Como construir um orçamento que dure o ano inteiro

Sumário executivo

Como criar um orçamento que vai durar um ano inteiro

Orçamento e previsão é uma função essencial de um negócio. Do instinto de um pequeno empresário aos modelos complexos de uma grande multinacional, cada empresa tem uma estimativa de quanto venderá e quanto custará.

O problema é que os orçamentos muitas vezes se tornam obsoletos no início do ano, apesar do enorme esforço despendido para prepará-los. Eles então ficam naftalizados, seja por sua ineficácia ou por serem uma fonte de constrangimento. Uma pesquisa da KPMG com profissionais de finanças descobriu que 56% dos entrevistados concordaram que “em algum momento do ano, o orçamento deixou de ser relevante”. A mesma pesquisa também descobriu que 46% dos entrevistados “acreditam que o orçamento atual produz um número politicamente acordado não alinhado com as perspectivas reais dos negócios”.

O orçamento geralmente é um assunto de baixo para cima, em que cada departamento recebe um modelo, onde eles inserem suposições sobre o futuro em uma base qualitativa, às vezes com metas de primeira linha definidas pela administração. As pessoas que fazem a previsão geralmente são muito experientes em vendas, provisionamento, operação ou contratação, mas não têm treinamento formal em previsão. A natureza mutável e incerta das previsões é um fato da vida, mas muitas vezes esses vieses afetam a precisão do orçamento. Esta citação resume tudo em poucas palavras:

“Os orçamentos podem ser orações, encaixotadas em motivações conflitantes, envoltas em uma fita de esperança”

Neste artigo, abordarei a abordagem de melhor prática de combinar conceitos qualitativos e quantitativos ao processo orçamentário, o que pode ajudar a diminuir o impacto do viés. Isso fornecerá uma estrutura para verificar suposições e testar cenários, geralmente fora dos intervalos codificados.

Por que fazemos Orçamento?

Antes de começarmos a adicionar um novo sistema, vamos revisar alguns dos conceitos básicos de metas e usos de um orçamento.

• Alocação de Recursos Financeiros - O dinheiro é a alma de uma empresa. Ter o suficiente para dar suporte às operações, novas iniciativas de negócios e aquisições é de vital importância. O processo orçamentário está essencialmente combinando o que é possível com os recursos existentes.
• Apoio ao Plano Estratégico - O processo orçamentário deve se concentrar nas etapas importantes que você deve tomar durante o ano para apoiar seu plano estratégico. Deve estabelecer a coordenação dos departamentos e definir os marcos para sinalizar se o plano está dando certo.
• Acompanhamento de Iniciativas - Novas iniciativas geralmente são a base para o crescimento. Por se tratar de um território desconhecido, as premissas feitas para receitas e custos costumam ter um leque mais amplo de possibilidades. Uma vez que o ano começa, o orçamento serve para acompanhar as iniciativas escolhidas para avaliar seu sucesso ou fracasso.
• Controle de Despesas - Os orçamentos fornecem feedback aos gestores quanto ao seu desempenho e devem incentivá-los a tomar ações corretivas quando necessário, e identificar o desempenho excessivo e possíveis oportunidades.

Algumas práticas recomendadas de orçamento básico

Antes de entrarmos em um exemplo de adição de uma metodologia quantitativa, quero examinar algumas práticas recomendadas para orçamento em geral. Embora certamente não seja exaustivo, descobri que essas etapas economizarão tempo e recursos, reduzindo as iterações orçamentárias e melhorando a coordenação do departamento.

• Defina um cronograma - Embora seja óbvio, o cronograma deve ser detalhado o suficiente para permitir orçamentos de departamentos individuais, revisões interdepartamentais e revisões consolidadas do orçamento de trabalho. Tenho visto empresas fazendo revisões de consolidação do orçamento apenas alguns dias antes de uma reunião do conselho.
• Transmita a Orientação de Topline com antecedência - Ter um processo orçamentário iniciado esclarecendo todas as metas de linha superior e inferior e distribuindo as informações aos gerentes pode economizar muito tempo mais tarde no processo. Como um exemplo recente, um COO me contou sobre ter feito um orçamento com 8% de crescimento, mas o investidor de PE da empresa queria ver 20%, então eles tiveram que passar por todo o processo novamente.
• Colaboração em equipe - O orçamento em silos contraria o objetivo de um orçamento que examina rigorosamente os objetivos operacionais de apoio ao plano estratégico. Marketing, Vendas, Produto, RH e Operações dependem das funções uns dos outros. Reuniões entre equipes desde o início com agendas definidas e premissas compartilhadas são úteis nesse sentido.

Tipos de Métodos de Orçamento

As abordagens de previsão podem incluir métodos bottom-up, top-down, crowd-sourced e métodos baseados em zero, para citar alguns. As metodologias para cada um podem ser divididas em qualitativas ou quantitativas. O qualitativo é marcado pelo julgamento do dono do orçamento, enquanto o quantitativo é mais baseado matematicamente. Consequentemente, ambas as metodologias de previsão qualitativa e quantitativa têm seus respectivos pontos fortes e fracos.

O viés pode afetar significativamente a utilidade das técnicas orçamentárias, por isso é importante considerar os aspectos políticos de um método. Seja a necessidade de um vendedor de “'jogar com o sistema'' para aumentar as chances de atingir o bônus ou a alta administração precisar atingir metas para apaziguar os investidores, o viés muitas vezes sobrecarrega o processo orçamentário.

Métodos quantitativos simples também têm suas fraquezas. Com um cliente meu recente, durante seu orçamento, ele estava usando o crescimento percentual médio mensal do ano anterior para prever as vendas de produtos. Embora esta seja uma abordagem bastante razoável, salientei que o crescimento percentual caiu durante o ano. O uso dessa média anual pode levar a uma previsão agressiva sistemática se a tendência continuar ou mesmo se estabilizar.

Na minha opinião, os processos quantitativos são a escolha superior para combinar com os processos qualitativos, pois ajudam a verificar suposições de erro com base nos problemas acima. Eu recomendo uma base quantitativa, pois é rápida e relativamente imparcial. Ele também explora as relações de “definição de funções” da empresa entre gastos e receitas, bem como tendências de crescimento. Esses métodos também são mais úteis para o planejamento de cenários e podem ser uma boa base para benchmarking e previsões contínuas.

O Caso para Usar Métodos Quantitativos e Qualitativos

Usar apenas uma técnica de orçamento adicional pode estender a relevância de sua previsão, atuando como uma verificação da outra. Também acredito que é importante escolher uma metodologia que possa desafiar o outro e compensar seus pontos cegos. Descobri que usar uma técnica de previsão quantitativa é extremamente valioso ao avaliar uma previsão qualitativa, especialmente em um ambiente iterativo.

Diferentes metodologias têm diferentes custos e requisitos de tempo. No entanto, nos dias de hoje, estamos vendo a ciência de dados desempenhar um papel cada vez maior na criação e manutenção de ferramentas de previsão que ajudam a reduzir o tempo necessário para analisar os cenários.

A incorporação de um método quantitativo, como análise de tendência ou econométrica, é uma maneira de eliminar o viés das projeções. Esses métodos podem identificar o que é especulativo em uma previsão e fornecer cenários fora dos limites do pensamento de grupo. Eles podem oferecer uma diretriz e ajudar a iniciar uma discussão sobre o que deve mudar para atingir a meta prevista. Os métodos estatísticos dependem da qualidade dos dados subjacentes e podem ser aprimorados por um pensamento objetivo sólido.

Eles podem, no entanto, ser sofisticados e um pouco “quadrados pretos” se você não estiver familiarizado com como eles funcionam. Não ajustados, eles também não lidam bem com grandes mudanças nos negócios subjacentes. Preste atenção ao tamanho da amostra e à qualidade dos dados, pois os compromissos em ambos implicarão na qualidade final do insight e da qualidade.

Adicionando um elemento quantitativo ao seu processo orçamentário

Nesta seção, demonstrarei um processo de comparação de um orçamento de baixo para cima com um processo quantitativo. Isto explicará como examinar a base para o orçamento.

Para este exemplo, vamos usar regressão linear. Em sua definição mais simples, a regressão linear busca encontrar uma linha através dos dados que minimize a distância dessa linha a todos os pontos. Isso indica a tendência dos dados. Embora às vezes não seja teoricamente puro, dependendo do tamanho da amostra e da natureza dos dados, ainda acho uma ferramenta muito útil. Além disso, existem outras metodologias de regressão frequentemente usadas, como ARIMA, que podem se especializar em séries temporais, não linearidade ou sazonalidade, mas você pode substituir qualquer metodologia nas etapas gerais pelas quais passaremos para verificar um orçamento.

Analisando dados de séries temporais

Para esses exemplos, começamos com um orçamento de P&L divisional que acabamos de receber. O orçamento aqui consiste da receita até o EBITDA.

O primeiro uso de uma regressão linear pode ser usado para esta análise de série temporal. Isso é especialmente útil para partes do P&L em que a administração não tem controle direto, como receitas e, em menor grau, CPV (por meio de preços de fornecedores). Usando os últimos dois anos de reais, uma rápida verificação de sanidade mostra o orçamento esperando uma grande aceleração de receita, combinada com margens mais baixas.

O próximo passo é usar a metodologia quantitativa para replicar um modelo de tendência do P&L. Vamos começar com a primeira linha de receita do orçamento, Receita Recorrente. Costumo tentar usar pelo menos 24 meses de dados, se você os tiver, mas se tiver menos, ainda poderá ser aplicado.

Para este exercício, vamos usar o Excel, que tem várias maneiras de fazer isso. A primeira maneira é por meio do Data Analysis add-in menu Data . Primeiro, pegue os dados e mova-os para uma planilha própria e oriente os dados em colunas. Em seguida, adicione uma coluna para representar os períodos de tempo envolvidos. Depois disso, selecione o pacote Data Analysis e selecione Regression .

Na página de análise de regressão, selecione os dados que você deseja regredir (neste caso, Receita Recorrente) no Input Y Range e os períodos no Input X Range . Você deseja selecionar Labels se tiver títulos acima dos dados. Na seção de saída, geralmente coloco a saída na planilha que estou usando para análise, mas isso é preferência pessoal.

Agora pressione OK e você irá gerar a saída da regressão.

A saída da regressão nos dará as informações necessárias para calcular a tendência. Também nos dará algumas estatísticas úteis sobre a função subjacente do negócio. Isso incluirá o aumento marginal dos dados ao longo do tempo, a capacidade de analisar cenários e quão bem o modelo linear se ajusta aos dados.

Decodificando a saída de regressão do Excel

A saída da regressão constrói a seguinte análise:

Nosso principal interesse está na produção de Receitas Marginais e Fixas. Podemos encontrá-los na seção sombreada em amarelo com a Interceptação como a constante e o Período como a inclinação (a fórmula do modelo linear no Excel seria =Intercept + Period * future periods . Isso nos dará a base para a projeção da tendência da Receita Recorrente usando essas entradas em nossa fórmula e substituindo os períodos maiores. Assim que tivermos uma projeção de tendência para a Receita Recorrente, poderemos compará-la objetivamente com o orçamento enviado. Além disso, aproveitaremos a saída do intervalo de confiança para ver a variação na tendência.

Traçar essa tendência em relação ao orçamento existente nos permite olhar para o ajuste.

Repetimos as fórmulas usando as entradas sombreadas em verde para estimativas de tendência alta e baixa. Isso nos dará limites matematicamente rigorosos para exame, mostrados pela área cinza no gráfico da direita.

Avaliando a saída da série temporal

Nos gráficos anteriores, podemos ver que o orçamento está bem acima da tendência e sua variação. Se calcularmos o aumento médio mensal no orçamento, é quase 3x maior que a tendência recente (US$ 99,1 a US$ 33,5). Novamente, estamos usando um único período de tempo de dados e um modelo linear univariado para este exemplo.

Isso deve formar a base da discussão com a equipe ou o responsável pelo orçamento sobre o que está impulsionando o desempenho superior. Acho isso importante para encontrar as ações ou eventos quantificáveis ​​que impulsionam o desempenho superior ou fornecer uma base para a reavaliação das premissas ou desafiar as metas que resultaram neste orçamento. Isso pode incluir premissas de crescimento orgânico, probabilidades de novos negócios e as despesas subjacentes necessárias para alcançar esse resultado.

Determinando relações entre números orçados

Agora que vimos como usar uma regressão para examinar os orçamentos de séries temporais, vamos usá-la para examinar os relacionamentos dentro do negócio. Ao fazer o orçamento, costumo usar a estrutura de série temporal para itens que estão fora do controle da empresa, que é principalmente receita. Para uso de relacionamento, estou procurando o que é necessário em uma base de custo marginal para suportar o nível de crescimento. Para este exemplo, veremos como as despesas operacionais se relacionam com a receita.

Neste orçamento, temos uma despesa operacional que parece acompanhar de perto a receita. Podemos examinar a relação entre os dois usando um gráfico de dispersão. Isso nos dará uma ideia da relação marginal entre os dois, além de quão bem ajustados eles são, vendo a variação em torno da regressão.

Podemos replicar a regressão do exemplo Timeseries tornando Operations Expense a variável dependente e tornando Total Revenue a variável independente. O gráfico de dispersão mostrando a correlação com os dois foi derivado da saída a seguir.

Nesse caso, o valor marginal indica o valor do aumento das despesas operacionais por dólar de receita. Nos últimos dois anos, para cada dólar de receita, as despesas operacionais aumentaram US$ 0,72. Isso indicaria que as despesas operacionais como porcentagem da receita aumentaram nos últimos dois anos, o que de fato aconteceu. O R² (coeficiente de determinação) de 83,5% também indica um forte grau de correlação (e, portanto, relação) entre os dois conjuntos de variáveis

Com os resultados da regressão, podemos agora construir o modelo de tendência. Mas, como é um modelo de relacionamento, temos duas formas de fazê-lo. Podemos construir o modelo com base nos valores de receita orçados, além dos resultados de tendência de receita de nossa regressão anterior.

Primeiro, vamos analisar a receita com o modelo baseado na receita orçada. Esta abordagem permite-nos olhar para pressupostos marginais embutidos no orçamento. Como antes, construímos tanto a linha de tendência quanto a variabilidade.

Como o orçamento está próximo da tendência e dentro da área de variabilidade, o orçamento parece ser razoável. A análise, no entanto, levanta algumas questões para o proprietário do orçamento.

Podemos ver que o orçamento acompanha a tendência para o primeiro semestre do ano e depois começa a ficar para trás. Isso indicaria que o proprietário do orçamento espera uma certa eficiência das operações anteriores. De fato, em dezembro o orçamento está com uma taxa de execução 10% menor do que a tendência. A discussão pode se concentrar no que está impulsionando a eficiência na parte final do ano.

A segunda análise usando os resultados seria executar o modelo novamente, usando as receitas de tendência. Isso nos permitiria comparar o orçamento com qual seria a relação de tendência. Novamente, pegamos os resultados da regressão e calculamos a tendência usando as receitas de tendência.

Como as receitas de tendência estão significativamente abaixo das receitas orçadas, a Despesa Operacional também está abaixo do orçamento. Essa análise daria origem a problemas se as despesas precisarem ser antecipadas ou se forem dependentes das receitas orçadas. Além disso, essa análise pode desencadear uma análise de risco de contingências caso a receita não se concretize.

Um modelo quantitativo para comparação de orçamento e previsões contínuas

Agora que temos tanto a série temporal quanto as ferramentas de relacionamento, podemos construir um modelo quantitativo do P&L. Com receitas calculadas com base em séries temporais e despesas com base na relação com a receita, podemos projetar um Trend P&L. Nesse caso, construímos a tendência usando as funções do Excel para =SLOPE() e =INTERCEPT() . Isso pode nos fornecer um modelo dinâmico que pode ser atualizado ao longo do ano.

Essa ferramenta quantitativa pode ser usada não apenas para avaliação orçamentária, mas como base para previsões contínuas, benchmarking ou metodologias alternativas de previsão. Eu encontrei esta ferramenta para ser incrivelmente útil. A variação da tendência fornece informações adicionais sobre a eficácia da iniciativa de negócios ou pode fornecer avisos antecipados quando os resultados reais começam a se mover na direção errada.

Fazer este exercício não usa muitos recursos de gerenciamento. As estatísticas subjacentes são derivadas das operações reais da empresa e não incluem o viés do agente. Isso permite que variações da tendência forneçam informações sobre como o negócio está mudando e exatamente quanto. A análise de cenários também é possível: o alto e o baixo podem ser definidos em diferentes níveis ou definidos automaticamente para um determinado limite de variabilidade.

Comparando a tendência com o orçamento

Agora podemos comparar os resultados da tendência com o orçamento enviado. Linha por linha, podemos examinar o orçamento enviado e avaliar as premissas, definir referências e revisar como a empresa operou no passado.

Como você pode ver, a análise de tendências está mostrando que o negócio pode ter uma previsão de linha superior excessivamente otimista. Sua projeção de receita pode ser um overshoot, com custos aumentados para manter os resultados do EBITDA em linha. Esse risco aqui é a rampa dos gerentes para os níveis de despesas orçadas e o atraso nos resultados de primeira linha, impactando negativamente as margens de lucro.

Como mencionei anteriormente, as pessoas que fazem orçamentos qualitativos também definem a narrativa, e isso às vezes pode estar no tom de sua microagenda dentro do negócio como um todo.

Criando um orçamento que dura um ano

Acrescentamos agora uma abordagem quantitativa ao nosso orçamento qualitativo. Embora o orçamento possa permanecer o mesmo no final, essa abordagem aprimorada destacou os riscos, forneceu cenários a serem planejados e forneceu aos proprietários do orçamento uma referência de desempenho. Também temos um modelo que podemos usar para prever tendências futuras para definir benchmarks a serem superados.

Os orçamentos podem ser, digamos, irrealistas e feitos mais para agradar o conselho, ou para estabelecer um padrão alto para incentivar resultados em vez de propósitos diretos de gerenciamento. O orçamento aspiracional define uma mentalidade positiva, mas se não houver um método para isso, a precisão será duvidosa. Ter ferramentas como as descritas aqui fornece uma verificação quantitativa para garantir que você esteja no caminho certo.

Como sempre, previsões e orçamentos são melhores com uma abordagem de caixa de ferramentas e adicionar outra metodologia ajudará você a enxergar fora da caixa de “pensar em grupo”. Usar uma previsão contínua e diferentes metodologias de previsão pode melhorar a eficácia da previsão. Quando estou fazendo previsões, avaliar quais ferramentas funcionam melhor me dá uma visão da função da empresa. Seguir essa mentalidade ajudará você a criar um orçamento que dure o ano todo.

Em uma data futura, revisitarei este exemplo para demonstrar como rastrear orçamentos, ajustá-los ao longo do caminho e conduzir um post-mortem útil para determinar como a realidade ocorreu em relação às expectativas.