Cum să construiți un buget care să dureze întregul an

Rezumat

Cum să creați un buget care va dura un an întreg

Bugetarea și prognoza este o funcție esențială a unei afaceri. De la instinctul unui mic antreprenor până la modelele complexe ale unei mari multinaționale, fiecare afacere are o estimare a cât va vinde și cât va costa.

Problema este că bugetele devin adesea învechite la începutul anului, în ciuda eforturilor uneori enorme depuse pentru pregătirea lor. Apoi sunt supuși naftaliei, fie din cauza ineficienței lor, fie din cauza faptului că sunt o sursă de jenă. Un sondaj KPMG asupra profesioniștilor din domeniul financiar a constatat că 56% dintre respondenți au fost de acord că „la un moment dat în cursul anului, bugetul a încetat să mai fie relevant”. Același sondaj a mai constatat că 46% dintre respondenți „cred că bugetul actual produce un număr convenit din punct de vedere politic care nu este aliniat cu perspectivele reale de afaceri”.

Bugetarea este adesea o chestiune de jos în sus, în care fiecărui departament i se oferă un șablon, în care introduc ipoteze despre viitor pe o bază calitativă, uneori cu obiective de top stabilite de management. Oamenii care efectuează prognoza au adesea foarte multă experiență în vânzare, furnizare, operare sau angajare, dar nu au pregătire oficială în prognoză. Natura schimbătoare și incertă a previziunilor este o realitate, dar adesea aceste părtiniri afectează acuratețea bugetului. Acest citat o rezumă pe scurt:

„Bugetele pot fi rugăciuni, încadrate în motivații conflictuale, înfășurate într-o panglică de speranță”

În acest articol, voi acoperi abordarea celor mai bune practici de combinare a conceptelor calitative și cantitative în procesul de bugetare, care poate ajuta la reducerea impactului părtinirii. Acest lucru va oferi o structură pentru a verifica ipotezele și scenariile de testare, adesea în afara intervalelor codificate.

De ce facem buget?

Înainte de a adăuga un nou sistem, să trecem în revistă câteva dintre elementele de bază ale obiectivelor și utilizărilor unui buget.

• Alocarea resurselor financiare - Banii sunt sânul vital al unei companii. A avea suficient pentru a sprijini operațiunile, noile inițiative de afaceri și achiziții este de o importanță vitală. Procesul de bugetare este în esență potrivirea a ceea ce este posibil cu resursele existente.
• Sprijin pentru planul strategic - Procesul de bugetare ar trebui să se concentreze pe pașii importanți pe care trebuie să îi faceți în cursul anului pentru a vă susține planul strategic. Ar trebui să stabilească coordonarea departamentelor și să stabilească reperele pentru a semnala dacă planul are succes.
• Urmărirea inițiativelor - Noile inițiative sunt adesea baza creșterii. Întrucât sunt un teritoriu necunoscut, ipotezele făcute pentru venituri și costuri au de obicei o gamă mai largă de posibilități. Odată ce anul începe, bugetul are scopul de a urmări inițiativele alese pentru a evalua succesul sau eșecul acestora.
• Controlul cheltuielilor - Bugetele oferă managerilor feedback cu privire la performanța lor și ar trebui să-i stimuleze să ia măsuri corective atunci când este necesar și să identifice supraperformanța și posibilele oportunități.

Câteva bune practici de bază de buget

Înainte de a intra într-un exemplu de adăugare a unei metodologii cantitative, vreau să trec peste câteva bune practici pentru bugetare în general. Deși cu siguranță nu sunt exhaustivi, am descoperit că acești pași vor economisi timp și resurse prin reducerea iterațiilor bugetare și îmbunătățirea coordonării departamentului.

• Stabiliți o cronologie - Deși este evident, cronologia ar trebui să fie suficient de detaliată pentru a permite bugetarea individuală a departamentului, revizuiri inter-departamentale și revizuiri consolidate ale bugetului de lucru. Am văzut companii făcând analize de consolidare a bugetului cu doar câteva zile înainte de o ședință a consiliului de administrație.
• Transmiteți devreme îndrumări de top - Începerea unui proces de bugetare prin clarificarea tuturor obiectivelor de vârf și de jos și distribuirea informațiilor către manageri poate economisi mult timp mai târziu în proces. Ca exemplu recent, un COO mi-a spus că am făcut un buget cu o creștere de 8%, dar investitorul în PE al firmei a vrut să vadă 20%, așa că a trebuit să treacă din nou prin întregul proces.
• Colaborare în echipă - Bugetarea în sild contravine obiectivului unui buget care verifică riguros obiectivele operaționale de susținere a planului strategic. Marketing, vânzări, produs, resurse umane și operațiuni se bazează reciproc pe funcțiile celuilalt. Întâlnirile între echipe de la început cu agende definite și ipoteze comune sunt utile în acest sens.

Tipuri de metode de bugetare

Abordările de prognoză pot include metode de jos în sus, de sus în jos, aglomerate și bazate pe zero, pentru a numi câteva. Metodologiile pentru fiecare pot fi împărțite în calitative sau cantitative. Calitativ este marcat de judecata deținătorului bugetului, în timp ce cantitativ este mai mult bazat pe matematică. În consecință, atât metodologiile calitative cât și cantitative de prognoză au fiecare punctele lor forte și punctele slabe.

Prejudecățile pot avea un impact semnificativ asupra utilității tehnicilor de bugetare, de aceea este important să se ia în considerare aspectele politice ale unei metode. Fie că este vorba de nevoia unui agent de vânzări de a „„juca sistemul”” pentru a crește șansele de a atinge bonusul sau de managementul superior care trebuie să atingă ținte pentru a-i liniști pe investitori, părtinirea va tensiona adesea procesul de bugetare.

Metodele cantitative simple au și punctele lor slabe. Cu un client recent de-al meu, în timpul bugetului său, folosea creșterea procentuală medie lunară a anului precedent pentru a prognoza vânzările de produse. Deși aceasta este o abordare foarte rezonabilă, am subliniat că creșterea procentuală a scăzut în timpul anului. Folosirea acelei medii pe întregul an ar putea duce la o prognoză agresivă sistematică dacă tendința ar continua sau chiar se va stabiliza.

În opinia mea, procesele cantitative sunt alegerea superioară pentru combinarea cu procesele calitative, deoarece ajută la verificarea ipotezelor de eroare bazate pe problemele de mai sus. Recomand o bază cantitativă, deoarece este rapidă și relativ imparțială. De asemenea, explorează relațiile „definitoare de funcție” ale companiei dintre cheltuieli și venituri, precum și tendințele de creștere. Astfel de metode sunt, de asemenea, mai utile pentru planificarea scenariilor și pot fi o bază bună pentru evaluarea comparativă și prognozele rulante.

Cazul pentru utilizarea atât a metodelor cantitative, cât și a celor calitative

Folosirea unei singure tehnici suplimentare de bugetare poate extinde relevanța previziunii dvs., acționând ca o verificare a celeilalte. De asemenea, cred că este important să alegem o metodologie care să-l provoace pe celălalt și să-i compenseze punctele moarte. Am descoperit că folosirea unei tehnici de prognoză cantitativă este extrem de valoroasă atunci când evaluez o prognoză calitativă, mai ales într-un mediu iterativ.

Metodologiile diferite au costuri și cerințe de timp diferite. Cu toate acestea, în zilele noastre, vedem că știința datelor joacă un rol tot mai mare în construirea și întreținerea instrumentelor de predicție care ajută la reducerea timpului necesar pentru analizarea scenariilor.

Încorporarea unei metode cantitative, cum ar fi analiza tendințelor sau analiza econometrică, este o modalitate de a elimina prejudecățile din proiecții. Aceste metode pot identifica ceea ce este speculativ într-o prognoză și pot oferi scenarii în afara intervalelor de gândire de grup. Aceștia pot oferi un ghid și pot ajuta la începerea unei discuții despre ceea ce trebuie să se schimbe pentru a atinge ținta de prognoză. Metodele statistice se bazează pe calitatea datelor de bază și pot fi sporite de o gândire obiectivă solidă.

Ele pot fi totuși sofisticate și puțin „cutie neagră” dacă nu sunteți familiarizat cu modul în care funcționează. Neajustate, nu se descurcă bine cu schimbările mari ale afacerii de bază. Acordați atenție dimensiunii eșantionului și calității datelor, compromisurile asupra fiecăreia se vor implica asupra calității finale a perspectivei și calității.

Adăugarea unui element cantitativ la procesul de bugetare

În această secțiune, voi demonstra un proces de comparare a unui buget ascendent cu un proces cantitativ. Aceasta va explica cum să examinăm baza bugetului.

Pentru acest exemplu, vom folosi regresia liniară. În cea mai simplă definiție, regresia liniară caută să găsească o linie prin date care minimizează distanța de la acea linie la toate punctele. Aceasta indică tendința datelor. Deși uneori nu este pur din punct de vedere teoretic, în funcție de dimensiunea eșantionului și de natura datelor, încă îl consider un instrument foarte util. De asemenea, există și alte metodologii de regresie adesea folosite, cum ar fi ARIMA, care se poate specializa pentru serii temporale, neliniaritate sau sezonalitate, dar puteți înlocui orice metodologie în pașii generali pe care îi vom parcurge pentru a verifica un buget.

Analizarea datelor din seria temporală

Pentru aceste exemple, începem cu un buget de P&L divizional pe care tocmai l-am primit. Bugetul aici constă din venituri până la EBITDA.

Prima utilizare a unei regresii liniare poate fi utilizată pentru această analiză de serie de timp. Acest lucru este util în special pentru părți ale P&L în care managementul nu deține control direct, cum ar fi veniturile și, într-o măsură mai mică, COGS (prin prețul furnizorului). Folosind ultimii doi ani de date efective, o verificare rapidă a logicii arată că bugetul se așteaptă la o accelerare mare a liniei de top, combinată cu marje mai mici.

Următorul pas este utilizarea metodologiei cantitative pentru a replica un model de tendință al P&L. Vom începe cu prima linie de venituri a bugetului, Recurring Revenue. Adesea încerc să folosesc cel puțin 24 de luni de date dacă le ai, dar dacă ai mai puține se pot aplica.

Pentru acest exercițiu, vom folosi Excel, care are mai multe moduri de a face acest lucru. Prima modalitate este prin intermediul Data Analysis add-in datelor din meniul Data . Mai întâi, luați datele și mutați-le într-o foaie proprie și orientați datele în coloane. Apoi adăugați o coloană pentru a reprezenta perioadele de timp implicate. După aceea, selectați pachetul de analiză a datelor și apoi selectați Regression .

Pe pagina de analiză a regresiei, selectați datele pe care doriți să le regresați (în acest caz Venituri recurente) în intervalul Input Y Range și perioadele din intervalul Input X Range . Doriți să selectați Labels dacă aveți titluri deasupra datelor. În secțiunea de ieșire, de obicei pun rezultatul pe foaia pe care o folosesc pentru analiză, dar aceasta este preferința personală.

Acum apăsați OK și veți genera rezultatul regresiei.

Rezultatul regresiei ne va oferi informațiile de care avem nevoie pentru a calcula tendința. De asemenea, ne va oferi câteva statistici utile despre funcția de bază a afacerii. Aceasta va include creșterea marginală a datelor în timp, capacitatea de a analiza scenarii și cât de bine se potrivește modelul liniar cu datele.

Decodificarea rezultatului de regresie Excel

Rezultatul de regresie construiește următoarea analiză:

Principalul nostru interes este în producția de venituri marginale și fixe. Acestea le putem găsi în secțiunea umbrită în galben cu Intercepta ca constantă și Perioada ca pantă (formula modelului liniar în Excel ar fi =Intercept + Period * future periods . Aceasta ne va oferi baza pentru proiecția tendinței veniturilor recurente. prin utilizarea acestor intrări în formula noastră și înlocuirea perioadelor mai mari. Odată ce avem o proiecție a tendinței pentru Venitul recurent, vom avea apoi capacitatea de a o compara în mod obiectiv cu bugetul transmis. În plus, vom profita de rezultatul intervalului de încredere. pentru a vedea variația tendinței.

Trasarea acestei tendințe în raport cu bugetul existent ne permite să ne gândim la potrivire.

Repetăm ​​formulele utilizând intrările umbrite în verde pentru estimări de tendințe înalte și scăzute. Acest lucru ne va oferi limite riguroase din punct de vedere matematic pentru examinare, arătate de zona gri de pe diagrama din dreapta.

Evaluarea ieșirii serii temporale

Din graficele anterioare, putem vedea că bugetul este cu mult peste tendință și variația acestuia. Dacă calculăm creșterea medie lunară a bugetului, aceasta este de aproape 3 ori mai mare decât tendința recentă (99,1 USD până la 33,5 USD). Din nou, folosim un singur interval de timp de date și un model liniar univariat pentru acest exemplu.

Aceasta ar trebui să stea la baza discuțiilor cu echipa sau cu proprietarul bugetului cu privire la ceea ce determină supraperformanța. Consider că acest lucru este important fie pentru a găsi acțiunile sau evenimentele cuantificabile care conduc la depășirea performanței, fie pentru a oferi o bază pentru reevaluarea ipotezelor sau pentru a contesta obiectivele care au dus la acest buget. Acestea pot include ipoteze de creștere organică, noi probabilități de afaceri și cheltuielile de bază necesare pentru a obține acest rezultat.

Determinarea relațiilor între cifrele bugetate

Acum că am văzut cum să folosim o regresie pentru a examina bugetele serii cronologice, o vom folosi pentru a examina relațiile din cadrul companiei. Atunci când fac buget, folosesc adesea structura seriei cronologice pentru elementele care sunt în mare parte în afara controlului afacerii, care sunt în primul rând venituri. Pentru utilizarea relațiilor, caut ceea ce este nevoie pe o bază de cost marginal pentru a susține nivelul de creștere. Pentru acest exemplu, vom analiza modul în care cheltuielile operaționale sunt legate de venituri.

În acest buget, avem o cheltuială operațională care pare să urmărească îndeaproape veniturile. Putem examina relația dintre cele două utilizând un grafic de dispersie. Acest lucru ne va da o idee despre relația marginală dintre cei doi, în plus față de cât de bine potriviți sunt, văzând variația în jurul regresiei.

Putem replica regresia din exemplul Timeseries făcând Cheltuielile operațiunilor variabila dependentă și făcând Venitul Total variabila independentă. Graficul de dispersie care arată corelația cu cele două a fost derivat din următoarea ieșire.

În acest caz, suma marginală indică valoarea creșterii cheltuielilor de exploatare per dolar de venit. În ultimii doi ani, pentru fiecare dolar de venit, cheltuielile operaționale au crescut cu 0,72 USD. Acest lucru ar indica faptul că cheltuielile operaționale ca procent din venituri au crescut în ultimii doi ani, ceea ce într-adevăr a înregistrat. R² (coeficientul de determinare) de 83,5% indică, de asemenea, un grad puternic de corelație (și, prin urmare, relație) între cele două seturi de variabile

Cu rezultatele regresiei, acum putem construi un model de tendință. Dar, deoarece este un model de relație, avem două moduri de a face acest lucru. Putem construi modelul pe baza sumelor de venituri bugetate, pe lângă rezultatele tendinței veniturilor din regresia noastră anterioară.

În primul rând, să ne uităm la veniturile cu modelul bazat pe veniturile bugetate. Această abordare ne permite să analizăm ipotezele marginale încorporate în buget. Ca și înainte, construim atât linia de tendință, cât și variabilitatea.

Întrucât bugetul este aproape de tendință și se află bine în zona de variabilitate, bugetul pare a fi rezonabil. Analiza ridică, totuși, câteva întrebări pentru proprietarul bugetului.

Putem vedea că bugetul urmărește tendința pentru prima jumătate a anului și apoi începe să rămână în urmă. Acest lucru ar indica faptul că proprietarul bugetului se așteaptă la o anumită eficiență de la operațiunile anterioare. De fapt, până în decembrie bugetul este cu 10% mai mic decât tendința. Discuția s-ar putea concentra pe ceea ce determină eficiența în ultima parte a anului.

A doua analiză folosind rezultatele ar fi rularea modelului din nou, folosind veniturile de tendință. Acest lucru ne-ar permite să comparăm bugetul cu ceea ce ar fi relația de tendință. Din nou luăm rezultatele regresiei și calculăm tendința folosind veniturile din tendințe.

Deoarece veniturile de tendință sunt semnificativ sub veniturile bugetate, Cheltuielile de operațiuni sunt, de asemenea, sub buget. Această analiză ar da naștere la probleme în cazul în care cheltuielile trebuie să fie anticipate sau sunt condiționate de veniturile bugetate. De asemenea, această analiză ar putea declanșa o analiză de risc a neprevăzutelor în cazul în care veniturile nu se materializează.

Un model cantitativ pentru compararea bugetului și previziunile continue

Acum că avem atât seria temporală, cât și instrumentele de relație, putem construi un model cantitativ al P&L. Cu veniturile calculate pe baza seriei temporale și cheltuielile bazate pe relația cu veniturile, putem proiecta un Trend P&L. În acest caz, construim tendința folosind funcțiile excel pentru =SLOPE() și =INTERCEPT() . Acest lucru ne poate oferi un model dinamic care poate fi actualizat pe tot parcursul anului.

Acest instrument cantitativ poate fi folosit nu numai pentru evaluarea bugetului, ci și pentru baza previziunilor continue, benchmarking sau metodologii alternative de prognoză. Am considerat că acest instrument este incredibil de util. Variația față de tendință oferă informații suplimentare despre eficacitatea inițiativei de afaceri sau poate oferi avertismente timpurii atunci când rezultatele reale încep să se miște în direcția greșită.

Efectuarea acestui exercițiu nu necesită multe resurse de management. Statisticile de bază sunt derivate din operațiunile reale ale companiei și nu includ părtinirea agenților. Acest lucru permite variații față de tendință pentru a oferi informații despre cum se schimbă afacerea și cu cât exact. Analiza scenariilor este, de asemenea, posibilă: valorile ridicate și scăzute pot fi setate la diferite niveluri sau se pot seta automat la un anumit prag de variabilitate.

Compararea tendinței cu bugetul

Acum putem compara rezultatele tendinței cu bugetul prezentat. Pe o bază linie cu linie, putem examina bugetul prezentat și evalua ipotezele, stabilim repere și revizuim modul în care a funcționat afacerea în trecut.

După cum puteți vedea, analiza tendințelor arată că afacerea poate avea o prognoză exagerat de optimistă. Proiecțiile sale de venituri ar putea fi o depășire, cu costuri crescute pentru a menține rezultatele EBITDA la linie. Acest risc este că managerii ajung la nivelurile de cheltuieli bugetate și rezultatele de top sunt în întârziere, impactând negativ marjele de profit.

După cum am menționat mai devreme, oamenii care fac bugete calitative stabilesc, de asemenea, narațiunea, iar asta uneori poate fi pe tonul micro-agendei lor în cadrul afacerii în ansamblu.

Crearea unui buget care durează un an

Acum am adăugat o abordare cantitativă bugetului nostru calitativ. Deși bugetul poate rămâne același în cele din urmă, această abordare îmbunătățită a evidențiat riscurile, a oferit scenarii pentru care să fie planificate și a oferit proprietarilor de buget un etalon de performanță. Avem, de asemenea, un model pe care îl putem folosi pentru a prognoza tendințele viitoare pentru a stabili valori de referință pe care să le batem.

Bugetele pot fi, să spunem, nerealiste și făcute mai mult pentru a mulțumi consiliul sau pentru a stabili un nivel ridicat pentru a încuraja rezultatele, mai degrabă decât în ​​scopuri directe de management. Bugetul aspirațional stabilește o mentalitate pozitivă, dar dacă nu există nicio metodă, acuratețea va fi dubioasă. A avea instrumente precum cele descrise aici oferă o verificare cantitativă pentru a vă asigura că sunteți pe calea cea bună.

Ca întotdeauna, previziunile și bugetele sunt cele mai bune cu o abordare cu instrumente, iar adăugarea unei alte metodologii vă va ajuta să vedeți în afara casetei „gândirii de grup”. Utilizarea unei prognoze rulante și a diferitelor metodologii de prognoză poate îmbunătăți eficacitatea prognozei. Când fac previziuni, evaluarea ce instrumente funcționează cel mai bine îmi oferă o perspectivă asupra funcției companiei. Urmărirea acestei mentalități vă va ajuta să vă creați un buget care să dureze tot anul.

La o dată viitoare, voi revizui acest exemplu pentru a demonstra cum să urmăresc bugetele, să le modific pe parcurs și să efectuez un post-mortem util pentru a determina modul în care a transpare realitatea în raport cu așteptările.