Panduan Utama Untuk Menulis Desain Web RFP (Permintaan Proposal)

Terkadang yang penting bukanlah pertanyaan yang diajukan; ini lebih tentang bagaimana Anda mengajukan pertanyaan spesifik sejak awal. Ketika Anda melangkah dalam dunia web desain Anda harus memilih kata-kata Anda dengan hati-hati.

Apa pun yang Anda katakan selalu dapat diambil dengan beberapa cara berbeda. Sebagai permulaan, untuk menghindari memberikan arti yang agak aneh, penekanannya harus pada pilihan kata Anda.

Ukuran kesuksesan dapat ditimbang berdasarkan apa yang Anda rasa memiliki nilai lebih. Sejumlah besar keberhasilan selalu diukur sebelum proyek dimulai, dan bahkan sebelum kontrak ditandatangani. Saat membuat situs web, sama pentingnya dengan bagian perancangan dan pengembangan, Anda memiliki pra-perencanaan dan pemilihan vendor yang sama.

Tolong jelaskan RFP.

Dengan kata yang paling sederhana, RFP adalah singkatan dari “Request for Proposal”. Secara umum, istilah ini digunakan untuk membuat permintaan proposal terperinci dari satu atau lebih proyek untuk berbagai vendor. Lebih penting lagi, ini dianggap sebagai kesempatan yang solid untuk membantu diri Anda sendiri dengan menyediakan perusahaan dengan daftar kebutuhan, tujuan, tuntutan, dan bagaimana mereka dapat membantu Anda.

Intinya adalah, ini membantu menggambarkan perubahan yang ingin Anda lihat di situs web Anda dan bagaimana Anda memvisualisasikan perubahan untuk membantu diri Anda sendiri dan pemirsa Anda.

Elemen untuk Menata RFP

RFP (Request for Proposal), dianggap sebagai prosedur operasi standar yang cukup untuk memperoleh daftar klien potensial yang mampu menyelesaikan tugas tertentu yang ingin Anda tetapkan dalam batas anggaran yang ditentukan dalam jendela waktu tertentu yang tersedia bagi mereka. Ini diikuti dengan periode tanya jawab sederhana sebelum final dimana klien dapat menjadi bagian dari tindakan; mencakup lebih detail untuk apa mereka mendaftar.

Di bawah ini adalah daftar yang mencakup beberapa item yang mungkin ingin Anda pertimbangkan saat menyusun proposal Anda. Sama sekali tidak perlu bagi mereka untuk diikuti dalam urutan yang sama ini, atau bahkan perlu untuk mencentang semuanya dari daftar, meskipun pertimbangan akan memberi Anda hasil terbaik dari yang terbaik.

Garis besar

• 1. Pengantar Singkat Kedengarannya Bagus, Bukan? : Jangan malu untuk memperkenalkan perusahaan Anda ke seluruh ide RFP. To the point, nyatakan tidak hanya apa yang Anda inginkan tetapi juga mengapa Anda meminta mereka untuk melakukan tugas ini. Selain itu, coba sebutkan masalah Anda seperti; jika Anda ingin mendesain ulang situs web Anda, lalu apa yang membuat situs web saat ini tampak seperti hambatan.

• 2. Backstory sangat dibutuhkan : Bacalah deskripsi layanan/produk yang disediakan oleh perusahaan Anda. Tekankan pada apa yang membuat Anda unik dan bagaimana Anda ingin mengubah situs web Anda atau apa pun yang ingin Anda ubah atau tambahkan.

  Penting untuk menggambarkan nilai-nilai Anda karena membantu mendorong Anda untuk menemukan organisasi yang menambahkan nilai agar sesuai dengan tujuan dan proses Anda. Belum tentu perusahaan yang Anda pilih berspesialisasi dalam bidang desain web tertentu, tetapi jika Anda berhasil mendapatkan tempat di salah satu ceruk mereka, mereka mungkin mempertimbangkan untuk membuat beberapa rekomendasi.

• 3. Sasaran dalam Pikiran dan Keselarasan Audiens Anda : Ini sangat mudah, karena yang dibutuhkan hanyalah latar belakang tentang apa yang ingin Anda capai, faktor apa yang ingin Anda tekankan, dan yang paling penting apa yang akan membantu mencatat kesuksesan di mata Anda? Juga, cobalah untuk memasukkan beberapa detail tentang jenis pasar atau kelompok usia yang Anda pikirkan sebagai audiens Anda, karena ini akan banyak membantu perusahaan dalam menciptakan sesuatu yang serupa atau salinan persis dari apa yang Anda inginkan. Jika pertanyaan-pertanyaan ini telah dijawab dalam proposal Anda, maka Anda tidak perlu khawatir.

  Arti penting dari deskripsi khusus ini adalah panduan yang didasarkan pada bagaimana Anda mengartikulasikan apa yang ingin Anda capai dari proses ini dan membawa Anda selangkah lebih dekat ke sana.

• 4. Menjaga Dukungan Pada Roll : Setelah Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan tidak berarti Anda hanya melupakan perusahaan Anda terus-menerus berhubungan dengan selama ini saat Anda membutuhkan bantuan mereka. Setelah situs web Anda diluncurkan, langkah tipikal adalah membuat vendor Anda tetap terlibat dalam semacam perjanjian berkelanjutan untuk dukungan, pelatihan, dan pengembangan berkelanjutan atau ketiganya disebutkan. Anda harus berpikir praktis dan sedikit lebih realistis. Peluncuran situs web Anda hanyalah awal dari proses, yang perlu Anda fokuskan adalah bagaimana tepatnya Anda berencana untuk mengarahkan jumlah lalu lintas yang cukup ke situs web baru Anda.

  Itu semua tergantung pada rencana Anda terkait peluncuran Anda; seolah-olah Anda perlu mengiklankan dan memasarkan peluncuran proyek Anda, maka Anda mungkin ingin mencari perusahaan yang cenderung menyediakan layanan lengkap, tidak hanya merancang dan membangun situs tetapi juga bekerja dengan Anda untuk membantu memaksimalkan nilainya setelah itu.

• 5. Tentukan Anggaran : Ini harus agak sederhana dibandingkan dengan tugas-tugas lainnya. Harus ada anggaran tetap yang telah Anda tetapkan untuk semua tugas yang ingin Anda selesaikan, di samping sejumlah uang tambahan tertentu untuk berjaga-jaga jika Anda merasa perlu menambahkan beberapa fitur atau membuat beberapa perubahan selama pengeditan.

• 6. Hmm, Apa Saingan Saya? : Jangan mengambil langkah ini dengan cara yang salah; ini jelas bukan langkah yang harus diambil oleh orang yang lemah hati. Umumnya, ini bukan agar Anda dapat melihat ide yang dapat Anda salin, tetapi lebih seperti Anda harus tahu apa yang Anda hadapi dan apa yang mungkin dibandingkan dengan pemirsa Anda. Jika dibandingkan, apa yang membuat kedua situs tersebut terlihat serupa dan bagaimana Anda dapat membuat situs web Anda menonjol untuk diperhatikan sebagai penangkap mata.

  

• 7. Waktu untuk Memeriksa Pengguna Situs Web Saya : Menjaga agar persamaan check and balance tetap berjalan di sini adalah lebih dari yang diperlukan. Namun, itu tidak berarti bahwa jika Anda tidak menerima keluhan apa pun tentang situs web tersebut, maka pemirsa Anda akan puas. Dalam hal ini, Anda harus mempertimbangkan sesuatu seperti survei sesekali untuk melihat apa yang orang katakan. Setelah Anda mendengarkan mereka, fokuslah untuk benar-benar bertindak berdasarkan apa yang mereka katakan dan jadikan pengalaman mereka lebih baik.

Solusi Tidak Sepenting Tujuan Anda Ditetapkan

Manfaat menyimpan daftar tujuan bertindak sebagai demonstrasi kompetensi mereka dan proses pengambilan keputusan, yang keduanya memainkan peran besar dalam pemilihan perusahaan. Pikirkan seperti ini; Anda mencoba menghubungi perusahaan untuk keahlian mereka dalam hal mendesain web dan pemasaran digital, yang pada akhirnya mengarahkan Anda ke pertanyaan mengapa mereka perlu tahu bagaimana menurut Anda segala sesuatunya harus terlihat dan berfungsi. Jelas perusahaan yang Anda pilih harus ahli di bidangnya dan tidak pernah membutuhkan bimbingan Anda, mereka harus membimbing Anda.

Tidak Semuanya Harus Menjadi Perbandingan Kata-demi-Kata

Jadi Anda memiliki banyak tawaran dari berbagai perusahaan, good job! Hanya karena Anda memiliki banyak pilihan untuk dipilih, tidak memberi Anda izin untuk menyarankan responden untuk memasukkan semuanya ke dalam format kontrol yang ketat untuk membuat perbandingan dari segala jenis. Masalah utama dengan metode itu adalah bagaimana hal itu cenderung mengaburkan kekuatan dan kelemahan sebenarnya dari perusahaan yang Anda ajak bicara.

Berikan Lebih Banyak Konteks Daripada Biasanya

Secara umum, siapa pun yang menyediakan lebih banyak backstory cenderung menyelesaikan lebih banyak pekerjaan darinya secara efisien. Misalnya, Anda menginginkan peningkatan besar dalam peringkat pencarian Anda. Dalam kasus khusus ini, Anda akan mulai dengan memberi mereka gambaran tentang status peringkat pencarian Anda saat ini, bagaimana peringkat Anda sekarang? Atau, siapa pesaing utama Anda dan menurut Anda bagaimana Anda bisa keluar darinya?

Demikian pula, Anda mengusulkan tanggal peluncuran dan Anda perlu menyelesaikan semuanya sebelum tanggal tertentu. Coba sebutkan pentingnya tanggal mengapa Anda menganggap Anda tidak bersedia untuk memperpanjang tenggat waktu? Apakah Anda memiliki rencana acara yang ingin Anda adakan setelah peluncurannya berhasil? Atau apakah Anda telah menandainya di buku Anda sebagai tenggat waktu internal yang sewenang-wenang yang Anda rasa harus Anda patuhi?

Mari Kita Pertimbangkan Tiga "Be's"

Untuk menyederhanakan ini dengan cara termudah dan tercepat, lihat daftar tiga Be yang saya miliki di sini untuk Anda:

• Bersikaplah Realistis : Terburu-buru dalam melakukan sesuatu tidak akan membawa Anda ke tujuan akhir Anda dalam waktu dekat; Saya bisa menjamin itu untuk Anda. Ini hanya menciptakan batasan dalam jumlah waktu dan perhatian yang mungkin dapat dipertimbangkan perusahaan untuk dibayarkan kepada Anda, yang akibatnya berarti Anda hanya menyakiti diri sendiri. Anda harus memiliki segala sesuatu yang direncanakan dengan baik.

  Sangat penting untuk menjaga semua yang dikatakan dengan cara yang paling hormat, jadi dalam hal ini Anda harus membuat daftar anggaran dan meneliti sedikit tentang menjaga anggaran yang realistis sebelum Anda menetapkan batas yang tegas karena dapat dengan mudah menjadi bumerang. Ini memudahkan perusahaan untuk menghitung apakah mereka cocok dengan deskripsi untuk proyek Anda, dan sebaliknya, sebelum mereka melanjutkan penyelidikan.

• Terbuka : Jika Anda lebih menyukai pendapat semua orang daripada format proposal dan daftar solusi Anda, Anda mungkin kehilangan beberapa solusi yang sangat menakjubkan.

  Setiap perusahaan terbukti menjadi yang terbaik dengan memilih antara memberi Anda jawaban dengan menggunakan kata-kata yang ingin Anda dengar dan memberikan solusi terbaik sesuai dengan perusahaan dan audiens yang Anda targetkan.

  Alasan mengapa Anda menyarankan untuk menghubungi perusahaan eksternal untuk melakukan apa pun yang Anda perlukan untuk Anda karena anggota tim Anda tidak ahli dalam desain web. Karena mereka asing dengan bagaimana Anda memilih untuk menjalankan sistem Anda, Anda seharusnya senang ketika mereka menantang tugas yang telah Anda tetapkan dengan petunjuk kreatif baru dan mengajukan pertanyaan yang sulit untuk Anda temukan jawabannya! Perusahaan mana pun yang baik akan selalu mengikuti perkembangan tren terpanas di pasar untuk ditawarkan kepada Anda; beberapa Anda bahkan belum menyadarinya.

• Bersikap Hormat : Ini, ini dia. Jika Anda tidak menghormati perusahaan yang Anda hubungi, maka jangan berharap terlalu tinggi tentang email tanggapan positif untuk Anda kapan saja, atau tanggapan apa pun dalam hal ini. Anda harus ingat di mana Anda memiliki banyak pilihan perusahaan untuk dipilih, mereka juga, tidak diragukan lagi memiliki banyak klien untuk dipilih. Jika Anda mengikat mereka dengan banyak cara dengan menambahkan daftar pembatasan yang membebani dan memberikan petunjuk bahwa Anda tidak menghargai waktu mereka, mereka mungkin tidak akan pernah menanggapi permintaan Anda.

Lihat, sekarang tampaknya tidak serumit yang Anda pikirkan.