Cómo construir un presupuesto que dure todo el año

Resumen ejecutivo

Cómo crear un presupuesto que dure un año completo

La elaboración de presupuestos y previsiones es una función esencial de una empresa. Desde el instinto visceral de un pequeño emprendedor hasta los modelos complejos de una gran multinacional, cada empresa tiene una estimación de cuánto venderá y cuánto costará.

El problema es que los presupuestos a menudo se vuelven obsoletos a principios de año, a pesar de que a veces se invierte un enorme esfuerzo en prepararlos. Luego quedan suspendidos, ya sea por su ineficacia o por ser una fuente de vergüenza. Una encuesta de KPMG de profesionales financieros encontró que el 56% de los encuestados estuvo de acuerdo en que "en algún momento durante el año, el presupuesto dejó de ser relevante". La misma encuesta también encontró que el 46% de los encuestados "creen que el presupuesto actual produce un número acordado políticamente que no está alineado con la perspectiva comercial real".

El presupuesto es a menudo un asunto de abajo hacia arriba, donde a cada departamento se le da una plantilla, donde ingresan conjeturas sobre el futuro sobre una base cualitativa, a veces con objetivos principales establecidos por la gerencia. Las personas que realizan los pronósticos a menudo tienen mucha experiencia en ventas, aprovisionamiento, operación o contratación, pero no tienen capacitación formal en pronósticos. La naturaleza cambiante e incierta de los pronósticos es un hecho de la vida, pero a menudo estos sesgos afectan la precisión del presupuesto. Esta cita lo resume en pocas palabras:

“Los presupuestos pueden ser oraciones, encajonadas en motivaciones conflictivas, envueltas en un lazo de esperanza”

En este artículo, cubriré el enfoque de mejores prácticas para combinar conceptos cualitativos y cuantitativos en el proceso de elaboración de presupuestos, lo que puede ayudar a disminuir el impacto del sesgo. Esto proporcionará una estructura para examinar suposiciones y probar escenarios, a menudo fuera de los rangos codificados.

¿Por qué presupuestamos?

Antes de comenzar a agregar un nuevo sistema, repasemos algunos de los conceptos básicos de los objetivos y usos de un presupuesto.

• Asignación de recursos financieros : el dinero es el elemento vital de una empresa. Tener suficiente para respaldar las operaciones, las nuevas iniciativas comerciales y las adquisiciones es de vital importancia. El proceso de presupuestación consiste esencialmente en hacer coincidir lo que es posible con los recursos que existen.
• Apoyo al plan estratégico : el proceso de elaboración del presupuesto debe centrarse en los pasos importantes que debe tomar durante el año para respaldar su plan estratégico. Debe establecer la coordinación de los departamentos y establecer los puntos de referencia para señalar si el plan está teniendo éxito.
• Seguimiento de iniciativas : las nuevas iniciativas suelen ser la base del crecimiento. Al tratarse de un territorio desconocido, las hipótesis que se realizan sobre ingresos y costes suelen tener un abanico más amplio de posibilidades. Una vez que comienza el año, el presupuesto sirve para rastrear las iniciativas elegidas para medir su éxito o fracaso.
• Control de gastos : los presupuestos brindan retroalimentación a los gerentes en cuanto a su desempeño y deben incentivarlos a tomar medidas correctivas cuando sea necesario, e identificar el desempeño superior y las posibles oportunidades.

Algunas mejores prácticas presupuestarias básicas

Antes de entrar en un ejemplo de cómo agregar una metodología cuantitativa, quiero repasar algunas de las mejores prácticas para la elaboración de presupuestos en general. Si bien ciertamente no es exhaustivo, descubrí que estos pasos ahorrarán tiempo y recursos al reducir las iteraciones presupuestarias y mejorar la coordinación del departamento.

• Establezca un cronograma : si bien es obvio, el cronograma debe ser lo suficientemente detallado como para permitir la presupuestación de cada departamento, las revisiones interdepartamentales y las revisiones consolidadas del presupuesto de trabajo. He visto empresas que realizan revisiones de consolidación presupuestaria solo unos días antes de una reunión de directorio.
• Transmitir orientación de primera línea con anticipación: tener un proceso de elaboración de presupuestos que comience con la aclaración de todas las metas principales y finales y la distribución de la información a los gerentes puede ahorrar mucho tiempo más adelante en el proceso. Como ejemplo reciente, un director de operaciones me dijo que había hecho un presupuesto con un crecimiento del 8 %, pero el inversionista de PE de la empresa quería ver un 20 %, por lo que tuvo que pasar por todo el proceso nuevamente.
• Colaboración en equipo : la presupuestación aislada va en contra del objetivo de un presupuesto que examine rigurosamente los objetivos operativos de apoyo al plan estratégico. Marketing, Ventas, Producto, Recursos Humanos y Operaciones dependen de las funciones de cada uno. Las reuniones entre equipos desde el principio con agendas definidas y suposiciones compartidas son útiles en este sentido.

Tipos de métodos de presupuestación

Los enfoques de pronóstico pueden incluir métodos de abajo hacia arriba, de arriba hacia abajo, de fuentes múltiples y de base cero, por nombrar algunos. Las metodologías para cada uno se pueden dividir en cualitativas o cuantitativas. El cualitativo está marcado por el juicio del responsable del presupuesto, mientras que el cuantitativo tiene una base más matemática. En consecuencia, tanto las metodologías de pronóstico cualitativas como las cuantitativas tienen sus respectivas fortalezas y debilidades.

El sesgo puede afectar significativamente la utilidad de las técnicas de elaboración de presupuestos, por lo que es importante considerar los aspectos políticos de un método. Ya se trate de la necesidad de un vendedor de "'jugar con el sistema'" para aumentar las probabilidades de alcanzar la bonificación o de la alta gerencia que necesita alcanzar objetivos para apaciguar a los inversores, el sesgo a menudo pondrá a prueba el proceso presupuestario.

Los métodos cuantitativos simples también tienen sus debilidades. Con un cliente mío reciente, durante su presupuesto, estaba usando el porcentaje de crecimiento mensual promedio del año anterior para pronosticar las ventas de productos. Si bien este es un enfoque muy razonable, señalé que el porcentaje de crecimiento cayó durante el año. El uso de ese promedio de todo el año podría conducir a un pronóstico agresivo sistemático si la tendencia continuara o incluso se estabilizara.

En mi opinión, los procesos cuantitativos son la opción superior para combinarlos con los procesos cualitativos, ya que ayudan a verificar los supuestos de errores basados ​​en los problemas anteriores. Recomiendo una base cuantitativa ya que es rápida y relativamente imparcial. También explora las relaciones “que definen funciones” de la empresa entre gastos e ingresos, así como las tendencias de crecimiento. Dichos métodos también son más útiles para la planificación de escenarios y pueden ser una buena base para la evaluación comparativa y los pronósticos continuos.

El caso del uso de métodos tanto cuantitativos como cualitativos

Usar solo una técnica de presupuesto adicional puede ampliar la relevancia de su pronóstico, al actuar como un control sobre el otro. También creo que es importante elegir una metodología que pueda desafiar al otro y compensar sus puntos ciegos. Descubrí que el uso de una técnica de pronóstico cuantitativo es extremadamente valioso al evaluar un pronóstico cualitativo, especialmente en un entorno iterativo.

Diferentes metodologías tienen diferentes costos y requisitos de tiempo. Sin embargo, hoy en día, vemos que la ciencia de datos desempeña un papel cada vez más importante en la creación y el mantenimiento de herramientas de predicción que ayudan a reducir el tiempo necesario para analizar los escenarios.

La incorporación de un método cuantitativo, como el análisis de tendencias o econométrico, es una forma de eliminar el sesgo de las proyecciones. Estos métodos pueden identificar lo que es especulativo en un pronóstico y proporcionar escenarios fuera de los rangos de pensamiento grupal. Pueden ofrecer una guía y ayudar a iniciar una discusión sobre lo que debe cambiar para alcanzar el objetivo previsto. Los métodos estadísticos se basan en la calidad de los datos subyacentes y pueden mejorarse con un pensamiento objetivo sólido.

Sin embargo, pueden ser sofisticados y un poco "cuadrados negros" si no está familiarizado con su funcionamiento. Sin ajustes, tampoco se adaptan bien a los grandes cambios en el negocio subyacente. Preste atención al tamaño de la muestra y la calidad de los datos, los compromisos en ambos afectarán la calidad final de la información y la calidad.

Agregar un elemento cuantitativo a su proceso de elaboración de presupuestos

En esta sección, demostraré un proceso de comparación de un presupuesto ascendente con un proceso cuantitativo. Esto explicará cómo examinar la base del presupuesto.

Para este ejemplo, vamos a utilizar la regresión lineal. En su definición más simple, la regresión lineal busca encontrar una línea a través de datos que minimice la distancia desde esa línea a todos los puntos. Esto indica la tendencia de los datos. Si bien a veces no es teóricamente puro según el tamaño de la muestra y la naturaleza de los datos, todavía lo encuentro una herramienta muy útil. Además, hay otras metodologías de regresión que se usan a menudo, como ARIMA, que puede especializarse en series de tiempo, no linealidad o estacionalidad, pero puede sustituir cualquier metodología en los pasos generales que seguiremos para examinar un presupuesto.

Análisis de datos de series temporales

Para estos ejemplos, comenzamos con un presupuesto de P&L divisional que acabamos de recibir. El presupuesto aquí consiste en ingresos hasta EBITDA.

El primer uso de una regresión lineal se puede utilizar para este análisis de series de tiempo. Esto es especialmente útil para partes de las pérdidas y ganancias en las que la administración no tiene un control directo, como los ingresos y, en menor medida, el COGS (a través de los precios de los proveedores). Usando los datos reales de los últimos dos años, una revisión rápida de la cordura muestra que el presupuesto espera una gran aceleración superior, combinada con márgenes más bajos.

El siguiente paso es utilizar la metodología cuantitativa para replicar un modelo de tendencia de P&L. Vamos a comenzar con la primera línea de ingresos del presupuesto, Ingresos recurrentes. A menudo trato de usar al menos 24 meses de datos si los tiene, pero si tiene menos, aún puede aplicar.

Para este ejercicio, vamos a utilizar Excel, que tiene varias formas de hacerlo. La primera forma es a través del Data Analysis add-in el menú de Data . Primero, tome los datos y muévalos a una hoja propia y oriente los datos en columnas. Luego agregue una columna para representar los períodos de tiempo involucrados. Después de eso, seleccione el paquete Análisis de datos y luego seleccione Regression .

En la página de análisis de regresión, seleccione los datos que desea retroceder (en este caso, Ingresos recurrentes) en el Input Y Range y los períodos en el Input X Range Desea seleccionar Labels si tiene algún título sobre los datos. En la sección de salida, generalmente pongo la salida en la hoja que estoy usando para el análisis, pero eso es una preferencia personal.

Ahora presione OK y generará la salida de la regresión.

El resultado de la regresión nos dará la información que necesitamos para calcular la tendencia. También nos dará algunas estadísticas útiles sobre la función subyacente del negocio. Esto incluirá el aumento marginal de los datos a lo largo del tiempo, la capacidad de observar escenarios y qué tan bien se ajusta el modelo lineal a los datos.

Decodificación de la salida de regresión de Excel

El resultado de la regresión construye el siguiente análisis:

Nuestro principal interés está en la producción de Renta Marginal y Fija. Podemos encontrarlos en la sección sombreada en amarillo con el Intercepto como la constante y el Periodo como la pendiente (la fórmula del modelo lineal en Excel sería =Intercept + Period * future periods . Esto nos dará la base para la proyección de tendencia de Ingresos Recurrentes mediante el uso de estas entradas en nuestra fórmula y la sustitución de los períodos mayores. Una vez que tengamos una proyección de tendencia para los ingresos recurrentes, tendremos la capacidad de compararla objetivamente con el presupuesto presentado. Además, aprovecharemos la salida del intervalo de confianza para ver la variación en la tendencia.

Trazar esta tendencia contra el presupuesto existente nos permite observar el ajuste.

Repetimos las fórmulas usando las entradas sombreadas en verde para las estimaciones de tendencia alta y baja. Esto nos dará límites matemáticamente rigurosos para el examen, que se muestran en el área gris en el gráfico de la derecha.

Evaluación de la salida de la serie temporal

De los gráficos anteriores, podemos ver que el presupuesto está muy por encima de la tendencia y su varianza. Si calculamos el aumento mensual promedio en el presupuesto, es casi 3 veces más grande que la tendencia reciente ($99.1 a $33.5). Nuevamente, estamos usando un solo marco de tiempo de datos y un modelo lineal univariante para este ejemplo.

Esto debería formar la base de la discusión con el equipo o el responsable del presupuesto sobre lo que está impulsando el rendimiento superior. Considero que esto es importante para encontrar las acciones o eventos cuantificables que impulsan el desempeño superior o para proporcionar una base para la reevaluación de los supuestos o desafiar las metas que dieron como resultado este presupuesto. Esto puede incluir suposiciones de crecimiento orgánico, nuevas probabilidades comerciales y el gasto subyacente necesario para lograr este resultado.

Determinación de relaciones entre cifras presupuestadas

Ahora que hemos visto cómo usar una regresión para examinar presupuestos de series de tiempo, la usaremos para examinar las relaciones dentro del negocio. Cuando hago un presupuesto, a menudo uso la estructura de serie temporal para elementos que en su mayoría están fuera del control de la empresa, que son principalmente los ingresos. Para el uso de relaciones, estoy buscando lo que se necesita sobre una base de costo marginal para respaldar el nivel de crecimiento. Para este ejemplo, veremos cómo se relacionan los gastos operativos con los ingresos.

En este presupuesto, tenemos un gasto operativo que parece seguir de cerca los ingresos. Podemos examinar la relación entre los dos usando un diagrama de dispersión. Esto nos dará una idea de la relación marginal entre los dos, además de qué tan bien ajustados están, al ver la variación alrededor de la regresión.

Podemos replicar la regresión del ejemplo de Timeseries haciendo que Operations Expense sea la variable dependiente y Total Revenue la variable independiente. El diagrama de dispersión que muestra la correlación entre los dos se derivó del siguiente resultado.

En este caso, el monto marginal indica el monto del aumento de los gastos operativos por dólar de ingresos. En los últimos dos años, por cada dólar de ingresos, los gastos de operaciones aumentaron $0,72. Esto indicaría que los gastos operativos como porcentaje de los ingresos han estado aumentando en los últimos dos años, lo que de hecho ha ocurrido. El R² (coeficiente de determinación) del 83,5 % también indica un fuerte grado de correlación (y, por lo tanto, relación) entre los dos conjuntos de variables.

Con los resultados de la regresión, ahora podemos construir un modelo de tendencias. Pero, como es un modelo de relación, tenemos dos formas de hacerlo. Podemos construir el modelo en función de los montos de ingresos presupuestados, además de los resultados de tendencias de ingresos de nuestra regresión anterior.

Primero, veamos los ingresos con el modelo basado en los ingresos presupuestados. Este enfoque nos permite observar los supuestos marginales integrados en el presupuesto. Como antes, construimos tanto la línea de tendencia como la variabilidad.

Como el presupuesto está cerca de la tendencia y dentro del área de variabilidad, el presupuesto parece ser razonable. Sin embargo, el análisis plantea algunas preguntas para el responsable del presupuesto.

Podemos ver que el presupuesto sigue la tendencia durante la primera mitad del año y luego comienza a quedarse atrás. Esto indicaría que el responsable del presupuesto espera cierta eficiencia de las operaciones anteriores. De hecho, para diciembre, el presupuesto tiene una tasa de ejecución un 10 % más baja que la tendencia. La discusión podría centrarse en lo que está impulsando la eficiencia en la última parte del año.

El segundo análisis que utiliza los resultados sería volver a ejecutar el modelo, utilizando los ingresos de tendencia. Esto nos permitiría comparar el presupuesto con lo que sería la relación de tendencia. Nuevamente, tomamos los resultados de la regresión y calculamos la tendencia utilizando los ingresos de tendencia.

Como los ingresos de tendencia están significativamente por debajo de los ingresos presupuestados, los gastos de operaciones también están por debajo del presupuesto. Este análisis daría lugar a problemas si los gastos deben cargarse por anticipado o si dependen de los ingresos presupuestados. Además, este análisis podría generar un análisis de riesgo de contingencias en caso de que los ingresos no se materialicen.

Un modelo cuantitativo para la comparación de presupuestos y pronósticos continuos

Ahora que tenemos tanto la serie temporal como las herramientas de relación, podemos construir un modelo cuantitativo de P&L. Con los ingresos calculados sobre la base de series de tiempo y los gastos basados ​​en la relación con los ingresos, podemos proyectar una tendencia de pérdidas y ganancias. En este caso, construimos la tendencia usando las funciones de Excel para =SLOPE() y =INTERCEPT() . Esto nos puede proporcionar un modelo dinámico que se puede actualizar a lo largo del año.

Esta herramienta cuantitativa se puede utilizar no solo para la evaluación del presupuesto, sino también como base para pronósticos continuos, evaluación comparativa o metodologías de pronóstico alternativas. He encontrado que esta herramienta es increíblemente útil. La variación de la tendencia proporciona información adicional sobre la eficacia de la iniciativa comercial o puede proporcionar advertencias tempranas cuando los resultados reales comienzan a moverse en la dirección equivocada.

Hacer este ejercicio no consume muchos recursos de gestión. Las estadísticas subyacentes se derivan de las operaciones reales de la empresa y no incluyen el sesgo de los agentes. Esto permite que las variaciones de la tendencia brinden información sobre cómo está cambiando el negocio y en qué medida exactamente. El análisis de escenarios también es posible: el alto y el bajo se pueden configurar en diferentes niveles, o se pueden configurar automáticamente en un cierto umbral de variabilidad.

Comparación de la tendencia con el presupuesto

Ahora podemos comparar los resultados de tendencias con el presupuesto enviado. Línea por línea, podemos examinar el presupuesto presentado y evaluar los supuestos, establecer puntos de referencia y revisar cómo ha funcionado la empresa en el pasado.

Como puede ver, el análisis de tendencias muestra que la empresa puede tener un pronóstico general demasiado optimista. Su proyección de ingresos podría ser un exceso, con costos aumentados para mantener los resultados de EBITDA en línea. Este riesgo aquí es que los gerentes alcancen los niveles de gastos presupuestados y los resultados principales se retrasen, lo que impacta negativamente en los márgenes de ganancias.

Como mencioné anteriormente, las personas que elaboran presupuestos cualitativos también establecen la narrativa, y esto, a veces, puede estar al ritmo de su microagenda dentro del negocio en su conjunto.

Crear un presupuesto que dure un año

Ahora hemos agregado un enfoque cuantitativo a nuestro presupuesto cualitativo. Si bien el presupuesto puede permanecer igual al final, este enfoque mejorado ha resaltado los riesgos, ha proporcionado escenarios para planificar y ha proporcionado a los responsables del presupuesto un punto de referencia de rendimiento. También tenemos un modelo que podemos usar para pronosticar tendencias futuras para establecer puntos de referencia para superar.

Los presupuestos pueden ser, digamos, poco realistas y creados más para complacer a la junta, o para establecer un estándar alto para fomentar los resultados en lugar de propósitos de gestión directa. La presupuestación aspiracional establece una mentalidad positiva, pero si no existe un método, la precisión será dudosa. Contar con herramientas como las descritas aquí proporciona una verificación cuantitativa para asegurarse de que está en el camino correcto.

Como siempre, las previsiones y los presupuestos son mejores con un enfoque de caja de herramientas y agregar otra metodología lo ayudará a ver más allá del cuadro de "pensamiento grupal". El uso de un pronóstico continuo y diferentes metodologías de pronóstico puede mejorar la efectividad del pronóstico. Cuando estoy pronosticando, evaluar qué herramientas funcionan mejor me da una idea de la función de la empresa. Seguir esta mentalidad te ayudará a crear un presupuesto que dure todo el año.

En una fecha futura, revisaré este ejemplo para demostrar cómo realizar un seguimiento de los presupuestos, modificarlos en el camino y realizar una autopsia útil para determinar cómo transcurrió la realidad en relación con las expectativas.