Il Product Backlog: una guida passo passo

Un product backlog è una delle parti essenziali della catena di sviluppo del prodotto, un elenco prioritario di caratteristiche del prodotto che conduce dalla visione dell'azienda e del prodotto attraverso l'esecuzione fino a una versione completa. È uno strumento potente, poiché converte una visione di alto livello nei dettagli operativi della creazione di un prodotto. Un product manager ha la responsabilità chiave di creare, assegnare priorità e mantenere un backlog di prodotti. Immergiamoci più a fondo nel processo passo dopo passo e negli elementi fondamentali della creazione di un sano arretrato di prodotti.

Dividi l'arretrato in due elenchi

Prima di creare un backlog, definisci il suo ambito, se deve essere applicato a una linea di prodotti, a un gruppo di prodotti oa tutti i prodotti dell'azienda: questo ti aiuterà a gestire le funzionalità.

Ho imparato in più progetti che è una pratica salutare dividere il backlog in due elenchi: backlog principale a lungo termine e backlog eseguibile a breve termine (chiamato anche backlog sprint in quanto può includere uno o più sprint). L'idea è quella di concentrarsi sugli elementi più urgenti per svilupparli tempestivamente mantenendo allo stesso tempo un quadro generale di tutte le caratteristiche del master backlog.

All'inizio, entrambi i backlog iniziano come un elenco di funzionalità di alto livello. Tuttavia, uno sprint backlog di solito è suddiviso in epiche e storie utente per una facile esecuzione, mentre il backlog a lungo termine rimane così com'è. In qualità di product manager, decidi quali articoli devono essere spostati da un elenco all'altro e quando.

Fonti arretrate

Il passo successivo è identificare le fonti che possono suggerire potenziali caratteristiche per un backlog. La fonte può essere una ricerca dell'utente, una richiesta specifica del cliente, un sondaggio o una ricerca di marketing dettagliata. Se hai risultati rilevanti da un altro prodotto con cui lavori, possono anche contribuire come un'ottima fonte. Sebbene queste siano le fonti più comuni, ce ne sono alcune altre:

• Il team QA è un'ottima fonte per gli elementi del backlog, poiché utilizza ampiamente il prodotto e può avere un feedback prezioso per i miglioramenti.
• Feedback dell'assistenza clienti. Nel caso di prodotti hardware, una fonte decente può essere un problema di produzione o problemi segnalati sul campo.
• Le recensioni di problemi, problemi o bug del prodotto possono anche fornire idee su come migliorarlo.
• Richieste dalle vendite
• Iniziative o idee di ricerca e sviluppo

Astenersi dalle funzioni di blocco

Un buon product manager dovrebbe possedere il backlog e agire come il gatekeeper che controlla quali funzionalità appaiono su di esso e vengono eseguite. Un backlog è costruito in modo che gli elementi con priorità alta appaiano in cima all'elenco e quelli meno importanti in fondo. I product manager dovrebbero promuovere l'inclusione di articoli nel backlog piuttosto che bloccarli. Il blocco dovrebbe verificarsi solo in casi estremi, quando un product manager è pienamente sicuro che una funzionalità non ha valore. Invece di bloccare gli elementi, lascia che il processo di definizione delle priorità esegua il filtraggio. Può sembrare irrazionale, ma puoi persino arrivare a includere una funzionalità che probabilmente non verrà sviluppata per cinque anni: avere tutte le potenziali funzionalità in un unico posto è una fonte preziosa.

Gestione degli articoli

Un backlog è costituito da funzionalità di alto livello che devono essere sviluppate in epiche, o storie degli utenti, o semplicemente inserite con descrizioni in modo che appaiano nel backlog. Quando li includi, assicurati di avere informazioni sufficienti, ma non sovraccaricare i dettagli. Sii agile: dedica tempo alla composizione delle descrizioni solo quando gli elementi si avvicinano alla fase di sviluppo. Un product manager deve mantenere un equilibrio tra vedere il quadro generale e non andare troppo in profondità nei dettagli per risparmiare tempo e rimanere efficiente.

Dare priorità all'arretrato

L'ordinamento del backlog è il processo centrale di definizione delle priorità. È un passaggio altamente strategico che si concentra sui dati piuttosto che su una sensazione viscerale. Sebbene la definizione delle priorità sia in genere responsabilità di un product manager, di solito deve essere confermata e approvata dal senior management. Avere una struttura in atto ti aiuta a difendere le tue decisioni di definizione delle priorità. Devi essere in grado di presentare la struttura, comunicarla e ottenere l'approvazione per essa.

Un requisito fondamentale per mantenere un sano processo di definizione delle priorità è creare pesi e criteri di valutazione ben definiti per le funzionalità del backlog. Prodotti diversi richiedono soluzioni diverse a seconda della loro natura. Nella sezione successiva, introduco componenti pratici che possono essere utilizzati come cassetta degli attrezzi per creare formule diverse per un'efficace definizione delle priorità.

Definire i criteri per la definizione delle priorità

Definisci criteri significativi per il tuo prodotto e usali per valutare ogni caratteristica del backlog. Questi criteri dovrebbero essere inclusi per qualsiasi prodotto:

• Entrate. Questo criterio riguarda la quantità di entrate che la funzione può potenzialmente portare e si basa sul feedback del cliente o del team di vendita. A meno che non ci sia già un accordo concordato, le entrate potenziali saranno solo una stima. Nonostante ciò, è ancora una metrica utile per la definizione delle priorità in quanto aiuta il product manager a evitare funzionalità con un ritorno sull'investimento (ROI) potenzialmente basso.
• Adattamento al mercato e unicità del mercato. Market fit mostra se una determinata funzionalità sta risolvendo un problema esistente per gli utenti. L'unicità del mercato è una misura di quanto sia unica questa nuova funzionalità rispetto alla concorrenza. Questi due elementi combinati metteranno in evidenza le caratteristiche più rilevanti che non sono state ancora sviluppate dal concorso e rappresenteranno quindi una grande opportunità.
• Complessità. Questo criterio combina il tempo di lancio stimato e la complessità complessiva dell'esecuzione. Quante funzioni avrà un impatto? Quali sono i costi nascosti diretti e potenziali per ciascuno? Mira al tempo di consegna più breve possibile con il valore massimo che la funzione può portare.

Altri criteri da considerare a seconda del prodotto:

• Fiducia. Quanto sei sicuro che questo verrà utilizzato? Questo è un criterio importante per le startup e anche quando un'azienda sta entrando in un nuovo mercato.
• Rischio. Maggiore è il rischio, minore è il punteggio per questo criterio. Questo criterio è strettamente correlato al criterio di Fiducia .
• Costo. Un alto costo di implementazione ottiene un punteggio basso. È simile al criterio della complessità , tuttavia, ci sono casi in cui un costo elevato implica un breve tempo di sviluppo.

Metodo di valutazione

Prima di assegnare voti a ciascuna caratteristica del backlog, impostare da tre a cinque opzioni (molto basso, basso, medio, alto) e descriverle brevemente. Ad esempio, per quanto riguarda la lunghezza di sviluppo delle caratteristiche, il criterio di complessità avrebbe i seguenti gradi:

• Molto basso. Ci vogliono solo pochi giorni per implementare una funzionalità. (Questa funzione ottiene il voto più alto .)
• Basso. L'implementazione richiede meno di uno sprint completo o da una a due settimane.
• Medio. L'implementazione richiede uno sprint o due settimane.
• Alto. L'implementazione richiede più di uno sprint. (Questa funzione ottiene il voto più basso .)

Non dare ai livelli numeri sequenziali (cioè non usare 0, 1, 2, 3). Invece, usa questo sistema:

0 punti per voto molto basso
1 punto per il voto basso
3 punti per la media
9 punti per il voto alto

Quando si utilizza questo metodo di valutazione, si otterrà una netta separazione della somma delle caratteristiche. Questo fa una differenza sostanziale quando lo utilizzi con 30 o 50 funzioni e non vuoi finire con 15 funzioni con lo stesso punteggio: quello che vuoi è un elenco di priorità chiaramente ordinato.

Definisci i pesi

Il prossimo passo importante è definire i pesi oi fattori per i criteri scelti. Per impostazione predefinita, tutti i criteri contribuiscono in egual modo alle valutazioni delle caratteristiche. Tuttavia, a volte, i criteri hanno un impatto significativamente diverso, quindi un contributo più solido. Per semplicità, prendiamo un esempio numerico con due criteri: A e B. Se si sommano i punti come descritto sopra, ogni criterio contribuirà con metà del voto. Tuttavia, quando il criterio A è due volte più importante del criterio B, dovresti trovare una formula come questa:

Punteggio complessivo della funzione = 0,66 * A + 0,33 * B

Potrebbero esserci molte versioni diverse di questa formula, a seconda del peso dei fattori che viene convertito nel numero. I pesi devono sempre sommarsi a uno.

Il metodo di ponderazione offre flessibilità per la definizione delle priorità e allinea gli elementi del backlog con la strategia dell'azienda. Ad esempio, se un'azienda è focalizzata sui ricavi a breve termine, i fattori relativi ai ricavi avranno un punteggio più alto nello schema di ponderazione rispetto ad altri. In questo modo, le funzionalità che dovrebbero guadagnare entrate appariranno nella parte superiore di un backlog.

Perfezionamento: verso le storie degli utenti

Dopo che il processo di definizione delle priorità è stato completato, il passaggio successivo con lo sprint backlog è creare storie utente. Un product manager inserisce le descrizioni delle caratteristiche iniziali e include le versioni grezze delle storie degli utenti nel backlog. Ora è il momento di coinvolgere un team di Scrum per creare nuove storie utente per rispondere alle esigenze degli utenti. L'affinamento (o la cura) dell'arretrato è sicuramente il risultato del lavoro di squadra. Mi piace fare brainstorming con un team trasformando i negozi degli utenti in funzionalità, poiché è qui che una visione astratta si sposta verso l'implementazione effettiva. In qualità di leader di prodotto, potresti cercare di sviluppare una user story precisa: tienilo a mente, ma resta aperto alle idee del team: secondo la mia esperienza, la user story può essere notevolmente migliorata dai contributi del team.

Il backlog a breve termine è costituito da tre tipi di storie utente:

• Crudo. Queste sono storie appena cristallizzate che vengono elaborate nella fase di perfezionamento. Un product manager deve essere proattivo e guidare il team per portare le storie migliori nella fase di sviluppo.
• Pronto. Queste sono storie che sono pronte per lo sviluppo. In questa fase, un product manager deve essere pratico e supportare l'esecuzione rispondendo alle domande ed eliminando i colli di bottiglia.
• Fatto. Si tratta di storie completate pronte per la distribuzione e il rilascio.

Mantenere l'arretrato

Periodicamente, entrambi gli arretrati, il master e lo sprint, dovrebbero essere rivisti. Quando l'elenco a lungo termine si sovraccarica di attività, rivedi gli elementi in fondo e decidi se devono essere rimossi o meno. Inoltre, assicurati di rivedere il backlog dopo aver composto un piano di rilascio. Con una definizione delle priorità aggiornata, gli articoli dovrebbero essere spostati nel backlog a breve termine se la loro priorità cambia. Dopo che le funzionalità sono state implementate e rilasciate, etichettale come "completate" e archiviale nel backlog principale. Potresti averne bisogno per la retrospettiva dello sprint e la misurazione dei KPI.

Come comunicare un arretrato

Poiché il backlog è un importante piano di costruzione del prodotto, è fondamentale che un product manager lo comunichi efficacemente al team, al CEO o ad altri stakeholder. Non presentare l'elenco così com'è: ci sono troppi dettagli e perderai l'attenzione del pubblico. Concentrati invece su due aspetti:

• Meccanismo prioritario. Fornire criteri e pesi alla presentazione ad alto livello degli elementi arretrati e giustificarli con dati di supporto. In questo modo, convincerai il pubblico che il backlog che hai costruito soddisfa tutti i requisiti ed è allineato con la visione di un'azienda.
• Caratteristiche. Presenta le caratteristiche del backlog dall'alto verso il basso. Il livello dettagliato dovrebbe dipendere dal pubblico e potrebbe essere necessario spiegare sia le caratteristiche che i loro voti.

Strumento potente

Un product backlog è un potente strumento per il product manager, in quanto rappresenta un passaggio dal pensiero strategico alle tattiche quotidiane. Le competenze che svilupperai come leader di prodotto, per gestire, assegnare priorità, aggiornare e mantenere il backlog, ti saranno utili per creare ottimi prodotti e migliorare le prestazioni complessive della tua azienda.