เคล็ดลับของแบบจำลองการทำงานไฮบริดที่ประสบความสำเร็จ

ในขณะที่บริษัทต่างๆ แย่งชิงพนักงานต้อนรับที่กลับมาที่สำนักงานหลังจากทำงานจากที่บ้านมานานกว่าหนึ่งปี สิ่งหนึ่งที่ชัดเจน: ไปเป็นวันที่พนักงานทุกคนรายงานไปที่โต๊ะห้าวันต่อสัปดาห์ โมเดลการทำงานแบบไฮบริดได้กลายเป็นแนวทางการกลับมาทำงานอย่างโดดเด่น โดยบริษัทระดับโลกเช่น Nationwide, Citigroup, Ford Motor Co., IBM และ General Motors Co. ต่างเลือกที่จะผสมผสานสิ่งที่ดีที่สุดของการทำงานในสำนักงานและการทำงานทางไกล .

ทั่วประเทศได้ขยายทางเลือกการทำงานที่ยืดหยุ่นได้อย่างเป็นทางการในปีนี้ เป็นการเคลื่อนไหวที่ช่วยบริษัทประกันยักษ์ใหญ่ที่ติดอันดับ Fortune 100 ในการสรรหาและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูง รองประธานบริหารและ CHRO Vinita Clements กล่าวกับ Toptal Insights “ทีมผู้นำของเราตระหนักดีว่าพนักงานต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้น และการทำงานทางไกลนั้นสามารถประสบความสำเร็จได้ในหลายบทบาท ในขณะที่รู้ว่าการใช้เวลาในสำนักงานนั้นมีคุณค่า” เธอกล่าว

การสำรวจของ Harvard Business School เกี่ยวกับผู้เชี่ยวชาญเกือบ 1,500 คนที่ทำงานจากที่บ้านตั้งแต่เดือนมีนาคม 2020 ถึงมีนาคม 2021 พบว่า 61% ต้องการทำงานจากที่บ้านสองถึงสามวันต่อสัปดาห์ ในขณะที่ 27% หวังว่าจะทำงานจากระยะไกลตลอดเวลา เพียง 18% ต้องการกลับไปทำงานเต็มเวลา ด้วยบริษัทจำนวนมากที่ดิ้นรนจ้างงานในขณะนี้ พนักงานมีอำนาจต่อรองมากกว่าที่เคย และนายจ้างที่ฉลาดจะทำทุกอย่างเพื่อดึงดูดและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเพิ่งเริ่มพิจารณารูปแบบไฮบริดหรือนำมาใช้แล้ว บทเรียนเหล่านี้—จากผู้นำทางความคิดของพนักงานชั้นนำอย่าง Clements—จะช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ

ปรับแต่งโมเดลไฮบริดของบริษัทของคุณ

ในขณะที่แบบจำลองไฮบริดมีศักยภาพที่จะให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานได้ตามต้องการ และเพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิผลของพนักงานให้สูงสุด แต่บริษัทต่างๆ จะต้องดำเนินการอย่างตั้งใจ Anita Williams Woolley, PhD, รองศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมและทฤษฎีขององค์กรที่ Carnegie Mellon's Tepper School of Business กล่าวว่า "ไฮบริดนั้นยากต่อการจัดการมากกว่าระยะไกลทั้งหมดหรือแบบเผชิญหน้าโดยสมบูรณ์" “การอนุญาตให้ Wild West จัดการได้เอง จะกลายเป็นสิ่งที่แย่กว่าแบบรีโมตทั้งหมดสำหรับบริษัทหลายๆ แห่ง หากพวกเขาไม่ได้คำนึงถึงเรื่องนี้”

หากทีมของคุณยังไม่มีแผนรายละเอียดสำหรับแบบจำลองการทำงานแบบไฮบริด แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว ในการสำรวจผู้บริหารระดับ C-suite ของ McKinsey & Company ในเดือนพฤษภาคม 2564 พบว่า 68% ยอมรับว่าพวกเขายังไม่มีกลยุทธ์หรือสื่อสารกับพนักงาน

ไม่มีการจัดเตรียมสถานที่ทำงานแบบไฮบริดที่มีขนาดเดียว บางบริษัท เช่น Google และ Ford ต่างปล่อยให้แต่ละทีมออกแบบตารางเวลาสำหรับวันทำงานและวันที่บ้าน จีเอ็มได้ขนานนามโมเดลไฮบริดใหม่ว่า "ทำงานอย่างเหมาะสม" และจะช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการทำงานในที่ที่พวกเขาจะได้รับอนุญาตให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด บริษัทอื่นกำลังกำหนดวันทำงานในสำนักงานเฉพาะทั่วทั้งบริษัท Vanguard Group หนึ่งในบริษัทการลงทุนที่ใหญ่ที่สุดในโลก วางแผนที่จะอนุญาตให้พนักงานส่วนใหญ่ทำงานจากที่บ้านในวันจันทร์และวันศุกร์ ที่บริษัทซอฟต์แวร์ Kissflow ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองเจนไน ประเทศอินเดีย พนักงานทำงานจากที่บ้านเป็นเวลาสามสัปดาห์ จากนั้นจึงเดินทางไปยังไซต์งานส่วนกลางเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ของการทำงานร่วมกันในสำนักงาน (โดยชำระค่าที่พักโดย Kissflow)

ผู้นำของบริษัทต้องทำงานหนักเพื่อหาว่าโครงสร้างไฮบริดแบบใดที่จะให้บริการธุรกิจของพวกเขาได้ดีที่สุด John Budd, PhD, ศาสตราจารย์และประธานฝ่ายอุตสาหกรรมสัมพันธ์ Land Grant แห่งศูนย์ทรัพยากรบุคคลและการศึกษาด้านแรงงานของมหาวิทยาลัยมินนิโซตากล่าว “จะมีการจัดการพื้นที่ทางกายภาพอย่างไร? ยิ่งพนักงานสามารถกำหนดตารางเวลาของตนเองได้ง่ายขึ้นเท่าใด ก็ยิ่งต้องใช้พื้นที่มากขึ้นเท่านั้น และวิสัยทัศน์ในการลดค่าใช้จ่ายก็ค่อยๆ จางหายไป” เขากล่าว “พนักงานจะทำงานร่วมกันได้อย่างไร? ทีมงานทั้งหมดต้องอยู่ต่อหน้าพร้อมกัน ซึ่งลดความยืดหยุ่นหรือไม่? มันน่าหงุดหงิดไหมที่มีเพื่อนร่วมงานบางคนและคนอื่นซูมเข้า?”

พิจารณาเพิ่มบทบาทระยะไกลอย่างเต็มที่มากขึ้น

พนักงานแบบไฮบริดมักประกอบด้วยพนักงานสามกลุ่ม ได้แก่ กลุ่มที่ทำงานนอกสถานที่ ผู้ที่ทำงานนอกสถานที่และทางไกล และผู้ที่ทำงานจากระยะไกลตลอดเวลา เมื่อคุณกำหนดรูปแบบงานแบบไฮบริด ประเด็นหนึ่งที่ต้องตรวจสอบคือเปอร์เซ็นต์ของบทบาทงานใหม่และที่มีอยู่ควรอยู่ห่างไกล 100% การทำงานทางไกลอย่างเต็มที่ไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนในการรักษาพื้นที่สำนักงาน แต่ยังเพิ่มผลผลิตของพนักงานอีกด้วย (ผลการศึกษาทางวิชาการพบว่าจริงๆ แล้ว ผู้คนทำงานจากที่บ้านได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในช่วงการระบาดของโควิด-19) นอกจากนี้ยังสามารถขยายแหล่งรวมความสามารถและส่งเสริมความหลากหลาย เนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้ใจกลางเมืองที่มีราคาแพงอีกต่อไป

จากการสำรวจของ McKinsey ที่กล่าวมาข้างต้น มีเพียง 3% ของผู้บริหารระดับ C-suite เท่านั้นที่กล่าวว่าพนักงานที่มีบทบาทที่ไม่จำเป็นในการปฏิบัติงานในสถานที่นั้นจะอยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์ ในขณะที่ 80% กล่าวว่าพนักงานเหล่านี้จะมีตารางการทำงานแบบผสมกันเข้ามาที่สำนักงาน ถึงสี่วันต่อสัปดาห์ แต่ยอดดุลนี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า ทั่วประเทศปิดสำนักงานที่มีอิฐและปูนหลายแห่งทั่วสหรัฐอเมริกา และทำให้พนักงานทุกคนในสถานที่เหล่านั้นต้องอยู่ห่างไกลอย่างถาวร ในฐานะที่เป็นกระแสรายได้เพิ่มเติมที่ไม่คาดคิด บริษัทได้เริ่มให้เช่าพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้ซึ่งบริษัทเป็นเจ้าของให้กับผู้เช่าภายนอก Clements กล่าว

แม้แต่ CEO ของ Fortune 500 ที่ครั้งหนึ่งเคยสงสัยก็สร้างความอบอุ่นให้กับอนาคตซึ่งรวมถึงการทำงานทางไกลด้วย (อาจมีบางอย่างเกี่ยวกับผลกำไรสูงสุดเป็นประวัติการณ์ที่ 14.2 ล้านล้านดอลลาร์ของบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 ในปี 2020) จากการสำรวจของ Gartner พบว่า 74% ของประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินและผู้นำด้านการเงินวางแผนที่จะย้ายอย่างน้อย 5% ของก่อนหน้านี้ พนักงานไซต์ไปยังตำแหน่งระยะไกลอย่างถาวร และในเดือนมิถุนายน Mark Zuckerberg ได้ประกาศว่าพนักงาน Facebook ทุกคนที่มีงานทำจากระยะไกลสามารถทำงานจากที่บ้านได้หากต้องการ

ระวังข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นกับแรงงานไฮบริด

งานไฮบริดมีภาวะแทรกซ้อนและข้อเสีย ตัวอย่างเช่น หากพนักงานไฮบริดที่ทำงานจากระยะไกลไม่ได้รับการเข้าถึงข้อมูล การพัฒนาทางวิชาชีพ และการยอมรับแบบเดียวกันกับผู้ที่อยู่ในไซต์งานบ่อยขึ้น อาจ "สร้างความแตกต่างของสถานะและความแตกต่างของโอกาสทางโอกาสโดยไม่ได้ตั้งใจตามหน้าที่ของใคร ในสำนักงานและใครที่ไม่ใช่” วิลเลียมส์ วูลลีย์กล่าว เหตุผลหนึ่งที่สิ่งนี้เกิดขึ้นคืออคติทางไกล ซึ่งเป็นแนวโน้มตามธรรมชาติที่จะให้ความสนใจและให้ความสำคัญกับสิ่งของหรือผู้คนที่อยู่ใกล้ๆ มากขึ้น (และเหตุการณ์ที่กำลังจะเกิดขึ้นไม่ช้าก็เร็ว)

“ทั่วประเทศได้ปรับปรุงฟอรัม เครื่องมือ และทรัพยากรของเราเพื่อเพิ่มการโต้ตอบและโอกาสสำหรับพนักงานทุกคนในสภาพแวดล้อมแบบไฮบริดของเรา” Clements กล่าว “นอกจากนี้ การสำรวจชีพจรตามปกติของเราช่วยให้เราเข้าใจว่าสิ่งใดใช้ได้ผลดี และจุดไหนที่เราต้องให้ความสนใจมากขึ้น” Nationwide ยังลงทุนในผู้จัดการเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาพร้อมที่จะเป็นผู้นำทั้งในระดับท้องถิ่นและเสมือนจริง และในโครงการการเรียนรู้ การให้คำปรึกษา และการยอมรับ เธอกล่าวเสริม

ภูมิทัศน์การทำงานแบบไฮบริดจะประกอบด้วยพนักงานที่หลากหลาย—ผู้ที่อยู่ห่างไกลกันโดยสมบูรณ์ ในสถานที่ทำงานอย่างสมบูรณ์ หรือทั้งสองอย่างรวมกัน ในหลายกรณี พนักงานเหล่านั้นจะทำงานตามกำหนดการต่างๆ ในเขตเวลาที่แตกต่างกันด้วย โรเบิร์ต บราวน์ รองประธานศูนย์เพื่ออนาคตของการทำงานที่ Cognizant Technology Solutions ซึ่งเป็นบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 กล่าว “บทเรียนอย่างหนึ่งที่ได้เรียนรู้จากการระบาดใหญ่คือ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องสามารถไว้วางใจคนงานของตนให้สามารถทำงานในแต่ละวันให้เสร็จลุล่วงได้ แทนที่จะมีความรู้สึกสมรู้ร่วมคิดมากเกินไปเกี่ยวกับผู้ที่สะโพกของตนนั่งในตำแหน่งใดจุดหนึ่ง เวลา."

ในฐานะบริษัทที่มีการกระจายสินค้าอย่างเต็มรูปแบบที่ใหญ่ที่สุดในโลก Toptal นั้นอยู่ห่างไกล 100% นับตั้งแต่ก่อตั้งขึ้นในปี 2010 นานก่อนที่การระบาดใหญ่ของ COVID-19 จะสร้างตลาดที่ "ห่างไกลอย่างกะทันหัน" ปัญหาอันดับหนึ่งที่ Toptal ระบุด้วยโมเดลไฮบริดที่เกิดขึ้นใหม่คือศักยภาพในการตัดการเชื่อมต่อ อย่างไรก็ตาม จากแนวทางที่รอบคอบของ Nationwide แสดงให้เห็นชัดเจนว่า ธุรกิจต่างๆ สามารถเติบโตได้ในโครงสร้างแบบผสมผสานในบางส่วนโดยการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เพิ่มความรับผิดชอบและความสอดคล้องกัน และการลงทุนซ้ำในบุคลากรของตน

Michelle Labbe หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลของ Toptal กล่าวว่า "ผู้คนกำหนดบริษัท “การเป็นลูกผสมหรืออยู่ห่างไกลกันไม่ได้เปลี่ยนปรัชญาพื้นฐานนั้น” หากมีสิ่งใด การกระจายจะทำให้เหตุผลนั้นแข็งแกร่งขึ้น เพราะมันท้าทายผู้นำในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ อย่างต่อเนื่องว่าพวกเขากระตุ้น ประเมิน และทำงานร่วมกันอย่างไร แนวทางไฮบริดที่ประสบความสำเร็จต้องใช้กลยุทธ์และการวางแผนอย่างรอบคอบ แต่ด้วยความเป็นผู้นำและทรัพยากรที่เหมาะสม ธุรกิจต่างๆ จะได้รับผลตอบแทนมหาศาลจากการลงทุน