Kurumsal Gezinme: Paydaş İşbirliği için Tasarım Metodolojileri

Kurumsal bir navigasyon sistemi tasarlamak (veya yeniden tasarlamak) hafife alınacak bir iş değildir. Kurumsal uygulamalar çok sayıda kullanıcıya hizmet eder, çok çeşitli kişileri barındırır ve önemli miktarda içerik ve özellik içerir. Hatta bazı kurumsal uygulamalar, daha keyifli bir kullanıcı deneyimi için sorunsuz bir şekilde entegre edilmesi gereken birden çok web tabanlı masaüstü ve mobil ürüne sahiptir.

Bu, en iyi şekilde büyük bir "uzman" ekibi tarafından gerçekleştirilen göz korkutucu ve hatta imkansız bir görev gibi görünse de, tek başına bir bilgi mimarı veya UX tasarımcısı, etkin bir metodoloji izlediği sürece bir kurumsal uygulama UX tasarım revizyonunu tek başına halledebilir. paydaş işbirliği için.

"Fil yerken, her seferinde bir ısırık alın." - Creighton Williams Abrams Jr.

Kurumsal Navigasyon Tasarım Sistemleri Hakkında

Kurumsal uygulamalar ile daha küçük web tabanlı sistemler arasındaki temel farklar, içeriğin çokluğu ve özelliklerin çeşitliliğidir. Daha küçük sistemlerin nispeten düz bir navigasyon sistemine etkili bir şekilde güvenebildiği durumlarda (yani, tüm içeriğe erişmek için daha az tıklama), kurumsal uygulama mimarisi genellikle çok seviyeli menüler ve dikkatlice yerleştirilmiş yol bulma mekanizmaları gerektirir. Navigasyon sistemi ne kadar karmaşıksa, sistemin kendisinin kullanımı kolay, iyi organize edilmiş ve kullanıcının zihinsel modeliyle uyumlu olması o kadar önemlidir.

Nihai hedef açık olabilir, ancak bir kurumsal navigasyon sistemi için “mükemmel” bir tasarım olsaydı, her kuruluş bunu benimserdi. Mükemmelleştirilmiş bir sistem olmadan, iyileştirme, yaratıcılık ve yenilik için çok fazla alan vardır. Ayrıca, karmaşık bir uygulama üzerinden gezinme için değişen kullanım durumları ve gereksinimleriyle her işletmenin farklı olduğu gerçeğini de ortaya koymaktadır.

Navigasyon Basitçe “Yön Bulmaktır”

Temel olarak, navigasyon “yol bulma”dır. Denizcilik gemileri, yıldızları kullanarak uçsuz bucaksız bir okyanusta gezinebilirler; kara yolcuları, yer işaretlerinin yardımıyla hedeflerini bulabilirler; ve kurumsal uygulama kullanıcıları, çeşitli dijital göstergelere güvenerek nihai hedeflerine ulaşır.

Örneğin, dijital evrende gezinme, anahtar sözcüklerin, etiketlerin, rengin, ikonografinin, eylem çağrısı nesnelerinin ve diğer ekran göstergelerinin seçimine ve yerleştirilmesine bağlıdır. İçerik kötü organize edildiğinde, özellikler sezgisel olmayan bir şekilde etiketlendiğinde, anahtar kelimeler gelişigüzel seçildiğinde veya simgeler geniş veya geleneksel olmadığında, kullanıcılar hüsrana uğrayabilir veya kaybolabilir… ve öylece gidebilirler.

Navigasyon Tasarımında İşbirliği Metodolojisi

Kurumsal ortamlar doğası gereği karmaşıktır ve etkin bir şekilde çalışması için çok sayıda organizasyon gerektirir. Tek bir kişi, bir kurumsal uygulamanın tüm kapsamını veya kullanıcı tabanının benzersiz ve çeşitli beklentilerini sezgisel olarak bilemez veya anlayamaz. Herhangi bir tasarım metodolojisi için hangi çıktıların gerekli olduğuna dair birçok görüş vardır. Sonunda neyin yaratıldığına bakılmaksızın, herhangi bir metodoloji paydaş işbirliği ile başlamalıdır.

1. Paydaş Başlangıç ​​Toplantısı

Herhangi bir büyük ölçekli proje, bir paydaş başlangıç ​​toplantısı ile başlamalıdır. Temel olarak, bu, projeyi hızlı bir şekilde başlatmak için (uzaktan veya yerinde) tüm kilit oyuncuların katıldığı büyük bir toplantıdır. Tipik olarak, bir paydaş başlangıç ​​toplantısında proje hedeflerini tanıtan, tüm paydaş rollerini tanımlayan ve işbirliğinin başlayabilmesi için ek bağlam için proje liderlerini (uygun olduğunda) erteleyen tek bir kolaylaştırıcı bulunur.

Ekip ne kadar büyükse, resmi bir paydaş başlangıç ​​toplantısı düzenlemek o kadar önemlidir. Olimpiyatların açılış törenine çok benzer şekilde, bir proje için bu biraz törensel başlangıç ​​noktası, tüm paydaşlara “oyunların başladığını” açıkça gösterir.

Bir tasarımcı olarak, navigasyon tasarımı oturumları ve röportajları planlarken paydaşların ve rollerinin bir referans olarak listesini almak en iyisidir. Bu listedeki herkes yapılması gereken iş için önemli ve değerlidir.

2. Mavi Gökyüzü Beyin Fırtınası

Belirlenen ve katılım sağlayan tüm paydaşlarla, daha küçük gruplar halinde buluşmak için zaman bulun veya beyin fırtınası ve fikir oluşturma oturumları yürütmek için bireysel görüşmeler planlayın. “Mavi gökyüzü” geleceği hakkında hayal kurmanın kapısını aralayarak, bireylerin fikirlerini veya görüşlerini filtrelemeleri daha az olasıdır ve inovasyona kanatlarını açma şansı verilir.

Çoğu durumda, tarihsel engeller veya asılsız sınırlamalar paydaşların zihninde kalabilir, ancak gerçekte artık mevcut olmayabilir (örneğin, yeni teknoloji, pazardaki değişiklikler, kurumsal uygulama tarafından oluşturulan gelirdeki değişiklikler veya diğer faktörler nedeniyle) . Paydaşlar bu engellerle ilgili endişelerini paylaştıklarında, onları olduğu gibi kabul etmeden önce “neden” diye sormaya çalışın. Burada gizli bir fırsat olabilir.

Bu beyin fırtınası sürecini başlatmak için birkaç soruyla başlayın:

1. 5 veya 10 yıl ileriye, hiçbir sınırlama veya engel olmadan atlayacak olsaydınız, gelecekteki tasarımda ne görmek isterdiniz?
2. Ne kadar kolay veya karmaşık olursa olsun, herhangi bir fikriniz oldu mu, ancak bunları hayata geçirme fırsatınız olmadı mı?
3. Bu şirketin CEO'su olsaydınız, bu durumda ne yapardınız?
4. Piyasada bu uygulama ile karşılanabilecek herhangi bir ihtiyaç görüyor musunuz?

Bu yaklaşım bir "solucan kutusu" açacak gibi görünebilir, ancak herkes "mavi gökyüzü" senaryosunda net olduğu sürece harika şeyler olabilir. Bir şans ver!

3. Ağrı Noktaları ve Sorun Tanımlama

Kullanıcılar, daha kolay erişilebilir olması gereken içerik veya özellikleri bulmak için büyük ölçekli bir kurumsal sistemde gezinme konusunda acı veya hayal kırıklığı yaşadıklarında, bu kullanıcıların vazgeçme ve (bazen) bir alternatif bulma olasılıkları daha yüksektir. Bu alternatif bir rakiple olabilir.

Kullanıcının sıkıntılı noktalarını ve sorunlarını belirleme konusunda gerçekçi ve agresif olun. Birçok paydaşın, anketler, eğitim oturumları ve diğer iletişim biçimleri aracılığıyla kullanıcı geri bildirimlerine doğrudan erişimi vardır. Mevcut kurumsal navigasyon sisteminin nasıl başarısız olduğunu daha iyi anlamak için bu bilgiden yararlanın.

Bu sorular, ağrı noktalarını ve sorunları belirleyerek topu yuvarlayabilir:

1. Kullanıcılar en çok nelerden şikayet ediyor?
2. Sistemdeki kullanıcı davranışını izleyen herhangi bir hizmet (web trafiği analizi veya tıklama takibi gibi) kullanıyor musunuz?
3. Kurumsal sistemin nadiren kullanılan alanları var mı ve nedenini açıklayamıyor musunuz?
4. Bu uygulamayla ilgili herhangi bir şeyi değiştirebilseydiniz, bu ne olurdu?

Kullanıcıların nerede sorun yaşadıklarına dair içgörü, mevcut tasarımdaki boşlukların belirlenmesinde önemli bir rol oynayacaktır. Bu metodolojide kullanmak için bu noktaları yakalayın.

4. Yakınlık Diyagramı

Bir tasarımcı olarak "yapışkan notlar" en iyi arkadaşınız olabilir. Ancak aynı ofiste çok fazla paydaş bulunmuyorsa veya tek uzak kaynak sizseniz, kağıt yapışkan notlar boşuna kullanılır. Çevrimiçi işbirliği için etkili bir yaklaşım bulmak çok önemlidir. Blue Sky Beyin Fırtınası ve Ağrı Noktaları ve Sorun Tanımlama aşamalarından gelen tüm girdileri yakalamak için kullanılabilecek çok çeşitli çevrimiçi işbirliği araçları vardır.

Önemli miktarda girdi yakaladığınızda, sonraki adım bu girdiyi ilgi grupları halinde düzenlemektir. Yakınlık diyagramı oluşturma, tüm paydaşlara bireysel fikirler veya içerik türleri arasındaki ilişkileri veya paylaşılan özellikleri bulma şansı veren ortak bir çalışmadır. Bu alıştırma, bir tasarımcının tüm "mavi gökyüzü" fikirlerini ve "acı noktaları ve sorunları" bir araya getirmesini sağlar.

Örneğin, süreç ve prosedür içeriğini bir kütüphanede veya güncel olayları ve haber değeri taşıyan güncellemeleri birleştirilmiş bir çevrimiçi gazetede gruplandırmak yardımcı olabilir. Paydaşları, ilgi gruplarını nasıl formüle ettikleri konusunda yaratıcı olmaya teşvik edin.

Paydaş yakınlık diyagramı oturumlarında aşağıdaki gibi sorular sorun:

1. Hangi özellikler veya içerikler birbirine aitmiş gibi geliyor?
2. Kullanıcılar, sırayla gerçekleşmesi durumunda daha kolay olacak belirli eylemleri gerçekleştirmeye mi çalışıyor?
3. Kolayca birleştirilebilecek veya basitleştirilebilecek gereksiz yetenekler var mı?
4. Mavi gökyüzü fikirlerini mevcut acı noktaları veya problemlerle eşleştirmek için herhangi bir fırsat var mı?

Paydaşları, kullanıcıları sistem içindeki belirli bir özelliğe getiren belirli senaryoları düşünmeye teşvik edin. Gerçek hayat senaryolarını kullanmak, olayları perspektife sokar ve paydaşların kullanıcı deneyimine karşı empatik olmasını kolaylaştırır.

5. Mantıksal Yeniden Düzenleme

Yakınlık diyagramı oluşturma alıştırması tamamlandıktan sonra, geri adım atmak ve sisteme bütünsel olarak bakmak önemlidir. Genellikle bir kullanıcının herhangi bir karmaşık ortamda takip edebileceği mantıksal bir işlem sırası vardır. Halihazırda mevcut olmayan bir hizmet sağlama (inovasyon) veya bir kullanıcıyı yön bulma göstergeleri sağlayarak kurumsal navigasyon sisteminin faydasını (keşif) genişletmeye teşvik etme fırsatları olup olmadığını dikkatlice değerlendirin.

Bu mantıksal organizasyonu veya işlem sırasını yakalamak için bir tasarımcı, bir akış şeması veya daha karmaşık senaryolarda, birincil iş akışıyla başlayan ve ardından diğer içerik veya özelliklere ayrılan bir kullanıcı yolculuk haritası oluşturabilir.

Paydaşlarınızı teşvik edebilecek sorular şunları içerir:

1. Artık kullanıcı “burada” olduğuna göre, başka ne yapabilir?
2. Bu senaryoda kullanıcı için bir sonraki mantıksal aktivite nedir?
3. Bu açıdan kullanıcının sorununu çözmek için herhangi bir fırsatı kaçırıyor muyuz?
4. Bu senaryoda yararlı olabilecek başka bir yerde bulunan özellikler veya içerik var mı?

Bu konuyla ilgili konuşmayı aldıktan sonra, ilgi gruplarını buna göre yeniden düzenlemek için paydaşlarla işbirliği yapın.

6. Hiyerarşi

Daha büyük bir yakınlık grubu içinde veya bireysel yakınlık grupları arasında muhtemelen ilişkiler veya bağımlılıklar olacaktır. Bu ilişkileri veya bağımlılıkları belirlemek için paydaşlarla birlikte çalışın ve ardından bunları hiyerarşiler halinde düzenleyin. Bir hiyerarşi, bir içerik parçasının veya bir özelliğin bir grup benzer içerik veya özellik grubuna nasıl ait olduğunu açıklamanın basit bir yoludur. Örneğin, tek bir haber makalesi bir konuya, konu ise haberlere ayrılmış bir bölüme aittir.

Uyarı!

Tasarım sürecinin bu noktasında, paydaşlar, kurumsal sistem hiyerarşisi için bir temel olarak mevcut kurumsal departman organizasyonunu kullanmak isteyebilirler. Kurumsal departman organizasyonunu (genellikle içerik ve özellik sahipliğinin bulunduğu yer) taklit etmek kolay olsa da, bu çok büyük bir hata olabilir!

Kullanıcılar içeriğin kime ait olduğuyla ilgilenmez. Ayrıca, büyük işletmeler sık ​​sık yeniden örgütlenmeyi sevdiklerinden, departman organizasyonuna uygun kurumsal navigasyon tasarım sistemi, ilk “yeniden düzenleme” gerçekleşir gerçekleşmez artık geçerli olmayacaktır.

Şimdiye kadar sunulan metodolojiden yararlanın ve bu tehlikeli yaklaşımı geri itin. Bu sorular, paydaşlarla bir görüşmeyi kolaylaştırmaya yardımcı olabilir:

1. Bu yakınlık grupları nasıl ilişkilidir ve neden ilişkilidir?
2. Yakınlık grupları arasında kabul etmemiz gereken herhangi bir bağımlılık var mı?
3. Kullanıcılar, sistemin başka bir alanına gitmek zorunda kalmadan bir görevi tamamlayabilecekler mi?
4. Referans olarak kullanılabilecek diğer endüstrilerdeki kullanıcılara veya hizmet modellerine aşina olan geleneksel hiyerarşiler var mı?

Tasarım sürecinin bu noktasında, yaklaşımın işe yarayıp yaramadığını doğrulamanın birçok yolu vardır. Hiyerarşinizi doğrulamak veya daha fazla dikkat gerektiren sorunlu alanları belirlemek için farklı kullanıcı testi ve kullanıcı araştırması yöntemlerini düşünün.

7. Adlandırma ve Parametreler

Bilgi mimarisi olarak da bilinen geleceğin kurumsal uygulama mimarisinin eksiksiz bir modeliyle, anahtar sözcükleri (isimlendirme) seçme ve parametreleri (tanımlar) belirleme zamanı geldi.

İsimlendirme veya etiketleme, üç temel nedenden dolayı navigasyon tasarımının önemli bir unsurudur: (a) isimlendirme, arama motorlarının öncelikli olarak içeriği anahtar kelimelere göre aradığı SEO (arama motoru optimizasyonu) ile doğrudan ilişkilidir; (b) bir yol bulma mekanizması olarak uygun terminolojiyi kullanmak, kullanıcıların dijital bir “dönüm noktası” olarak hizmet ederek aradıklarını bulmalarına yardımcı olacaktır; ve (c) akıllı etiketler, kullanıcıları sistemin bir ana giriş sayfasından veya ana sayfadan kolayca erişilemeyecek bir alanına yönlendirebilir. Bulunabilirlik, etiketler gibi yön bulma mekanizmaları tarafından yönlendirilir. Bir etiket yanıltıcıysa veya sezgisel değilse, kullanıcı hiç tıklamaya zahmet etmeyebilir.

Bilgi mimarisi modelinde tanımlanan tüm terminoloji (etiketler) ile, modeldeki her etiketli alan için parametreleri (tanımları) tanımlamak için paydaşlarla işbirliği yapın. Bu, içeriğin ve özelliklerin belirli bir alana ait olmasını sağlayacaktır. Ek olarak, bu alıştırma, mevcut tasarım sürecinden daha uzun süre dayanacak kurumsal uygulama mimarisini oluşturmak için uzun vadeli yönergeler oluşturur.

İsimlendirme ve parametrelerle ilgili olarak, konuşmayı yönlendirecek paydaşlara sorulacak birkaç soru:

1. Kullanıcılar ziyaret ettiklerinde en sık ne ararlar?
2. Bulmak zor olan herhangi bir içerik veya özellik var mı? Neden onları bulmak zor?
3. Bazı kullanıcılara yabancı olabilecek ve aradıklarını bulmalarını zorlaştıran sektör terimleri veya lingo var mı?
4. Geleneksel veya ana akım olan etiketleri nasıl seçebiliriz?

Daha önce belirtildiği gibi, kart sıralama, A/B testi ve nesne yönelimli UX (OOUX) gibi isimlendirmeyi test etmek için kullanılabilecek birçok farklı yöntem vardır. Tonlarca endüstri diline sahip son derece teknik bir kurumsal sistemle uğraşırken, kullanıcı referansı için kontrollü bir sözlük veya sistem içi sözlük oluşturmayı düşünün.

8. Kullanıcı Deneyimi Tasarım Süreci ile Entegrasyon

Geleceğin bilgi mimarisinin eksiksiz bir resmiyle, şimdi bu metodolojinin sonuçlarını genel kullanıcı deneyimi tasarım sürecine uygulama zamanı.

Tasarım projesi devam ederken mevcut olmayan yeni oluşturulmuş kurumsal navigasyon sisteminin alanları olsa da, bu alanlar içerik veya özellikler yayınlanmaya hazır olana kadar "devre dışı bırakılabilir" veya gizlenebilir. Ardından, tasarımcı devam ettikten sonra, paydaşlar sistemi “mavi gökyüzü” hayallerine doğru oluşturmaya devam edebilirler.

“Eğer inşa edersen, [onlar] gelecekler.” - Düşler Tarlası, 1989.

Alt çizgi

Kurumsal bir navigasyon sistemi tasarlamak kolay bir iş değildir. Ancak, paydaşların bilgisinden yararlanmak, bu çabayı yönetilebilir hale getirecektir.

Büyük ölçekli tasarım projelerinin karmaşıklığını bir kenara bırakarak, amaç her zaman kullanıcıyı akılda tutmaktır. Kullanıcı araştırmasına uygulamalı bir yaklaşımla ve kullanıcıyla doğrudan teması olan kişilere akıllı sorular sorarak, uzaktan, solo veya serbest çalışan bir tasarımcı bile büyük tasarım sorunlarının üstesinden gelebilir. Korkmayın - her seferinde bir adım atın.