Jak zbudować budżet na cały rok

Podsumowanie wykonawcze

Jak stworzyć budżet, który przetrwa cały rok?

Budżetowanie i prognozowanie to podstawowa funkcja biznesu. Od instynktu małego przedsiębiorcy po złożone modele dużej firmy międzynarodowej, każda firma ma oszacowanie, ile będzie sprzedawać i ile będzie kosztować.

Problem polega na tym, że budżety często stają się przestarzałe na początku roku, pomimo czasami ogromnego wysiłku włożonego w ich przygotowanie. Następnie zostają unieruchomieni na mole, albo z powodu ich nieskuteczności, albo z powodu bycia źródłem zakłopotania. Ankieta KPMG wśród specjalistów finansowych wykazała, że ​​56% respondentów zgodziło się, że „w pewnym momencie w ciągu roku budżet przestał mieć znaczenie”. To samo badanie wykazało również, że 46% respondentów „uważa, że ​​obecny budżet daje politycznie uzgodnioną liczbę, niezgodną z rzeczywistymi perspektywami biznesowymi”.

Budżetowanie jest często sprawą oddolną, w której każdy dział otrzymuje szablon, w którym wprowadza domysły na temat przyszłości na podstawie jakościowej, czasami z głównymi celami ustalonymi przez kierownictwo. Osoby zajmujące się prognozowaniem często mają duże doświadczenie w sprzedaży, dostarczaniu, obsłudze lub zatrudnianiu, ale nie mają formalnego przeszkolenia w zakresie prognozowania. Zmienny i niepewny charakter prognoz jest faktem, ale często te błędy systematyczne wpływają na dokładność budżetu. Ten cytat podsumowuje to w skrócie:

„Budżetami mogą być modlitwy, opakowane w sprzeczne motywacje, owinięte wstążką nadziei”

W tym artykule omówię najlepsze praktyki polegające na łączeniu koncepcji jakościowych i ilościowych w procesie budżetowania, co może pomóc zmniejszyć wpływ stronniczości. Zapewni to strukturę do weryfikacji założeń i scenariuszy testowych, często poza skodyfikowanymi zakresami.

Dlaczego budujemy?

Zanim przejdziemy do dodawania nowego systemu, przyjrzyjmy się niektórym podstawowym celom i wykorzystaniu budżetu.

• Przydział zasobów finansowych — pieniądze są siłą napędową firmy. Niezwykle ważna jest jego wystarczająca ilość do wsparcia operacji, nowych inicjatyw biznesowych i przejęć. Proces budżetowania polega zasadniczo na dopasowaniu tego, co jest możliwe, do istniejących zasobów.
• Wsparcie planu strategicznego - Proces budżetowania powinien koncentrować się na ważnych krokach, które musisz podjąć w ciągu roku, aby wesprzeć swój plan strategiczny. Powinna określać koordynację działów i wyznaczać punkty odniesienia, aby zasygnalizować, czy plan się powiedzie.
• Śledzenie inicjatyw — nowe inicjatywy są często podstawą rozwoju. Ponieważ są to nieznane terytorium, przyjęte założenia dotyczące przychodów i kosztów mają zwykle szerszy wachlarz możliwości. Po rozpoczęciu roku budżet służy do śledzenia wybranych inicjatyw, aby ocenić ich sukces lub porażkę.
• Kontrola wydatków — budżety dostarczają menedżerom informacji zwrotnych na temat ich wyników i powinny zachęcać ich do podejmowania działań naprawczych, gdy jest to konieczne, oraz identyfikowania nadmiernej wydajności i możliwych możliwości.

Kilka podstawowych najlepszych praktyk dotyczących budżetowania

Zanim przejdziemy do przykładu dodawania metodologii ilościowej, chciałbym omówić ogólnie kilka najlepszych praktyk dotyczących budżetowania. Chociaż z pewnością nie są one wyczerpujące, odkryłem, że te kroki pozwolą zaoszczędzić czas i zasoby, zmniejszając iteracje budżetu i poprawiając koordynację działów.

• Ustaw harmonogram — choć jest to oczywiste, harmonogram powinien być wystarczająco szczegółowy, aby umożliwić budżetowanie poszczególnych działów, przeglądy międzydziałowe i skonsolidowane przeglądy budżetów roboczych. Widziałem firmy przeprowadzające przeglądy konsolidacji budżetów zaledwie kilka dni przed posiedzeniem zarządu.
• Przekaż wytyczne dotyczące topline na wczesnym etapie — rozpoczęcie procesu budżetowania od wyjaśnienia wszystkich głównych i końcowych celów oraz przekazanie informacji menedżerom może zaoszczędzić dużo czasu w dalszej części procesu. Jako ostatni przykład, dyrektor operacyjny powiedział mi, że wykonałem budżet z 8% wzrostem, ale inwestor PE firmy chciał zobaczyć 20%, więc musieli przejść przez cały proces ponownie.
• Współpraca zespołowa — Siled budżetowanie jest sprzeczne z celem budżetu, który rygorystycznie sprawdza cele operacyjne wspierania planu strategicznego. Marketing, sprzedaż, produkt, HR i operacje polegają na swoich funkcjach. Pomocne w tym zakresie są spotkania między zespołami na wczesnym etapie, z określonymi programami i wspólnymi założeniami.

Rodzaje metod budżetowania

Podejścia do prognozowania mogą obejmować metody oddolne, odgórne, oparte na crowdsourcingu i metody zerowe, żeby wymienić tylko kilka. Metodologie dla każdego z nich można podzielić na jakościowe lub ilościowe. Jakościowy jest nacechowany osądem właściciela budżetu, podczas gdy ilościowy jest bardziej matematyczny. W konsekwencji, zarówno jakościowe, jak i ilościowe metodologie prognoz mają swoje mocne i słabe strony.

Bias może znacząco wpłynąć na użyteczność technik budżetowania, dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę polityczne aspekty metody. Niezależnie od tego, czy jest to potrzeba sprzedawcy „oszukania systemu” w celu zwiększenia szans na zdobycie premii, czy też kierownictwo wyższego szczebla, które musi osiągnąć cele, aby uspokoić inwestorów, uprzedzenia często nadwerężają proces budżetowania.

Proste metody ilościowe mają też swoje słabości. W przypadku mojego niedawnego klienta, w trakcie swojego budżetu, do prognozowania sprzedaży produktów wykorzystywał średni miesięczny wzrost procentowy z poprzedniego roku. Chociaż jest to bardzo rozsądne podejście, zaznaczyłem, że procentowy wzrost spadł w ciągu roku. Korzystanie z tej średniej z całego roku może prowadzić do systematycznej, agresywnej prognozy, jeśli trend powinien się utrzymać lub nawet ustabilizować.

Moim zdaniem procesy ilościowe są lepszym wyborem do łączenia z procesami jakościowymi, ponieważ pomagają w weryfikacji błędów w założeniach opartych na powyższych problemach. Polecam podstawę ilościową, ponieważ jest szybka i stosunkowo bezstronna. Bada również „definiujące funkcje” relacje firmy między wydatkami a przychodami, a także trendy wzrostu. Takie metody są również bardziej przydatne do planowania scenariuszy i mogą stanowić dobrą podstawę do analizy porównawczej i prognoz kroczących.

Przypadek stosowania zarówno metod ilościowych, jak i jakościowych

Użycie tylko jednej dodatkowej techniki budżetowania może zwiększyć trafność prognozy, działając jako kontrola drugiej. Uważam również, że ważne jest, aby wybrać metodologię, która może rzucić wyzwanie innym i zrekompensować jej martwe punkty. Przekonałem się, że użycie techniki prognozowania ilościowego jest niezwykle cenne podczas oceny prognozy jakościowej, zwłaszcza w środowisku iteracyjnym.

Różne metodologie wiążą się z różnymi kosztami i wymaganiami czasowymi. Jednak w dzisiejszych czasach obserwujemy, jak nauka o danych odgrywa coraz większą rolę w tworzeniu i utrzymywaniu narzędzi prognostycznych, które pomagają skrócić czas potrzebny na analizę scenariuszy.

Włączenie metody ilościowej, takiej jak analiza trendów lub analiza ekonometryczna, jest jednym ze sposobów na usunięcie błędu systematycznego z prognoz. Metody te mogą zidentyfikować, co jest spekulatywne w prognozie i zapewnić scenariusze poza zakresami myślenia grupowego. Mogą zaoferować wskazówki i pomóc rozpocząć dyskusję na temat tego, co musi się zmienić, aby osiągnąć prognozowany cel. Metody statystyczne opierają się na jakości podstawowych danych i mogą być uzupełnione solidnym obiektywnym myśleniem.

Mogą jednak być wyrafinowane i trochę „czarne”, jeśli nie wiesz, jak działają. Nieskorygowane, nie radzą sobie również dobrze z dużymi zmianami w podstawowej działalności. Zwróć uwagę na wielkość próbki i jakość danych, kompromisy w obu przypadkach będą miały wpływ na końcową jakość wglądu i jakości.

Dodawanie elementu ilościowego do procesu budżetowania

W tej części przedstawię proces porównywania budżetu oddolnego z procesem ilościowym. Wyjaśni to, jak zbadać podstawę budżetu.

W tym przykładzie użyjemy regresji liniowej. W swojej najprostszej definicji regresja liniowa ma na celu znalezienie prostej przez dane, która minimalizuje odległość od tej linii do wszystkich punktów. Wskazuje to trend danych. Chociaż czasami nie jest to teoretycznie czyste, w zależności od wielkości próbki i charakteru danych, nadal uważam to za bardzo przydatne narzędzie. Ponadto często stosuje się inne metodologie regresji, takie jak ARIMA, która może specjalizować się w szeregach czasowych, nieliniowości lub sezonowości, ale możesz zastąpić dowolną metodologię w ogólnych krokach, przez które przejdziemy, aby sprawdzić budżet.

Analiza danych szeregów czasowych

W przypadku tych przykładów zaczynamy od wydzielonego budżetu rachunku zysków i strat, który właśnie otrzymaliśmy. Budżet tutaj składa się z przychodów aż do EBITDA.

W tej analizie szeregów czasowych można zastosować pierwsze użycie regresji liniowej. Jest to szczególnie przydatne w przypadku części rachunku zysków i strat, w których kierownictwo nie ma bezpośredniej kontroli, takich jak przychody i, w mniejszym stopniu, koszty zakupu (COGS) (poprzez wycenę dostawcy). Korzystając z danych z ostatnich dwóch lat, szybkie sprawdzenie rozsądku pokazuje, że budżet oczekuje dużego przyspieszenia przychodów w połączeniu z niższymi marżami.

Następnym krokiem jest zastosowanie metodologii ilościowej do odtworzenia modelu trendu rachunku zysków i strat. Zaczniemy od pierwszej linii przychodów w budżecie, Recurring Revenue. Często staram się korzystać z danych z co najmniej 24 miesięcy, jeśli je posiadasz, ale jeśli masz mniej, nadal mogą mieć zastosowanie.

W tym ćwiczeniu użyjemy programu Excel, który ma na to kilka sposobów. Pierwszym sposobem jest Data Analysis add-in menu Data . Najpierw weź dane i przenieś je do własnego arkusza i zorientuj dane w kolumnach. Następnie dodaj kolumnę, która będzie reprezentować odnośne okresy. Następnie wybierz pakiet Analiza danych, a następnie wybierz Regression .

Na stronie analizy regresji wybierz dane, dla których chcesz dokonać regresji (w tym przypadku Przychód cykliczny) w Input Y Range i okresy w Input X Range . Chcesz wybrać Labels , jeśli masz jakieś tytuły nad danymi. W sekcji danych wyjściowych zwykle umieszczam dane wyjściowe na arkuszu, którego używam do analizy, ale to osobiste preferencje.

Teraz naciśnij OK i wygenerujesz wynik regresji.

Wynik regresji dostarczy nam informacji potrzebnych do obliczenia trendu. Dostarczy nam również kilka przydatnych statystyk dotyczących podstawowej funkcji firmy. Obejmuje to marginalny wzrost danych w czasie, możliwość spojrzenia na scenariusze i stopień dopasowania modelu liniowego do danych.

Dekodowanie wyników regresji programu Excel

Wynik regresji konstruuje następującą analizę:

Naszym głównym zainteresowaniem są dochody krańcowe i stałe. Możemy je znaleźć w zacienionej na żółto sekcji ze stałą jako stałą, a okresem jako nachyleniem (formuła modelu liniowego w Excelu to =Intercept + Period * future periods . Da nam to podstawę do prognozowania trendu przychodu cyklicznego używając tych danych wejściowych w naszym wzorze i zastępując większe okresy. Po uzyskaniu prognozy trendu dla przychodów cyklicznych będziemy mogli obiektywnie porównać ją z przesłanym budżetem. Ponadto skorzystamy z danych wyjściowych przedziału ufności aby zobaczyć wariancję trendu.

Wykreślenie tego trendu z istniejącym budżetem pozwala nam przyjrzeć się dopasowaniu.

Wzory powtarzamy, używając danych wejściowych zacieniowanych na zielono dla oszacowań trendów wysokich i niskich. To da nam matematycznie rygorystyczne granice do badania, pokazane przez szary obszar na wykresie po prawej stronie.

Ocena wyników szeregów czasowych

Z poprzednich wykresów widzimy, że budżet jest znacznie powyżej trendu i jego wariancji. Jeśli obliczymy średni miesięczny wzrost budżetu, jest on prawie 3 razy większy niż ostatni trend (99,1 do 33,5 USD). W tym przykładzie ponownie używamy pojedynczego przedziału czasowego danych i jednowymiarowego modelu liniowego.

Powinno to stanowić podstawę do dyskusji z zespołem lub właścicielem budżetu na temat tego, co powoduje lepsze wyniki. Uważam, że jest to ważne, aby albo znaleźć wymierne działania lub zdarzenia, które napędzają lepsze wyniki, albo zapewnić podstawę do ponownej oceny założeń lub zakwestionować cele, które doprowadziły do ​​tego budżetu. Może to obejmować założenia dotyczące wzrostu organicznego, nowych prawdopodobieństw biznesowych i leżących u ich podstaw wydatków niezbędnych do osiągnięcia tego wyniku.

Określanie relacji między danymi zabudżetowanymi

Teraz, gdy widzieliśmy, jak używać regresji do badania budżetów szeregów czasowych, użyjemy go do zbadania relacji w firmie. Podczas budżetowania często używam struktury szeregów czasowych w przypadku pozycji, które są w większości poza kontrolą firmy, czyli przede wszystkim przychodów. W przypadku korzystania z relacji szukam tego, co jest potrzebne na podstawie kosztów krańcowych, aby wesprzeć poziom wzrostu. W tym przykładzie przyjrzymy się, jak koszty operacyjne odnoszą się do przychodów.

W tym budżecie mamy wydatki operacyjne, które wydają się ściśle śledzić przychody. Możemy zbadać związek między nimi za pomocą wykresu punktowego. To da nam wyobrażenie o marginalnej relacji między tymi dwoma, a także o tym, jak dobrze są dopasowane, obserwując zmienność regresji.

Możemy powtórzyć regresję z przykładu z serii czasowej, ustawiając zmienną zależną Wydatki operacyjne, a zmienną niezależną Total Revenue. Wykres rozrzutu przedstawiający korelację z tymi dwoma został wyprowadzony z następujących danych wyjściowych.

W tym przypadku kwota krańcowa wskazuje wielkość wzrostu kosztów operacyjnych na dolara przychodu. W ciągu ostatnich dwóch lat na każdy dolar przychodu koszty operacyjne wzrosły o 0,72 USD. Wskazywałoby to, że koszty operacyjne jako procent przychodów rosły w ciągu ostatnich dwóch lat, co w istocie tak się dzieje. R² (współczynnik determinacji) 83,5% wskazuje również na silny stopień korelacji (a tym samym relacji) między dwoma zestawami zmiennych

Na podstawie wyników regresji możemy teraz zbudować model trendu. Ale ponieważ jest to model relacji, mamy na to dwa sposoby. Możemy zbudować model w oparciu o zabudżetowane kwoty przychodów, oprócz trendów przychodów wynikających z naszej poprzedniej regresji.

Najpierw przyjrzyjmy się przychodom za pomocą modelu opartego na przychodach budżetowych. Takie podejście pozwala nam przyjrzeć się marginalnym założeniom zawartym w budżecie. Tak jak poprzednio, konstruujemy zarówno linię trendu, jak i zmienność.

Ponieważ budżet jest bliski trendu i mieści się w obszarze zmienności, budżet wydaje się być rozsądny. Analiza rodzi jednak pewne pytania dla właściciela budżetu.

Widzimy, że budżet podąża za trendem w pierwszej połowie roku, a potem zaczyna się opóźniać. Oznaczałoby to, że właściciel budżetu oczekuje pewnej wydajności z poprzednich operacji. W rzeczywistości do grudnia budżet jest o 10% niższy niż trend. Dyskusja mogłaby skupić się na tym, co napędza efektywność w dalszej części roku.

Druga analiza wykorzystująca wyniki polegałaby na ponownym uruchomieniu modelu przy użyciu trendów przychodów. To pozwoliłoby nam porównać budżet z zależnością trendu. Ponownie bierzemy wyniki regresji i obliczamy trend za pomocą przychodów trendu.

Ponieważ przychody z tendencji są znacznie poniżej przychodów budżetowych, koszty operacyjne są również poniżej budżetu. Analiza ta rodziłaby problemy, jeśli wydatki musiałyby być obciążone z góry, czy też są uzależnione od dochodów budżetowych. Analiza ta może również wywołać analizę ryzyka w przypadku nieprzewidzianych przychodów.

Model ilościowy do porównywania budżetów i prognoz kroczących

Teraz, gdy mamy zarówno szeregi czasowe, jak i narzędzia zależności, możemy zbudować ilościowy model rachunku zysków i strat. Dzięki przychodom obliczanym na podstawie szeregów czasowych i wydatkom opartym na relacji z przychodami, możemy prognozować Trend P&L. W tym przypadku budujemy trend za pomocą funkcji programu Excel dla =SLOPE() i =INTERCEPT() . To może zapewnić nam dynamiczny model, który można aktualizować przez cały rok.

To narzędzie ilościowe może być wykorzystywane nie tylko do oceny budżetu, ale także do tworzenia prognoz kroczących, benchmarkingu lub alternatywnych metod prognozowania. Uważam, że to narzędzie jest niezwykle przydatne. Odchylenie od trendu dostarcza dodatkowych informacji na temat skuteczności inicjatyw biznesowych lub może zapewnić wczesne ostrzeżenia, gdy rzeczywiste wyniki zaczną iść w złym kierunku.

Wykonanie tego ćwiczenia nie wymaga dużej ilości zasobów do zarządzania. Podstawowe statystyki pochodzą z rzeczywistych operacji firmy i nie obejmują stronniczości agenta. Pozwala to na odchylenia od trendu w celu dostarczenia informacji o tym, jak firma się zmienia io ile dokładnie. Możliwa jest również analiza scenariuszy: górny i dolny poziom można ustawić na różnych poziomach lub automatycznie ustawić na pewien próg zmienności.

Porównanie trendu z budżetem

Możemy teraz porównać wyniki trendów z przesłanym budżetem. Na zasadzie linijka po linijce możemy zbadać przesłany budżet i ocenić założenia, ustalić punkty odniesienia i przejrzeć, jak firma działała w przeszłości.

Jak widać, analiza trendów pokazuje, że firma może mieć zbyt optymistyczną prognozę topline. Jego prognoza przychodów może być zawyżona, przy zwiększonych kosztach, aby utrzymać wyniki EBITDA na odpowiednim poziomie. To ryzyko polega na tym, że menedżerowie osiągną zabudżetowane poziomy wydatków i opóźnienia w wynikach, co negatywnie wpływa na marże zysku.

Jak wspomniałem wcześniej, ludzie tworzący budżety jakościowe również ustalają narrację, a to czasami może być zgodne z ich mikro agendą w firmie jako całości.

Tworzenie budżetu na rok

Do naszego budżetu jakościowego dodaliśmy teraz podejście ilościowe. Chociaż budżet może ostatecznie pozostać taki sam, to ulepszone podejście uwydatniło ryzyko, zapewniło scenariusze do zaplanowania i zapewniło właścicielom budżetu punkt odniesienia dla wydajności. Mamy również model, którego możemy użyć do prognozowania trendów w przyszłości, aby ustalić poziomy odniesienia do pokonania.

Budżety mogą być, powiedzmy, nierealistyczne i tworzone bardziej po to, aby zadowolić zarząd lub postawić wysoką poprzeczkę, aby zachęcić do osiągania wyników, a nie do celów bezpośredniego zarządzania. Budżetowanie aspiracyjne tworzy pozytywną mentalność, ale jeśli nie ma na to metody, dokładność będzie wątpliwa. Posiadanie narzędzi takich jak te opisane tutaj zapewnia ilościową kontrolę, aby upewnić się, że jesteś na właściwej ścieżce.

Jak zawsze, prognozy i budżety są najlepsze z podejściem opartym na zestawie narzędzi, a dodanie kolejnej metodologii pomoże Ci spojrzeć poza pole „myślenia grupowego”. Korzystanie z prognozy kroczącej i różnych metodologii prognozowania może poprawić skuteczność prognozowania. Kiedy prognozuję, ocena, które narzędzia działają najlepiej, daje mi wgląd w funkcję firmy. Podążanie za tą mentalnością pomoże ci stworzyć budżet, który będzie trwał przez cały rok.

W przyszłości powrócę do tego przykładu, aby zademonstrować, jak śledzić budżety, dostosowywać je po drodze i przeprowadzać przydatne post mortem, aby określić, jak wyglądała rzeczywistość w stosunku do oczekiwań.