Cómo preparar un modelo de estado de flujo de efectivo que realmente equilibre

Para descargar el estado de flujo de efectivo de ejemplo utilizado en esta publicación, haga clic aquí.

Ya sea que esté buscando oportunidades de adquisición en HoriZen Capital o construyendo modelos de mejores prácticas, a menudo veo estados de flujo de efectivo que no se concilian con el balance general.

La razón más común es la amplia gama de fuentes de datos que utiliza la empresa: el software de seguimiento de los equipos de ventas, los archivos CapEx mantenidos por el CFO y las métricas de informes de inventario del equipo de adquisiciones, por nombrar algunos. Cuando algo se sale de la línea entre todas estas fuentes, muy rápidamente provoca desequilibrios críticos en un modelo.

He trabajado en varios proyectos de diligencia debida financiera para acuerdos de fusiones y adquisiciones en los que la procedencia de los datos era un problema. Primero, crea dudas y preocupaciones en la mente del comprador: “¿Cómo podemos confiar en la precisión de los números si diferentes fuentes dan resultados diferentes?” Esto puede ser un factor decisivo o puede reducir la confianza en la capacidad de ejecución del equipo. En segundo lugar, genera costos innecesarios derivados del trabajo adicional requerido para extraer las piezas que faltan, lo que genera horas de trabajo adicionales en ambos lados de la transacción. Todo esto se puede evitar siguiendo una metodología estricta pero simple:

Cree modelos financieros con la interconectividad correcta entre los tres estados contables principales: estado de resultados, balance general y P&L.

A continuación se muestra un método paso a paso para garantizar que su flujo de efectivo siempre esté equilibrado y contado. También explicaré la interconectividad entre las diferentes líneas del estado de flujo de efectivo y demostraré por qué las cuentas del balance general y, en particular, el capital de trabajo neto tienen un papel central para que todo funcione. Para ayudarlo a aprender, también he creado una hoja de cálculo de ejemplo que demuestra la interconectividad requerida.

Elaboración de un estado de flujo de efectivo

Hay dos formas generalizadas de construir un estado de flujo de efectivo. El método directo utiliza las entradas y salidas de efectivo reales de las operaciones de la empresa, y el método indirecto utiliza las pérdidas y ganancias y el balance general como punto de partida. Este último es el método más común que se encuentra, ya que el método directo requiere un nivel granular de informes que puede resultar más engorroso.

A continuación se muestra una instantánea de lo que pretendemos lograr. Puede parecer sencillo, pero cada línea representa una serie de cálculos precedentes.

Paso 1: Recuerde la interconectividad entre las pérdidas y ganancias y el balance general

Si bien es básico, vale la pena recordarnos que los activos totales siempre deben ser iguales a los pasivos totales (y al capital). Las pérdidas y ganancias y el balance están interconectados a través de la cuenta de capital en el balance. Cualquier débito o crédito a una cuenta de pérdidas y ganancias tendrá un impacto instantáneo en el balance al registrarse en la línea de ganancias retenidas.

Paso 2: la cuenta de efectivo se puede expresar como una suma y una resta de todas las demás cuentas

Debido a la igualdad inalterable del activo total y del pasivo total, sabemos que:

Activo fijo + Cuentas por cobrar + Inventario + Caja = Patrimonio + Deuda financiera + Cuentas por pagar + Provisiones

La aritmética básica nos permite entonces deducir que:

Caja = Patrimonio Neto + Deuda Financiera + Cuentas por Pagar + Provisiones - Activo Fijo - Cuentas por Cobrar - Existencias

Esto también significa que el movimiento de efectivo (es decir, el flujo de efectivo neto) entre dos fechas será igual a la suma y resta del movimiento (el delta) de todas las demás cuentas:

Flujo de Caja Neto = Δ Caja = Δ Patrimonio + Δ Deuda Financiera + Δ Cuentas por Pagar + Δ Provisiones – Δ Activo Fijo – Δ Cuentas por Cobrar – Δ Inventario

Paso 3: desglose y reorganización de las cuentas

Capital

Como se discutió anteriormente, suponiendo que estamos viendo un balance general antes de cualquier pago de dividendos, la cuenta de capital incluirá la utilidad neta del año en curso. Como tal, tendremos que desglosar la cuenta de forma más detallada para que los ingresos netos del año en curso parezcan más claros.

Lngresos netos

La línea de ingresos netos se compone de partes constituyentes: más prominentemente, EBITDA menos depreciación y amortización (D&A), intereses e impuestos.

Movimientos netos de capital de trabajo

El capital de trabajo comprende tres elementos: inventario y cuentas por cobrar en el lado del activo y cuentas por pagar en el pasivo. Cuando se compensan entre sí, subsecuentemente igualan la posición de capital de trabajo neto, que es el saldo de capital diario requerido para operar el negocio.

No hace falta decir que un mayor movimiento de saldo en un activo de capital de trabajo constituye una salida de efectivo, mientras que lo contrario se aplica a sus contrapartes de pasivo.

Armar una nueva vista de los elementos del balance general

Si agregamos todos los cambios que acabamos de hacer, aparecerán juntos en el siguiente orden:

Para un contador, esto puede parecer bastante fortuito, por lo que es mejor volver a ordenar a la manera de un estado de flujo de caja tradicional:

Paso 4: Convierta el balance general reorganizado en un estado de flujo de efectivo

En esta etapa, puede notar que solo hemos estado usando una posición del balance general: una posición en un punto fijo en el tiempo (31 de diciembre de 2019 en nuestro ejemplo). Para calcular el flujo de efectivo a partir de aquí, necesitaríamos un segundo balance en una fecha diferente. En este ejemplo, utilizaremos el balance general a continuación, que tiene fecha del 31 de diciembre de 2018, antes de la distribución de dividendos del año fiscal 2018.

Hay dos puntos a considerar aquí:

1. A partir del 18 de diciembre, el año fiscal FY19 no había comenzado; por lo tanto, todas las cuentas relacionadas con P&L FY19 serán iguales a cero.
2. La cifra de utilidades retenidas aquí incluirá la utilidad neta del año fiscal 2018.

Para calcular un estado de flujos de efectivo, necesitaremos observar los movimientos entre el 19 y el 18 de diciembre. Gracias a la igualdad que demostramos en el Paso 2, ya sabemos que el flujo de efectivo neto será igual a 20 - 30 = -10.

Simplemente tomando el movimiento entre las posiciones de los dos balances y agregando subtotales para una presentación más clara, ahora hemos creado un estado de flujo de efectivo dinámico y equilibrado:

¿Cómo mejorar sus procesos de estado de flujo de efectivo?

Esta es ahora la parte en la que tener conocimientos de contabilidad clásica resultará útil, aunque no es un requisito previo. El objetivo de crear un estado de flujo de efectivo como el anterior es evaluar y comprender mejor las entradas y salidas de efectivo del negocio por categoría (por ejemplo, operación, financiamiento e inversión). Ahora que tiene un estado de flujo de efectivo que se vincula dinámicamente con el balance general, es hora de profundizar un poco más. Para hacerlo, aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

1. ¿Están categorizadas correctamente todas las cuentas?

Este es un ejercicio bastante forense que esencialmente requerirá que revise cada cuenta de línea utilizada en su software de contabilidad. Una vez analizado, puede llevarse a cabo una discusión con el controlador financiero, o CFO, para cuestionar cualquier discrepancia de opinión sobre la clasificación correcta de los artículos.

Un ejemplo clásico en este escenario son las cuentas comerciales por pagar en CapEx (es decir, pagos pendientes debido a proveedores de activos fijos). Es bastante común que esta cuenta se incluya en las cuentas por pagar comerciales (en el pasivo corriente) y, como tal, se clasifique como capital de trabajo neto. Si este es el caso, deberá eliminarlo de NWC y agregarlo a los flujos de efectivo de la sección de inversión (CFI).

Suponiendo un movimiento de cuentas por pagar comerciales en CapEx de +1 entre el 18 y el 19 de diciembre, haríamos los siguientes cambios en nuestro estado de flujo de efectivo del ejemplo anterior:

2. ¿La presentación es representativa de las entradas y salidas de efectivo reales?

La noción de efectivo y no efectivo puede ser bastante confusa para los no iniciados. Por ejemplo, si la Compañía A vendió un artículo por $40 que compró por $10 en efectivo el año pasado, pero su cliente aún no lo ha pagado, ¿qué debe considerar como "EBITDA en efectivo"? ¿Debería ser $ 30 (ingresos menos COGS, suponiendo que no haya otros gastos operativos)? ¿O debería ser $ 0 (considerando que el artículo comprado se pagó el año pasado y aún no se han cobrado los ingresos)?

Lo que la gente a menudo pasa por alto es que NWC y EBITDA deben analizarse juntos cuando se analiza la generación de efectivo. Cuando el EBITDA se ve afectado por una de las denominadas "partidas que no son en efectivo", recuerde que siempre hay una cuenta de balance afectada concomitantemente. Su responsabilidad como generador de flujo de efectivo es comprender cuál. ¡Y la respuesta a menudo se encuentra dentro de las cuentas incluidas dentro del capital de trabajo neto!

Un ejemplo común de “elementos que no son efectivo” son las provisiones. Recordemos que las provisiones pretenden impactar el P&L de hoy en previsión de un gasto probable en el futuro. Con base en esa definición, es seguro decir que dicho artículo realmente no ha tenido ninguna implicación de efectivo durante el año fiscal, y tendría sentido eliminarlo de nuestro estado de flujo de efectivo.

En el ejemplo de pérdidas y ganancias que hemos usado hasta ahora, parece que las provisiones se registraron por encima del EBITDA. Por lo tanto, si queremos eliminar el impacto de un cambio en la disposición, así es como podemos proceder:

Sin embargo, el problema que encontramos con esta presentación es que nos gustaría que el EBITDA del año fiscal 2019 se reconcilie con el EBITDA según el P&L. Con ese fin, preferimos presentar nuestro estado de flujo de efectivo de la siguiente manera:

También le recomendaría que incluya una nota al pie que explique a qué se referían los elementos que no son en efectivo eliminados. También puede ser apropiado mostrar el componente EBITDA "en efectivo" del negocio, que comprendería lo siguiente:

Obviamente, esto puede volverse bastante engorroso, ya que requiere una coincidencia correcta de todas las cuentas NWC vinculadas a los elementos EBITDA. Sin embargo, no creo que esta complejidad adicional proporcione una visión más clara de las capacidades de generación de efectivo de la empresa, pero puede ayudar al menos a proporcionar a las partes interesadas la mayor cantidad posible de ayuda descriptiva de los números.

Tome las reglas y aplíquelas en la práctica

Espero que esto le proporcione las herramientas para crear efectivamente un estado de flujo de efectivo y que ahora tenga una comprensión más clara de las interconexiones entre las cuentas de pérdidas y ganancias y el balance general. Una vez que comprenda esta metodología, depende de usted reorganizar las diferentes cuentas y presentarlas de la manera que tenga más sentido para sus necesidades particulares y su negocio particular.

Por supuesto, las aplicaciones de la vida real pueden ser un poco más complicadas debido a la cantidad de cuentas en su balance de prueba, la complejidad de los principios contables y cualquier evento excepcional, como una transacción de fusiones y adquisiciones, por ejemplo. Sin embargo, los principios subyacentes siguen siendo exactamente los mismos y, si se siguen a fondo, le permitirán utilizar su tiempo de forma proactiva en lugar de dedicar incontables horas a un ingrato ejercicio de equilibrio.