Um Mês na Vida - Funções do CFO Interino e Melhores Práticas

Um CFO interino pode ajudar uma empresa a preencher a lacuna após a saída de um diretor financeiro em tempo integral, ajudar a se preparar para um evento como uma fusão ou simplesmente ajudar a empresa a fazer as mudanças necessárias em suas funções financeiras.

No entanto, as funções interinas geralmente duram de seis a oito meses, portanto, há uma quantidade finita de tempo para concluir o trabalho estabelecido pela empresa, o que significa que os CFOs interinos vão querer começar a trabalhar para garantir que se preparem para o sucesso. Os primeiros 30 dias para o CFO interino são fundamentais para definir uma boa estratégia de longo prazo para a empresa.

O que faz um CFO interino?

Historicamente, a função financeira lidava com livros e registros, relatórios financeiros e conformidade legal, mas o CFO de hoje deve ser capaz de obter dados financeiros e usá-los para influenciar a tomada de decisões e a estratégia operacional.

O especialista em finanças da Toptal, Paul Ainsworth, observou que algumas das habilidades necessárias para o CFO de hoje, seja em tempo integral, meio período ou interino, incluem habilidades de liderança e comunicação, uma forte compreensão do modelo de negócios e do setor da empresa para entender e gerenciar riscos e apoiar o desenvolvimento da estratégia, ajudando a viabilizar sua execução.

Como se preparar para o primeiro dia

Conduzir sua devida diligência é vital para se preparar para um cargo interino de diretor financeiro e entender a situação em que você está se metendo.

O especialista em finanças da Toptal, Patrick Boyce, disse que antes de seu primeiro dia, um CFO interino deve conhecer a equipe financeira, conhecer o projeto e saber o prazo em que o trabalho deve ser concluído.

Boyce sugeriu examinar a estratégia de preços dos concorrentes.

“Faça a devida diligência padrão como alguém que entraria na empresa. Você quer saber a situação em que está entrando, o que se espera que faça, quem são os membros de sua equipe e os sistemas que eles já têm para que você faça o trabalho”, disse Boyce.

O mais importante é conhecer a equipe financeira, acrescentou Boyce, pois um CFO interino não pode concluir um trabalho sem o apoio da equipe.

“Sem o foco inicial nas pessoas, não importa quão bom você seja com os números, será muito difícil para você ter sucesso nessa função. Acho que entender isso é a chave para seu sucesso como CFO interino”, observou Boyce.

Ainsworth observou que, ao contrário de uma posição permanente de CFO, não há uma fase de “ajuste” com um papel temporário e interino, razão pela qual a preparação é tão crítica. Ao entrar, o CFO interino deve entender o negócio, as principais partes interessadas e qualquer outra informação que possa ser aprendida antes da data de início.

Em muitos casos, o CFO interino está chegando como um tapa-buraco entre o CFO anterior e um novo CFO. Isso pode afetar a dinâmica entre a pessoa interina e a equipe financeira, disse Ainsworth.

“Você não encontra a demanda por CFOs interinos quando tudo está cor-de-rosa no jardim. Portanto, você precisa entender no que está se metendo e o que precisará realizar, e precisa ter o restante da equipe financeira e da administração do seu lado”, aconselhou Ainsworth.

E, como o primeiro dia provavelmente será bastante agitado, o especialista em finanças da Toptal, Scott Hoover, sugeriu fazer o máximo possível antes do primeiro dia real, desde reuniões virtuais com membros da equipe de finanças até a conclusão de tarefas de integração.

“Você quer começar a correr no seu primeiro dia. Você não quer trabalhar com a TI para configurar seu acesso a tudo ou fazer reuniões apenas para se apresentar a todos”, disse Hoover.

Um primeiro dia típico para um CEO interino

Então, o que um CFO interino faz em seu primeiro dia?

O foco principal deve ser nas pessoas. Para Boyce, ele recomenda examinar o organograma da empresa para descobrir quem são os principais tomadores de decisão da empresa e as pessoas da empresa que influenciarão o que o CFO interino fará e com quem colaborar.

O CFO interino também deve dedicar um tempo para conhecer melhor a equipe financeira e outras partes interessadas importantes no negócio.

“Quais são as personalidades das pessoas em sua equipe financeira e seus subordinados diretos? Como será o seu relacionamento com outros stakeholders importantes da empresa? Essas são coisas importantes para entender e você deve gastar uma boa quantidade de tempo em seu primeiro dia focando nas pessoas”, disse Ainsworth.

Hoover concordou que as pessoas devem ser o foco principal e um CFO interino vai querer dedicar tempo no primeiro dia para estabelecer um relacionamento com a equipe de gerenciamento sênior, certamente o CEO e qualquer pessoa importante para as operações, vendas e equipe de contabilidade.

No entanto, Hoover alertou que um CFO interino pode ser visto como uma ameaça, por isso é imperativo gastar um tempo considerável tentando ganhar a confiança das pessoas para que elas sigam sua liderança.

Além disso, Ainsworth disse que o primeiro dia de um CFO interino também deve se concentrar em esclarecer quais são os resultados e quais são as prioridades para o cargo.

Gerenciando seu tempo

Embora as responsabilidades do CFO de cada empresa variem por setor e função, as responsabilidades diárias de um diretor financeiro geralmente incluem a construção de modelos financeiros, análise e preparação de demonstrações financeiras e conciliação de receitas e despesas.

Além das responsabilidades típicas, Ainsworth disse que gastaria pelo menos 30% a 35% de seu tempo em assuntos relacionados a pessoas com a equipe.

“Se você está vindo para uma tarefa de curto prazo, não pode ser um colaborador individual. Você não fará o que se espera de você a menos que tenha a equipe por trás de você. Então, acho que passar um tempo de qualidade com sua equipe é uma parte muito importante do seu dia e sugiro que você dedique um tempo significativo a isso.”

O resto do seu tempo deve ser gasto concentrando-se nas prioridades das coisas que devem ser concluídas enquanto você estiver na empresa. Os CFOs interinos também precisam filtrar o “ruído” de outros na empresa que podem querer que algo seja feito. Se não for uma tarefa prioritária, deve ser adiada, disse Ainsworth.

Avaliação da equipe financeira

Como uma posição interina é limitada no tempo, é importante conhecer a equipe financeira e saber quais são suas capacidades.

O primeiro passo é simplesmente ser aberto e transparente com a equipe sobre quais são suas preocupações, o que você está tentando realizar e como todos podem trabalhar juntos.

Hoover disse que inicia as conversas fazendo perguntas sobre os problemas que a empresa e os indivíduos estão enfrentando. Um CFO interino deve investigar como a equipe é detalhista para entender quanto suporte você pode esperar. Boyce conduz uma avaliação verbal onde faz perguntas básicas, como como foram as receitas no ano passado e quanto capital foi investido no negócio.

“Na maioria das vezes, recebo uma cara vazia e isso me permite saber que preciso fazer mais trabalho para atualizá-los sobre quais métricas vão gerar valor daqui para frente. Quero desenvolver entre a equipe uma compreensão básica da alavancagem que podemos puxar para mover a empresa na direção em que queremos avançar.”

Comunicação

A comunicação é fundamental para ajudar um CFO interino a se adaptar à empresa e estabelecer boas relações de trabalho.

De acordo com Boyce, seu sucesso será determinado por quão bem você se comunica em toda a organização e quanta influência você é capaz de exercer. Ele disse que a única maneira de exercer qualquer influência é se você puder se comunicar no estilo e da maneira que as pessoas que você está tentando influenciar preferem.

Ainsworth disse que o mais importante é fazer o acompanhamento para garantir que as pessoas entendam o que você está pedindo.

Ao trabalhar como CFO interino, a melhor coisa que você pode fazer é explicar que está lá para ajudar a empresa a entender suas finanças, o que está acontecendo de errado, quais são as tendências e sugerir melhorias, acrescentou Ainsworth.

Hoover disse que se comunica com todos na cadeia e não tem medo de pedir ajuda.

“Quanto mais você puder abrir as portas e conversar com as pessoas e ganhar a confiança delas, melhor. E se

especialmente se você não estiver lá o tempo todo, peça ajuda com antecedência, seja por e-mail ou telefone ou antes de sair. Arrume a mesa para que eles o ajudem. A maioria das pessoas responde bem a isso”, sugeriu Hoover.

Fazendo mudanças

Boyce disse em seus compromissos interinos que pergunta às empresas sobre sua capacidade de fazer mudanças, pois é algo que ele deseja poder fazer.

“Acho que isso é fundamental porque você geralmente é trazido porque há um problema. então é importante poder fazer a cirurgia e fazer as mudanças necessárias.”

No entanto, um CFO interino pode não ter autoridade para fazer alterações. Nesses casos, ainda é uma boa ideia levantar quaisquer questões que possam exigir mudanças na atenção do CEO o mais rápido possível.

Lidando com a Resistência

Dependendo das circunstâncias que levaram um CFO interino a ingressar na organização, pode haver algum ressentimento e resistência de outros na empresa.

Ainsworth disse que a melhor abordagem é simplesmente conversar com o indivíduo para entender suas preocupações e tentar desenvolver uma forte relação de trabalho que beneficie ambos.

Hoover disse que um CFO interino deve antecipar algum nível de oposição.

“A resistência do departamento de contabilidade faz parte do curso em muitas situações. Como você lida com essa resistência realmente se resume a ganhar a confiança desses indivíduos para construir melhores relações de trabalho.

Trabalhando remotamente

Trabalhar remotamente pode ser muito diferente de trabalhar em um escritório e interagir com as pessoas pessoalmente. Portanto, para CFOs temporários remotos que não têm relacionamentos pessoais e estão apenas com a empresa por um período limitado de tempo, a comunicação é fundamental.

De acordo com Ainsworth, trabalhar remotamente requer uma comunicação mais clara e proativa.

“As coisas podem se perder na tradução por e-mail ou telefonemas. E, quando você está cara a cara no escritório, é mais fácil entender as dinâmicas de equipe que existem para que você possa lidar com elas. Então, acho que você precisa ser muito mais claro em suas mensagens e muitas vezes requer acompanhamento.”

Hoover concordou que trabalhar remotamente é muito diferente de um ambiente de escritório quando se trata de relacionamentos e confiança.

“Você precisa ser capaz de projetar um espírito pessoal e uma natureza confiante em um vídeo. Você precisa ser capaz de ganhar confiança por meios impessoais, como vídeo ou e-mail, onde você pode não parecer confiável. Realmente se resume a encontrar razões para se comunicar mais, acompanhar e manter relacionamentos e manter a paz.”

Planejamento para a transição

À medida que o trabalho chega ao fim, um CFO interino precisará pensar em como preparar melhor a empresa para sua saída.

Hoover disse que a preparação para a documentação de transição é fundamental.

“É importante documentar tudo o que você está fazendo, principalmente seus processos financeiros. Organize a função de finanças para que o próximo CFO possa pegar os processos imediatamente e continuar o programa que você estabeleceu, se estiver funcionando”, sugeriu Hoover.

Finalmente, Ainsowrth disse para deixar uma avaliação da equipe financeira e outras partes interessadas principais, descrevendo seus pontos fortes e fracos, e observar quaisquer áreas de risco nas finanças e quais áreas podem agora ser tão robustas quanto deveriam ser.

Tempo é essencial

Para um CFO interino, o tempo é essencial. Priorização, comunicação e gerenciamento de relacionamento eficaz são essenciais para o sucesso em um prazo tão curto. São essas habilidades, mais do que qualquer outra coisa, que permitirão que o CFO interino elimine os obstáculos de seu caminho e se concentre no que realmente importa: garantir que a empresa esteja em boa saúde financeira e pronta para o futuro.