Bagaimana Verizon Membuat Program Magang Virtual Pemenang Penghargaan

Pada musim gugur 2019, Verizon mulai memilih 450 siswa berbakat untuk bergabung dengan program magang musim panas 2020. Pada musim semi, sebagian besar pekerja magang telah menerima posisi di tempat mereka dan menantikan untuk bergabung beberapa bulan kemudian. Kemudian, pandemi melanda.

Christy Pambianchi, Chief Human Resources Officer Verizon, ingat pernah membuat keputusan yang sulit. “Ketika menjadi jelas bahwa masih ada pesanan tempat tinggal dan kami tidak kembali ke kantor, kami berkomunikasi dengan pekerja magang bahwa kami akan menghormati tawaran mereka — tetapi itu akan menjadi pengalaman virtual,” katanya. “Kami tidak bisa memaksa diri untuk mengingkari anak-anak ini.”

Secara internal, ide itu disambut dengan skeptisisme, terutama seputar memberikan pengalaman yang memperkaya tanpa kehadiran fisik magang. “Bagian dari penawaran inti kami—begitulah menurut kami—adalah mengundang pekerja magang kami ke kantor kami dan memberi mereka pengalaman dunia nyata yang lengkap,” kata Pambianchi. “Kami tidak yakin apakah kami dapat melibatkan mereka dengan cara yang sama secara virtual. Saya harus bekerja keras untuk meyakinkan bos saya.” Tapi begitu tim kepemimpinan Verizon melihat strategi keterlibatan penuh, katanya, skeptisisme dengan cepat berubah menjadi kegembiraan.

Kesediaan perusahaan untuk beradaptasi membuahkan hasil. Hampir setiap siswa berpartisipasi dalam magang virtual, dan Verizon memenangkan beberapa penghargaan untuk program jarak jauhnya, termasuk tempat di daftar 100 Program Magang Teratas tahun 2020 dari WayUp dan 50 Perusahaan RippleMatch yang Menggunakan Magang Jarak Jauh yang Luar Biasa.

Begini cara Verizon melakukannya.

Mereka Mengoptimalkan Lingkungan

“Kami ingin mempertahankan pengalaman terbaik di kelasnya bagi pekerja magang kami dan para pemimpin Verizon kami,” kata Laura Houde, Direktur Talent Acquisition. Untuk melakukan itu, Verizon meluncurkan platform acara virtual khusus dengan Astound Virtual. Untuk orientasi, “kami mencoba untuk menghasilkan jenis interaksi yang sama yang akan dilakukan siswa secara tatap muka, seperti dapat bertemu orang-orang di Verizon,” kata Houde. Kandidat magang dapat "melihat" kantor pusat dan menavigasi ke ruang obrolan yang berbeda, di mana staf Verizon memfasilitasi diskusi. “Mereka dapat secara fisik menjelajahi fasilitas yang tampak dan terasa nyata, dan terhubung dengan anggota tim kami—untuk melihat ke dalam Verizon dan budaya kami,” tambahnya.

Verizon menyediakan perangkat keras yang diperlukan untuk magang, termasuk laptop dan headset, dan tunjangan yang diperlukan untuk ponsel magang, Wi-Fi, dan hot spot. Sebelum memulai, peserta magang menerima detail tentang pengaturan komputer mereka. Pada hari pertama, mereka memiliki akses ke jalur dukungan teknis, dan staf TI mengadakan webinar untuk menjawab pertanyaan.

Setelah orientasi, “kami bermitra dengan tim privasi data dan keamanan siber kami untuk mempresentasikan apa yang harus dan tidak boleh dilakukan bekerja dari rumah, serta kepatuhan privasi data,” kata Houde. Contoh praktik terbaik termasuk berhati-hati terhadap phishing email, mengunci laptop saat tidak digunakan, tidak mengunduh email Verizon di perangkat pribadi, dan tidak menggunakan perangkat rumah pintar yang mungkin mendengarkan. “Kami melatih manajer tentang konten serupa untuk memastikan mereka dapat mengelola pekerja magang dari jarak jauh.”

Mereka Menumbuhkan Persahabatan

Untuk membuat peserta magang tertarik dengan program ini, Verizon meminta para eksekutif untuk mengirim kesaksian video yang direkam sendiri menggunakan iCIMS, platform perekrutan cloud. Selama orientasi, peserta magang menghadiri webcast kepemimpinan di seluruh perusahaan dengan CEO Hans Vestberg. “Kami bermitra dengan tim komunikasi kami untuk memastikan bahwa kami mengadakan acara kickoff interaktif secara langsung,” kata Houde. “Kami ingin menunjukkan tidak hanya budaya kami, tetapi juga siapa eksekutifnya, sehingga mereka dapat memahami lebih banyak tentang Verizon secara keseluruhan.” Mantan magang diminta untuk berbagi wawasan mereka selama diskusi panel dengan magang saat ini, dan acara sosial, termasuk pertunjukan bakat virtual dan kegiatan trivia, dilakukan melalui perangkat lunak konferensi video WebEx.

Peluang jaringan juga ditata ulang. Karena obrolan kopi secara langsung tidak memungkinkan, Verizon mengatur pertemuan kopi dan makan siang virtual. “Kami dapat memberi para pekerja magang akses ke banyak pemimpin senior—mungkin yang tidak akan mereka kenal [jika bukan karena virtual], sehingga mereka dapat mengobrol dengan mereka secara langsung dan mengenal mereka secara pribadi, ” kata Houd.

Pambianchi setuju bahwa ini adalah keuntungan besar untuk beralih ke program virtual. “Setiap anggota tim kepemimpinan senior berinteraksi dengan kelompok,” katanya. “Ini mungkin telah menciptakan lebih banyak konektivitas di antara kohort daripada saat berada di lokasi.”

Mereka Membangun Peluang Belajar

Prioritas lain untuk Verizon adalah tetap setia pada pilar utama magang perusahaan, terutama memberikan pekerjaan yang berarti. “Kami meminta setiap manajer perekrutan untuk memastikan bahwa mereka dapat menawarkan penugasan virtual yang bertujuan,” kata Houde.

Setelah program berjalan, manajer disarankan untuk check in setiap hari dengan karyawan magang mereka untuk menyelaraskan tujuan dan tenggat waktu. Tim Intern Program Experience juga menjawab pertanyaan tentang topik SDM dan teknologi, antara lain, selama dua sesi jam kantor opsional.

Untuk menciptakan budaya belajar, Verizon menggunakan program yang sangat terstruktur. “Kami tidak hanya memperhitungkan keterlibatan proyek dan manajer mereka, tetapi kami juga melakukan pengembangan kepemimpinan, sesi jaringan, dan ketajaman bisnis dan fungsional,” kata Houde. Setiap hari dalam seminggu menampilkan aktivitas tertentu:

• Senin: jaringan virtual
• Selasa: pelatihan langsung atau online
• Rabu: Webinar SDM atau aktivitas terkait departemen
• Kamis: pertemuan kru
• Jumat: kegiatan yang menyenangkan

Webinar SDM memberi peserta magang untuk melihat lebih dekat budaya Verizon, dan tim membicarakan topik seperti 5G, keragaman dan inklusi, tanggung jawab perusahaan, keberlanjutan, serta kesehatan dan kebugaran.

Mereka Memperluas Upaya Perekrutan

Pada akhirnya, 99% magang mengatakan mereka ingin kembali ke Verizon dan puas dengan program magang, meningkat dari tahun-tahun sebelumnya, menurut Houde. Keberhasilan itu mendorong Verizon untuk mempertahankan 350 magang yang direncanakan secara virtual untuk musim panas 2021.

Sementara perekrutan yang mereka lakukan untuk kohort 2020 sangat bergantung pada interaksi tatap muka dan acara tatap muka, Verizon bekerja sama dengan universitas untuk menciptakan kembali proses tersebut secara virtual untuk grup berikutnya.

Salah satu komponen utama dari inisiatif rekrutmen virtual Verizon adalah program Duta Mereknya. “Kami mengidentifikasi 28 sekolah inti,” termasuk perguruan tinggi dan universitas kulit hitam, kata Houde. Meskipun program Brand Ambassador kemungkinan besar akan dilaksanakan bahkan jika magang tidak dilakukan secara virtual, itu datang pada waktu yang tepat. “Kami meningkatkan hubungan dan komunikasi kami dengan sekolah-sekolah itu, itulah yang perlu kami lakukan.”

Kandidat magang yang tertarik menggunakan sistem aplikasi yang sama seperti tahun-tahun sebelumnya, melalui halaman karir Verizon, yang mencantumkan semua posisi magang terbuka dan berbagi wawasan dari karyawan baru-baru ini tentang pengalaman mereka. Sebagian besar peran tidak memerlukan portofolio; bagi mereka yang melakukannya, seperti di departemen pemasaran, siswa menunjukkan pekerjaan mereka melalui situs web pribadi mereka. Mereka yang terpilih untuk wawancara akan berbicara dengan manajer perekrutan melalui konferensi video BlueJeans.

Houde mengatakan perusahaan berencana untuk mereplikasi kesuksesan tahun lalu: Selain disebut dalam daftar terbaik WayUp dan RippleMatch, Verizon terpilih sebagai Penerima Penghargaan Penerus Kampus RippleMatch 2021, khusus untuk kesuksesan program magang virtual pertamanya. “Kami menonjol bagi mereka untuk pekerjaan yang kami lakukan dalam menciptakan proses inklusif, kemampuan kami untuk beradaptasi di tengah pandemi, dan kemampuan kami untuk mempertahankan pengalaman kandidat yang kuat,” kata Houde.

Pambiachi sangat puas dengan bagaimana semuanya berjalan. “Dari krisis datanglah kesempatan untuk menata kembali program magang kami dan menunjukkan komitmen kami kepada pekerja magang ini yang muncul dengan penuh semangat dan siap untuk berkontribusi,” katanya. Houde mencatat bahwa mereka menjangkau lebih banyak kandidat secara signifikan, mendiversifikasi kumpulan bakat, dan mendemokratisasi siapa yang dapat melamar karena mereka tidak lagi dibatasi oleh lokasi. Pambianchi menambahkan, “Ini adalah bukti lain bahwa tenaga kerja terdistribusi adalah jalan masa depan dan sesuatu yang dapat kami rangkul bahkan untuk pekerja magang kami.”