hoover stimmte zu, dass sich die Arbeit aus der Ferne deutlich von einer Büroumgebung unterscheidet, wenn es um Beziehungen und Vertrauen geht.

„Man muss in der Lage sein, ein sympathisches Wesen und eine selbstbewusste Art auf ein Video zu übertragen. Sie müssen in der Lage sein, Vertrauen durch unpersönliche Mittel wie Video oder E-Mail zu gewinnen, wo Sie möglicherweise nicht als vertrauenswürdig erscheinen. Es kommt wirklich darauf an, Gründe zu finden, um mehr zu kommunizieren, nachzufassen, Beziehungen zu pflegen und den Frieden zu wahren.“

Planung für den Übergang

Am Ende des Jobs muss ein Interims-CFO darüber nachdenken, wie er das Unternehmen am besten auf seinen Abgang vorbereiten kann.

Hoover sagte, bei der Vorbereitung der Übergangsdokumentation sei der Schlüssel.

„Es ist wichtig, alles zu dokumentieren, was Sie tun, insbesondere Ihre Finanzprozesse. Organisieren Sie die Finanzfunktion so, dass der nächste kommende CFO die Prozesse sofort übernehmen und das von Ihnen erstellte Programm fortsetzen kann, wenn es funktioniert“, schlug Hoover vor.

Abschließend sagte Ainsowrth, er solle eine Bewertung des Finanzteams und anderer wichtiger Interessengruppen hinterlassen, in der er ihre Stärken und Schwächen umreißt, und alle Risikobereiche in den Finanzdaten angeben und angeben, welche Bereiche jetzt so robust sein könnten, wie sie sein sollten.

Zeit ist von entscheidender Bedeutung

Für einen Interims-CFO ist Zeit ein entscheidender Faktor. Priorisierung, Kommunikation und effektives Beziehungsmanagement sind für den Erfolg in einem so kurzen Zeitrahmen unerlässlich. Es sind vor allem diese Fähigkeiten, die es dem Interims-CFO ermöglichen, die Hindernisse aus dem Weg zu räumen und sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: sicherzustellen, dass das Unternehmen finanziell gesund und für die Zukunft gerüstet ist.