Traiter équitablement les employés distants dans un lieu de travail hybride

Vous dirigez une réunion de 16 heures ; cinq employés sont avec vous dans une salle de conférence et d'autres se sont connectés d'ailleurs. Vous demandez à des volontaires de rédiger un rapport pour le PDG, et plusieurs mains se lèvent, dont quelques-unes sur Zoom. Vous appuyez sur la personne assise en face de vous parce qu'elle est la première que vous voyez.

Ceci, en un mot, est un biais de distance sur le lieu de travail : favoriser involontairement les employés les plus proches de vous par rapport à ceux qui sont plus éloignés. David Rock est co-fondateur du NeuroLeadership Institute, un cabinet de conseil qui utilise des méthodes scientifiques pour aider des clients tels que Netflix et Microsoft à développer et développer des compétences non techniques. Il a déclaré à Toptal Insights que cela est basé sur la tendance inconsciente du cerveau à accorder plus d'attention aux événements et aux personnes les plus proches de nous dans le temps et dans l'espace.

Bien que parfaitement normal, le biais de distance, également appelé biais de proximité, peut avoir de graves conséquences pour une entreprise, notamment une baisse de la productivité et de l'engagement des employés et une augmentation de l'attrition. Bhushan Sethi, directeur, co-leader mondial, People and Organization chez PwC, a déclaré à Insights : « Le vieil adage pré-pandémique « loin des yeux, loin du cœur » est réel. Nous savons qu'il existe un biais de proximité dans tous les aspects de notre vie et de notre travail. Nous construisons des relations avec des personnes qui nous sont proches. Il y a un préjugé à faire cela avec les gens qui nous entourent parce que c'est beaucoup plus facile.

Peu importe à quel point les dirigeants d'une entreprise sont évolués, dit Rock, tout le monde a des préjugés. Le biais de distance fait partie du réseau du cerveau pour décider de l'importance d'une chose et de son importance. Orienter votre attention vers des choses plus proches de vous est un raccourci qui vous permet de rester en sécurité et concentré, et aide le cerveau à traiter et trier rapidement de grandes quantités d'informations.

Malheureusement, cela peut également conduire à un traitement inégal des collègues. Les managers sont plus susceptibles d'accorder aux personnes qui travaillent sur site des augmentations plus élevées, des primes plus importantes et plus de promotions par rapport à leurs pairs hors site, déclare Brian Kropp, vice-président du groupe et chef de la recherche RH chez Gartner. Si rien n'est fait, le biais de distance peut créer toutes sortes de conséquences imprévues pour les employés individuels, les équipes et l'ensemble de votre organisation.

Certains des effets dont Sethi a été témoin incluent des travailleurs à distance qui se sentent démoralisés et exclus. Cela peut entraîner des inégalités et une stigmatisation du travail à distance, dit-il, où les employés se sentent obligés de revenir au bureau même si ce n'est pas la meilleure chose pour eux. "Les conséquences finiront par être une équipe inefficace", dit-il.

Un autre coût énorme du biais de distance est la perte des meilleurs talents. Un environnement biaisé peut amener les employés éloignés et hybrides à avoir le sentiment que leur trajectoire de carrière et leur potentiel de revenus sont compromis. Cela, dit Kropp, se produit «alors qu'il y a une expansion massive des opportunités de travail dans d'autres endroits, alors que les entreprises s'intéressent de plus en plus à un environnement de travail hybride à distance. Ces employés iront dans d'autres organisations et y mèneront des carrières réussies.

Des entreprises comme Google, Citigroup, Microsoft et Ford Motor Co. ont déjà annoncé qu'elles passaient à un modèle de travail hybride, et selon Gartner, d'ici 2022, 70 % de la main-d'œuvre mondiale du savoir travaillera à domicile, tout ou partie du temps. temps. Cela crée d'innombrables opportunités pour que le biais de distance s'infiltre et cause des dommages. "Ce que nous devons faire en tant que cadres, c'est trouver comment créer un environnement équitable pour tous nos employés, car la dernière chose que nous voulons faire est de créer un environnement injuste et biaisé pour les personnes qui travaillent réellement", déclare Kropp. .

La première étape pour contrer le biais de distance consiste à prendre conscience de son existence. Voici d'autres moyens d'éviter ces pièges dans votre lieu de travail hybride.

Rendre toutes les réunions virtuelles conviviales

Avec une main-d'œuvre hybride, "vous devez en fait tout concevoir avec une mentalité d'abord virtuelle, car on s'attend à ce que tout le monde ne soit pas ensemble", explique Sacha Connor, PDG de Virtual Work Insider, un cabinet de conseil qui aide à former les dirigeants des entreprises. tels que Toyota, Cisco et Vanguard, et ancien directeur du marketing chez The Clorox Company. "Du point de vue des réunions, supposez toujours que quelqu'un ne sera pas là en personne. Supposez toujours que vous allez avoir une vidéo ou une sorte d'informations d'appel, et assurez-vous que tout le monde peut voir tous les documents et participer.

Les dirigeants doivent également être proactifs en invitant les participants aux réunions à distance dans la discussion, plutôt que de laisser un préjugé de distance dicter qui participe et qui ne le fait pas, dit Connor. Une autre mesure clé consiste à répartir équitablement le fardeau des différences de fuseau horaire. N'organisez pas de réunions d'équipe à la même heure chaque semaine si elles se déroulent en dehors des heures normales de bureau pour certains employés. Au lieu de cela, alternez les heures de réunion afin de ne pas surcharger les employés distants avec trop de sessions en avance ou en retard.

Rock pousse ce conseil un peu plus loin, indiquant que si une personne appelle à une réunion à l'aide d'une plate-forme virtuelle, tout le monde devrait appeler, même si certains invités ne sont que dans des cabines éloignées les unes des autres. Cette pratique est l'un des moyens les plus rapides et les plus simples de supprimer complètement la distance des réunions. "Maintenant, vous voyez tout le monde de manière beaucoup plus égale, vous avez donc beaucoup moins de préjugés", dit-il.

Autoriser tout le monde à des horaires de travail flexibles

Selon les analystes de PwC, les dirigeants peuvent assurer la croissance future de l'entreprise en adoptant la personnalisation et en permettant à tous les employés d'avoir des horaires flexibles. Rock est d'accord. "Personne n'est efficace au maximum assis au même endroit pendant huit heures - personne", dit-il. "Certaines personnes sont capables de se lever à 6 heures du matin et de travailler jusqu'à 10 heures du matin, d'aller au gymnase pendant deux heures, puis de travailler pendant cinq heures d'affilée, et elles font huit ou neuf heures incroyables, ce qui est incroyablement mieux que tout ce qu'elles faisaient auparavant. .”

Donner aux employés du bureau et des bureaux distants la liberté de définir leurs horaires minimisera le biais de distance dans les environnements hybrides en ne donnant pas la priorité à un horaire de travail par rapport à un autre. Cette flexibilité remet également en question les hypothèses que les dirigeants ont sur le présentéisme - si vous autorisez les employés de bureau à avoir plus de flexibilité dans leurs horaires, vous serez moins enclin à faire des hypothèses négatives sur le niveau d'engagement des travailleurs à distance par rapport à sur place. travailleurs.

Aux dirigeants qui rappellent une partie importante de leur effectif au bureau, Rock a quelques conseils supplémentaires : rappelez-vous que ce n'est pas parce que cela peut faire du bien de se retrouver que c'est nécessairement bon pour la productivité. « Vous pourriez nuire à la productivité des gens en les forçant à retourner [au bureau] », dit-il. "En tant que manager, si vous voulez faire revenir les gens, donnez-leur beaucoup de choix car toutes les recherches indiquent que la productivité et la créativité sont bien meilleures lorsque les gens peuvent travailler à domicile."

Considérez activement les employés à distance pour les opportunités

Pour lutter contre les préjugés liés à la distance, les dirigeants doivent devenir beaucoup plus intentionnels dans ce qu'ils font, dit Kropp. Si une nouvelle opportunité se présente pour un membre de l'équipe, par exemple, un responsable ne doit pas l'attribuer en fonction d'une réaction instinctive ou à une personne la plus proche ; ils doivent plutôt choisir délibérément la personne la mieux équipée pour y faire face.

Et si vous avez des questions sur un projet ou un autre problème, cherchez la bonne personne à qui poser des questions à ce sujet, plutôt que la personne la plus proche, ajoute Connor. Au fil du temps, la technologie a permis aux équipes de travail de collaborer de n'importe où. "Mais je pense que l'état d'esprit n'a pas rattrapé la technologie", dit-elle. "Lorsque j'enseigne aux équipes les compétences en leadership virtuel, j'insiste toujours sur le fait que même si les outils technologiques sont importants, vous devez être très bon pour définir les attentes et créer l'inclusion géographique."

Tirez parti des applications de messagerie pour rationaliser la communication

Avec moins de conversations sur les refroidisseurs d'eau et des rodages impromptus dans les couloirs, les travailleurs hybrides sont désavantagés lorsqu'il s'agit d'être au courant. Ils sont également plus susceptibles de faire face à des lacunes de communication que les employés entièrement distants, explique Kropp. "Les gens que je ne vois jamais en personne, avec qui je communique bien parce que je suis plus intentionnel à ce sujet." Lorsqu'une personne est entièrement distante, vous savez que vous devez la taguer sur une plateforme de collaboration, lui envoyer un e-mail de suivi ou l'appeler pour la connecter.

Cependant, avec les employés hybrides que vous voyez en personne de temps en temps, il est facile de supposer que vous les remplirez plus tard. "Mon cerveau me dit : 'Eh bien, je vais les voir, donc je n'ai pas à m'en soucier', mais je ne les vois pas vraiment", explique Kropp. Et voilà, un fil abandonné et un employé hybride qui n'est pas synchronisé.

Les dirigeants doivent élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication uniforme afin que chaque membre de l'équipe soit à jour et ait accès à une source unique de vérité sur les projets partagés. Les applications de messagerie telles que Slack et les plates-formes de flux de travail comme Asana et Trello peuvent vous aider. Par exemple, les responsables peuvent notifier tous les collaborateurs à l'aide de commentaires sur les cartes de tâches dans Asana, ou créer un canal Slack spécifique au projet pour les mises à jour régulières, les ordres du jour des réunions et les post-mortems.

Prendre ces décisions de gestion délibérées et communiquer avec intention aidera à contrer les préjugés liés à la distance et conduira à une main-d'œuvre hybride plus engagée et plus performante. De telles approches en forgeront également une plus inclusive et plus compréhensive, dit Sethi. « Nous voulons avoir de la compassion pour notre peuple ; nous voulons donner aux gens les bons types de flexibilité, que cette personne soit à Denver ou à Delhi », dit-il. En fin de compte, des règles du jeu équitables au travail sont la meilleure chose pour les employés, les finances et les clients. « Vous ne pouvez pas simplement payer du bout des lèvres ; vous devez réellement vous investir dans la conception d'un processus délibéré. Si votre entreprise s'engage à ce que les gens puissent travailler de manière flexible, entièrement à distance ou hybride, il incombe à l'organisation et à l'équipe de direction de donner à chacun la possibilité de progresser.