Das Product Backlog: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ein Product Backlog ist einer der wesentlichen Teile der Produktentwicklungskette, eine priorisierte Liste von Produktfunktionen, die von der Unternehmens- und Produktvision über die Umsetzung bis hin zur vollständigen Veröffentlichung führt. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, da es eine übergeordnete Vision in die Arbeitsdetails der Produktentwicklung umwandelt. Ein Produktmanager hat die Hauptverantwortung für die Erstellung, Priorisierung und Pflege eines Produkt-Backlogs. Lassen Sie uns tiefer in den Schritt-für-Schritt-Prozess und die Kernelemente des Aufbaus eines gesunden Produkt-Backlogs eintauchen.

Teilen Sie das Backlog in zwei Listen auf

Definieren Sie vor dem Erstellen eines Backlogs seinen Umfang, ob er für eine Produktlinie, eine Produktgruppe oder alle Produkte des Unternehmens gelten soll – dies hilft Ihnen bei der Verwaltung der Funktionen.

Ich habe bei mehreren Projekten gelernt, dass es eine gesunde Praxis ist, das Backlog in zwei Listen aufzuteilen: langfristiges Master-Backlog und kurzfristiges ausführbares Backlog (auch Sprint-Backlog genannt, da es einen oder mehrere Sprints enthalten kann). Die Idee ist, sich auf die dringendsten Elemente zu konzentrieren, um sie zeitnah zu entwickeln und gleichzeitig den Überblick über alle Funktionen im Master-Backlog zu behalten.

Am Anfang beginnen beide Backlogs mit einer High-Level-Liste von Features. Ein Sprint-Backlog wird jedoch normalerweise zur einfachen Ausführung in Epics und User Stories aufgeteilt, während das langfristige Backlog unverändert bleibt. Als Produktmanager entscheiden Sie, welche Artikel wann von einer Liste in die andere verschoben werden sollen.

Rückstandsquellen

Der nächste Schritt besteht darin, Quellen zu identifizieren, die potenzielle Merkmale für einen Rückstand vorschlagen können. Die Quelle kann eine Benutzerforschung, eine bestimmte Kundenanfrage, eine Umfrage oder eine detaillierte Marktforschung sein. Wenn Sie relevante Erkenntnisse aus einem anderen Produkt haben, mit dem Sie arbeiten, können diese ebenfalls als großartige Quelle beitragen. Während dies die häufigsten Quellen sind, gibt es einige andere:

• Das QA-Team ist eine ausgezeichnete Quelle für Backlog-Elemente, da sie das Produkt ausgiebig nutzen und möglicherweise wertvolles Feedback für Verbesserungen haben.
• Kundensupport-Feedback. Im Falle von Hardwareprodukten kann eine anständige Quelle ein Herstellungsproblem oder Probleme sein, die aus der Praxis gemeldet werden.
• Bewertungen der Probleme, Probleme oder Fehler des Produkts können auch Ideen zur Verbesserung des Produkts liefern.
• Anfragen aus dem Vertrieb
• F&E-Initiativen oder Ideen

Verzichten Sie auf blockierende Funktionen

Ein guter Produktmanager sollte das Backlog besitzen und als Gatekeeper fungieren, der kontrolliert, welche Funktionen darin erscheinen und ausgeführt werden. Ein Backlog wird so konstruiert, dass die Elemente mit hoher Priorität ganz oben in der Liste erscheinen und die am wenigsten wichtigen ganz unten stehen. Produktmanager sollen die Aufnahme von Items in den Backlog fördern, statt sie zu blockieren. Eine Blockierung sollte nur in extremen Fällen erfolgen, wenn ein Produktmanager absolut sicher ist, dass eine Funktion wertlos ist. Anstatt die Elemente zu blockieren, lassen Sie den Priorisierungsprozess die Filterung durchführen. Es mag irrational klingen, aber Sie können sogar so weit gehen, ein Feature aufzunehmen, das möglicherweise fünf Jahre lang nicht entwickelt wird – alle potenziellen Features an einem Ort zu haben, ist eine wertvolle Quelle.

Umgang mit den Artikeln

Ein Backlog besteht aus High-Level-Features, die zu Epics oder User Stories entwickelt oder einfach mit Beschreibungen eingegeben werden müssen, damit sie im Backlog erscheinen. Achte bei der Aufnahme darauf, dass du genügend Informationen hast, aber überarbeite die Details nicht. Seien Sie agil: Investieren Sie nur Zeit in das Verfassen von Beschreibungen, wenn sich die Artikel der Entwicklungsphase nähern. Um Zeit zu sparen und effizient zu bleiben, muss ein Produktmanager die Balance halten zwischen dem Blick fürs Ganze und nicht zu sehr ins Detail zu gehen.

Priorisierung des Backlogs

Das Sortieren des Backlogs ist der Kernprozess der Priorisierung. Es ist ein sehr strategischer Schritt, der sich auf Daten statt auf ein Bauchgefühl konzentriert. Obwohl die Priorisierung normalerweise in der Verantwortung eines Produktmanagers liegt, muss sie normalerweise von der Geschäftsleitung bestätigt und genehmigt werden. Eine Struktur zu haben, hilft Ihnen, Ihre Priorisierungsentscheidungen zu verteidigen. Sie müssen in der Lage sein, die Struktur zu präsentieren, zu kommunizieren und die Genehmigung dafür einzuholen.

Eine wichtige Voraussetzung für die Aufrechterhaltung eines gesunden Priorisierungsprozesses ist die Erstellung klar definierter Gewichtungen und Bewertungskriterien für die Backlog-Features. Unterschiedliche Produkte erfordern je nach Beschaffenheit unterschiedliche Lösungen. Im nächsten Abschnitt stelle ich praktische Komponenten vor, die als Werkzeugkasten verwendet werden können, um verschiedene Formeln für eine effektive Priorisierung zu erstellen.

Kriterien für die Priorisierung definieren

Definieren Sie Kriterien, die für Ihr Produkt von Bedeutung sind, und verwenden Sie sie, um jedes Backlog-Feature zu bewerten. Diese Kriterien sollten für jedes Produkt enthalten sein:

• Erlöse. Bei diesem Kriterium geht es darum, wie viel Umsatz die Funktion potenziell bringen kann, und basiert auf dem Feedback des Kunden oder des Vertriebsteams. Sofern nicht bereits ein Deal vereinbart wurde, sind die potenziellen Einnahmen nur eine Schätzung. Trotzdem ist es immer noch eine nützliche Metrik für die Priorisierung, da es dem Produktmanager hilft, Funktionen mit potenziell niedrigem Return on Investment (ROI) zu vermeiden.
• Market Fit und Markteinzigartigkeit. Market Fit zeigt, ob eine bestimmte Funktion ein bestehendes Problem für die Benutzer löst. Die Markteinzigartigkeit ist ein Maß dafür, wie einzigartig diese neue Funktion im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern ist. Diese beiden Elemente zusammen werden die relevantesten Features hervorheben, die von der Konkurrenz noch nicht entwickelt wurden und somit eine große Chance darstellen.
• Komplexität. Dieses Kriterium kombiniert die geschätzte Startzeit und die Gesamtkomplexität der Ausführung. Wie viele Funktionen werden davon betroffen sein? Was sind jeweils die direkten und potenziellen versteckten Kosten? Streben Sie eine möglichst kurze Lieferzeit mit dem maximalen Wert an, den das Feature bringen kann.

Weitere Berücksichtigungskriterien je nach Produkt:

• Vertrauen. Wie zuversichtlich sind Sie, dass dies genutzt wird? Dies ist ein wichtiges Kriterium für Startups, aber auch beim Eintritt in einen neuen Markt.
• Risiko. Je höher das Risiko, desto niedriger die Punktzahl für dieses Kriterium. Dieses Kriterium ist eng mit dem Vertrauenskriterium verwandt.
• Kosten. Ein hoher Implementierungsaufwand erhält eine niedrige Punktzahl. Es ähnelt dem Komplexitätskriterium , es gibt jedoch Fälle, in denen hohe Kosten eine kurze Entwicklungszeit bedeuten.

Bewertungsmethode

Bevor Sie jedem Rückstandsmerkmal Noten geben, legen Sie drei bis fünf Optionen fest (sehr niedrig, niedrig, mittel, hoch) und beschreiben Sie sie kurz. In Bezug auf die Länge der Merkmalsentwicklung hätte das Komplexitätskriterium beispielsweise die folgenden Abstufungen:

• Sehr niedrig. Die Implementierung eines Features dauert nur wenige Tage. (Diese Funktion erhält die höchste Note .)
• Niedrig. Die Implementierung dauert weniger als einen vollständigen Sprint oder ein bis zwei Wochen.
• Mittel. Die Implementierung dauert einen Sprint oder zwei Wochen.
• Hoch. Die Implementierung dauert mehr als einen Sprint. (Diese Funktion erhält die niedrigste Note .)

Geben Sie den Ebenen keine fortlaufenden Nummern (dh verwenden Sie nicht 0, 1, 2, 3). Verwenden Sie stattdessen dieses System:

0 Punkte für sehr schlechte Note
1 Punkt für schlechte Note
3 Punkte für Mittelstufe
9 Punkte für High-Grade

Bei Anwendung dieser Gradiermethode erhalten Sie eine klare Trennung der Summe der Merkmale. Das macht einen erheblichen Unterschied, wenn Sie es mit 30 oder 50 Features einsetzen und nicht am Ende 15 Features mit der gleichen Punktzahl haben wollen – was Sie wollen, ist eine übersichtliche Prioritätenliste.

Definieren Sie die Gewichte

Der nächste wichtige Schritt besteht darin, die Gewichte oder Faktoren für die ausgewählten Kriterien zu definieren. Standardmäßig tragen alle Kriterien gleichermaßen zu den Merkmalsbewertungen bei. Manchmal haben Kriterien jedoch eine deutlich andere Auswirkung und somit einen solideren Beitrag. Nehmen wir der Einfachheit halber ein Zahlenbeispiel mit zwei Kriterien: A und B. Wenn Sie die Punkte wie oben beschrieben addieren, trägt jedes Kriterium zur Hälfte zur Note bei. Wenn Kriterium A jedoch doppelt so wichtig ist wie Kriterium B, sollten Sie sich eine Formel wie diese einfallen lassen:

Gesamtpunktzahl des Merkmals = 0,66 * A + 0,33 * B

Abhängig vom Gewicht der Faktoren, das in die Zahl umgewandelt wird, kann es viele verschiedene Versionen dieser Formel geben. Die Gewichte müssen sich immer zu eins addieren.

Die Gewichtungsmethode bietet Flexibilität bei der Priorisierung und richtet Backlog Items an der Unternehmensstrategie aus. Wenn sich ein Unternehmen beispielsweise auf kurzfristige Einnahmen konzentriert, werden umsatzbezogene Faktoren im Gewichtungsschema höher eingestuft als andere. Auf diese Weise erscheinen die Funktionen, von denen erwartet wird, dass sie Einnahmen erzielen, ganz oben in einem Rückstand.

Verfeinerung: Auf dem Weg zu User Stories

Nachdem der Priorisierungsprozess abgeschlossen ist, besteht der nächste Schritt mit dem Sprint Backlog darin, User Stories zu erstellen. Ein Produktmanager fügt erste Funktionsbeschreibungen ein und fügt die Rohversionen der User Stories in das Backlog ein. Jetzt ist es an der Zeit, ein Scrum-Team damit zu beauftragen, neue User Stories zu erstellen, um auf die Bedürfnisse der Benutzer einzugehen. Backlog Refinement (oder Grooming) ist sicherlich ein Ergebnis von Teamwork. Ich genieße es, mit einem Team Brainstorming zu betreiben, indem ich Benutzerspeicher in Funktionen umwandele, da sich hier eine abstrakte Vision hin zur tatsächlichen Implementierung verschiebt. Als Produktleiter möchten Sie vielleicht eine präzise User Story entwickeln – denken Sie daran, aber bleiben Sie offen für die Ideen des Teams: Meiner Erfahrung nach kann die User Story durch die Beiträge des Teams erheblich verbessert werden.

Das kurzfristige Backlog besteht aus drei Arten von User Stories:

• Roh. Das sind frisch kristallisierte Geschichten, die in der Veredelungsphase verarbeitet werden. Ein Produktmanager muss proaktiv sein und das Team vorantreiben, um die besten Geschichten in die Entwicklungsphase zu bringen.
• Bereit. Das sind Geschichten, die zur Entwicklung bereit sind. In dieser Phase muss ein Produktmanager praktisch sein und die Ausführung unterstützen, indem er Fragen beantwortet und Engpässe beseitigt.
• Getan. Dies sind abgeschlossene Storys, die zur Bereitstellung und Veröffentlichung bereit sind.

Pflege des Backlogs

In regelmäßigen Abständen sollten beide Backlogs – der Master und der Sprint – überarbeitet werden. Wenn die Langzeitliste mit Aufgaben überladen wird, überprüfen Sie die Elemente unten und entscheiden Sie, ob sie entfernt werden müssen oder nicht. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie das Backlog überarbeiten, nachdem Sie einen Release-Plan erstellt haben. Bei einer aktualisierten Priorisierung sollten Elemente in den kurzfristigen Rückstand verschoben werden, wenn sich ihre Priorität ändert. Nachdem Funktionen implementiert und freigegeben wurden, kennzeichnen Sie sie als „erledigt“ und archivieren Sie sie im Master-Backlog. Sie benötigen sie möglicherweise für Sprint-Retrospektiven und KPI-Messungen.

So kommunizieren Sie einen Rückstand

Da es sich bei dem Backlog um einen wichtigen Produktentwicklungsplan handelt, ist es für einen Produktmanager entscheidend, ihn effektiv an das Team, den CEO oder andere Interessengruppen zu kommunizieren. Präsentieren Sie die Liste nicht so, wie sie ist – es gibt zu viele Details, und Sie werden die Aufmerksamkeit des Publikums verlieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf zwei Aspekte:

• Prioritätsmechanismus. Geben Sie Kriterien und Gewichtungen für die allgemeine Darstellung von Backlog Items an und begründen Sie diese mit unterstützenden Daten. Auf diese Weise überzeugen Sie das Publikum davon, dass das von Ihnen erstellte Backlog alle Anforderungen erfüllt und mit der Vision eines Unternehmens übereinstimmt.
• Merkmale. Präsentieren Sie die Merkmale des Backlogs von oben nach unten. Die detaillierte Ebene sollte zielgruppenabhängig sein, und Sie müssen möglicherweise sowohl die Funktionen als auch ihre Noten erklären.

Leistungsfähiges Werkzeug

Ein Product Backlog ist ein mächtiges Werkzeug für den Produktmanager, da es einen Übergang vom strategischen Denken zur täglichen Taktik darstellt. Die Fähigkeiten, die Sie als Produktleiter entwickeln – um den Rückstand zu verwalten, zu priorisieren, zu aktualisieren und zu pflegen – werden Ihnen dabei helfen, großartige Produkte zu entwickeln und die Gesamtleistung Ihres Unternehmens zu verbessern.