หนึ่งเดือนในชีวิต - บทบาท CFO ระหว่างกาลและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

CFO ชั่วคราวสามารถช่วยบริษัทเติมช่องว่างภายหลังการจากไปของประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินเต็มเวลา ช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับเหตุการณ์ เช่น การควบรวมกิจการ หรือเพียงแค่ช่วยเหลือในขณะที่บริษัททำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในหน้าที่ด้านการเงิน

อย่างไรก็ตาม บทบาทชั่วคราวโดยทั่วไปมักใช้เวลา 6-8 เดือน ดังนั้นจึงมีเวลาจำกัดในการทำงานตามที่บริษัทกำหนด ซึ่งหมายความว่า CFO ชั่วคราวจะต้องการดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะพร้อมสำหรับความสำเร็จ 30 วันแรกสำหรับ CFO ชั่วคราวมีความสำคัญต่อการกำหนดกลยุทธ์ระยะยาวที่ดีสำหรับบริษัท

CFO ชั่วคราวทำอะไร?

ในอดีต หน่วยงานด้านการเงินจะจัดการบัญชีและบันทึก การรายงานทางการเงิน และการปฏิบัติตามกฎหมาย แต่ CFO ในปัจจุบันต้องสามารถดึงข้อมูลทางการเงินและนำไปใช้เพื่อโน้มน้าวการตัดสินใจด้านปฏิบัติการและกลยุทธ์ได้

Paul Ainsworth ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน Toptal ตั้งข้อสังเกตว่าทักษะบางอย่างที่จำเป็นสำหรับ CFO ในปัจจุบัน ไม่ว่าจะเป็นแบบเต็มเวลา นอกเวลา หรือชั่วคราว รวมถึงทักษะความเป็นผู้นำและการสื่อสาร ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจและอุตสาหกรรมของบริษัทเพื่อทำความเข้าใจและจัดการ ความเสี่ยงและสนับสนุนการพัฒนากลยุทธ์และช่วยให้สามารถดำเนินการได้

วิธีเตรียมตัวสำหรับวันแรก

การดำเนินการตรวจสอบวิเคราะห์สถานะของคุณมีความสำคัญต่อการเตรียมพร้อมสำหรับตำแหน่งประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินชั่วคราวและทำความเข้าใจสถานการณ์ที่คุณกำลังเผชิญอยู่

แพทริค บอยซ์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินระดับท็อปทัลกล่าวก่อนวันแรกของพวกเขา CFO ชั่วคราวควรรู้จักทีมการเงิน รู้จักโครงการ และรู้กรอบเวลาที่งานจะต้องทำให้เสร็จ

บอยซ์แนะนำให้ดูกลยุทธ์การกำหนดราคาของคู่แข่ง

“ทำ Due Diligence ตามมาตรฐานในฐานะคนที่จะเข้ามาทำงานในบริษัท คุณต้องการทราบสถานการณ์ที่คุณกำลังเผชิญ สิ่งที่คุณคาดหวังให้ทำ ใครเป็นสมาชิกในทีมของคุณ และระบบที่พวกเขามีอยู่แล้วสำหรับคุณในการทำงาน” บอยซ์กล่าว

สิ่งสำคัญที่สุดคือทำความรู้จักกับทีมการเงิน Boyce กล่าวเสริม เนื่องจาก CFO ชั่วคราวไม่สามารถทำงานให้เสร็จได้หากไม่ได้รับการสนับสนุนจากทีม

“ถ้าไม่ได้โฟกัสที่คนข้างหน้า ไม่ว่าคุณจะเก่งเรื่องตัวเลขแค่ไหน มันจะยากมากสำหรับคุณที่จะประสบความสำเร็จในบทบาทนี้ ฉันคิดว่าความเข้าใจนั้นเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของคุณในฐานะ CFO ชั่วคราว” บอยซ์กล่าว

Ainsworth ตั้งข้อสังเกตว่า ไม่เหมือนกับตำแหน่ง CFO ถาวร ไม่มีขั้นตอน "การชำระ" ที่มีบทบาทชั่วคราวและเป็นการชั่วคราว ซึ่งเป็นสาเหตุที่การเตรียมตัวมีความสำคัญมาก การเข้ามาของ CFO ชั่วคราวจะต้องเข้าใจธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลัก และข้อมูลอื่นใดที่สามารถเรียนรู้ได้ก่อนวันที่เริ่มต้น

ในหลายกรณี CFO ชั่วคราวเข้ามาเป็นช่องว่างระหว่าง CFO ก่อนหน้าและ CFO ใหม่ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อพลวัตระหว่างบุคคลชั่วคราวและทีมการเงิน Ainsworth กล่าว

“คุณไม่พบความต้องการ CFO ชั่วคราวเมื่อทุกอย่างเป็นสีดอกกุหลาบในสวน ดังนั้นคุณต้องเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังจะก้าวเข้าไปและสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จ และคุณจำเป็นต้องได้รับส่วนที่เหลือของทีมการเงินและฝ่ายบริหารที่อยู่ข้างคุณ” Ainsworth กล่าว

และเนื่องจากวันแรกค่อนข้างจะวุ่นวาย Scott Hoover ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินของ Toptal แนะนำให้ทำก่อนวันแรกที่เกิดขึ้นจริงให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ตั้งแต่การประชุมเสมือนจริงกับสมาชิกในทีมการเงินไปจนถึงการทำงานเบื้องต้นให้เสร็จสิ้น

“คุณต้องการลงสนามในวันแรกของคุณ คุณไม่ต้องการที่จะทำงานร่วมกับไอทีเพื่อตั้งค่าการเข้าถึงทุกสิ่งของคุณ หรือมีการประชุมเพียงเพื่อแนะนำตัวเองกับทุกคน” ฮูเวอร์กล่าว

วันแรกทั่วไปสำหรับ CEO ชั่วคราว

CFO ชั่วคราวทำอะไรในวันแรกของพวกเขา?

ควรเน้นที่คนเป็นหลัก สำหรับ Boyce เขาแนะนำให้ดูแผนผังองค์กรของบริษัทเพื่อค้นหาว่าใครเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหลักในบริษัท และบุคคลในบริษัทที่จะมีอิทธิพลต่อสิ่งที่ CFO ชั่วคราวจะทำและใครที่จะร่วมงานด้วย

CFO ชั่วคราวควรใช้เวลาในการรู้จักทีมการเงินและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอื่น ๆ ในธุรกิจดีขึ้น

“บุคลิกของคนในทีมการเงินและรายงานตรงของคุณเป็นอย่างไร? ความสัมพันธ์ของคุณจะเป็นอย่างไรกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอื่นๆ ในบริษัท? สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทำความเข้าใจ และคุณควรใช้เวลาอย่างดีในวันแรกของคุณโดยมุ่งเน้นไปที่ผู้คน” Ainsworth กล่าว

ฮูเวอร์ตกลงว่าผู้คนควรให้ความสำคัญสูงสุด และซีเอฟโอชั่วคราวจะต้องการอุทิศเวลาในวันแรกเพื่อสร้างสายสัมพันธ์กับทีมผู้บริหารระดับสูง แน่นอนว่าซีอีโอและใครก็ตามที่เป็นกุญแจสำคัญในการปฏิบัติงาน การขาย และทีมบัญชี

อย่างไรก็ตาม ฮูเวอร์เตือนว่า CFO ชั่วคราวอาจถูกมองว่าเป็นภัยคุกคาม ดังนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เวลามากในการพยายามได้รับความไว้วางใจจากผู้คนเพื่อที่พวกเขาจะได้ปฏิบัติตามคำสั่งของคุณ

นอกจากนี้ Ainsworth กล่าวว่าวันแรกของ CFO ชั่วคราวควรมุ่งเน้นไปที่การชี้แจงว่าสิ่งที่ส่งมอบคืออะไรและลำดับความสำคัญสำหรับตำแหน่งนี้คืออะไร

การจัดการเวลาของคุณ

แม้ว่าความรับผิดชอบ CFO ของแต่ละบริษัทจะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมและบทบาท แต่หน้าที่ความรับผิดชอบรายวันของหัวหน้าฝ่ายการเงินมักจะรวมถึงการสร้างแบบจำลองทางการเงิน การวิเคราะห์และจัดเตรียมงบการเงิน และการปรับยอดรายได้และค่าใช้จ่าย

นอกเหนือจากความรับผิดชอบทั่วไป Ainsworth กล่าวว่าเขาจะใช้เวลาอย่างน้อย 30% ถึง 35% ของเขาในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผู้คนกับทีม

“ถ้าคุณเข้ามาทำงานระยะสั้น คุณจะเป็น Contributor ส่วนบุคคลไม่ได้ คุณจะไม่สำเร็จตามที่คุณคาดหวัง เว้นแต่ว่าคุณจะมีทีมอยู่เบื้องหลัง ดังนั้น ฉันคิดว่าการใช้เวลาคุณภาพกับทีมของคุณเป็นส่วนสำคัญของวันของคุณ และฉันขอแนะนำให้คุณอุทิศเวลาที่สำคัญให้กับมัน”

เวลาที่เหลือของคุณควรจะใช้ไปกับการให้ความสำคัญกับสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จในขณะที่คุณอยู่กับบริษัท CFO ชั่วคราวยังต้องกรอง "เสียงรบกวน" จากผู้อื่นในบริษัทที่อาจต้องการทำบางอย่างให้เสร็จสิ้น หากไม่ใช่งานที่จัดลำดับความสำคัญ ก็ควรเลื่อนออกไป Ainsworth กล่าว

การประเมินทีมการเงิน

เนื่องจากตำแหน่งระหว่างกาลมีเวลาจำกัด สิ่งสำคัญคือต้องทำความรู้จักกับทีมการเงินและรู้ว่าความสามารถของพวกเขาคืออะไร

ขั้นตอนแรกคือต้องเปิดเผยและโปร่งใสกับทีมว่าข้อกังวลของพวกเขาคืออะไร สิ่งที่คุณพยายามทำให้สำเร็จ และวิธีที่คุณจะทำงานร่วมกันได้ทั้งหมด

ฮูเวอร์กล่าวว่าเขาเริ่มการสนทนาด้วยการถามคำถามเกี่ยวกับปัญหาที่บริษัทและบุคคลกำลังเผชิญอยู่ CFO ชั่วคราวควรตรวจสอบว่าทีมมีความละเอียดรอบคอบเพียงใด เพื่อที่จะเข้าใจว่าคุณจะได้รับการสนับสนุนมากเพียงใด บอยซ์ดำเนินการประเมินด้วยวาจาโดยถามคำถามพื้นฐาน เช่น รายได้เป็นอย่างไรในปีที่แล้ว และส่วนได้เสียในธุรกิจเป็นจำนวนเท่าใด

“บ่อยครั้งที่ฉันไม่มีใบหน้าว่างเปล่า และนั่นทำให้ฉันรู้ว่าฉันต้องทำงานมากขึ้นเพื่อให้พวกเขารู้ได้อย่างรวดเร็วว่าตัววัดใดที่จะขับเคลื่อนมูลค่าในอนาคต ผมต้องการพัฒนาความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับเลเวอเรจที่เราสามารถดึงออกมาได้เพื่อย้ายบริษัทไปในทิศทางที่เราต้องการเข้าไป”

การสื่อสาร

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการช่วยให้ CFO ชั่วคราวเข้ากับบริษัทและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงาน

ตามคำบอกของ Boyce ความสำเร็จของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณสื่อสารทั่วทั้งองค์กรได้ดีเพียงใด และอิทธิพลที่คุณสามารถทำได้มากน้อยเพียงใด เขากล่าวว่าวิธีเดียวที่คุณจะใช้อิทธิพลใดๆ ได้ก็คือถ้าคุณสามารถสื่อสารในรูปแบบและลักษณะที่คนที่คุณพยายามโน้มน้าวใจได้ชอบใจมากกว่า

Ainsworth กล่าวว่าสิ่งที่สำคัญที่สุดคือการติดตามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนเข้าใจในสิ่งที่คุณขอ

เมื่อทำงานเป็น CFO ชั่วคราว สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คืออธิบายว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยให้ธุรกิจเข้าใจการเงินของตน มีอะไรผิดพลาด แนวโน้มเป็นอย่างไร และแนะนำให้ปรับปรุง Ainsworth กล่าวเสริม

ฮูเวอร์กล่าวว่าเขาสื่อสารกับทุกคนทั้งบนและล่างและไม่กลัวที่จะขอความช่วยเหลือ

“ยิ่งคุณสามารถเปิดประตูและพูดคุยกับผู้คนและรับความไว้วางใจจากพวกเขาได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งดีเท่านั้น และถ้า

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ได้อยู่ที่นั่นตลอดเวลา ขอความช่วยเหลือล่วงหน้า ไม่ว่าจะทางอีเมลหรือโทรศัพท์หรือก่อนออกเดินทาง จัดตารางสำหรับพวกเขาเพื่อช่วยคุณ คนส่วนใหญ่ตอบสนองได้ดี” ฮูเวอร์แนะนำ

ทำการเปลี่ยนแปลง

บอยซ์กล่าวในการนัดหมายชั่วคราวของเขาว่า เขาถามบริษัทต่างๆ เกี่ยวกับความสามารถของเขาในการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากเป็นสิ่งที่เขาต้องการจะทำ

“ฉันคิดว่านี่เป็นกุญแจสำคัญเพราะคุณมักจะถูกนำเข้ามาเพราะมีปัญหา ดังนั้นสิ่งสำคัญคือต้องสามารถผ่าตัดและทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้”

อย่างไรก็ตาม CFO ชั่วคราวอาจไม่มีอำนาจในการเปลี่ยนแปลง ในกรณีเช่นนี้ ยังคงเป็นความคิดที่ดีที่จะแจ้งประเด็นที่อาจจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงความสนใจไปยัง CEO โดยเร็วที่สุด

การรับมือกับการต่อต้าน

ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่นำไปสู่ ​​CFO ชั่วคราวที่เข้าร่วมองค์กร อาจมีความไม่พอใจและการต่อต้านจากผู้อื่นในบริษัท

Ainsworth กล่าวว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการพูดคุยกับบุคคลเพื่อทำความเข้าใจข้อกังวลของพวกเขาและพยายามพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่แน่นแฟ้นซึ่งเป็นประโยชน์ต่อคุณทั้งคู่

ฮูเวอร์กล่าวว่า CFO ชั่วคราวควรคาดหวังการต่อต้านในระดับหนึ่ง

“การต่อต้านจากแผนกบัญชีนั้นเทียบเท่ากับหลักสูตรนี้ในหลาย ๆ สถานการณ์ วิธีที่คุณรับมือกับการต่อต้านนั้นมาจากการได้รับความไว้วางใจจากบุคคลเหล่านี้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้น

ทำงานทางไกล

การทำงานทางไกลอาจแตกต่างจากการทำงานในสำนักงานและการโต้ตอบกับผู้คนแบบเห็นหน้ากันอย่างมาก ดังนั้นสำหรับ CFO ชั่วคราวที่อยู่ห่างไกลซึ่งไม่มีความสัมพันธ์ส่วนตัวและอยู่กับบริษัทในระยะเวลาที่จำกัด การสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญ

จากข้อมูลของ Ainsworth การทำงานจากระยะไกลต้องการการสื่อสารที่ชัดเจนและเป็นเชิงรุกมากขึ้น

“งานแปลอาจสูญหายได้ผ่านอีเมลหรือโทรศัพท์ และเมื่อคุณต้องเผชิญหน้ากันในสำนักงาน คุณจะเข้าใจการเปลี่ยนแปลงของทีมที่มีอยู่ได้ง่ายขึ้น คุณจึงสามารถจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้ ดังนั้น ฉันคิดว่ามันกลับมาที่คุณต้องชัดเจนมากขึ้นในการส่งข้อความของคุณ และมันมักจะต้องมีการติดตามผล”

ฮูเวอร์เห็นด้วยว่าการทำงานจากระยะไกลนั้นแตกต่างอย่างมากจากสภาพแวดล้อมในสำนักงานเมื่อพูดถึงความสัมพันธ์และความไว้วางใจ

“คุณต้องสามารถฉายภาพจิตวิญญาณที่เป็นรูปธรรมและธรรมชาติที่มีความมั่นใจผ่านวิดีโอ คุณต้องสามารถได้รับความไว้วางใจด้วยวิธีที่ไม่เป็นส่วนตัว เช่น วิดีโอหรืออีเมล ซึ่งคุณอาจมองว่าไม่น่าเชื่อถือ จริงๆ แล้วมันมาจากการหาเหตุผลที่จะสื่อสารมากขึ้น ติดตาม และรักษาความสัมพันธ์และรักษาความสงบไว้”

การวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลง

เมื่องานสิ้นสุดลง CFO ชั่วคราวจะต้องคิดถึงวิธีเตรียมบริษัทให้พร้อมสำหรับการจากไปของเขาหรือเธอให้ดีที่สุด

ฮูเวอร์กล่าวในการจัดเตรียมเอกสารการเปลี่ยนแปลงเป็นกุญแจสำคัญ

“สิ่งสำคัญคือต้องบันทึกสิ่งที่คุณทำ โดยเฉพาะกระบวนการทางการเงินของคุณ จัดระเบียบฟังก์ชันการเงินเพื่อให้ CFO คนต่อไปเข้ามาสามารถรับกระบวนการได้ทันที และดำเนินโปรแกรมที่คุณกำหนดขึ้นต่อไป ถ้ามันใช้งานได้” ฮูเวอร์แนะนำ

ในที่สุด Ainsowrth กล่าวว่าจะออกจากการประเมินของทีมการเงินและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักอื่น ๆ โดยสรุปจุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขาและให้สังเกตพื้นที่เสี่ยงใด ๆ ในด้านการเงินและส่วนใดที่อาจแข็งแกร่งเท่าที่ควร

เวลาเป็นของสำคัญ

สำหรับ CFO ชั่วคราวนั้น เวลาเป็นสิ่งสำคัญ การจัดลำดับความสำคัญ การสื่อสาร และการจัดการความสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จในระยะเวลาอันสั้นดังกล่าว ทักษะเหล่านี้ มากกว่าสิ่งอื่นใด ที่จะช่วยให้ CFO ชั่วคราวสามารถขจัดอุปสรรคจากเส้นทางของพวกเขา และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ: สร้างความมั่นใจว่าบริษัทมีสุขภาพทางการเงินที่ดีและพร้อมสำหรับอนาคต