Un mois dans la vie - Rôles et meilleures pratiques du directeur financier par intérim

Un directeur financier par intérim peut aider une entreprise à combler le vide après le départ d'un directeur financier à temps plein, aider à préparer un événement comme une fusion ou simplement aider l'entreprise à apporter les modifications nécessaires à ses fonctions financières.

Cependant, les rôles intérimaires durent généralement de six à huit mois, il y a donc un temps limité pour terminer le travail défini par l'entreprise, ce qui signifie que les directeurs financiers intérimaires voudront se mettre en route pour s'assurer qu'ils se préparent au succès. Les 30 premiers jours du directeur financier par intérim sont essentiels pour définir une bonne stratégie à long terme pour l'entreprise.

Que fait un directeur financier intérimaire ?

Historiquement, la fonction financière s'occupait des livres et des registres, des rapports financiers et de la conformité légale, mais le directeur financier d'aujourd'hui doit être en mesure de prendre des données financières et de les utiliser pour influencer la prise de décision et la stratégie opérationnelles.

L'expert financier de Toptal, Paul Ainsworth, a noté que certaines des compétences nécessaires pour le directeur financier d'aujourd'hui, qu'il soit à temps plein, à temps partiel ou intérimaire, comprennent des compétences en leadership et en communication, une solide compréhension du modèle commercial et de l'industrie de l'entreprise afin de comprendre et de gérer risques, et soutenir le développement de la stratégie, et aider à permettre son exécution.

Comment se préparer pour le premier jour

Faire preuve de diligence raisonnable est essentiel pour se préparer à un poste de directeur financier par intérim et comprendre la situation dans laquelle vous vous embarquez.

L'expert financier de Toptal, Patrick Boyce, a déclaré avant leur premier jour qu'un directeur financier par intérim devrait connaître l'équipe financière, connaître le projet et connaître le délai dans lequel le travail doit être terminé.

Boyce a suggéré d'examiner la stratégie de prix des concurrents.

«Faites la diligence raisonnable standard en tant que personne qui entrerait dans l'entreprise. Vous voulez connaître la situation dans laquelle vous vous trouvez, ce que l'on attend de vous, qui sont les membres de votre équipe et les systèmes qu'ils ont déjà mis en place pour que vous puissiez faire le travail », a déclaré Boyce.

La chose la plus importante est d'apprendre à connaître l'équipe des finances, a ajouté Boyce, car un directeur financier par intérim ne peut pas terminer un travail sans le soutien de l'équipe.

"Sans l'accent mis sur les gens à l'avant, peu importe à quel point vous êtes bon avec les chiffres, il vous sera très difficile de réussir dans ce rôle. Je pense que comprendre cela est la clé de votre succès en tant que directeur financier par intérim », a noté Boyce.

Ainsworth a noté que, contrairement à un poste permanent de directeur financier, il n'y a pas de phase d'« installation » avec un rôle temporaire et intérimaire, c'est pourquoi la préparation est si essentielle. En entrant, le directeur financier par intérim doit comprendre l'entreprise, les principales parties prenantes et toute autre information pouvant être apprise avant la date de début.

Dans de nombreux cas, le directeur financier par intérim intervient comme un palliatif entre l'ancien directeur financier et un nouveau directeur financier. Cela pourrait avoir un impact sur la dynamique entre la personne intérimaire et l'équipe financière, a déclaré Ainsworth.

« Vous ne trouvez pas la demande de directeurs financiers intérimaires quand tout est rose dans le jardin. Vous devez donc comprendre dans quoi vous vous engagez et ce que vous devrez accomplir, et vous devez obtenir le reste de l'équipe financière et de la direction de votre côté », a conseillé Ainsworth.

Et, comme le premier jour sera probablement assez mouvementé, l'expert financier de Toptal, Scott Hoover, a suggéré d'en faire autant que possible avant le premier jour, qu'il s'agisse d'avoir des réunions virtuelles avec les membres de l'équipe financière ou d'effectuer des tâches d'intégration.

« Vous voulez être opérationnel dès votre premier jour. Vous ne voulez pas travailler avec l'informatique pour configurer votre accès à tout ou avoir des réunions juste pour vous présenter à tout le monde », a déclaré Hoover.

Un premier jour typique pour un PDG par intérim

Alors, que fait un directeur financier intérimaire le premier jour ?

L'accent doit être mis sur les personnes. Pour Boyce, il recommande de parcourir l'organigramme de l'entreprise pour déterminer qui sont les principaux décideurs de l'entreprise et les personnes de l'entreprise qui influenceront ce que fera le directeur financier par intérim et avec qui collaborer.

Le directeur financier par intérim doit également prendre le temps de mieux connaître l'équipe des finances et les autres parties prenantes clés de l'entreprise.

« Quelles sont les personnalités des membres de votre équipe financière et de vos subordonnés directs ? Quelle sera votre relation avec les autres parties prenantes clés de l'entreprise ? Ce sont des choses importantes à comprendre et vous devriez passer beaucoup de temps le premier jour à vous concentrer sur les gens », a déclaré Ainsworth.

Hoover a convenu que les gens devraient être une priorité absolue et un directeur financier par intérim voudra consacrer du temps le premier jour à établir une relation avec l'équipe de direction, certainement le PDG et toute personne clé pour les opérations, les ventes et l'équipe comptable.

Cependant, Hoover a averti qu'un directeur financier intérimaire peut être considéré comme une menace, il est donc impératif de passer un temps considérable à essayer de gagner la confiance des gens afin qu'ils suivent votre exemple.

De plus, Ainsworth a déclaré que le premier jour d'un directeur financier par intérim devrait également se concentrer sur la clarification des livrables et des priorités pour le poste.

Gérer son temps

Bien que les responsabilités du directeur financier de chaque entreprise varient selon le secteur et le rôle, les responsabilités quotidiennes d'un directeur financier comprennent généralement la création de modèles financiers, l'analyse et la préparation des états financiers et le rapprochement des revenus et des dépenses.

Outre les responsabilités typiques, Ainsworth a déclaré qu'il consacrerait au moins 30% à 35% de son temps à des questions liées aux personnes avec l'équipe.

« Si vous venez pour une mission à court terme, vous ne pouvez pas être un contributeur individuel. Vous n'allez pas faire ce qu'on attend de vous si vous n'avez pas l'équipe derrière vous. Donc, je pense que passer du temps de qualité avec votre équipe est une partie très importante de votre journée et je vous suggère d'y consacrer beaucoup de temps.

Le reste de votre temps devrait être consacré à vous concentrer sur les priorités des choses qui doivent être accomplies pendant que vous êtes dans l'entreprise. Les directeurs financiers intérimaires doivent également filtrer le «bruit» des autres membres de l'entreprise qui pourraient vouloir que quelque chose soit fait. Si ce n'est pas une tâche prioritaire, elle devrait être reportée, a déclaré Ainsworth.

Évaluation de l'équipe des finances

Puisqu'un poste d'intérim est limité dans le temps, il est important de connaître l'équipe des finances et de connaître ses capacités.

La première étape consiste simplement à être ouvert et transparent avec l'équipe sur ses préoccupations, ce que vous essayez d'accomplir et comment vous pouvez tous travailler ensemble.

Hoover a déclaré qu'il commençait les conversations en posant des questions sur les problèmes auxquels l'entreprise et les individus sont confrontés. Un directeur financier par intérim doit enquêter sur le souci du détail de l'équipe afin de comprendre le niveau de soutien auquel vous pouvez vous attendre. Boyce procède à une évaluation verbale où il pose des questions de base, comme à quoi ressemblaient les revenus de l'année dernière et combien de capitaux propres ont été investis dans l'entreprise.

"Le plus souvent, j'obtiens un visage vide et cela me fait savoir que je dois faire plus de travail pour les mettre au courant des mesures qui vont générer de la valeur à l'avenir. Je veux développer au sein de l'équipe une compréhension de base de l'effet de levier que nous pouvons tirer pour faire avancer l'entreprise dans la direction dans laquelle nous voulons aller.

la communication

La communication est essentielle pour aider un directeur financier intérimaire à s'intégrer dans une entreprise et à établir de bonnes relations de travail.

Selon Boyce, votre succès dépendra de la qualité de votre communication au sein de l'organisation et de l'influence que vous pourrez exercer. Il a dit que la seule façon d'exercer une influence est de pouvoir communiquer dans le style et la manière que préfèrent les personnes que vous essayez d'influencer.

Ainsworth a déclaré que la chose la plus importante est de faire un suivi pour s'assurer que les gens comprennent ce que vous demandez.

Lorsque vous travaillez en tant que directeur financier par intérim, la meilleure chose que vous puissiez faire est d'expliquer que vous êtes là pour aider l'entreprise à comprendre ses finances, ce qui ne va pas, quelles sont les tendances et suggérer des améliorations, a ajouté Ainsworth.

Hoover a déclaré qu'il communiquait avec tout le monde de haut en bas de la chaîne et qu'il n'avait pas peur de demander de l'aide.

« Plus vous pouvez ouvrir des portes, parler aux gens et gagner leur confiance, mieux c'est. Et si

surtout si vous n'êtes pas là tout le temps, demandez de l'aide à l'avance, soit par courriel ou par téléphone ou avant de partir. Mettez la table pour qu'ils vous aident. La plupart des gens réagissent bien à cela », a suggéré Hoover.

Faire des changements

Boyce a déclaré dans ses engagements intérimaires qu'il interrogeait les entreprises sur sa capacité à apporter des changements, car c'est quelque chose qu'il veut pouvoir faire.

«Je pense que c'est la clé parce que vous êtes généralement amené parce qu'il y a un problème. Il est donc important de pouvoir pratiquer une intervention chirurgicale et d'apporter les changements nécessaires.

Cependant, un directeur financier intérimaire n'a peut-être pas le pouvoir d'apporter des modifications. Dans de tels cas, c'est toujours une bonne idée de soulever tout problème qui pourrait nécessiter des changements à l'attention du PDG dès que possible.

Faire face à la résistance

Selon les circonstances qui ont amené un directeur financier par intérim à rejoindre l'organisation, il peut y avoir du ressentiment et de la résistance de la part d'autres membres de l'entreprise.

Ainsworth a déclaré que la meilleure approche consiste simplement à parler à la personne pour comprendre ses préoccupations et essayer de développer une relation de travail solide qui vous profite à tous les deux.

Hoover a déclaré qu'un directeur financier par intérim devrait anticiper un certain niveau d'opposition.

« La résistance du service comptable est normale dans de nombreuses situations. La façon dont vous gérez cette résistance revient vraiment à gagner la confiance de ces personnes pour établir de meilleures relations de travail.

Travailler à distance

Le travail à distance peut être très différent du travail dans un bureau et de l'interaction avec les gens en face à face. Ainsi, pour les directeurs financiers intérimaires distants qui n'ont pas de relations en personne et ne sont avec l'entreprise que pour une période limitée, la communication est essentielle.

Selon Ainsworth, le travail à distance nécessite une communication plus claire et plus proactive.

"Les choses peuvent se perdre dans la traduction par le biais d'e-mails ou d'appels téléphoniques. Et, lorsque vous êtes face à face au bureau, il vous est plus facile de comprendre la dynamique d'équipe qui existe afin de pouvoir y faire face. Donc, je pense que cela vous oblige à être beaucoup plus clair dans votre message et cela nécessite souvent un suivi.

Hoover a convenu que le travail à distance est étonnamment différent d'un environnement de bureau en ce qui concerne les relations et la confiance.

"Vous devez être capable de projeter un esprit agréable et une nature confiante à travers une vidéo. Vous devez être en mesure de gagner la confiance par des moyens impersonnels, tels que la vidéo ou le courrier électronique, où vous ne pouvez pas sembler digne de confiance. Il s'agit vraiment de trouver des raisons de communiquer davantage, de suivre, de maintenir des relations et de maintenir la paix.

Planification de la transition

À la fin de son travail, un directeur financier intérimaire devra réfléchir à la meilleure façon de préparer l'entreprise à son départ.

Hoover a déclaré que la préparation de la documentation de transition était essentielle.

« Il est important de documenter tout ce que vous faites, en particulier vos processus financiers. Organisez la fonction financière de manière à ce que le prochain directeur financier puisse reprendre immédiatement les processus et poursuivre le programme que vous avez établi, s'il fonctionne », a suggéré Hoover.

Enfin, Ainsowrth a déclaré de laisser une évaluation de l'équipe financière et des autres parties prenantes clés décrivant leurs forces et leurs faiblesses, et de noter les zones à risque dans les finances et les zones qui pourraient désormais être aussi solides qu'elles devraient l'être.

Le temps est essentiel

Pour un directeur financier intérimaire, le temps presse. La priorisation, la communication et la gestion efficace des relations sont essentielles au succès dans un délai aussi court. Ce sont ces compétences, plus que toute autre chose, qui permettront au directeur financier par intérim d'éliminer les obstacles sur son chemin et de se concentrer sur ce qui compte vraiment : s'assurer que l'entreprise est en bonne santé financière et prête pour l'avenir.