Bagaimana Membangun Anggaran yang Berlangsung Setahun Penuh

Ringkasan bisnis plan

Cara Membuat Anggaran yang Bertahan Setahun Penuh

Penganggaran dan peramalan adalah fungsi penting dari bisnis. Dari naluri seorang pengusaha kecil hingga model kompleks perusahaan multinasional besar, setiap bisnis memiliki perkiraan berapa banyak yang akan dijual dan berapa biayanya.

Masalahnya adalah anggaran sering menjadi usang di awal tahun, meskipun terkadang banyak upaya yang dihabiskan untuk mempersiapkannya. Mereka kemudian dikucilkan, baik karena ketidakefektifan mereka atau karena menjadi sumber rasa malu. Sebuah survei KPMG terhadap profesional keuangan menemukan bahwa 56% responden setuju bahwa “pada titik tertentu sepanjang tahun, anggaran tidak lagi relevan.” Survei yang sama juga menemukan bahwa 46% responden “percaya anggaran saat ini menghasilkan angka yang disepakati secara politis yang tidak selaras dengan prospek bisnis yang sebenarnya.”

Penganggaran sering kali merupakan urusan bottom-up, di mana setiap departemen diberikan template, di mana mereka memasukkan tebakan tentang masa depan secara kualitatif, terkadang dengan tujuan topline yang ditetapkan oleh manajemen. Orang-orang yang melakukan peramalan seringkali sangat berpengalaman dalam menjual, menyediakan, mengoperasikan atau mempekerjakan, namun tidak memiliki pelatihan formal dalam peramalan. Sifat prakiraan yang berubah dan tidak pasti adalah fakta kehidupan, tetapi seringkali bias ini berdampak pada keakuratan anggaran. Kutipan ini merangkumnya secara singkat:

“Anggaran bisa menjadi doa, dikemas dalam motivasi yang saling bertentangan, dibungkus dengan pita harapan”

Dalam artikel ini, saya akan membahas pendekatan praktik terbaik dalam menggabungkan konsep kualitatif dan kuantitatif ke dalam proses penganggaran, yang dapat membantu mengurangi dampak bias. Ini akan memberikan struktur untuk menguji asumsi dan skenario pengujian, seringkali di luar rentang yang dikodifikasi.

Mengapa kita Menganggarkan?

Sebelum kita menambahkan sistem baru, mari kita tinjau beberapa dasar tujuan dan penggunaan anggaran.

• Alokasi Sumber Daya Keuangan - Uang adalah sumber kehidupan perusahaan. Memiliki cukup untuk mendukung operasi, inisiatif bisnis baru dan akuisisi sangat penting. Proses penganggaran pada dasarnya adalah mencocokkan apa yang mungkin dengan sumber daya yang ada.
• Dukungan Rencana Strategis - Proses penganggaran harus fokus pada langkah-langkah penting yang harus Anda ambil sepanjang tahun untuk mendukung rencana strategis Anda. Ini harus menjabarkan koordinasi departemen dan menetapkan tolok ukur untuk memberi sinyal jika rencana itu berhasil.
• Pelacakan Inisiatif - Inisiatif baru sering kali menjadi dasar pertumbuhan. Karena mereka adalah wilayah yang tidak diketahui, asumsi yang dibuat untuk pendapatan dan biaya biasanya memiliki kemungkinan yang lebih luas. Begitu tahun dimulai, anggaran berfungsi untuk melacak inisiatif yang dipilih untuk mengukur keberhasilan atau kegagalannya.
• Expense Control - Anggaran memberikan umpan balik kepada manajer mengenai kinerja mereka dan harus memberi insentif kepada mereka untuk mengambil tindakan korektif bila perlu, dan mengidentifikasi kinerja yang berlebihan dan kemungkinan peluang.

Beberapa Praktik Terbaik Penganggaran Dasar

Sebelum kita masuk ke contoh menambahkan metodologi kuantitatif, saya ingin membahas beberapa praktik terbaik untuk penganggaran secara umum. Meskipun tentu saja tidak lengkap, saya menemukan bahwa langkah-langkah ini akan menghemat waktu dan sumber daya dengan mengurangi pengulangan anggaran dan meningkatkan koordinasi departemen.

• Tetapkan Garis Waktu - Meskipun jelas, garis waktu harus cukup rinci untuk memungkinkan penganggaran masing-masing departemen, tinjauan lintas-departemen, dan tinjauan anggaran kerja konsolidasi. Saya telah melihat perusahaan melakukan tinjauan konsolidasi anggaran hanya beberapa hari sebelum rapat dewan.
• Sampaikan Panduan Topline Dini - Memiliki proses penganggaran dimulai dengan mengklarifikasi semua tujuan top dan bottom line dan mendistribusikan informasi kepada manajer dapat menghemat banyak waktu kemudian dalam proses. Sebagai contoh baru-baru ini, seorang COO memberi tahu saya tentang telah membuat anggaran dengan pertumbuhan 8%, tetapi investor PE perusahaan ingin melihat 20%, jadi mereka harus melalui seluruh proses lagi.
• Kolaborasi Tim - Penganggaran tertutup bertentangan dengan tujuan anggaran yang secara ketat memeriksa tujuan operasional untuk mendukung rencana strategis. Pemasaran, Penjualan, Produk, SDM, dan Operasi semuanya bergantung pada fungsi satu sama lain. Pertemuan lintas tim sejak awal dengan agenda yang ditentukan dan asumsi bersama sangat membantu dalam hal ini.

Jenis Metode Penganggaran

Pendekatan peramalan dapat mencakup metode bottoms-up, top-down, crowd-source, dan zero-based, untuk beberapa nama. Metodologi untuk masing-masing dapat dipecah menjadi kualitatif atau kuantitatif. Kualitatif ditandai dengan penilaian pemilik anggaran sedangkan kuantitatif lebih didasarkan pada matematis. Akibatnya, metodologi peramalan kualitatif dan kuantitatif masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing.

Bias dapat secara signifikan mempengaruhi kegunaan teknik penganggaran, sehingga penting untuk mempertimbangkan aspek politik dari suatu metode. Baik itu kebutuhan tenaga penjual untuk "'mempermainkan sistem"' untuk meningkatkan peluang mendapatkan bonus atau manajemen senior yang perlu mencapai target untuk menenangkan investor, bias sering kali akan membebani proses penganggaran.

Metode kuantitatif sederhana juga memiliki kelemahan. Dengan klien saya baru-baru ini, selama anggarannya, ia menggunakan persentase pertumbuhan bulanan rata-rata tahun sebelumnya untuk memperkirakan penjualan produk. Meskipun ini adalah pendekatan yang sangat masuk akal, saya menunjukkan bahwa persen pertumbuhan turun sepanjang tahun. Menggunakan rata-rata setahun penuh itu dapat mengarah pada perkiraan agresif yang sistematis jika tren harus berlanjut atau bahkan turun.

Menurut pendapat saya, proses kuantitatif adalah pilihan yang lebih baik untuk digabungkan dengan proses kualitatif, karena membantu untuk memeriksa kesalahan asumsi berdasarkan masalah di atas. Saya merekomendasikan basis kuantitatif karena cepat dan relatif tidak bias. Hal ini juga mengeksplorasi hubungan "fungsi-mendefinisikan" perusahaan antara pengeluaran dan pendapatan, serta tren pertumbuhan. Metode tersebut juga lebih berguna untuk perencanaan skenario dan dapat menjadi dasar yang baik untuk benchmarking dan prakiraan bergulir.

Kasus Penggunaan Metode Kuantitatif dan Kualitatif

Menggunakan hanya satu teknik penganggaran tambahan dapat memperluas relevansi perkiraan Anda, dengan bertindak sebagai pemeriksaan di sisi lain. Saya juga percaya bahwa penting untuk memilih metodologi yang dapat menantang pihak lain dan mengimbangi kekurangannya. Saya telah menemukan menggunakan teknik peramalan kuantitatif menjadi sangat berharga ketika mengevaluasi perkiraan kualitatif, terutama di lingkungan yang berulang.

Metodologi yang berbeda memiliki biaya dan waktu yang berbeda. Namun di zaman sekarang ini, kita melihat ilmu data memainkan peran yang semakin meningkat dalam membangun dan memelihara alat prediksi yang membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menguraikan skenario.

Memasukkan metode kuantitatif, seperti tren atau analisis ekonometrika, adalah salah satu cara untuk menghilangkan bias dari proyeksi. Metode ini dapat mengidentifikasi apa yang spekulatif dalam perkiraan dan memberikan skenario di luar rentang pemikiran kelompok. Mereka dapat menawarkan panduan dan membantu memulai diskusi tentang apa yang harus diubah untuk mencapai target perkiraan. Metode statistik bergantung pada kualitas data yang mendasari dan dapat ditambah dengan pemikiran objektif yang solid.

Namun, mereka bisa menjadi canggih dan sedikit "kotak hitam" jika Anda tidak terbiasa dengan cara kerjanya. Tidak disesuaikan, mereka juga tidak menangani perubahan besar dalam bisnis yang mendasarinya dengan baik. Perhatikan ukuran sampel dan kualitas data, kompromi pada keduanya akan berimplikasi pada kualitas akhir wawasan dan kualitas.

Menambahkan Elemen Kuantitatif ke Proses Penganggaran Anda

Pada bagian ini, saya akan mendemonstrasikan proses membandingkan anggaran bottom-up dengan proses kuantitatif. Ini akan menjelaskan bagaimana memeriksa dasar anggaran.

Untuk contoh ini, kita akan menggunakan regresi linier. Dalam definisi yang paling sederhana, regresi linier berusaha menemukan garis melalui data yang meminimalkan jarak dari garis itu ke semua titik. Ini menunjukkan tren data. Meskipun terkadang tidak murni secara teoritis tergantung pada ukuran sampel dan sifat data, saya masih menganggapnya sebagai alat yang sangat berguna. Juga, ada metodologi regresi lain yang sering digunakan, seperti ARIMA, yang dapat mengkhususkan diri untuk deret waktu, non-linier atau musiman, tetapi Anda dapat mengganti metodologi apa pun dalam keseluruhan langkah yang akan kami lalui untuk memeriksa anggaran.

Menganalisis Data Deret Waktu

Untuk contoh ini, kita mulai dengan anggaran P&L divisi yang baru saja kita terima. Anggaran di sini terdiri dari pendapatan hingga EBITDA.

Penggunaan pertama dari regresi linier dapat digunakan untuk analisis deret waktu ini. Ini sangat berguna untuk bagian P&L di mana manajemen tidak memiliki kendali langsung, seperti pendapatan dan, pada tingkat lebih rendah, COGS (melalui harga vendor). Menggunakan dua tahun terakhir aktual, pemeriksaan kewarasan cepat menunjukkan anggaran mengharapkan percepatan topline besar, dikombinasikan dengan margin yang lebih rendah.

Langkah selanjutnya adalah menggunakan metodologi kuantitatif untuk mereplikasi model tren P&L. Kita akan mulai dengan garis pendapatan pertama dari anggaran, Pendapatan Berulang. Saya sering mencoba menggunakan data setidaknya 24 bulan jika Anda memilikinya, tetapi jika Anda memiliki lebih sedikit, itu masih dapat diterapkan.

Untuk latihan ini, kita akan menggunakan Excel, yang memiliki beberapa cara untuk melakukannya. Cara pertama adalah melalui Data Analysis add-in pada Menu Data . Pertama, ambil data dan pindahkan ke lembarnya sendiri dan orientasikan data ke dalam kolom. Kemudian tambahkan kolom untuk mewakili periode waktu yang terlibat. Setelah itu pilih paket Data Analysis lalu pilih Regression .

Pada halaman analisis regresi, pilih data yang ingin Anda regresi (dalam hal ini Pendapatan Berulang) di Input Y Range dan periode di Input X Range . Anda ingin memilih Labels jika Anda memiliki judul di atas data. Di bagian output, saya biasanya meletakkan output pada lembar yang saya gunakan untuk analisis, tetapi itu adalah preferensi pribadi.

Sekarang tekan OK dan Anda akan menghasilkan output dari regresi.

Output regresi akan memberi kita informasi yang kita butuhkan untuk menghitung tren. Ini juga akan memberi kita beberapa statistik yang berguna tentang fungsi yang mendasari bisnis. Ini akan mencakup peningkatan marjinal data dari waktu ke waktu, kemampuan untuk melihat skenario dan seberapa baik model linier cocok dengan data.

Mendekode Keluaran Regresi Excel

Output regresi membangun analisis berikut:

Minat utama kami adalah pada output Pendapatan Marginal dan Tetap. Kita dapat menemukan ini di bagian berarsir kuning dengan Intercept sebagai konstanta dan Periode sebagai kemiringan (rumus model linier di Excel adalah =Intercept + Period * future periods . Ini akan memberi kita dasar untuk proyeksi tren Pendapatan Berulang dengan menggunakan input ini dalam formula kami dan mengganti periode yang lebih besar. Setelah kami memiliki proyeksi tren untuk Pendapatan Berulang, kami kemudian akan memiliki kemampuan untuk membandingkannya secara objektif dengan anggaran yang diajukan. Selain itu, kami akan memanfaatkan output interval kepercayaan untuk melihat varians dalam tren.

Merencanakan tren ini terhadap anggaran yang ada memungkinkan kita untuk menyesuaikan diri.

Kami mengulangi rumus menggunakan input berbayang hijau untuk perkiraan tren tinggi dan rendah. Ini akan memberi kita batasan yang ketat secara matematis untuk pemeriksaan, yang ditunjukkan oleh area abu-abu pada grafik sebelah kanan.

Menilai Output Deret Waktu

Dari grafik sebelumnya, kita dapat melihat anggaran jauh di atas tren dan variansnya. Jika kami menghitung peningkatan anggaran bulanan rata-rata, hampir 3x lebih besar dari tren terkini ($99,1 hingga $33.5). Sekali lagi, kami menggunakan kerangka waktu data tunggal dan model linier univariat untuk contoh ini.

Ini harus menjadi dasar diskusi dengan tim atau pemilik anggaran mengenai apa yang mendorong kinerja yang lebih baik. Saya menemukan ini penting untuk menemukan tindakan atau peristiwa yang dapat diukur yang mendorong kinerja yang lebih baik atau untuk memberikan dasar untuk evaluasi ulang asumsi atau menantang tujuan yang menghasilkan anggaran ini. Ini mungkin termasuk asumsi pertumbuhan organik, probabilitas bisnis baru dan pengeluaran mendasar yang diperlukan untuk mencapai hasil ini.

Menentukan Hubungan Antara Angka yang Dianggarkan

Sekarang kita telah melihat bagaimana menggunakan regresi untuk memeriksa anggaran deret waktu, kita akan menggunakannya untuk memeriksa hubungan dalam bisnis. Saat membuat anggaran, saya sering menggunakan struktur deret waktu untuk item yang sebagian besar berada di luar kendali bisnis, terutama pendapatan. Untuk penggunaan hubungan, saya mencari apa yang diperlukan berdasarkan biaya marjinal untuk mendukung tingkat pertumbuhan. Untuk contoh ini, kita akan melihat bagaimana biaya operasional berhubungan dengan pendapatan.

Dalam anggaran ini, kami memiliki biaya operasional yang tampaknya melacak pendapatan dengan cermat. Kita dapat menguji hubungan antara keduanya dengan menggunakan plot pencar. Ini akan memberi kita gambaran tentang hubungan marginal antara keduanya, selain seberapa cocok mereka, dengan melihat variasi di sekitar regresi.

Kita dapat mereplikasi regresi dari contoh Deret Waktu dengan menjadikan Beban Operasi sebagai variabel terikat dan menjadikan Total Pendapatan sebagai variabel bebas. Scatterplot yang menunjukkan korelasi keduanya diturunkan dari output berikut.

Dalam hal ini, jumlah marjinal menunjukkan jumlah kenaikan biaya operasional per dolar pendapatan. Selama dua tahun terakhir, untuk setiap dolar pendapatan, biaya operasi naik sebesar $0,72. Ini akan menunjukkan bahwa biaya operasional sebagai persentase dari pendapatan telah meningkat selama dua tahun terakhir, yang memang demikian. R² (koefisien determinasi) sebesar 83,5% juga menunjukkan tingkat korelasi yang kuat (dan dengan demikian, hubungan) antara dua set variabel

Dengan hasil regresi, kita sekarang dapat membangun model tren. Tetapi, karena ini adalah model hubungan, kami memiliki dua cara untuk melakukannya. Kita dapat membangun model berdasarkan jumlah pendapatan yang dianggarkan, selain hasil tren pendapatan dari regresi sebelumnya.

Pertama, mari kita lihat pendapatan dengan model berdasarkan pendapatan yang dianggarkan. Pendekatan ini memungkinkan kita untuk melihat asumsi marjinal yang tertanam dalam anggaran. Seperti sebelumnya, kami membangun garis tren dan variabilitas.

Karena anggaran mendekati tren dan berada dalam area variabilitas, anggaran tampaknya masuk akal. Namun, analisis tersebut menimbulkan beberapa pertanyaan bagi pemilik anggaran.

Kita dapat melihat bahwa anggaran mengikuti tren untuk paruh pertama tahun ini dan kemudian mulai tertinggal. Ini akan menunjukkan bahwa pemilik anggaran mengharapkan sejumlah efisiensi dari operasi sebelumnya. Faktanya, pada bulan Desember anggaran berada pada run-rate 10% lebih rendah dari tren. Diskusi dapat berfokus pada apa yang mendorong efisiensi di akhir tahun.

Analisis kedua menggunakan hasil akan menjalankan model lagi, menggunakan pendapatan tren. Ini akan memungkinkan kita untuk membandingkan anggaran dengan hubungan tren yang akan terjadi. Sekali lagi kami mengambil hasil regresi dan menghitung tren menggunakan pendapatan tren.

Karena tren pendapatan jauh di bawah pendapatan yang dianggarkan, Beban Operasi juga di bawah anggaran. Analisis ini akan menimbulkan masalah jika pengeluaran perlu dimuat di awal, atau apakah itu bergantung pada pendapatan yang dianggarkan. Juga, analisis ini dapat memicu analisis risiko kontinjensi jika pendapatan tidak terwujud.

Model Kuantitatif untuk Perbandingan Anggaran dan Prakiraan Bergulir

Sekarang setelah kita memiliki deret waktu dan alat hubungan, kita dapat membangun model kuantitatif P&L. Dengan pendapatan yang dihitung berdasarkan rangkaian waktu dan biaya berdasarkan hubungan dengan pendapatan, kami dapat memproyeksikan Trend P&L. Dalam hal ini, kami membangun tren menggunakan fungsi excel untuk =SLOPE() dan =INTERCEPT() . Ini dapat memberi kami model dinamis yang dapat diperbarui sepanjang tahun.

Alat kuantitatif ini dapat digunakan tidak hanya untuk evaluasi anggaran, tetapi juga sebagai dasar untuk prakiraan bergulir, pembandingan, atau metodologi peramalan alternatif. Saya telah menemukan alat ini menjadi sangat berguna. Variasi dari tren memberikan informasi tambahan tentang efektivitas inisiatif bisnis atau dapat memberikan peringatan dini ketika hasil aktual mulai bergerak ke arah yang salah.

Melakukan latihan ini tidak menggunakan banyak sumber daya manajemen. Statistik yang mendasari berasal dari operasi aktual perusahaan dan tidak termasuk bias agen. Ini memungkinkan variasi dari tren untuk memberikan informasi tentang bagaimana bisnis berubah dan seberapa banyak tepatnya. Analisis skenario juga dimungkinkan: tinggi dan rendah dapat diatur ke tingkat yang berbeda, atau secara otomatis diatur ke ambang variabilitas tertentu.

Membandingkan Tren dengan Anggaran

Kami sekarang dapat membandingkan hasil tren dengan anggaran yang diajukan. Secara baris demi baris, kami dapat memeriksa anggaran yang diajukan dan mengevaluasi asumsi, menetapkan tolok ukur, dan meninjau bagaimana bisnis telah beroperasi di masa lalu.

Seperti yang Anda lihat, analisis tren menunjukkan bahwa bisnis mungkin memiliki perkiraan topline yang terlalu optimis. Proyeksi pendapatannya bisa menjadi melampaui, dengan biaya meningkat untuk menjaga hasil EBITDA sejalan. Risiko ini di sini adalah peningkatan manajer ke tingkat pengeluaran yang dianggarkan dan hasil akhir yang tertinggal, yang berdampak negatif pada margin keuntungan.

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, orang-orang yang membuat anggaran kualitatif juga mengatur narasinya, dan ini kadang-kadang dapat disesuaikan dengan agenda mikro mereka dalam bisnis secara keseluruhan.

Membuat Anggaran yang Berlangsung Setahun

Kami sekarang telah menambahkan pendekatan kuantitatif ke anggaran kualitatif kami. Meskipun anggaran mungkin tetap sama pada akhirnya, pendekatan yang disempurnakan ini telah menyoroti risiko, memberikan skenario yang akan direncanakan, dan telah memberikan tolok ukur kinerja kepada pemilik anggaran. Kami juga memiliki model yang dapat kami gunakan untuk meramalkan tren ke depan untuk menetapkan tolok ukur yang harus dikalahkan.

Anggaran dapat, katakanlah, tidak realistis, dan dibuat lebih untuk menyenangkan dewan, atau untuk menetapkan standar tinggi untuk mendorong hasil daripada tujuan manajemen langsung. Penganggaran aspirasional menetapkan mentalitas positif, tetapi jika tidak ada metode untuk itu, akurasinya akan meragukan. Memiliki alat seperti yang dijelaskan di sini memberikan pemeriksaan kuantitatif untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang benar.

Seperti biasa, perkiraan dan anggaran adalah yang terbaik dengan pendekatan kotak peralatan dan menambahkan metodologi lain akan membantu Anda melihat di luar kotak "pemikiran kelompok". Menggunakan prakiraan bergulir dan metodologi peramalan yang berbeda dapat meningkatkan efektivitas peramalan. Ketika saya memperkirakan, menilai alat mana yang paling berhasil memberi saya wawasan tentang fungsi perusahaan. Mengikuti mentalitas ini akan membantu Anda membuat anggaran yang bertahan sepanjang tahun.

Di masa mendatang, saya akan meninjau kembali contoh ini untuk mendemonstrasikan cara melacak anggaran, mengubahnya di sepanjang jalan, dan melakukan pemeriksaan mayat yang berguna untuk menentukan bagaimana kenyataan terjadi relatif terhadap harapan.