Wie man ein Budget erstellt, das das ganze Jahr reicht

Zusammenfassung

So erstellen Sie ein Budget, das ein ganzes Jahr reicht

Budgetierung und Prognose sind eine wesentliche Funktion eines Unternehmens. Vom Bauchgefühl eines kleinen Unternehmers bis hin zu den komplexen Modellen eines großen multinationalen Unternehmens hat jedes Unternehmen eine Schätzung, wie viel es verkaufen und wie viel es kosten wird.

Das Problem ist, dass Budgets oft früh im Jahr obsolet werden, trotz teilweise enormer Anstrengungen, sie zu erstellen. Sie werden dann eingemottet, entweder wegen ihrer Ineffektivität oder weil sie eine Quelle der Verlegenheit sind. Eine KPMG-Umfrage unter Finanzfachleuten ergab, dass 56 % der Befragten zustimmten, dass „das Budget irgendwann im Laufe des Jahres nicht mehr relevant war“. Dieselbe Umfrage ergab auch, dass 46 % der Befragten „glauben, dass das aktuelle Budget eine politisch vereinbarte Zahl ergibt, die nicht mit den tatsächlichen Geschäftsaussichten übereinstimmt“.

Die Budgetierung ist oft eine Bottom-up-Angelegenheit, bei der jede Abteilung eine Vorlage erhält, in die sie auf qualitativer Basis Vermutungen über die Zukunft eingibt, manchmal mit vom Management festgelegten Topline-Zielen. Die Personen, die die Prognosen erstellen, sind oft sehr erfahren im Verkauf, der Bereitstellung, dem Betrieb oder der Einstellung, haben jedoch keine formelle Ausbildung in Prognosen. Die sich ändernde und unsichere Natur von Prognosen ist eine Tatsache des Lebens, aber oft wirken sich diese Verzerrungen auf die Genauigkeit des Budgets aus. Dieses Zitat bringt es auf den Punkt:

„Budgets können Gebete sein, verpackt in widersprüchliche Motivationen, eingewickelt in ein Band der Hoffnung“

In diesem Artikel werde ich den Best-Practice-Ansatz behandeln, bei dem qualitative und quantitative Konzepte für den Budgetierungsprozess kombiniert werden, was dazu beitragen kann, die Auswirkungen von Voreingenommenheit zu verringern. Dies bietet eine Struktur, um Annahmen und Testszenarien zu überprüfen, oft außerhalb der kodifizierten Bereiche.

Warum budgetieren wir?

Bevor wir mit dem Hinzufügen eines neuen Systems beginnen, lassen Sie uns einige der Grundlagen von Zielen und Verwendung eines Budgets wiederholen.

• Allokation finanzieller Ressourcen – Geld ist das Lebenselixier eines Unternehmens. Es ist von entscheidender Bedeutung, genug davon zu haben, um den Betrieb, neue Geschäftsinitiativen und Akquisitionen zu unterstützen. Der Budgetierungsprozess entspricht im Wesentlichen dem, was mit den vorhandenen Ressourcen möglich ist.
• Unterstützung des strategischen Plans – Der Budgetierungsprozess sollte sich auf die wichtigen Schritte konzentrieren, die Sie im Laufe des Jahres unternehmen müssen, um Ihren strategischen Plan zu unterstützen. Es sollte die Koordination der Abteilungen darlegen und die Benchmarks setzen, um zu signalisieren, ob der Plan erfolgreich ist.
• Initiativenverfolgung – Neue Initiativen sind oft die Basis für Wachstum. Da es sich um Neuland handelt, haben die getroffenen Annahmen zu Erlösen und Kosten in der Regel einen größeren Spielraum. Sobald das Jahr beginnt, dient das Budget dazu, ausgewählte Initiativen zu verfolgen, um ihren Erfolg oder Misserfolg zu messen.
• Kostenkontrolle – Budgets geben Managern Feedback zu ihrer Leistung und sollten sie dazu anregen, bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen und Überleistungen und mögliche Chancen zu erkennen.

Einige grundlegende Best Practices für die Budgetierung

Bevor wir auf ein Beispiel für das Hinzufügen einer quantitativen Methodik eingehen, möchte ich einige Best Practices für die Budgetierung im Allgemeinen durchgehen. Obwohl sicherlich nicht erschöpfend, habe ich festgestellt, dass diese Schritte Zeit und Ressourcen sparen, indem sie Budget Iterationen reduzieren und die Koordination der Abteilungen verbessern.

• Legen Sie einen Zeitplan fest – Obwohl der Zeitplan offensichtlich ist, sollte er detailliert genug sein, um die Budgetierung einzelner Abteilungen, abteilungsübergreifende Überprüfungen und konsolidierte Überprüfungen des Arbeitsbudgets zu ermöglichen. Ich habe Unternehmen gesehen, die Budgetkonsolidierungen nur wenige Tage vor einer Vorstandssitzung durchgeführt haben.
• Topline-Guidance frühzeitig vermitteln – Wenn ein Budgetierungsprozess mit der Klärung aller Top- und Bottom-Line-Ziele beginnt und die Informationen an die Manager verteilt werden, kann dies später im Prozess viel Zeit sparen. Als aktuelles Beispiel erzählte mir ein COO, dass er ein Budget mit 8 % Wachstum erstellt hatte, aber der PE-Investor des Unternehmens wollte 20 % sehen, also musste er den gesamten Prozess noch einmal durchlaufen.
• Zusammenarbeit im Team – Siled Budgeting widerspricht dem Ziel eines Budgets, das die operativen Ziele zur Unterstützung des strategischen Plans rigoros überprüft. Marketing, Vertrieb, Produkt, HR und Betrieb sind alle auf die Funktionen des jeweils anderen angewiesen. Hilfreich sind dabei frühzeitig teamübergreifende Meetings mit definierten Agenden und gemeinsamen Annahmen.

Arten von Budgetierungsmethoden

Prognoseansätze können Bottoms-up-, Top-down-, Crowdsourcing- und nullbasierte Methoden umfassen, um nur einige zu nennen. Methodologien für jeden können in qualitativ oder quantitativ unterteilt werden. Qualitativ wird durch das Urteil des Budgetbesitzers gekennzeichnet, während quantitativ eher mathematisch basiert. Folglich haben sowohl qualitative als auch quantitative Prognosemethoden jeweils ihre jeweiligen Stärken und Schwächen.

Voreingenommenheit kann den Nutzen von Budgetierungstechniken erheblich beeinträchtigen, daher ist es wichtig, die politischen Aspekte einer Methode zu berücksichtigen. Ob es nun darum geht, dass ein Vertriebsmitarbeiter „das System austricksen“ muss, um die Chancen auf den Bonus zu erhöhen, oder dass die Geschäftsleitung Ziele erreichen muss, um die Investoren zu beruhigen, Vorurteile belasten oft den Budgetierungsprozess.

Auch einfache quantitative Methoden haben ihre Schwächen. Ein neuer Kunde von mir verwendete während seines Budgets das durchschnittliche monatliche prozentuale Wachstum des Vorjahres, um Produktverkäufe zu prognostizieren. Obwohl dies ein sehr vernünftiger Ansatz ist, habe ich darauf hingewiesen, dass das prozentuale Wachstum im Laufe des Jahres zurückgegangen ist. Die Verwendung dieses Gesamtjahresdurchschnitts könnte zu einer systematisch aggressiven Prognose führen, falls sich der Trend fortsetzen oder sogar abflachen sollte.

Meiner Meinung nach sind quantitative Prozesse die bessere Wahl für die Kombination mit qualitativen Prozessen, da sie helfen, Annahmen basierend auf den oben genannten Problemen auf Fehler zu überprüfen. Ich empfehle eine quantitative Basis, da sie schnell und relativ unvoreingenommen ist. Es untersucht auch die „funktionsdefinierenden“ Beziehungen des Unternehmens zwischen Ausgaben und Einnahmen sowie Wachstumstrends. Solche Methoden eignen sich auch besser für die Szenarioplanung und können eine gute Grundlage für Benchmarking und rollierende Prognosen sein.

Argumente für die Verwendung sowohl quantitativer als auch qualitativer Methoden

Die Verwendung nur einer zusätzlichen Budgetierungstechnik kann die Relevanz Ihrer Prognose erhöhen, indem sie als Kontrolle für die andere dient. Ich glaube auch, dass es wichtig ist, eine Methodik zu wählen, die den anderen herausfordern und seine blinden Flecken kompensieren kann. Ich habe festgestellt, dass die Verwendung einer quantitativen Prognosetechnik bei der Bewertung einer qualitativen Prognose äußerst wertvoll ist, insbesondere in einer iterativen Umgebung.

Unterschiedliche Methoden haben unterschiedliche Kosten und Zeitanforderungen. Doch in der heutigen Zeit sehen wir, dass Data Science eine zunehmende Rolle bei der Entwicklung und Wartung von Vorhersagetools spielt, die dazu beitragen, die Zeit zu reduzieren, die zum Analysieren von Szenarien erforderlich ist.

Die Einbeziehung einer quantitativen Methode, wie z. B. einer Trend- oder ökonometrischen Analyse, ist eine Möglichkeit, Verzerrungen aus Projektionen zu entfernen. Diese Methoden können identifizieren, was in einer Prognose spekulativ ist, und Szenarien außerhalb der Bandbreiten des Gruppendenkens liefern. Sie können eine Richtlinie bieten und helfen, eine Diskussion darüber zu beginnen, was geändert werden muss, um das prognostizierte Ziel zu erreichen. Statistische Methoden verlassen sich auf die Qualität der zugrunde liegenden Daten und können durch solides objektives Denken ergänzt werden.

Sie können jedoch ausgeklügelt und ein wenig „black boxy“ sein, wenn Sie nicht mit ihrer Funktionsweise vertraut sind. Unbereinigt kommen sie auch nicht gut mit großen Veränderungen im zugrunde liegenden Geschäft zurecht. Achten Sie auf Stichprobengröße und Datenqualität, Kompromisse bei beiden wirken sich auf die Endqualität der Erkenntnisse und Qualität aus.

Hinzufügen eines quantitativen Elements zu Ihrem Budgetierungsprozess

In diesem Abschnitt werde ich einen Prozess demonstrieren, bei dem ein Bottom-up-Budget mit einem quantitativen Prozess verglichen wird. Darin wird erläutert, wie die Grundlage für das Budget zu prüfen ist.

Für dieses Beispiel verwenden wir die lineare Regression. In ihrer einfachsten Definition versucht die lineare Regression, eine Linie durch Daten zu finden, die den Abstand von dieser Linie zu allen Punkten minimiert. Dies zeigt den Trend der Daten an. Obwohl es je nach Stichprobengröße und Art der Daten manchmal nicht theoretisch rein ist, finde ich es dennoch ein sehr nützliches Werkzeug. Außerdem werden häufig andere Regressionsmethoden verwendet, wie z. B. ARIMA, die sich auf Zeitreihen, Nichtlinearität oder Saisonabhängigkeit spezialisieren können, aber Sie können jede Methode in den allgemeinen Schritten ersetzen, die wir zur Überprüfung eines Budgets durchlaufen werden.

Analysieren von Zeitreihendaten

Bei diesen Beispielen gehen wir von einem soeben erhaltenen G&V-Budget der Sparten aus. Das Budget setzt sich hier vom Umsatz bis zum EBITDA zusammen.

Für diese Zeitreihenanalyse kann erstmals eine lineare Regression verwendet werden. Dies ist besonders nützlich für Teile der GuV, in denen das Management keine direkte Kontrolle hat, wie z. B. Einnahmen und in geringerem Maße COGS (durch Lieferantenpreise). Unter Verwendung der Ist-Zahlen der letzten zwei Jahre zeigt eine schnelle Plausibilitätsprüfung, dass das Budget eine große Topline-Beschleunigung erwartet, kombiniert mit niedrigeren Margen.

Der nächste Schritt besteht darin, die quantitative Methodik zu verwenden, um ein Trendmodell der P&L zu replizieren. Wir beginnen mit der ersten Einnahmezeile des Budgets, Wiederkehrende Einnahmen. Ich versuche oft, mindestens 24 Monate an Daten zu verwenden, wenn Sie es haben, aber wenn Sie weniger haben, kann es immer noch gelten.

Für diese Übung verwenden wir Excel, das eine Reihe von Möglichkeiten bietet, dies zu tun. Der erste Weg führt über das Data Analysis add-in im Data . Nehmen Sie zuerst die Daten und verschieben Sie sie auf ein eigenes Blatt und richten Sie die Daten in Spalten aus. Fügen Sie dann eine Spalte hinzu, um die beteiligten Zeiträume darzustellen. Wählen Sie danach das Paket Datenanalyse und dann Regression aus.

Wählen Sie auf der Seite Regressionsanalyse die Daten, die Sie regressieren möchten (in diesem Fall Wiederkehrende Einnahmen), im Input Y Range und die Perioden im Input X Range aus. Sie möchten Labels auswählen, wenn Sie Titel über den Daten haben. Im Ausgabebereich lege ich normalerweise die Ausgabe auf das Blatt, das ich für die Analyse verwende, aber das ist eine persönliche Präferenz.

Drücken Sie nun OK und Sie generieren die Ausgabe der Regression.

Die Regressionsausgabe liefert uns die Informationen, die wir zur Berechnung des Trends benötigen. Es wird uns auch einige nützliche Statistiken über die zugrunde liegende Funktion des Unternehmens liefern. Dazu gehören die geringfügige Zunahme der Daten im Laufe der Zeit, die Möglichkeit, Szenarien zu betrachten und wie gut das lineare Modell zu den Daten passt.

Dekodierung der Excel-Regressionsausgabe

Die Regressionsausgabe erstellt die folgende Analyse:

Unser Hauptinteresse gilt der Ausgabe von Grenz- und Festerträgen. Wir finden diese im gelb schattierten Abschnitt mit dem Schnittpunkt als Konstante und dem Zeitraum als Steigung (die lineare Modellformel in Excel wäre =Intercept + Period * future periods . Dies gibt uns die Grundlage für die Trendprognose für wiederkehrende Einnahmen indem wir diese Eingaben in unserer Formel verwenden und die größeren Zeiträume ersetzen.Sobald wir eine Trendprognose für wiederkehrende Einnahmen haben, können wir sie objektiv mit dem vorgelegten Budget vergleichen.Zusätzlich nutzen wir die Ausgabe des Konfidenzintervalls um die Abweichung im Trend zu sehen.

Wenn wir diesen Trend gegen das vorhandene Budget abbilden, können wir die Eignung prüfen.

Wir wiederholen die Formeln unter Verwendung der grün schattierten Eingaben für hohe und niedrige Trendschätzungen. Dies gibt uns mathematisch strenge Grenzen für die Untersuchung, die durch den grauen Bereich in der rechten Grafik dargestellt werden.

Bewertung der Zeitreihenausgabe

Aus den vorherigen Diagrammen können wir sehen, dass das Budget weit über dem Trend und seiner Varianz liegt. Wenn wir die durchschnittliche monatliche Erhöhung des Budgets berechnen, ist sie fast dreimal so groß wie der jüngste Trend (99,1 $ bis 33,5 $). Auch hier verwenden wir für dieses Beispiel einen einzelnen Zeitrahmen von Daten und ein univariates lineares Modell.

Dies sollte die Grundlage für die Diskussion mit dem Team oder Budgetbesitzer darüber bilden, was die Outperformance antreibt. Ich finde dies wichtig, um entweder die quantifizierbaren Maßnahmen oder Ereignisse zu finden, die die Outperformance vorantreiben, oder um eine Grundlage für die Neubewertung der Annahmen zu schaffen oder die Ziele in Frage zu stellen, die zu diesem Budget geführt haben. Dies kann organische Wachstumsannahmen, Neugeschäftswahrscheinlichkeiten und die zugrunde liegenden Ausgaben umfassen, die erforderlich sind, um dieses Ergebnis zu erzielen.

Bestimmung der Beziehungen zwischen budgetierten Zahlen

Nachdem wir nun gesehen haben, wie man eine Regression verwendet, um Zeitreihenbudgets zu untersuchen, werden wir sie verwenden, um Beziehungen innerhalb des Unternehmens zu untersuchen. Bei der Budgetierung verwende ich häufig die Zeitreihenstruktur für Elemente, die größtenteils außerhalb der Kontrolle des Unternehmens liegen, was in erster Linie Einnahmen sind. Für die Beziehungsnutzung suche ich nach dem, was auf Grenzkostenbasis erforderlich ist, um das Wachstumsniveau zu unterstützen. In diesem Beispiel werden wir uns ansehen, wie sich die Betriebsausgaben auf die Einnahmen beziehen.

In diesem Budget haben wir eine Betriebsausgabe, die die Einnahmen genau zu verfolgen scheint. Wir können die Beziehung zwischen den beiden untersuchen, indem wir ein Streudiagramm verwenden. Dies gibt uns eine Vorstellung von der marginalen Beziehung zwischen den beiden und zeigt, wie gut sie angepasst sind, indem wir die Variation um die Regression herum sehen.

Wir können die Regression aus dem Timeseries-Beispiel replizieren, indem wir Operations Expense zur abhängigen Variablen und Total Revenue zur unabhängigen Variablen machen. Das Streudiagramm, das die Korrelation zu den beiden zeigt, wurde aus der folgenden Ausgabe abgeleitet.

In diesem Fall gibt der Grenzbetrag die Höhe der Erhöhung der Betriebskosten pro Umsatzdollar an. In den letzten zwei Jahren sind die Betriebskosten pro Dollar Umsatz um 0,72 Dollar gestiegen. Dies würde darauf hindeuten, dass die Betriebskosten als Prozentsatz der Einnahmen in den letzten zwei Jahren gestiegen sind, was in der Tat der Fall ist. Auch das R² (Bestimmtheitsmaß) von 83,5 % weist auf eine starke Korrelation (und damit Beziehung) zwischen den beiden Variablensets hin

Mit den Ergebnissen der Regression können wir nun ein Trendmodell aufbauen. Da es sich jedoch um ein Beziehungsmodell handelt, haben wir zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Wir können das Modell basierend auf den budgetierten Umsatzbeträgen aufbauen, zusätzlich zu den Umsatztrendergebnissen aus unserer vorherigen Regression.

Sehen wir uns zunächst den Umsatz mit dem Modell auf Basis des budgetierten Umsatzes an. Dieser Ansatz ermöglicht es uns, die im Budget eingebetteten Randannahmen zu betrachten. Wie zuvor konstruieren wir sowohl die Trendlinie als auch die Variabilität.

Da das Budget nahe am Trend liegt und deutlich innerhalb des Schwankungsbereichs liegt, erscheint das Budget angemessen. Die Analyse wirft jedoch einige Fragen für den Budgetverantwortlichen auf.

Wir können sehen, dass das Budget dem Trend für das erste Halbjahr folgt und dann beginnt, hinterherzuhinken. Dies würde darauf hindeuten, dass der Budgetbesitzer ein gewisses Maß an Effizienz von früheren Vorgängen erwartet. Tatsächlich ist das Budget bis Dezember um 10 % niedriger als der Trend. Die Diskussion könnte sich darauf konzentrieren, was die Effizienz im späteren Teil des Jahres antreibt.

Die zweite Analyse unter Verwendung der Ergebnisse würde darin bestehen, das Modell unter Verwendung der Trendeinnahmen erneut auszuführen. Dies würde es uns ermöglichen, das Budget mit der Trendbeziehung zu vergleichen. Wieder nehmen wir die Regressionsergebnisse und berechnen den Trend anhand der Trendumsätze.

Da die Trendeinnahmen deutlich unter den budgetierten Einnahmen liegen, liegen auch die Betriebskosten unter dem Budget. Diese Analyse würde zu Problemen führen, wenn Ausgaben vorgezogen werden müssen oder von den budgetierten Einnahmen abhängen. Diese Analyse könnte auch eine Risikoanalyse von Eventualitäten auslösen, falls die Einnahmen nicht zustande kommen.

Ein quantitatives Modell für Budgetvergleiche und rollierende Prognosen

Jetzt, da wir sowohl die Zeitreihen als auch die Beziehungswerkzeuge haben, können wir ein quantitatives Modell der GuV erstellen. Mit Einnahmen, die auf Zeitreihenbasis berechnet werden, und Ausgaben, die auf dem Verhältnis zu Einnahmen basieren, können wir eine Trend-P&L projizieren. In diesem Fall erstellen wir den Trend mit den Excel-Funktionen für =SLOPE() und =INTERCEPT() . Dies kann uns ein dynamisches Modell liefern, das das ganze Jahr über aktualisiert werden kann.

Dieses quantitative Tool kann nicht nur zur Budgetbewertung, sondern auch als Grundlage für rollierende Prognosen, Benchmarking oder alternative Prognosemethoden verwendet werden. Ich habe festgestellt, dass dieses Tool unglaublich nützlich ist. Die Abweichung vom Trend liefert zusätzliche Informationen über die Effektivität von Geschäftsinitiativen oder kann Frühwarnungen geben, wenn sich die tatsächlichen Ergebnisse in die falsche Richtung entwickeln.

Bei dieser Übung werden nicht viele Verwaltungsressourcen beansprucht. Die zugrunde liegenden Statistiken stammen aus der tatsächlichen Geschäftstätigkeit des Unternehmens und beinhalten keine Voreingenommenheit der Agenten. Dadurch können Abweichungen vom Trend Aufschluss darüber geben, wie sich das Geschäft verändert und um wie viel genau. Auch eine Szenarioanalyse ist möglich: Hoch und Tief können auf unterschiedliche Niveaus oder automatisch auf eine bestimmte Schwankungsschwelle gesetzt werden.

Trend mit Budget vergleichen

Wir können nun die Trendergebnisse mit dem eingereichten Budget vergleichen. Wir können das eingereichte Budget Zeile für Zeile prüfen und die Annahmen bewerten, Benchmarks setzen und überprüfen, wie das Unternehmen in der Vergangenheit gelaufen ist.

Wie Sie sehen können, zeigt die Trendanalyse, dass das Unternehmen möglicherweise eine zu optimistische Topline-Prognose hat. Die Umsatzprognose könnte überschießen, da die Kosten steigen, um die EBITDA-Ergebnisse im Einklang zu halten. Dieses Risiko besteht hier darin, dass Manager auf budgetierte Ausgabenniveaus übergehen und die Umsatzergebnisse hinterherhinken, was sich negativ auf die Gewinnmargen auswirkt.

Wie ich bereits erwähnt habe, geben die Leute, die qualitative Budgets erstellen, auch die Erzählung vor, und dies kann manchmal im Einklang mit ihrer Mikro-Agenda innerhalb des Unternehmens als Ganzes stehen.

Erstellen eines Budgets, das ein Jahr dauert

Wir haben unser qualitatives Budget nun um einen quantitativen Ansatz erweitert. Auch wenn das Budget am Ende gleich bleiben mag, hat dieser erweiterte Ansatz Risiken aufgezeigt, Szenarien bereitgestellt, die geplant werden können, und den Budgetverantwortlichen einen Leistungsmaßstab geliefert. Wir haben auch ein Modell, mit dem wir zukünftige Trends vorhersagen können, um Benchmarks zu setzen, die es zu schlagen gilt.

Budgets können, sagen wir, unrealistisch sein und eher dazu dienen, den Vorstand zufrieden zu stellen oder eine hohe Messlatte zu setzen, um Ergebnisse zu fördern, anstatt direkte Managementzwecke. Anspruchsvolle Budgetierung setzt eine positive Mentalität, aber wenn es keine Methode dafür gibt, wird die Genauigkeit zweifelhaft sein. Tools wie die hier beschriebenen bieten eine quantitative Überprüfung, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.

Wie immer lassen sich Prognosen und Budgets am besten mit einem Toolbox-Ansatz erzielen, und das Hinzufügen einer weiteren Methodik hilft Ihnen dabei, über den Tellerrand des „Gruppendenkens“ hinauszublicken. Die Verwendung einer rollierenden Prognose und verschiedener Prognosemethoden kann die Effektivität der Prognose verbessern. Wenn ich Prognosen mache, gibt mir die Beurteilung, welche Tools am besten funktionieren, einen Einblick in die Funktion des Unternehmens. Wenn Sie dieser Mentalität folgen, können Sie ein Budget erstellen, das das ganze Jahr reicht.

Zu einem späteren Zeitpunkt werde ich dieses Beispiel erneut aufgreifen, um zu zeigen, wie man Budgets verfolgt, sie währenddessen optimiert und eine nützliche Post-Mortem-Analyse durchführt, um festzustellen, wie sich die Realität im Verhältnis zu den Erwartungen entwickelt hat.