如何制定持续一整年的预算

执行摘要

如何制定持续一整年的预算

预算和预测是企业的基本功能。 从小企业家的直觉到大型跨国公司的复杂模型，每家企业都对自己的销售额和成本有一个估计。

问题是预算往往在年初就过时了，尽管有时在准备预算方面付出了巨大的努力。 然后他们被封存起来，要么是因为他们的效率低下，要么是因为他们是尴尬的根源。 毕马威对金融专业人士的一项调查发现，56% 的受访者同意“在一年中的某个时候，预算不再具有相关性”。 同一项调查还发现， 46% 的受访者“认为当前预算产生的政治同意数字与实际业务前景不符。”

预算通常是自下而上的事情，每个部门都有一个模板，他们在其中输入对未来的定性猜测，有时还有管理层设定的最高目标。 进行预测的人通常在销售、供应、运营或招聘方面非常有经验，但没有接受过正式的预测培训。 预测的变化和不确定性是不争的事实，但这些偏差通常会影响预算的准确性。 这句话概括地概括了它：

“预算可以是祈祷，装在相互矛盾的动机中，包裹在希望的丝带中”

在本文中，我将介绍将定性和定量概念结合到预算过程中的最佳实践方法，这有助于减少偏见的影响。 这将提供一个结构来审查假设和测试场景，通常在编纂范围之外。

我们为什么要预算？

在我们开始添加新系统之前，让我们回顾一下目标和预算使用的一些基础知识。

• 财务资源分配——金钱是公司的命脉。 拥有足够的资金来支持运营、新业务计划和收购至关重要。 预算编制过程本质上是将可能的情况与现有资源相匹配。
• 战略计划支持- 预算过程应侧重于您在一年中必须采取的重要步骤，以支持您的战略计划。 它应该安排部门的协调，并设定基准以表明计划是否成功。
• 倡议跟踪- 新倡议通常是增长的基础。 由于它们是一个未知的领域，对收入和成本的假设通常具有更广泛的可能性。 一年开始后，预算的目的是跟踪选定的计划以衡量其成功或失败。
• 费用控制- 预算向经理提供有关其绩效的反馈，并应激励他们在必要时采取纠正措施，并识别超额绩效和可能的机会。

一些基本的预算最佳实践

在我们进入添加定量方法的示例之前，我想回顾一下一般预算的一些最佳实践。 虽然肯定不是详尽无遗，但我发现这些步骤将通过减少预算迭代和改善部门协调来节省时间和资源。

• 设定时间表——虽然很明显，但时间表应该足够详细，以允许单独部门预算、跨部门审查和合并工作预算审查。 我见过公司在董事会会议前几天进行预算合并审查。
• 尽早传达顶线指导- 通过明确所有顶线和底线目标并将信息分发给经理来开始预算流程，可以在流程的后期节省大量时间。 举一个最近的例子，一位首席运营官告诉我，他做了一个 8% 增长的预算，但该公司的 PE 投资者希望看到 20%，所以他们不得不重新经历整个过程。
• 团队协作——孤立的预算与严格审查支持战略计划的运营目标的预算目标背道而驰。 市场营销、销售、产品、人力资源和运营都依赖于彼此的职能。 在这方面，尽早进行具有明确议程和共同假设的跨团队会议是有帮助的。

预算方法的类型

预测方法可以包括自下而上、自上而下、众包和从零开始的方法，仅举几例。 每种方法都可以分为定性或定量。 定性以预算所有者的判断为标志，而定量则以数学为基础。 因此，定性和定量预测方法都有各自的优势和劣势。

偏见会显着影响预算技术的实用性，因此考虑方法的政治方面非常重要。 无论是销售人员需要“玩弄系统”以增加获得奖金的几率，还是高级管理人员需要达到目标以安抚投资者，偏见往往会使预算流程紧张。

简单的定量方法也有其弱点。 对于我最近的一个客户，在其预算期间，它使用上一年的平均月增长率来预测产品销售。 虽然这是一个非常合理的方法，但我确实指出这一年的增长率下降了。 如果趋势继续甚至趋于平稳，使用该全年平均值可能会导致系统性的激进预测。

在我看来，定量过程是与定性过程相结合的最佳选择，因为它们有助于检查基于上述问题的假设。 我推荐定量基础，因为它快速且相对公正。 它还探讨了公司在支出和收入之间的“功能定义”关系以及增长趋势。 这些方法对于情景规划也更有用，并且可以作为基准测试和滚动预测的良好基础。

同时使用定量和定性方法的案例

仅使用一种额外的预算技术可以通过作为对另一种的检查来扩展您的预测的相关性。 我也认为选择一种可以挑战对方并弥补其盲点的方法很重要。 我发现在评估定性预测时使用定量预测技术非常有价值，尤其是在迭代环境中。

不同的方法有不同的成本和时间要求。 然而，在当今时代，我们看到数据科学在构建和维护预测工具方面发挥着越来越大的作用，这些工​​具有助于减少解析场景所需的时间。

结合定量方法，例如趋势或计量经济分析，是消除预测偏差的一种方法。 这些方法可以识别预测中的推测性内容，并提供群体思维范围之外的场景。 他们可以提供指导并帮助开始讨论必须改变什么才能达到预测目标。 统计方法依赖于基础数据的质量，并且可以通过扎实的客观思维来增强。

但是，如果您不熟悉它们的工作方式，它们可以是复杂的并且有点“黑盒子”。 未经调整，它们也不能很好地应对基础业务的巨大变化。 注意样本量和数据质量，两者的妥协都会影响洞察力和质量的最终质量。

在预算流程中添加量化元素

在本节中，我将演示一个将自下而上的预算与量化过程进行比较的过程。 这将解释如何检查预算的基础。

对于这个例子，我们将使用线性回归。 在其最简单的定义中，线性回归试图通过数据找到一条线，以最小化从该线到所有点的距离。 这表明了数据的趋势。 虽然有时根据样本量和数据性质在理论上并不纯粹，但我仍然发现它是一个非常有用的工具。 此外，还有其他经常使用的回归方法，例如 ARIMA，它可以专门用于时间序列、非线性或季节性，但您可以在我们审查预算的整个步骤中替换任何方法。

分析时间序列数据

对于这些示例，我们从刚刚收到的部门损益预算开始。 这里的预算包括一直到 EBITDA 的收入。

线性回归的首次使用可用于此时间序列分析。 这对于管理层无法直接控制的损益表部分尤其有用，例如收入，以及在较小程度上的销货成本（通过供应商定价）。 使用过去两年的实际情况，快速的健全性检查显示预算预计收入将大幅加速，同时利润率较低。

下一步是使用定量方法来复制损益的趋势模型。 我们将从预算的第一条收入线开始，即经常性收入。 如果你有数据，我经常尝试使用至少 24 个月的数据，但如果你有更少的数据，它仍然可以应用。

对于本练习，我们将使用 Excel，它有多种方法可以做到这一点。 第一种方法是通过Data菜单上的Data Analysis add-in 。 首先，获取数据并将其移动到自己的工作表中，并将数据定向到列中。 然后添加一列来表示所涉及的时间段。 之后，选择 Data Analysis 包，然后选择Regression 。

在回归分析页面上，在Input Y Range和Input X Range中选择要回归的数据（在本例中为经常性收入）。 如果数据上方有任何标题，则要选择Labels 。 在输出部分，我通常将输出放在我用于分析的工作表上，但这是个人喜好。

现在按OK ，您将生成回归的输出。

回归输出将为我们提供计算趋势所需的信息。 它还将为我们提供一些有关业务基础功能的有用统计数据。 这将包括数据随时间的边际增长、查看场景的能力以及线性模型与数据的拟合程度。

解码 Excel 回归输出

回归输出构建以下分析：

我们的主要兴趣是边际和固定收入输出。 我们可以在黄色阴影部分找到这些，其中截距为常数，周期为斜率（Excel 中的线性模型公式为=Intercept + Period * future periods 。这将为我们提供经常性收入趋势预测的基础通过在我们的公式中使用这些输入并替换更大的时期。一旦我们对经常性收入进行了趋势预测，我们将能够客观地将其与提交的预算进行比较。此外，我们将利用置信区间输出看趋势的变化。

将这一趋势与现有预算进行对比，可以让我们关注是否合适。

我们使用绿色阴影输入重复这些公式来进行高低趋势估计。 这将为我们提供数学上严格的检查界限，如右侧图表中的灰色区域所示。

评估时间序列输出

从之前的图表中，我们可以看到预算远高于趋势及其方差。 如果我们计算预算的平均每月增长，它几乎是最近趋势（99.1 美元到 33.5 美元）的 3 倍。 同样，我们在此示例中使用单一时间框架的数据和单变量线性模型。

这应该构成与团队或预算所有者讨论是什么推动了出色表现的基础。 我发现这很重要，要么找到推动业绩优异的可量化行动或事件，要么为重新评估假设或挑战导致本预算的目标提供基础。 这可能包括有机增长假设、新业务概率和实现这一结果所需的基本支出。

确定预算数字之间的关系

既然我们已经了解了如何使用回归来检查时间序列预算，我们将使用它来检查业务内的关系。 在制定预算时，我经常对大部分不受业务控制的项目（主要是收入）使用时间序列结构。 对于关系使用，我正在寻找在边际成本基础上支持增长水平的方法。 在本例中，我们将研究运营费用与收入的关系。

在此预算中，我们的运营费用似乎与收入密切相关。 我们可以使用散点图检查两者之间的关系。 通过查看回归周围的变化，这将使我们了解两者之间的边际关系，以及它们的拟合程度。

我们可以通过将运营费用作为因变量并将总收入作为自变量来复制时间序列示例中的回归。 显示两者相关性的散点图来自以下输出。

在这种情况下，边际金额表示每美元收入的运营费用增加量。 在过去两年中，每增加 1 美元的收入，运营费用就会增加 0.72 美元。 这表明运营费用占收入的百分比在过去两年中一直在攀升，确实如此。 83.5% 的 R²（确定系数）也表明两个变量集之间有很强的相关性（因此，关系）

有了回归的结果，我们现在可以建立趋势模型。 但是，由于它是一个关系模型，我们有两种方法可以做到这一点。 除了我们之前回归的收入趋势结果之外，我们还可以根据预算收入金额构建模型。

首先，让我们看看基于预算收入的模型的收入。 这种方法使我们能够查看预算中嵌入的边际假设。 和以前一样，我们构建了趋势线和可变性。

由于预算接近趋势并且在可变区域内，预算似乎是合理的。 然而，该分析确实为预算所有者提出了一些问题。

我们可以看到，预算跟踪上半年的趋势，然后开始落后。 这表明预算所有者期望从以前的操作中获得一定的效率。 事实上，到 12 月，预算的运行率比趋势低 10%。 讨论可以集中在今年下半年推动效率的因素上。

使用结果的第二个分析将使用趋势收入再次运行模型。 这将使我们能够将预算与趋势关系进行比较。 我们再次采用回归结果并使用趋势收入计算趋势。

由于趋势收入大大低于预算收入，因此运营费用也低于预算。 如果需要预先支付费用，或者它们是否取决于预算收入，这种分析将产生问题。 此外，如果收入没有实现，这种分析可能会引发对或有事项的风险分析。

预算比较和滚动预测的定量模型

现在我们有了时间序列和关系工具，我们可以建立损益的量化模型。 通过基于时间序列计算的收入和基于与收入关系的费用，我们可以预测趋势损益表。 在这种情况下，我们使用=SLOPE()和=INTERCEPT()的 Excel 函数构建趋势。 这可以为我们提供一个可以全年更新的动态模型。

这种量化工具不仅可用于预算评估，还可用于滚动预测、基准测试或替代预测方法的基础。 我发现这个工具非常有用。 趋势的变化提供了有关业务计划有效性的额外信息，或者可以在实际结果开始朝着错误的方向发展时提供早期警告。

做这个练习不会使用很多管理资源。 基础统计数据来源于公司的实际运营，不包括代理偏差。 这使得趋势的变化可以提供有关业务如何变化以及确切变化幅度的信息。 情景分析也是可能的：可以将高低设置为不同的级别，或者自动设置为某个可变性阈值。

比较趋势与预算

我们现在可以将趋势结果与提交的预算进行比较。 在逐行的基础上，我们可以检查提交的预算并评估假设，设定基准并审查过去的业务运作方式。

如您所见，趋势分析显示该业务的收入预测可能过于乐观。 它的收入预测可能会超调，成本会增加以保持 EBITDA 的结果一致。 这里的风险是经理们逐渐达到预算的费用水平并且顶线结果滞后，对利润率产生负面影响。

正如我之前提到的，制定定性预算的人也设定了叙述，有时这可能与他们在整个业务中的微观议程相吻合。

制定持续一年的预算

现在，我们在定性预算中添加了定量方法。 虽然最终预算可能保持不变，但这种增强的方法突出了风险，提供了需要规划的情景，并为预算所有者提供了绩效基准。 我们还有一个模型，我们可以用它来预测未来趋势，以设定要超越的基准。

比方说，预算可能是不切实际的，而且预算更多是为了取悦董事会，或者设置一个高标准来鼓励结果，而不是直接管理目的。 雄心勃勃的预算设定了一种积极的心态，但如果没有方法，准确性将令人怀疑。 拥有此处描述的工具可提供定量检查，以确保您走在正确的道路上。

与往常一样，预测和预算最好使用工具箱方法，添加另一种方法将帮助您在“集体思考”框外看到。 使用滚动预测和不同的预测方法可以提高预测的有效性。 当我进行预测时，评估哪些工具最有效，可以让我深入了解公司的职能。 遵循这种心态将帮助您制定持续一年的预算。

在未来的某个日期，我将重新审视这个示例，以演示如何跟踪预算、调整预算并进行有用的事后分析，以确定现实相对于预期是如何发生的。