如何制定持續一整年的預算

執行摘要

如何制定持續一整年的預算

預算和預測是企業的基本功能。 從小企業家的直覺到大型跨國公司的複雜模型，每家企業都對自己的銷售額和成本有一個估計。

問題是預算往往在年初就過時了，儘管有時在準備預算方面付出了巨大的努力。 然後他們被封存起來，要么是因為他們的效率低下，要么是因為他們是尷尬的根源。 畢馬威對金融專業人士的一項調查發現，56% 的受訪者同意“在一年中的某個時候，預算不再具有相關性”。 同一項調查還發現， 46% 的受訪者“認為當前預算產生的政治同意數字與實際業務前景不符。”

預算通常是自下而上的事情，每個部門都有一個模板，他們在其中輸入對未來的定性猜測，有時還有管理層設定的最高目標。 進行預測的人通常在銷售、供應、運營或招聘方面非常有經驗，但沒有接受過正式的預測培訓。 預測的變化和不確定性是不爭的事實，但這些偏差通常會影響預算的準確性。 這句話概括地概括了它：

“預算可以是祈禱，裝在相互矛盾的動機中，包裹在希望的絲帶中”

在本文中，我將介紹將定性和定量概念結合到預算過程中的最佳實踐方法，這有助於減少偏見的影響。 這將提供一個結構來審查假設和測試場景，通常在編纂範圍之外。

我們為什麼要預算？

在我們開始添加新系統之前，讓我們回顧一下目標和預算使用的一些基礎知識。

• 財務資源分配——金錢是公司的命脈。 擁有足夠的資金來支持運營、新業務計劃和收購至關重要。 預算編制過程本質上是將可能的情況與現有資源相匹配。
• 戰略計劃支持- 預算過程應側重於您在一年中必須採取的重要步驟，以支持您的戰略計劃。 它應該安排部門的協調，並設定基準以表明計劃是否成功。
• 倡議跟踪- 新倡議通常是增長的基礎。 由於它們是一個未知的領域，對收入和成本的假設通常具有更廣泛的可能性。 一年開始後，預算的目的是跟踪選定的計劃以衡量其成功或失敗。
• 費用控制- 預算向經理提供有關其績效的反饋，並應激勵他們在必要時採取糾正措施，並識別超額績效和可能的機會。

一些基本的預算最佳實踐

在我們進入添加定量方法的示例之前，我想回顧一下一般預算的一些最佳實踐。 雖然肯定不是詳盡無遺，但我發現這些步驟將通過減少預算迭代和改善部門協調來節省時間和資源。

• 設定時間表——雖然很明顯，但時間表應該足夠詳細，以允許單獨部門預算、跨部門審查和合併工作預算審查。 我見過公司在董事會會議前幾天進行預算合併審查。
• 儘早傳達頂線指導- 通過明確所有頂線和底線目標並將信息分發給經理來開始預算流程，可以在流程的後期節省大量時間。 舉一個最近的例子，一位首席運營官告訴我，他做了一個 8% 增長的預算，但該公司的 PE 投資者希望看到 20%，所以他們不得不重新經歷整個過程。
• 團隊協作——孤立的預算與嚴格審查支持戰略計劃的運營目標的預算目標背道而馳。 市場營銷、銷售、產品、人力資源和運營都依賴於彼此的職能。 在這方面，儘早進行具有明確議程和共同假設的跨團隊會議是有幫助的。

預算方法的類型

預測方法可以包括自下而上、自上而下、眾包和從零開始的方法，僅舉幾例。 每種方法都可以分為定性或定量。 定性以預算所有者的判斷為標誌，而定量則以數學為基礎。 因此，定性和定量預測方法都有各自的優勢和劣勢。

偏見會顯著影響預算技術的實用性，因此考慮方法的政治方面非常重要。 無論是銷售人員需要“玩弄系統”以增加獲得獎金的機率，還是高級管理人員需要達到目標以安撫投資者，偏見往往會使預算流程緊張。

簡單的定量方法也有其弱點。 對於我最近的一個客戶，在其預算期間，它使用上一年的平均月增長率來預測產品銷售。 雖然這是一個非常合理的方法，但我確實指出這一年的增長率下降了。 如果趨勢繼續甚至趨於平穩，使用該全年平均值可能會導致系統性的激進預測。

在我看來，定量過程是與定性過程相結合的最佳選擇，因為它們有助於檢查基於上述問題的假設。 我推薦定量基礎，因為它快速且相對公正。 它還探討了公司在支出和收入之間的“功能定義”關係以及增長趨勢。 這些方法對於情景規劃也更有用，並且可以作為基準測試和滾動預測的良好基礎。

同時使用定量和定性方法的案例

僅使用一種額外的預算技術可以通過作為對另一種的檢查來擴展您的預測的相關性。 我也認為選擇一種可以挑戰對方並彌補其盲點的方法很重要。 我發現在評估定性預測時使用定量預測技術非常有價值，尤其是在迭代環境中。

不同的方法有不同的成本和時間要求。 然而，在當今時代，我們看到數據科學在構建和維護預測工具方面發揮著越來越大的作用，這些工具有助於減少解析場景所需的時間。

結合定量方法，例如趨勢或計量經濟分析，是消除預測偏差的一種方法。 這些方法可以識別預測中的推測性內容，並提供群體思維範圍之外的場景。 他們可以提供指導並幫助開始討論必須改變什麼才能達到預測目標。 統計方法依賴於基礎數據的質量，並且可以通過紮實的客觀思維來增強。

但是，如果您不熟悉它們的工作方式，它們可以是複雜的並且有點“黑盒子”。 未經調整，它們也不能很好地應對基礎業務的巨大變化。 注意樣本量和數據質量，兩者的妥協都會影響洞察力和質量的最終質量。

在預算流程中添加量化元素

在本節中，我將演示一個將自下而上的預算與量化過程進行比較的過程。 這將解釋如何檢查預算的基礎。

對於這個例子，我們將使用線性回歸。 在其最簡單的定義中，線性回歸試圖通過數據找到一條線，以最小化從該線到所有點的距離。 這表明了數據的趨勢。 雖然有時根據樣本量和數據性質在理論上並不純粹，但我仍然發現它是一個非常有用的工具。 此外，還有其他經常使用的回歸方法，例如 ARIMA，它可以專門用於時間序列、非線性或季節性，但您可以在我們審查預算的整個步驟中替換任何方法。

分析時間序列數據

對於這些示例，我們從剛剛收到的部門損益預算開始。 這裡的預算包括一直到 EBITDA 的收入。

線性回歸的首次使用可用於此時間序列分析。 這對於管理層無法直接控制的損益表部分尤其有用，例如收入，以及在較小程度上的銷貨成本（通過供應商定價）。 使用過去兩年的實際情況，快速的健全性檢查顯示預算預計收入將大幅加速，同時利潤率較低。

下一步是使用定量方法來複製損益的趨勢模型。 我們將從預算的第一條收入線開始，即經常性收入。 如果你有數據，我經常嘗試使用至少 24 個月的數據，但如果你有更少的數據，它仍然可以應用。

對於本練習，我們將使用 Excel，它有多種方法可以做到這一點。 第一種方法是通過Data菜單上的Data Analysis add-in 。 首先，獲取數據並將其移動到自己的工作表中，並將數據定向到列中。 然後添加一列來表示所涉及的時間段。 之後，選擇 Data Analysis 包，然後選擇Regression 。

在回歸分析頁面上，在Input Y Range和Input X Range中選擇要回歸的數據（在本例中為經常性收入）。 如果數據上方有任何標題，則要選擇Labels 。 在輸出部分，我通常將輸出放在我用於分析的工作表上，但這是個人喜好。

現在按OK ，您將生成回歸的輸出。

回歸輸出將為我們提供計算趨勢所需的信息。 它還將為我們提供一些有關業務基礎功能的有用統計數據。 這將包括數據隨時間的邊際增長、查看場景的能力以及線性模型與數據的擬合程度。

解碼 Excel 回歸輸出

回歸輸出構建以下分析：

我們的主要興趣是邊際和固定收入輸出。 我們可以在黃色陰影部分找到這些，其中截距為常數，週期為斜率（Excel 中的線性模型公式為=Intercept + Period * future periods 。這將為我們提供經常性收入趨勢預測的基礎通過在我們的公式中使用這些輸入並替換更大的時期。一旦我們對經常性收入進行了趨勢預測，我們將能夠客觀地將其與提交的預算進行比較。此外，我們將利用置信區間輸出看趨勢的變化。

將這一趨勢與現有預算進行對比，可以讓我們關注是否合適。

我們使用綠色陰影輸入重複這些公式來進行高低趨勢估計。 這將為我們提供數學上嚴格的檢查界限，如右側圖表中的灰色區域所示。

評估時間序列輸出

從之前的圖表中，我們可以看到預算遠高於趨勢及其方差。 如果我們計算預算的平均每月增長，它幾乎是最近趨勢（99.1 美元到 33.5 美元）的 3 倍。 同樣，我們在此示例中使用單一時間框架的數據和單變量線性模型。

這應該構成與團隊或預算所有者討論是什麼推動了出色表現的基礎。 我發現這很重要，要么找到推動業績優異的可量化行動或事件，要么為重新評估假設或挑戰導致本預算的目標提供基礎。 這可能包括有機增長假設、新業務概率和實現這一結果所需的基本支出。

確定預算數字之間的關係

既然我們已經了解瞭如何使用回歸來檢查時間序列預算，我們將使用它來檢查業務內的關係。 在製定預算時，我經常對大部分不受業務控制的項目（主要是收入）使用時間序列結構。 對於關係使用，我正在尋找在邊際成本基礎上支持增長水平的方法。 在本例中，我們將研究運營費用與收入的關係。

在此預算中，我們的運營費用似乎與收入密切相關。 我們可以使用散點圖檢查兩者之間的關係。 通過查看回歸周圍的變化，這將使我們了解兩者之間的邊際關係，以及它們的擬合程度。

我們可以通過將運營費用作為因變量並將總收入作為自變量來複製時間序列示例中的回歸。 顯示兩者相關性的散點圖來自以下輸出。

在這種情況下，邊際金額表示每美元收入的運營費用增加量。 在過去兩年中，每增加 1 美元的收入，運營費用就會增加 0.72 美元。 這表明運營費用佔收入的百分比在過去兩年中一直在攀升，確實如此。 83.5% 的 R²（確定係數）也表明兩個變量集之間有很強的相關性（因此，關係）

有了回歸的結果，我們現在可以建立趨勢模型。 但是，由於它是一個關係模型，我們有兩種方法可以做到這一點。 除了我們之前回歸的收入趨勢結果之外，我們還可以根據預算收入金額構建模型。

首先，讓我們看看基於預算收入的模型的收入。 這種方法使我們能夠查看預算中嵌入的邊際假設。 和以前一樣，我們構建了趨勢線和可變性。

由於預算接近趨勢並且在可變區域內，預算似乎是合理的。 然而，該分析確實為預算所有者提出了一些問題。

我們可以看到，預算跟踪上半年的趨勢，然後開始落後。 這表明預算所有者期望從以前的操作中獲得一定的效率。 事實上，到 12 月，預算的運行率比趨勢低 10%。 討論可以集中在今年下半年推動效率的因素上。

使用結果的第二個分析將使用趨勢收入再次運行模型。 這將使我們能夠將預算與趨勢關係進行比較。 我們再次採用回歸結果並使用趨勢收入計算趨勢。

由於趨勢收入大大低於預算收入，因此運營費用也低於預算。 如果需要預先支付費用，或者它們是否取決於預算收入，這種分析將產生問題。 此外，如果收入沒有實現，這種分析可能會引發對或有事項的風險分析。

預算比較和滾動預測的定量模型

現在我們有了時間序列和關係工具，我們可以建立損益的量化模型。 通過基於時間序列計算的收入和基於與收入關係的費用，我們可以預測趨勢損益表。 在這種情況下，我們使用=SLOPE()和=INTERCEPT()的 Excel 函數構建趨勢。 這可以為我們提供一個可以全年更新的動態模型。

這種量化工具不僅可用於預算評估，還可用於滾動預測、基準測試或替代預測方法的基礎。 我發現這個工具非常有用。 趨勢的變化提供了有關業務計劃有效性的額外信息，或者可以在實際結果開始朝著錯誤的方向發展時提供早期警告。

做這個練習不會使用很多管理資源。 基礎統計數據來源於公司的實際運營，不包括代理偏差。 這使得趨勢的變化可以提供有關業務如何變化以及確切變化幅度的信息。 情景分析也是可能的：可以將高低設置為不同的級別，或者自動設置為某個可變性閾值。

比較趨勢與預算

我們現在可以將趨勢結果與提交的預算進行比較。 在逐行的基礎上，我們可以檢查提交的預算並評估假設，設定基準並審查過去的業務運作方式。

如您所見，趨勢分析顯示該業務的收入預測可能過於樂觀。 它的收入預測可能會超調，成本會增加以保持 EBITDA 的結果一致。 這裡的風險是經理們逐漸達到預算的費用水平並且頂線結果滯後，對利潤率產生負面影響。

正如我之前提到的，制定定性預算的人也設定了敘述，有時這可能與他們在整個業務中的微觀議程相吻合。

制定持續一年的預算

現在，我們在定性預算中添加了定量方法。 雖然最終預算可能保持不變，但這種增強的方法突出了風險，提供了需要規劃的情景，並為預算所有者提供了績效基準。 我們還有一個模型，我們可以用它來預測未來趨勢，以設定要超越的基準。

比方說，預算可能是不切實際的，而且預算更多是為了取悅董事會，或者設置一個高標準來鼓勵結果，而不是直接管理目的。 雄心勃勃的預算設定了一種積極的心態，但如果沒有方法，準確性將令人懷疑。 擁有此處描述的工具可提供定量檢查，以確保您走在正確的道路上。

與往常一樣，預測和預算最好使用工具箱方法，添加另一種方法將幫助您在“集體思考”框外看到。 使用滾動預測和不同的預測方法可以提高預測的有效性。 當我進行預測時，評估哪些工具最有效，可以讓我深入了解公司的職能。 遵循這種心態將幫助您制定持續一年的預算。

在未來的某個日子，我將重新審視這個示例，以演示如何跟踪預算、調整預算並進行有用的事後分析，以確定現實相對於預期是如何發生的。