Tüm Yıl Sürecek Bir Bütçe Nasıl Oluşturulur

Yönetici Özeti

Tam Bir Yıl Sürecek Bir Bütçe Nasıl Oluşturulur

Bütçeleme ve tahmin, bir işletmenin temel bir işlevidir. Küçük bir girişimcinin içgüdülerinden büyük çokuluslu bir şirketin karmaşık modellerine kadar, her işletmenin ne kadar satacağına ve ne kadara mal olacağına dair bir tahmini vardır.

Sorun şu ki, bütçelerin hazırlanması için harcanan muazzam çabaya rağmen, bütçeler genellikle yılın başlarında geçersiz hale geliyor. Daha sonra, ya etkisizlikleri ya da bir utanç kaynağı olmaları nedeniyle güvelik ederler. KPMG'nin finans uzmanlarıyla ilgili bir anketi , yanıt verenlerin %56'sının "yıl içinde bir noktada bütçenin önemini yitirdiği" konusunda hemfikir olduğunu buldu. Aynı anket ayrıca , yanıt verenlerin %46'sının "mevcut bütçenin gerçek iş görünümüyle uyumlu olmayan, siyasi olarak kabul edilmiş bir sayı ürettiğine inandığını" da ortaya koydu.

Bütçeleme genellikle, her departmana bir şablon verildiği, geleceğe ilişkin tahminleri niteliksel olarak, bazen de yönetim tarafından belirlenen üst düzey hedeflerle girdikleri aşağıdan yukarıya bir meseledir. Tahmini yapan kişiler genellikle satış, tedarik, işletme veya işe alma konusunda çok deneyimlidir, ancak tahmin konusunda resmi bir eğitimi yoktur. Tahminlerin değişen ve belirsiz doğası hayatın bir gerçeğidir, ancak çoğu zaman bu önyargılar bütçenin doğruluğunu etkiler. Bu alıntı olayı kısaca özetliyor:

“Bütçeler, bir umut şeridine sarılmış, çatışan motivasyonlarla kutulanmış dualar olabilir”

Bu makalede, önyargının etkisini azaltmaya yardımcı olabilecek nitel ve nicel kavramları bütçeleme sürecinde birleştirmeye yönelik en iyi uygulama yaklaşımını ele alacağım. Bu, genellikle kodlanmış aralıkların dışında, varsayımları ve test senaryolarını incelemek için bir yapı sağlayacaktır.

Neden Bütçe Yapıyoruz?

Yeni bir sistem eklemeye başlamadan önce, bütçenin bazı temel amaçlarını ve kullanımlarını gözden geçirelim.

• Finansal Kaynak Tahsisi - Para, bir şirketin can damarıdır. Operasyonları, yeni iş girişimlerini ve satın almaları desteklemek için yeterli bilgiye sahip olmak hayati derecede önemlidir. Bütçeleme süreci, esasen mümkün olanı mevcut kaynaklarla eşleştirmektir.
• Stratejik Plan Desteği - Bütçeleme süreci, stratejik planınızı desteklemek için yıl içinde atmanız gereken önemli adımlara odaklanmalıdır. Departmanların koordinasyonunu belirlemeli ve planın başarılı olup olmadığını gösterecek kriterleri belirlemelidir.
• Girişim Takibi - Yeni girişimler genellikle büyümenin temelidir. Bilinmeyen bir bölge oldukları için, gelirler ve maliyetler için yapılan varsayımlar genellikle daha geniş olasılıklara sahiptir. Yıl başladığında, bütçe, seçilen girişimlerin başarılarını veya başarısızlıklarını ölçmek için takip etme amacına hizmet eder.
• Gider Kontrolü - Bütçeler, yöneticilere performansları hakkında geri bildirim sağlar ve gerektiğinde düzeltici eylemlerde bulunmaları ve aşırı performansı ve olası fırsatları belirlemeleri için onları teşvik etmelidir.

Bazı Temel Bütçeleme En İyi Uygulamaları

Nicel bir metodoloji ekleme örneğine geçmeden önce, genel olarak bütçeleme için bazı en iyi uygulamaları gözden geçirmek istiyorum. Kesinlikle ayrıntılı olmasa da, bu adımların bütçe yinelemelerini azaltarak ve departman koordinasyonunu geliştirerek zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayacağını gördüm.

• Bir Zaman Çizelgesi Belirleyin - Açık olmakla birlikte, zaman çizelgesi, bireysel departman bütçelemesi, departmanlar arası incelemeler ve birleştirilmiş çalışma bütçesi incelemelerine izin verecek kadar ayrıntılı olmalıdır. Yönetim kurulu toplantısından sadece birkaç gün önce bütçe konsolidasyonu incelemeleri yapan şirketler gördüm.
• Üst Hat Rehberliğini Erken İletin - Tüm üst ve alt satır hedeflerini netleştirerek ve bilgileri yöneticilere dağıtarak bir bütçeleme sürecine sahip olmak, daha sonra süreçte çok zaman kazandırabilir. Yakın tarihli bir örnek olarak, bir COO bana %8'lik bir büyüme ile bir bütçe yaptığını söyledi, ancak firmanın PE yatırımcısı %20'yi görmek istedi, bu yüzden tüm süreci tekrar gözden geçirmek zorunda kaldılar.
• Ekip İşbirliği - Silo bütçeleme, stratejik planı desteklemenin operasyonel hedeflerini titizlikle inceleyen bir bütçe hedefine aykırıdır. Pazarlama, Satış, Ürün, İK ve Operasyonların tümü birbirinin işlevlerine dayanır. Önceden tanımlanmış gündemler ve paylaşılan varsayımlar ile ekipler arası toplantılar bu açıdan faydalıdır.

Bütçeleme Yöntemleri Türleri

Birkaçını saymak gerekirse, tahmin yaklaşımları aşağıdan yukarıya, yukarıdan aşağıya, kitle kaynaklı ve sıfır tabanlı yöntemleri içerebilir. Her biri için metodolojiler, niteliksel veya niceliksel olup olmadıklarına bölünebilir. Niteliksel, bütçe sahibinin kararıyla belirlenirken, nicel daha matematiksel temellidir. Sonuç olarak, hem nitel hem de nicel tahmin metodolojilerinin her birinin kendi güçlü ve zayıf yönleri vardır.

Önyargı, bütçeleme tekniklerinin yararlılığını önemli ölçüde etkileyebilir, bu nedenle bir yöntemin politik yönlerini dikkate almak önemlidir. İster bir satış görevlisinin ikramiyeye ulaşma ihtimalini artırmak için "sistemi oynama" ihtiyacı olsun, isterse üst yönetimin yatırımcıları memnun etmek için hedeflere ulaşma ihtiyacı olsun, önyargı genellikle bütçeleme sürecini zorlayacaktır.

Basit nicel yöntemlerin de zayıf yönleri vardır. Son zamanlardaki bir müşterimle, bütçesi sırasında, ürün satışlarını tahmin etmek için önceki yılın ortalama aylık yüzde büyümesini kullanıyordu. Bu çok makul bir yaklaşım olsa da, yıl içinde yüzde büyümenin düştüğünü belirtmiştim. Bu tam yıl ortalamasını kullanmak, eğilimin devam etmesi veya hatta sabitlenmesi durumunda sistematik agresif bir tahmine yol açabilir.

Kantitatif süreçler, yukarıdaki problemlere dayalı varsayımlarda hata kontrolüne yardımcı olduklarından, nitel süreçlerle birleştirmek için üstün seçimdir. Hızlı ve nispeten tarafsız olduğu için nicel bir temel öneririm. Ayrıca şirketin harcama ve gelir arasındaki "fonksiyon-tanımlayıcı" ilişkileri ve büyüme eğilimlerini de araştırıyor. Bu tür yöntemler ayrıca senaryo planlaması için daha kullanışlıdır ve kıyaslama ve yuvarlanan tahminler için iyi bir temel olabilir.

Hem Nicel hem Nitel Yöntemleri Kullanma Örneği

Yalnızca bir ek bütçeleme tekniği kullanmak, diğerini kontrol ederek tahmininizin alaka düzeyini artırabilir. Ayrıca diğerine meydan okuyabilecek ve kör noktalarını telafi edebilecek bir metodoloji seçmenin önemli olduğuna inanıyorum. Özellikle yinelemeli bir ortamda nitel bir tahmini değerlendirirken, nicel bir tahmin tekniği kullanmanın son derece değerli olduğunu buldum.

Farklı metodolojilerin farklı maliyetleri ve zaman gereksinimleri vardır. Yine de bu gün ve çağda, veri biliminin senaryoları ayrıştırmak için gereken süreyi azaltmaya yardımcı olan tahmin araçlarını oluşturma ve sürdürmede artan bir rol oynadığını görüyoruz.

Eğilim veya ekonometrik analiz gibi nicel bir yöntemin dahil edilmesi, tahminlerden sapmayı ortadan kaldırmanın bir yoludur. Bu yöntemler, bir tahminde neyin spekülatif olduğunu belirleyebilir ve grup düşüncesi aralıklarının dışında senaryolar sağlayabilir. Bir kılavuz sunabilir ve tahmin hedefine ulaşmak için nelerin değişmesi gerektiği konusunda bir tartışma başlatmaya yardımcı olabilirler. İstatistiksel yöntemler, temel alınan verilerin kalitesine dayanır ve katı nesnel düşünce ile güçlendirilebilir.

Nasıl çalıştıklarına aşina değilseniz, sofistike ve biraz "kara kutu" olabilirler. Düzeltilmemişler, ayrıca temel işlerde büyük değişimlerle iyi başa çıkmazlar. Örnek boyutuna ve veri kalitesine dikkat edin, her ikisinden de taviz vermek, içgörü ve kalitenin nihai kalitesini ima edecektir.

Bütçeleme Sürecinize Sayısal Bir Öğe Ekleme

Bu bölümde, aşağıdan yukarıya bir bütçeyi nicel bir süreçle karşılaştırma sürecini göstereceğim. Bu, bütçenin temelinin nasıl inceleneceğini açıklayacaktır.

Bu örnek için doğrusal regresyon kullanacağız. En basit tanımıyla, lineer regresyon, veriler aracılığıyla o çizgiden tüm noktalara olan mesafeyi en aza indiren bir çizgi bulmaya çalışır. Bu, verilerin eğilimini gösterir. Örnek boyutuna ve verilerin doğasına bağlı olarak bazen teorik olarak saf olmasa da, yine de çok kullanışlı bir araç buluyorum. Ayrıca, zaman serileri, doğrusal olmayanlık veya mevsimsellik için uzmanlaşabilen ARIMA gibi sıklıkla kullanılan başka regresyon metodolojileri de vardır, ancak bütçeyi incelemek için geçeceğimiz genel adımlarda herhangi bir metodolojiyi değiştirebilirsiniz.

Zaman Serisi Verilerini Analiz Etme

Bu örnekler için, yeni aldığımız bir bölüm P&L bütçesiyle başlıyoruz. Buradaki bütçe, FAVÖK'e kadar olan gelirlerden oluşmaktadır.

Bu zaman serisi analizi için doğrusal bir regresyonun ilk kullanımı kullanılabilir. Bu, özellikle gelirler ve daha az bir ölçüde COGS (satıcı fiyatlandırması yoluyla) gibi yönetimin doğrudan kontrole sahip olmadığı K&Z bölümleri için yararlıdır. Son iki yılın fiili değerlerini kullanarak, hızlı bir akıl sağlığı kontrolü, bütçenin daha düşük marjlarla birlikte büyük bir gelir artışı beklediğini gösterir.

Bir sonraki adım, P&L'nin bir trend modelini çoğaltmak için nicel metodolojiyi kullanmaktır. Bütçenin ilk gelir satırı olan Sürekli Gelir ile başlayacağız. Elinizde varsa genellikle en az 24 aylık veri kullanmaya çalışırım, ancak daha azına sahipseniz yine de geçerli olabilir.

Bu alıştırma için, bunu yapmanın birkaç yolu olan Excel'i kullanacağız. İlk yol, Data Menüsündeki Data Analysis add-in . İlk olarak, verileri alın ve kendi sayfasına taşıyın ve verileri sütunlara yönlendirin. Ardından, ilgili zaman dilimlerini temsil eden bir sütun ekleyin. Bundan sonra, Veri Analizi paketini seçin ve ardından Regression seçin.

Regresyon analizi sayfasında, Input Y Range regresyon yapmak istediğiniz verileri (bu durumda Tekrarlayan Gelir) ve Input X Range periyotları seçin. Verilerin üzerinde herhangi bir başlığınız varsa Labels seçmek istiyorsunuz. Çıktı bölümünde, genellikle çıktıyı analiz için kullandığım sayfaya koyarım, ancak bu kişisel tercihtir.

Şimdi OK basın ve regresyonun çıktısını üreteceksiniz.

Regresyon çıktısı bize trendi hesaplamak için ihtiyaç duyduğumuz bilgiyi verecektir. Ayrıca bize işin altında yatan işlevi hakkında bazı yararlı istatistikler verecektir. Bu, zaman içinde verilerin marjinal artışını, senaryolara bakma yeteneğini ve doğrusal modelin verilere ne kadar iyi uyduğunu içerecektir.

Excel Regresyon Çıktısının Kodunu Çözme

Regresyon çıktısı aşağıdaki analizi oluşturur:

Ana ilgi alanımız Marjinal ve Sabit Hasılat çıktısıdır. Bunları sarı gölgeli bölümde, Kestirme sabiti ve Dönem eğimi ile bulabiliriz (Excel'deki doğrusal model formülü =Intercept + Period * future periods olacaktır. Bu bize Yinelenen Gelir trend projeksiyonu için temel verecektir. bu girdileri formülümüzde kullanarak ve daha büyük dönemleri değiştirerek.Yinelenen Gelir için bir eğilim projeksiyonumuz olduğunda, bunu sunulan bütçeyle nesnel olarak karşılaştırma olanağına sahip olacağız.Ayrıca, güven aralığı çıktısından yararlanacağız. Trenddeki varyansı görmek için.

Bu eğilimi mevcut bütçeye göre planlamak, uyum için göz küresi yapmamızı sağlar.

Yüksek ve düşük trend tahminleri için yeşil gölgeli girdileri kullanarak formülleri tekrarlıyoruz. Bu bize, sağdaki çizelgede gri alanla gösterilen inceleme için matematiksel olarak kesin sınırlar verecektir.

Zaman Serisi Çıktısının Değerlendirilmesi

Önceki çizelgelerden, bütçenin trendin ve varyansının oldukça üzerinde olduğunu görebiliriz. Bütçedeki ortalama aylık artışı hesaplarsak, bu son trendin (99,1$ - 33,5$) neredeyse 3 katıdır. Yine, bu örnek için tek bir veri zaman çerçevesi ve tek değişkenli bir doğrusal model kullanıyoruz.

Bu, ekiple veya bütçe sahibiyle, performansın artmasına neyin yol açtığına ilişkin tartışmanın temelini oluşturmalıdır. Bunu, performansı artıran ölçülebilir eylemleri veya olayları bulmak veya varsayımların yeniden değerlendirilmesi için bir temel sağlamak veya bu bütçeyle sonuçlanan hedeflere meydan okumak için önemli buluyorum. Bu, organik büyüme varsayımlarını, yeni iş olasılıklarını ve bu sonuca ulaşmak için gerekli olan temel harcamaları içerebilir.

Bütçelenmiş Rakamlar Arasındaki İlişkilerin Belirlenmesi

Artık zaman serisi bütçelerini incelemek için bir regresyonun nasıl kullanılacağını gördüğümüze göre, bunu işletme içindeki ilişkileri incelemek için kullanacağız. Bütçeleme yaparken, çoğunlukla işin kontrolü dışında olan ve esas olarak gelir olan kalemler için zaman serisi yapısını kullanırım. İlişki kullanımı için, büyüme seviyesini desteklemek için marjinal maliyet temelinde ne gerektiğini arıyorum. Bu örnekte, operasyonel giderlerin gelirle nasıl ilişkili olduğuna bakacağız.

Bu bütçede, geliri yakından takip eden bir operasyonel giderimiz var. Bir dağılım grafiği kullanarak ikisi arasındaki ilişkiyi inceleyebiliriz. Bu bize, regresyon etrafındaki varyasyonu görerek, ne kadar iyi uyduklarına ek olarak, ikisi arasındaki marjinal ilişki hakkında bir fikir verecektir.

İşlem Giderini bağımlı değişken ve Toplam Geliri bağımsız değişken yaparak Timeseries örneğindeki regresyonu çoğaltabiliriz. İkisi arasındaki korelasyonu gösteren dağılım grafiği aşağıdaki çıktıdan türetilmiştir.

Bu durumda, marjinal tutar, gelirin dolar başına işletme gideri artış miktarını gösterir. Son iki yılda, her bir dolar gelir için, operasyon gideri 0,72 dolar arttı. Bu, operasyonel giderlerin gelirin bir yüzdesi olarak son iki yılda tırmanmakta olduğunu gösterir ki, gerçekten de olmuştur. %83,5'lik R² (belirleme katsayısı) ayrıca iki değişken kümesi arasında güçlü bir korelasyon (ve dolayısıyla ilişki) olduğunu gösterir.

Regresyon sonuçlarıyla artık trend modelini oluşturabiliriz. Ancak bu bir ilişki modeli olduğu için bunu yapmanın iki yolu var. Modeli, önceki regresyonumuzdan elde edilen gelir trendi sonuçlarına ek olarak, bütçelenen gelir miktarlarına dayalı olarak oluşturabiliriz.

İlk olarak, bütçelenen geliri temel alan modelle gelire bakalım. Bu yaklaşım, bütçeye gömülü marjinal varsayımlara bakmamızı sağlar. Daha önce olduğu gibi, hem trend çizgisini hem de değişkenliği oluşturuyoruz.

Bütçe trende yakın ve değişkenlik alanı içinde olduğundan, bütçe makul görünmektedir. Ancak analiz, bütçe sahibi için bazı soruları gündeme getiriyor.

Bütçenin yılın ilk yarısı için trendi takip ettiğini ve ardından geride kalmaya başladığını görebiliriz. Bu, bütçe sahibinin önceki işlemlerden belirli bir miktarda verimlilik beklediğini gösterir. Aslında, Aralık ayına kadar bütçe, trendden %10 daha düşük çalışma oranındadır. Tartışma, yılın sonraki bölümünde verimliliği neyin yönlendirdiğine odaklanabilir.

Sonuçları kullanan ikinci analiz, trend gelirlerini kullanarak modeli yeniden çalıştırmak olacaktır. Bu, bütçeyi trend ilişkisinin ne olacağıyla karşılaştırmamızı sağlar. Yine regresyon sonuçlarını alıyoruz ve trend gelirlerini kullanarak trendi hesaplıyoruz.

Trend gelirleri bütçelenen gelirlerin oldukça altında olduğu için Operasyon Gideri de bütçenin altındadır. Bu analiz, giderlerin önceden yüklenmesi gerekiyorsa veya bütçelenen gelirlere bağlıysa sorunlara yol açacaktır. Ayrıca, bu analiz, gelirin gerçekleşmemesi durumunda beklenmedik durumlara ilişkin bir risk analizini tetikleyebilir.

Bütçe Karşılaştırma ve Değişken Tahminler için Nicel Bir Model

Artık hem zaman serilerine hem de ilişki araçlarına sahip olduğumuza göre, P&L'nin nicel bir modelini oluşturabiliriz. Zaman serisi bazında hesaplanan gelirler ve gelirle ilişkisine dayalı giderler ile bir Trend P&L projelendirebiliriz. Bu durumda, =SLOPE() ve =INTERCEPT() için excel fonksiyonlarını kullanarak trendi oluşturuyoruz. Bu bize yıl boyunca güncellenebilecek dinamik bir model sağlayabilir.

Bu nicel araç, yalnızca bütçe değerlendirmesi için değil, aynı zamanda yuvarlanan tahminlerin, kıyaslama veya alternatif tahmin metodolojilerinin temeli için de kullanılabilir. Bu aracı inanılmaz derecede faydalı buldum. Trendden sapma, iş girişimi etkinliği hakkında ek bilgi sağlar veya gerçek sonuçlar yanlış yönde hareket etmeye başladığında erken uyarılar sağlayabilir.

Bu alıştırmayı yapmak çok fazla yönetim kaynağı kullanmaz. Temel istatistikler, şirketin fiili faaliyetlerinden türetilmiştir ve temsilci yanlılığını içermez. Bu, işin nasıl ve tam olarak ne kadar değiştiğine dair bilgi sağlamak için trendden farklılıklara izin verir. Senaryo analizi de mümkündür: yüksek ve düşük farklı seviyelere ayarlanabilir veya otomatik olarak belirli bir değişkenlik eşiğine ayarlanabilir.

Trend ile Bütçeyi Karşılaştırma

Artık trend sonuçlarını gönderilen bütçeyle karşılaştırabiliriz. Satır bazında, gönderilen bütçeyi inceleyebilir ve varsayımları değerlendirebilir, karşılaştırma ölçütleri belirleyebilir ve işletmenin geçmişte nasıl çalıştığını gözden geçirebiliriz.

Gördüğünüz gibi, trend analizi, işletmenin aşırı iyimser bir tahmine sahip olabileceğini gösteriyor. FAVÖK sonuçlarını aynı hizada tutmak için artan maliyetlerle gelir projeksiyonu bir aşım olabilir. Buradaki risk, yöneticilerin bütçelenmiş gider seviyelerine tırmanması ve kâr marjlarını olumsuz yönde etkileyen önemli sonuçların gecikmesidir.

Daha önce de belirttiğim gibi, nitel bütçeler yapan insanlar anlatıyı da belirler ve bu bazen bir bütün olarak iş içindeki mikro gündemlerine uygun olabilir.

Bir Yıl Sürecek Bütçe Oluşturma

Niteliksel bütçemize artık nicel bir yaklaşım ekledik. Bütçe sonunda aynı kalabilse de, bu gelişmiş yaklaşım riskleri vurguladı, planlanması gereken senaryolar sağladı ve bütçe sahiplerine bir performans kıyaslaması sağladı. Ayrıca, geçilecek ölçütleri belirlemek için ileriye dönük eğilimleri tahmin etmek için kullanabileceğimiz bir modelimiz var.

Bütçeler, diyelim ki gerçekçi olmayabilir ve yönetim kurulunu memnun etmek veya doğrudan yönetim amaçları yerine sonuçları teşvik etmek için yüksek bir çıta koymak için daha fazla yapılabilir. İstekli bütçeleme olumlu bir zihniyet oluşturur, ancak bunun için bir yöntem yoksa, doğruluğu şüpheli olacaktır. Burada açıklananlar gibi araçlara sahip olmak, doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için nicel bir kontrol sağlar.

Her zaman olduğu gibi, bir araç kutusu yaklaşımıyla tahminler ve bütçeler en iyisidir ve başka bir metodoloji eklemek, "grup düşüncesi" kutusunun dışını görmenize yardımcı olacaktır. Dönen bir tahmin ve farklı tahmin metodolojileri kullanmak, tahmin etkinliğini iyileştirebilir. Tahmin yaparken, hangi araçların en iyi sonucu verdiğini değerlendirmek bana şirketin işlevi hakkında bir fikir verir. Bu zihniyeti takip etmek, yıl boyunca sürecek bir bütçe oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Gelecekteki bir tarihte, bütçelerin nasıl izleneceğini, yol boyunca bunları nasıl değiştireceğini ve gerçekliğin beklentilere göre nasıl ortaya çıktığını belirlemek için yararlı bir ölüm sonrası nasıl yapılacağını göstermek için bu örneği tekrar gözden geçireceğim.