Product Backlog: Panduan Langkah demi Langkah

Product backlog adalah salah satu bagian penting dari rantai pengembangan produk, daftar prioritas fitur produk yang mengarah dari visi perusahaan dan produk melalui eksekusi hingga rilis penuh. Ini adalah alat yang ampuh, karena mengubah visi tingkat tinggi menjadi detail kerja dalam menciptakan produk. Manajer produk memiliki tanggung jawab utama untuk membuat, memprioritaskan, dan memelihara jaminan simpanan produk. Mari selami lebih dalam proses langkah demi langkah dan elemen inti dalam membangun backlog produk yang sehat.

Pisahkan Backlog Menjadi Dua Daftar

Sebelum membuat backlog, tentukan cakupannya, apakah harus diterapkan pada lini produk, grup produk, atau semua produk perusahaan—ini akan membantu Anda mengelola fitur.

Saya telah belajar di beberapa proyek bahwa membagi backlog menjadi dua daftar adalah praktik yang sehat: master backlog jangka panjang dan backlog jangka pendek yang dapat dieksekusi (juga disebut sprint backlog karena dapat mencakup satu atau lebih sprint). Idenya adalah untuk fokus pada item yang paling mendesak untuk mengembangkannya segera sementara pada saat yang sama mempertahankan gambaran besar dari semua fitur di backlog master.

Pada awalnya, kedua backlog dimulai sebagai daftar fitur tingkat tinggi. Namun, sprint backlog biasanya dibagi menjadi epik dan cerita pengguna untuk eksekusi yang mudah, sedangkan backlog jangka panjang tetap seperti itu. Sebagai manajer produk, Anda memutuskan item mana yang harus dipindahkan dari satu daftar ke daftar lainnya, dan kapan.

Sumber Backlog

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi sumber yang dapat menyarankan fitur potensial untuk backlog. Sumbernya dapat berupa riset pengguna, permintaan pelanggan tertentu, survei, atau riset pemasaran terperinci. Jika Anda memiliki temuan yang relevan dari produk lain yang bekerja dengan Anda, mereka juga dapat berkontribusi sebagai sumber yang bagus. Meskipun ini adalah sumber yang paling umum, ada beberapa sumber lainnya:

• Tim QA adalah sumber yang sangat baik untuk item simpanan, karena mereka menggunakan produk secara ekstensif dan mungkin memiliki umpan balik yang berharga untuk perbaikan.
• Umpan balik dukungan pelanggan. Dalam hal produk perangkat keras, sumber yang layak dapat berupa masalah manufaktur atau masalah yang dilaporkan dari lapangan.
• Tinjauan tentang masalah, masalah, atau bug produk juga dapat menghasilkan ide tentang cara memperbaikinya.
• Permintaan dari penjualan
• Inisiatif atau ide R&D

Hindari Fitur Pemblokiran

Manajer produk yang baik harus memiliki backlog dan bertindak sebagai penjaga gerbang yang mengontrol fitur apa yang muncul di dalamnya dan dijalankan. Backlog dibangun sehingga item dengan prioritas tinggi muncul di bagian atas daftar, dan yang paling tidak penting ada di bagian bawah. Manajer produk seharusnya mempromosikan penyertaan item dalam backlog daripada memblokirnya. Pemblokiran hanya boleh terjadi dalam kasus yang ekstrem, ketika manajer produk yakin sepenuhnya bahwa suatu fitur tidak berguna. Alih-alih memblokir item, biarkan proses penentuan prioritas melakukan penyaringan. Ini mungkin terdengar tidak masuk akal, tetapi Anda bahkan dapat memasukkan fitur yang mungkin tidak akan dikembangkan selama lima tahun—memiliki semua fitur potensial di satu tempat adalah sumber yang berharga.

Menangani Barang

Backlog terdiri dari fitur tingkat tinggi yang harus dikembangkan menjadi epos, atau cerita pengguna, atau cukup dimasukkan dengan deskripsi sehingga akan muncul di backlog. Saat memasukkannya, pastikan Anda memiliki informasi yang cukup, tetapi jangan terlalu banyak mengerjakan detailnya. Jadilah tangkas: Investasikan waktu dalam menyusun deskripsi hanya ketika item mendekati tahap pengembangan. Manajer produk harus menjaga keseimbangan antara melihat gambaran besar dan tidak terlalu mendalami detail untuk menghemat waktu dan tetap efisien.

Memprioritaskan Backlog

Menyortir backlog adalah proses inti dari penentuan prioritas. Ini adalah langkah yang sangat strategis yang berfokus pada data daripada firasat. Meskipun prioritas biasanya merupakan tanggung jawab manajer produk, biasanya perlu dikonfirmasi dan disetujui oleh manajemen senior. Memiliki struktur di tempat membantu Anda untuk mempertahankan keputusan prioritas Anda. Anda harus mampu mempresentasikan strukturnya, mengomunikasikannya, dan mendapatkan persetujuan untuk itu.

Salah satu persyaratan utama untuk mempertahankan proses prioritas yang sehat adalah membuat bobot yang terdefinisi dengan baik dan kriteria evaluasi untuk fitur backlog. Produk yang berbeda memerlukan solusi yang berbeda tergantung pada sifatnya. Di bagian berikutnya, saya memperkenalkan komponen praktis yang dapat digunakan sebagai kotak peralatan untuk membuat formula berbeda untuk penentuan prioritas yang efektif.

Tentukan Kriteria untuk Prioritas

Tentukan kriteria yang signifikan bagi produk Anda dan gunakan untuk menilai setiap fitur simpanan. Kriteria ini harus disertakan untuk produk apa pun:

• Pendapatan. Kriteria ini adalah tentang seberapa besar pendapatan yang dapat dihasilkan oleh fitur tersebut dan didasarkan pada umpan balik dari pelanggan atau tim penjualan. Kecuali sudah ada kesepakatan yang disepakati, pendapatan potensial hanya akan menjadi perkiraan. Meskipun demikian, ini masih merupakan metrik yang berguna untuk penentuan prioritas karena membantu manajer produk menghindari fitur dengan potensi pengembalian investasi (ROI) yang rendah.
• Kesesuaian pasar dan keunikan pasar. Kesesuaian pasar menunjukkan apakah fitur tertentu memecahkan masalah yang ada bagi pengguna. Keunikan pasar adalah ukuran seberapa unik fitur baru ini terhadap pesaing Anda. Gabungan dua item ini akan menyoroti fitur paling relevan yang belum dikembangkan oleh kompetisi dan dengan demikian memberikan peluang besar.
• Kompleksitas. Kriteria ini menggabungkan perkiraan waktu peluncuran dan kompleksitas eksekusi secara keseluruhan. Berapa banyak fungsi yang akan terpengaruh? Berapa biaya tersembunyi langsung dan potensial untuk masing-masing? Bertujuan untuk waktu pengiriman sesingkat mungkin dengan nilai maksimum yang dapat diberikan fitur tersebut.

Kriteria lain untuk dipertimbangkan tergantung pada produk:

• Kepercayaan diri. Seberapa yakin Anda bahwa ini akan digunakan? Ini adalah kriteria penting untuk startup, dan juga ketika sebuah perusahaan memasuki pasar baru.
• Mempertaruhkan. Semakin tinggi risikonya, semakin rendah skor untuk kriteria ini. Kriteria ini berkaitan erat dengan kriteria Confidence .
• Biaya. Biaya implementasi yang tinggi mendapatkan skor yang rendah. Ini mirip dengan kriteria Kompleksitas , namun, ada kasus ketika biaya tinggi menyiratkan waktu pengembangan yang singkat.

Metode Penilaian

Sebelum memberikan nilai pada setiap fitur backlog, tetapkan tiga hingga lima opsi (sangat rendah, rendah, sedang, tinggi) dan jelaskan secara singkat. Misalnya, sehubungan dengan panjang pengembangan fitur, kriteria Kompleksitas akan memiliki nilai berikut:

• Sangat rendah. Hanya perlu beberapa hari untuk mengimplementasikan fitur. (Fitur ini mendapat nilai tertinggi .)
• Rendah. Implementasi membutuhkan waktu kurang dari sprint penuh atau satu hingga dua minggu.
• Sedang. Implementasinya memakan waktu satu sprint atau dua minggu.
• Tinggi. Implementasi membutuhkan lebih dari satu sprint. (Fitur ini mendapat nilai terendah .)

Jangan berikan nomor urut level (yaitu, jangan gunakan 0, 1, 2, 3). Sebagai gantinya, gunakan sistem ini:

0 poin untuk nilai Sangat rendah
1 poin untuk kelas rendah
3 poin untuk kelas Menengah
9 poin untuk kelas tinggi

Saat menggunakan metode penilaian ini, Anda akan mendapatkan pemisahan yang jelas dari jumlah fitur. Ini membuat perbedaan besar ketika Anda menggunakannya dengan 30 atau 50 fitur dan tidak ingin berakhir dengan 15 fitur yang memiliki skor yang sama—yang Anda inginkan adalah daftar prioritas yang diurutkan dengan jelas.

Tentukan Bobotnya

Langkah penting berikutnya adalah menentukan bobot atau faktor untuk kriteria yang dipilih. Secara default, semua kriteria berkontribusi sama pada nilai fitur. Namun, terkadang, kriteria memiliki dampak yang berbeda secara signifikan, sehingga kontribusinya lebih solid. Untuk mempermudah, mari kita ambil contoh numerik dengan dua kriteria: A dan B. Jika Anda menjumlahkan poin seperti yang dijelaskan di atas, setiap kriteria akan memberikan kontribusi setengah dari nilai. Namun, ketika kriteria A dua kali lebih penting dari kriteria B, Anda harus membuat rumus seperti ini:

Skor fitur keseluruhan = 0,66 * A + 0,33 * B

Mungkin ada banyak versi berbeda dari rumus ini, tergantung pada bobot faktor yang diubah menjadi angka. Bobot selalu harus dijumlahkan menjadi satu.

Metode pembobotan memberikan fleksibilitas untuk memprioritaskan dan menyelaraskan item backlog dengan strategi perusahaan. Misalnya, jika perusahaan berfokus pada pendapatan jangka pendek, faktor-faktor yang terkait dengan pendapatan akan memiliki peringkat yang lebih tinggi dalam skema pembobotan daripada yang lain. Dengan cara ini, fitur yang diharapkan menghasilkan pendapatan akan muncul di bagian atas backlog.

Penyempurnaan: Menuju Cerita Pengguna

Setelah proses penentuan prioritas selesai, langkah selanjutnya dengan sprint backlog adalah membuat cerita pengguna. Manajer produk memasukkan deskripsi fitur awal dan menyertakan versi mentah dari cerita pengguna ke dalam backlog. Sekaranglah waktunya untuk melibatkan tim scrum untuk membuat cerita pengguna baru untuk menanggapi kebutuhan pengguna. Penyempurnaan backlog (atau perawatan) tentu saja merupakan hasil kerja tim. Saya menikmati brainstorming dengan tim dengan mengubah toko pengguna menjadi fitur, karena ini adalah saat visi abstrak bergeser ke implementasi aktual. Sebagai pemimpin produk, Anda mungkin berusaha mengembangkan kisah pengguna yang tepat—ingatlah hal ini, tetapi tetap terbuka terhadap ide-ide tim: Dalam pengalaman saya, kisah pengguna dapat ditingkatkan secara signifikan dengan kontribusi tim.

Backlog jangka pendek terdiri dari tiga jenis cerita pengguna:

• Mentah. Ini adalah cerita yang baru mengkristal yang sedang diproses pada tahap penyempurnaan. Manajer produk harus proaktif dan mendorong tim untuk mendorong cerita terbaik ke tahap pengembangan.
• Siap. Ini adalah cerita yang siap untuk dikembangkan. Pada tahap ini, seorang manajer produk harus aktif dan mendukung eksekusi dengan menjawab pertanyaan dan menghilangkan hambatan.
• Selesai. Ini adalah cerita lengkap yang siap untuk diterapkan dan dirilis.

Mempertahankan Backlog

Secara berkala, baik backlog—master dan sprint—harus direvisi. Ketika daftar jangka panjang menjadi kelebihan beban tugas, tinjau item di bagian bawah dan putuskan apakah mereka perlu dihapus atau tidak. Juga, pastikan untuk merevisi backlog setelah menyusun rencana rilis. Dengan prioritas yang diperbarui, item harus dipindahkan ke backlog jangka pendek jika prioritasnya berubah. Setelah fitur diimplementasikan dan dirilis, beri label sebagai "selesai" dan arsipkan di bawah master backlog. Anda mungkin membutuhkannya untuk sprint retrospective dan pengukuran KPI.

Bagaimana Mengkomunikasikan Backlog

Karena backlog adalah rencana pembangunan produk utama, sangat penting bagi manajer produk untuk mengomunikasikannya secara efektif kepada tim, CEO, atau pemangku kepentingan lainnya. Jangan menampilkan daftar apa adanya—terlalu banyak detail, dan Anda akan kehilangan perhatian audiens. Sebaliknya, fokuslah pada dua aspek:

• Mekanisme prioritas. Berikan presentasi tingkat tinggi kriteria dan bobot item backlog dan justifikasi dengan data pendukung. Dengan cara ini, Anda akan meyakinkan audiens bahwa backlog yang Anda buat memenuhi semua persyaratan dan selaras dengan visi perusahaan.
• Fitur. Menampilkan fitur backlog dari atas ke bawah. Tingkat detail harus bergantung pada audiens, dan Anda mungkin perlu menjelaskan fitur dan nilainya.

Alat yang kuat

Product backlog adalah alat yang ampuh bagi manajer produk, karena mewakili perpindahan dari pemikiran strategis ke taktik sehari-hari. Keterampilan yang Anda kembangkan sebagai pemimpin produk—untuk mengelola, memprioritaskan, memperbarui, dan memelihara simpanan—akan membantu Anda dengan baik dalam membangun produk hebat dan meningkatkan kinerja perusahaan Anda secara keseluruhan.